Co to jest przetwarzanie danych osobowych?
Choć sam termin brzmi może nieco niejasno, najprościej rzecz ujmując, przetwarzanie danych osobowych oznacza szereg czynności i operacji wykonywanych na danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, adres, IP, dane karty płatniczej itp.
Jak podaje oficjalna strona Komisji Europejskiej, przetwarzanie danych osobowych obejmuje wszelkie działania, takie jak "zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie danych osobowych".
Dokument RODO bardzo dokładnie definiuje proces przetwarzania danych oraz zobowiązania firm w tym kontekście. Warto zapoznać się z najnowszymi zmianami wprowadzonymi przez RODO, zwłaszcza w 2025 roku.
Kogo dotyczy przetwarzanie danych osobowych?
Poza obowiązkami firm w zakresie ochrony danych osobowych, RODO precyzuje, kogo tak naprawdę obejmuje ten dokument. Przetwarzanie danych osobowych dotyczy wszystkich osób fizycznych, których dane przetwarza wybrana firma. Wśród nich można zwykle wyodrębnić m.in.:
- pracowników,
- klientów,
- potencjalnych klientów,
- kontrahentów,
- osoby aplikujące do pracy w firmie,
- oraz wszelkie inne osoby.
Każda osoba, która wchodzi w interakcję z firmą, podlega ochronie RODO. Dlatego też przy podpisywaniu umów, np. przy rejestracji u nowego dentysty, zawsze dołączana jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Podobnie przy odwiedzaniu stron internetowych, które gromadzą i przetwarzają dane użytkowników, również może być wymagane wyrażenie zgody na przetwarzanie danych.

Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoJak upewnić się, czy przetwarzanie danych osobowych jest legalne?
Jedną z kluczowych zmian w dokumencie RODO są tzw. przesłanki legalności przetwarzania danych osobowych. Osoba, której dane są przetwarzane, musi wyraźnie wyrazić na to zgodę. Firma nie ma prawa przetwarzać danych osoby, która nie wyraziła na to zgody. Dane muszą być odpowiednio chronione, przechowywane oraz nie mogą być przekazywane innym firmom lub osobom trzecim bez wyraźnej zgody.
Warto dodać, że w 2025 roku wzmocniono egzekwowanie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Kary za nieprzestrzeganie zasad RODO mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy, co czyni przestrzeganie przepisów jeszcze bardziej kluczowym.
Jak cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Jednym z podstawowych praw osoby fizycznej w kontekście RODO jest możliwość cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdej chwili. Jeśli osoba fizyczna uzna, że nie chce, aby jej dane były przetwarzane przez firmę, wystarczy skontaktować się z nią telefonicznie, mailowo lub w inny sposób i wyrazić wolę cofnięcia zgody. Firma, która otrzyma taką prośbę, musi niezwłocznie usunąć dane z systemów, o ile nie są one niezbędne do realizacji innych procesów.
Jednak należy pamiętać, że cofnięcie zgody nie działa wstecz. Oznacza to, że po odwołaniu zgody nie można zgłosić naruszeń, które miały miejsce, gdy zgoda była jeszcze udzielona.
Jak napisać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest obowiązkowym elementem aplikacji o pracę, a także innych procesów, w których firma przetwarza dane osobowe. Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia aplikacji tylko z powodu braku zgody, warto ją odpowiednio sformułować. Przykład aktualnej klauzuli na rok 2025:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby niezbędne do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ust. z 2018, poz. 1000) oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu tych danych (RODO).”
Przetwarzanie danych osobowych – przykłady
Przetwarzanie danych osobowych ma miejsce codziennie w wielu firmach. Oto kilka przykładów:
- procesy zarządzania personelem oraz operacje kadrowo-płacowe,
- operacje na bazach danych zawierających dane osobowe,
- marketing w postaci przesyłania wiadomości e-mail lub kontaktu telefonicznego,
- niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe,
- usuwanie danych osobowych z dysków firmy oraz z zewnętrznych systemów,
- przetwarzanie CV osób aplikujących,
- publikowanie fotografii osoby fizycznej na stronie internetowej lub w serwisie społecznościowym,
- zapis obrazu z kamer CCTV.
Z perspektywy RODO, w 2025 roku zmieniono zasady egzekwowania przepisów i zwiększono kary za ich łamanie. Dzięki tym regulacjom, procesy przetwarzania danych osobowych są bardziej przejrzyste, a firmy muszą skrupulatnie przestrzegać zasad ochrony prywatności.

Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe konto