Kwestionariusz osobowy – co to?

Osoby ubiegające się o pracę muszą liczyć się z koniecznością podania swoich danych osobowych, a także wypełnienia kilku dokumentów, w tym kwestionariusza osobowego. Czy tego typu rozwiązanie jest obowiązkowe i czemu właściwie ma służyć? Czy przedsiębiorca może odstąpić od tego? Na te i wiele innych pytań związanych z tym tematem odpowiadamy w dalszej części tekstu.

Rekrutowanie nowych pracowników to długi, żmudny i wymagający sporej wiedzy proces. Ważne jest nie tylko to, jak zaprezentuje się kandydat, ale także, jakie pytania usłyszy od pracodawcy czy też osoby odpowiedzialnej za rekrutację. Dobrze przeprowadzona rozmowa może bowiem dać odpowiedzi w wielu kluczowych aspektach i pokazać, czy dana osoba nadaje się na konkretne stanowisko.

Specjaliści od rekrutowania

Najczęściej z kandydatem do pracy, który wysłał CV oraz list motywacyjny, spotyka się sam właściciel przedsiębiorstwa. W większych firmach za rekrutację odpowiadają pracownicy działu HR, którzy posiadają odpowiednie umiejętności, aby spośród setek chętnych do pracy wyłonić najlepszych kandydatów. Prócz samej rozmowy i sprawdzenia kwalifikacji osoby ubiegającej się o pracę, dużą część rekrutacji stanowią kwestie formalne. Mowa między innymi o zebraniu najważniejszych danych o kandydacie i dopełnienie wszystkich wskazanych prawem, ale i regulaminem wewnętrznym firmy wytycznych.

Czym jest kwestionariusz osobowy?

Jednym z elementów rekrutacji jest kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. To swoista ankieta, którą przedkłada się do wypełnienia kandydatowi. Dokument wypełniają nie tylko osoby chcące zdobyć pracę, ale także te, które już ją otrzymały. W wielu przypadkach jest on co prawda tylko formalnością, ale niedopełnienie obowiązku jego spisania może wiązać się z problemami w przyszłości. Najczęściej dokument ma postać papierową, ale zdarzają się też elektroniczne wersje. Często już sam pracodawca przenosi dane do systemu informatycznego, gdzie na przykład gromadzi akta pracownicze.

Kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Jak pokazuje praktyka, kwestionariusz osobowy dla pracownika różni się od dokumentu, jakim jest kwestionariusz osobowy dla pracownika ubiegającego się o zatrudnienie. W drugim przypadku mamy bowiem do czynienia ze znacznie uproszczoną formą i mniejszą liczbą informacji, jakie należy podać. Ma to związek z tym, że pracodawca na etapie rekrutacji potrzebuje wyłącznie podstawowe dane kandydata. Dopiero po jego zatrudnieniu i spisaniu umowy o pracę, nowy pracownik proszony jest o wypełnienie kwestionariusza po raz drugi. W tym przypadku musi podać o wiele więcej informacji i zazwyczaj są one o wiele bardziej szczegółowe.

Po co pracodawcy kwestionariusz osobowy?

Kwestionariusz osobowy pracownika czy kandydata na dane stanowisko pełni przede wszystkim funkcję informacyjną. Konieczność gromadzenia tego rodzaju dokumentacji przez pracodawcę wynika ponadto z norm prawnych. Kwestionariusz osobowy dostarcza przedsiębiorcy wiedzy między innymi o tym, jakie świadczenia otrzymuje pracownik, w jaki sposób jest ubezpieczony, czy to jego jedyne miejsce pracy itp. Wszystko to sprawia, że układ na linii zatrudniający-zatrudniony jest transparentny i nie ma żadnych nieścisłości na gruncie kadrowym czy księgowym.

Jakich danych może oczekiwać pracodawca w kwestionariuszu osobowym dla pracownika?

Większość pracodawców korzysta z gotowego wzoru kwestionariusza osobowego. W przypadku niemal każdej firmy najważniejsze dane są bowiem na tyle powtarzalne, że nie ma sensu wymyślać koła na nowo. Pracownik lub kandydat do pracy zostanie poproszony o podanie swoich danych osobowych, numeru PESEL lub NIP, adresu oraz innych danych kontaktowych takich jak numer telefonu czy maila. Ponadto, w kwestionariuszu należy wypisać takie informacje jak posiadane wykształcenie, w szczególności kierunek studiów i nazwę uczelni, historię zatrudnienia wraz z podziałem na okresy. Pod tym kątem kwestionariusz osobowy przypomina swoją formą i treścią tradycyjne CV.

Kwestionariusz osobowy pracownika - dodatkowe informacje

W niektórych przypadkach pracodawca zmienia nieco treść dokumentu i dopisuje własne pytania. Co jeszcze może interesować przedsiębiorcę? Jak się okazuje, jednym z często pojawiających się tematów jest status rodzinny oraz to, czy dana osoba posiada dzieci. Ponadto, prócz doświadczenia zawodowego i posiadanego wykształcenia, pracodawcę mogą interesować pasje oraz inne umiejętności i kwalifikacje wypełniającego kwestionariusz. Zatrudniający chce bowiem jak najlepiej poznać słabe i mocne strony kandydata lub właśnie zatrudnionego pracownika.

Kwestionariusz osobowy pracownika - jakie dane nie mogą się w nim znaleźć?

Pracodawca nie może jednak pytać o wszystko. Istnieją tematy, których nie ma prawa poruszyć, a jeśli to zrobi, naraża się nawet na konsekwencje natury prawnej. Pracodawcy nie powinny interesować takie sprawy, jak orientacja seksualna kandydata czy pracownika, jego religia, przekonania, światopogląd, plany osobiste związane np. z założeniem rodziny, rodzicielstwem itp. Wyklucza to możliwą dyskryminację danej osoby ze względu na to, jak i co myśli na dane tematy. Najważniejszy przy tworzeniu kwestionariusza osobowego jest zdrowy rozsądek i poczucie smaku. Nie powinno się zmuszać osoby wypełniającej dokument do dzielenia się publicznie wrażliwymi faktami z jej życia prywatnego.

Kwestionariusz a przepisy RODO

Funkcjonowanie dyrektywy RODO zmieniło nieco sposób patrzenia na przechowywanie i wykorzystywanie danych osobowych osób fizycznych. Utrudniło także procesy rekrutacyjne i metody gromadzenia informacji o kandydatach, a nawet samych pracownikach firmy. Mimo to, kwestionariusze osobowe nie zniknęły, lecz zostały dostosowane do nowej rzeczywistości poprzez fakt, iż dodano do nich formułkę o wyrażeniu zgody na wykorzystywanie danych osobowych. Poza tym z o wiele większą odpowiedzialnością podchodzi się też do przechowywania i zabezpieczania akt osobowych.