Pracownik transgraniczny a praca za granicą

Praca transgraniczna to model, w którym osoba mieszka w jednym państwie, a pracę wykonuje w innym. Szczególną kategorią jest pracownik przygraniczny w rozumieniu unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - osoba pracująca w jednym państwie członkowskim, mieszkająca w innym i wracająca do niego co do zasady codziennie albo co najmniej raz w tygodniu. Taki model zatrudnienia wymaga odrębnego ustalenia zasad dotyczących prawa pracy, BHP, podatków, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz dostępu do świadczeń. Materiał jest przeznaczony dla pracodawców, działów HR i księgowości, kadry zarządzającej oraz osób pracujących lub planujących podjąć pracę w innym państwie, w tym w sąsiednim kraju.

Najważniejsze informacje

1. Pracownik transgraniczny mieszka w jednym państwie, a pracuje w innym. Pracownik przygraniczny wraca do kraju zamieszkania zwykle codziennie lub co najmniej raz w tygodniu.
2. Zasadniczo podlega ubezpieczeniom społecznym tylko jednego państwa, ustalonego według miejsca i sposobu wykonywania pracy.
3. Pracownik transgraniczny może korzystać z opieki zdrowotnej również w państwie zamieszkania, m.in. po zarejestrowaniu formularza S1.
4. W przypadku utraty pracy całkowicie bezrobotny pracownik przygraniczny ubiega się o zasiłek dla bezrobotnych w kraju zamieszkania, a formularz U1 pomaga potwierdzić okresy zatrudnienia.
5. Praca transgraniczna może oznaczać wyższe zarobki i rozwój językowy, ale wymaga dobrej dokumentacji miejsca pracy, czasu pracy, podatków i świadczeń.

Kim jest pracownik transgraniczny?

Określenie „pracownik transgraniczny” jest używane ogólnie w odniesieniu do osoby, która mieszka w jednym państwie, a wykonuje pracę w innym. Jego znaczenie może jednak różnić się w zależności od dziedziny prawa. Ustalenie, jaki status pracownika posiada dana osoba, wymaga zastosowania definicji właściwej dla konkretnego obszaru prawa.

Na potrzeby unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego za pracownika przygranicznego uznaje się osobę, która:

• wykonuje pracę najemną lub pracę na własny rachunek w jednym państwie członkowskim,
• mieszka w innym państwie członkowskim,
• wraca do państwa zamieszkania codziennie albo co najmniej raz w tygodniu.

Przykładem może być osoba mieszkająca w Polsce, wykonująca pracę w Niemczech, Czechach lub na Słowacji i regularnie wracająca do Polski. Nie chodzi zatem wyłącznie o osoby, które codziennie przekraczają granicę. Status pracownika przygranicznego w rozumieniu przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego może dotyczyć również osoby powracającej do państwa zamieszkania co najmniej raz w tygodniu. Jeżeli powroty odbywają się rzadziej, sytuacja nadal może mieć charakter transgraniczny, jednak jej skutki prawne należy ocenić odrębnie.

Status pracownika transgranicznego – co należy ustalić w praktyce?

W takim modelu zatrudnienia życie prywatne, sytuacja rodzinna i część obowiązków administracyjnych mogą pozostawać związane z państwem zamieszkania, natomiast zatrudnienie, wynagrodzenie i warunki wykonywania pracy - z państwem pracy. Nie oznacza to jednak, że wszystkie skutki prawne można przypisać wyłącznie do jednego z tych państw.

W każdym przypadku należy ustalić przede wszystkim:

• miejsce zamieszkania oraz faktyczne miejsce wykonywania pracy,
• częstotliwość powrotów do państwa zamieszkania,
• czy praca jest wykonywana w jednym, czy w kilku państwach,
• czy chodzi o stałe zatrudnienie za granicą, czasowe delegowanie czy pracę zdalną z innego państwa.

Od tych okoliczności zależą zakres praw pracownika transgranicznego oraz obowiązki pracodawcy w obszarze prawa pracy, podatków, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, świadczeń, dokumentacji kadrowej oraz organizacji pracy.

Praca w innym kraju – czym różni się praca transgraniczna od delegowania i pracy zdalnej?

Praca transgraniczna oznacza ogólnie wykonywanie pracy związanej z więcej niż jednym państwem, na przykład gdy pracownik mieszka w jednym kraju, a regularnie pracuje w drugim.

Delegowanie w ramach transgranicznego świadczenia usług występuje wtedy, gdy pracodawca czasowo kieruje pracownika do pracy w innym państwie w związku z realizacją usługi, pracą w podmiocie z tej samej grupy albo pracą tymczasową. W czasie delegowania stosunek pracy z pracodawcą delegującym musi być utrzymany. Sam czasowy wyjazd do pracy za granicę nie oznacza więc automatycznie delegowania.

Praca zdalna z zagranicy polega na wykonywaniu obowiązków z terytorium innego państwa w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Nie jest ona automatycznie delegowaniem i może powodować odrębne skutki w zakresie prawa pracy, podatków i ubezpieczeń społecznych.

Od prawidłowej kwalifikacji zależą między innymi właściwe przepisy, obowiązki składkowe i podatkowe, dokumentacja pracy zdalnej oraz konieczność uzyskania zaświadczenia A1.

Jakie zasady prawa pracy stosuje się do pracownika transgranicznego?

W zatrudnieniu transgranicznym nie stosuje się automatycznie wyłącznie prawa państwa zamieszkania pracownika ani wyłącznie prawa państwa siedziby pracodawcy. Osobno należy ustalić prawo właściwe dla umowy o pracę oraz przepisy obowiązujące ze względu na miejsce faktycznego wykonywania pracy.

Prawo właściwe dla umowy o pracę

Prawo właściwe dla indywidualnej umowy o pracę ustala się zgodnie z rozporządzeniem Rzym I. Strony mogą dokonać wyboru prawa, jednak wybór ten nie może pozbawić pracownika ochrony wynikającej z przepisów, których nie można wyłączyć umową i które obowiązywałyby, gdyby wyboru prawa nie dokonano.

W przypadku braku wyboru prawa w pierwszej kolejności uwzględnia się państwo, w którym lub z którego pracownik zazwyczaj wykonuje pracę. Czasowe wykonywanie obowiązków w innym państwie nie oznacza automatycznie zmiany prawa właściwego dla całej umowy.

Znaczenie miejsca wykonywania pracy

Faktyczne miejsce wykonywania pracy może mieć znaczenie między innymi dla obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, czasem pracy, organizacją stanowiska oraz minimalnymi warunkami zatrudnienia. Nie oznacza to jednak, że prawo tego państwa zawsze reguluje cały stosunek pracy.

Należy również uwzględnić przepisy, które ze względu na swój bezwzględnie obowiązujący charakter znajdują zastosowanie niezależnie od prawa wybranego dla umowy. Odrębne zasady mogą obowiązywać w przypadku delegowania pracownika do czasowego wykonywania pracy w innym państwie.

Obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników obejmuje w szczególności zapobieganie zagrożeniom, ocenę ryzyka oraz zapewnienie odpowiednich środków ochronnych. Zakres konkretnych obowiązków należy ustalić z uwzględnieniem prawa obowiązującego w miejscu wykonywania pracy i danego modelu zatrudnienia.

Co należy ustalić przed oceną prawną?

W pierwszej kolejności należy sprawdzić:

• gdzie lub z którego państwa praca jest zazwyczaj wykonywana,
• gdzie znajduje się siedziba albo jednostka zatrudniająca pracodawcy,
• gdzie pracownik mieszka i jak często wraca do państwa zamieszkania,
• czy część pracy jest wykonywana zdalnie w państwie zamieszkania,
• czy praca jest wykonywana stale w jednym państwie, w kilku państwach czy czasowo w ramach delegowania.

Ustalenia te mają znaczenie nie tylko dla prawa pracy, lecz także dla ubezpieczeń społecznych, podatków, BHP i obowiązków dokumentacyjnych. Każdy z tych obszarów wymaga odrębnej oceny, ponieważ mogą w nim obowiązywać inne reguły ustalania właściwego państwa.

Zasada równego traktowania

Pracownik będący obywatelem państwa członkowskiego UE nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownicy krajowi ze względu na obywatelstwo w zakresie zatrudnienia, wynagrodzenia, zwolnienia oraz pozostałych warunków pracy. Na takich samych zasadach powinien korzystać z przywilejów socjalnych i podatkowych przysługujących pracownikom krajowym.

Nie każde zróżnicowanie związane z miejscem zamieszkania jest automatycznie zakazane. Należy jednak sprawdzić, czy stosowane kryterium nie prowadzi w praktyce do niedozwolonej dyskryminacji pracowników z innych państw członkowskich.

Gdzie pracownik transgraniczny podlega ubezpieczeniom społecznym i do czego służy formularz A1?

W kontekście ubezpieczeń społecznych w Unii Europejskiej obowiązuje zasada podlegania ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Ma ona zapobiegać sytuacji, w której składki byłyby opłacane jednocześnie w kilku państwach albo nie byłyby opłacane w żadnym z nich.

Pracownik wykonujący pracę wyłącznie w jednym państwie członkowskim podlega ustawodawstwu tego państwa w zakresie zabezpieczenia społecznego. Zasada ta nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Wyjątki mogą wynikać w szczególności z:

• przepisów dotyczących delegowania,
• wykonywania pracy w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich,
• wyjątkowych porozumień zawieranych przez właściwe instytucje.

Miejsce zamieszkania pracownika ani siedziba pracodawcy same w sobie nie przesądzają o właściwym ustawodawstwie, lecz mogą mieć znaczenie przy ustalaniu, czy zastosowanie znajduje jeden z przewidzianych wyjątków.

Jeżeli praca jest zwykle wykonywana w dwóch lub większej liczbie państw, należy ustalić przede wszystkim:

• czy znaczna część pracy jest wykonywana w państwie zamieszkania,
• jaki udział czasu pracy i wynagrodzenia przypada na poszczególne państwa,
• gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub pracodawców,
• czy praca jest wykonywana na rzecz jednego, czy kilku pracodawców,
• czy poza pracą najemną prowadzona jest również działalność na własny rachunek.

Przy ustalaniu, czy pracownik wykonujący zwykle pracę najemną w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich wykonuje znaczną część pracy w państwie zamieszkania, bierze się pod uwagę czas pracy lub wynagrodzenie. Udział co najmniej 25% czasu pracy lub wynagrodzenia jest podstawowym wskaźnikiem wykonywania znacznej części pracy w państwie zamieszkania, ale ustalenie następuje w ramach całościowej oceny przewidywanej sytuacji w kolejnych 12 miesiącach.

Zaświadczenie A1 potwierdza, ustawodawstwu którego państwa w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Dokument ten może być wymagany między innymi przy pracy w kilku państwach, delegowaniu lub telepracy transgranicznej i stanowi potwierdzenie właściwego systemu podczas kontroli oraz rozliczania składek.

Jak działa ubezpieczenie zdrowotne i formularz S1 przy pracy transgranicznej?

Ubezpieczenie zdrowotne jest jednym z najważniejszych obszarów dla osoby, która mieszka w jednym państwie, a pracuje w drugim. Pracownik transgraniczny może być ubezpieczony w kraju zatrudnienia, a jednocześnie korzystać z opieki zdrowotnej w kraju zamieszkania. Nie oznacza to automatycznie podwójnego opłacania składek. Chodzi o koordynację uprawnień do świadczeń zdrowotnych w obu krajach.

Kluczowym dokumentem jest formularz S1. Potwierdza on prawo do opieki zdrowotnej, gdy pracownik nie mieszka w kraju, w którym jest ubezpieczony. Formularz S1 umożliwia leczenie w kraju zamieszkania, na przykład w Polsce, mimo że ubezpieczenie zdrowotne jest powiązane z krajem zatrudnienia. Dokument wydaje instytucja właściwa w kraju ubezpieczenia, a następnie przedstawia się go instytucji ubezpieczenia zdrowotnego w kraju zamieszkania.

W praktyce przy pracy w Niemczech można spotkać określenie E-106, zwłaszcza w starszych materiałach lub potocznych rozmowach. Obecnie standardowym dokumentem unijnym jest formularz S1, który zastąpił między innymi formularz E 106. Dlatego przy sprawach niemieckich warto sprawdzić w kasie chorych, jaki dokument zostanie wydany i jak należy zarejestrować go w Polsce.

Dostęp do lekarza w obu krajach bywa jedną z największych praktycznych korzyści pracy transgranicznej, ale wymaga załatwienia formalności. Bez S1 pracownik może mieć trudność z potwierdzeniem prawa do świadczeń w kraju zamieszkania, nawet jeśli składki są odprowadzane w kraju zatrudnienia.

Na czym polega telepraca transgraniczna?

Dla celów Porozumienia telepraca transgraniczna oznacza pracę zdalną wykonywaną w państwie zamieszkania pracownika przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w innym państwie.

Po spełnieniu określonych warunków Porozumienie pozwala na zastosowanie ustawodawstwa państwa siedziby pracodawcy, mimo że znaczna część pracy jest wykonywana zdalnie w państwie zamieszkania pracownika. Jest to wyjątek od zasad, które w przeciwnym razie mogłyby prowadzić do objęcia pracownika systemem zabezpieczenia społecznego państwa zamieszkania.

Porozumienie może znaleźć zastosowanie, jeżeli:

• praca jest zwykle wykonywana w państwie siedziby pracodawcy oraz zdalnie w państwie zamieszkania pracownika,
• państwo zamieszkania pracownika i państwo siedziby pracodawcy są stronami Porozumienia,
• telepraca w państwie zamieszkania stanowi co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy,
• pracownik nie wykonuje zwykle pracy w trzecim państwie ani innej pracy niż telepraca w państwie zamieszkania,
• praca jest wykonywana na rzecz pracodawcy albo pracodawców mających siedzibę w jednym państwie,
• pracownik nie prowadzi jednocześnie działalności na własny rachunek.

Nie każda praca wykonywana z zagranicy przy użyciu laptopa spełnia te warunki. Należy ustalić faktyczny i przewidywany model pracy, miejsca jej wykonywania oraz udział telepracy w całkowitym czasie pracy.

Jak ustala się właściwe ustawodawstwo przy telepracy transgranicznej?

Jeżeli praca jest zwykle wykonywana w dwóch lub większej liczbie państw członkowskich, o takiej sytuacji informuje się instytucję wyznaczoną przez państwo zamieszkania pracownika. Instytucja ta uczestniczy w ustaleniu, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega pracownik.

Objęcie Porozumieniem ramowym nie następuje automatycznie. Konieczne jest złożenie formalnego wniosku do instytucji państwa, którego ustawodawstwo ma zostać zastosowane, a następnie uzyskanie zaświadczenia A1 potwierdzającego właściwe ustawodawstwo.

Wniosek US-36 do ZUS może złożyć osoba zatrudniona przez polskiego pracodawcę albo ten pracodawca, natomiast przy zatrudnieniu przez pracodawcę zagranicznego wniosek składa się do instytucji zabezpieczenia społecznego państwa jego siedziby. Wniosek można przekazać elektronicznie przez PUE/eZUS albo w formie papierowej, natomiast jego rozpatrywaniem zajmuje się centralnie Oddział ZUS w Kielcach. Po otrzymaniu informacji o spełnieniu warunków Porozumienia należy złożyć wniosek US-34 o wydanie zaświadczenia A1. Wniosek ten obsługuje oddział ZUS właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy.

Jak rozlicza się podatki przy pracy transgranicznej?

Rozliczenie podatków przy pracy transgranicznej wymaga odrębnej analizy od zasad dotyczących ubezpieczeń społecznych. To, że składki są opłacane w jednym państwie, nie oznacza automatycznie, że w tym samym państwie należy rozliczyć podatek dochodowy.

W pierwszej kolejności należy ustalić:

1. gdzie znajduje się miejsce zamieszkania dla celów podatkowych,
2. w którym państwie praca jest faktycznie wykonywana,
3. jak długo trwa pobyt w poszczególnych państwach,
4. gdzie znajduje się siedziba pracodawcy i kto ponosi koszt wynagrodzenia,
5. jakie zasady wynikają z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce może zostać uznana osoba, która posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Jeżeli dana osoba jest uznawana za rezydenta podatkowego w dwóch państwach, właściwą rezydencję ustala się kolejno według kryteriów przewidzianych w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania, a nie wyłącznie na podstawie centrum interesów życiowych.

Dochody polskich rezydentów podatkowych podlegają opodatkowaniu w Polsce bez względu na miejsce ich uzyskania, z uwzględnieniem postanowień właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dochód z pracy za granicą może zatem podlegać wykazaniu w polskim zeznaniu podatkowym. Nie oznacza to jednak automatycznie konieczności zapłaty podatku od tego samego dochodu w dwóch państwach.

Sposób rozliczenia określa właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Umowa wskazuje, w którym państwie wynagrodzenie może być opodatkowane oraz jak należy wyeliminować podwójne opodatkowanie. W polskich rozliczeniach stosuje się przede wszystkim metodę wyłączenia z progresją albo metodę proporcjonalnego odliczenia.

Nie należy zatem przyjmować, że podatek zawsze rozlicza się w państwie siedziby pracodawcy albo wyłącznie w państwie zamieszkania pracownika. Ostateczna ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego, rodzaju wykonywanej pracy oraz postanowień umowy zawartej pomiędzy zainteresowanymi państwami.

Pracownik transgraniczny na rynku pracy – gdzie ubiegać się o zasiłek dla bezrobotnych?

W przypadku całkowitego bezrobocia pracownika przygranicznego świadczenie przysługuje w państwie zamieszkania. Osoba mieszkająca w Polsce, zatrudniona w Niemczech i powracająca do Polski co najmniej raz w tygodniu powinna zatem zarejestrować się jako bezrobotna w polskim powiatowym urzędzie pracy.

Prawo do zasiłku dla bezrobotnych ustala się na podstawie polskich przepisów, z uwzględnieniem unijnych zasad koordynacji. Szczególny wyjątek może dotyczyć niektórych osób, które wykonywały pracę na własny rachunek, jeżeli w państwie zamieszkania nie istnieje system świadczeń dla bezrobotnych obejmujący takie osoby.

Dokument PD U1

Dokument przenośny PD U1 potwierdza okresy:

• ubezpieczenia,
• zatrudnienia,
• pracy na własny rachunek, które mogą zostać uwzględnione przy ustalaniu prawa do świadczeń z tytułu bezrobocia.

PD U1 można uzyskać od właściwej instytucji państwa, w którym przebyto te okresy. Po zarejestrowaniu się w powiatowym urzędzie pracy dokument przedkłada się właściwemu wojewódzkiemu urzędowi pracy.

Brak PD U1 nie wyklucza rozpatrzenia sprawy. Na podstawie dokumentów dostarczonych przez wnioskodawcę wojewódzki urząd pracy może wystąpić do instytucji zagranicznej o potwierdzenie odpowiednich okresów. Może to jednak wydłużyć postępowanie.

Wysokość i wypłata świadczenia

Świadczenie wypłaca państwo zamieszkania zgodnie ze swoim ustawodawstwem. Jeżeli jego wysokość zależy od wcześniejszego wynagrodzenia, uwzględnia się wynagrodzenie osiągnięte w państwie ostatniego zatrudnienia.

Oznacza to, że:

• zagraniczne okresy mogą zostać uwzględnione przy ustalaniu prawa do zasiłku,
• zasady przyznawania i wypłaty świadczenia pozostają zasadami państwa zamieszkania,
• nie można dowolnie wybrać najkorzystniejszego systemu świadczeń.

Po utracie pracy można dodatkowo zarejestrować się jako osoba poszukująca pracy w państwie ostatniego zatrudnienia. Nie zmienia to jednak zasady, zgodnie z którą całkowicie bezrobotnemu pracownikowi przygranicznemu świadczenie wypłaca państwo zamieszkania.

Inne zasady mogą mieć zastosowanie do osób, które w okresie ostatniego zatrudnienia wracały do państwa zamieszkania rzadziej niż raz w tygodniu. Taka sytuacja wymaga odrębnej oceny.

Jak ustala się prawo do świadczeń rodzinnych i innych uprawnień?

Sam status pracownika transgranicznego nie oznacza automatycznego prawa do świadczeń rodzinnych. Najpierw należy sprawdzić, czy zostały spełnione warunki przewidziane w przepisach krajowych. Następnie, na podstawie przepisów unijnych, ustala się, które państwo odpowiada za wypłatę świadczeń w pierwszej kolejności.

Co ma znaczenie przy ustalaniu państwa pierwszeństwa?

Pod uwagę bierze się przede wszystkim:

• państwo, w którym wykonywana jest praca lub działalność na własny rachunek,
• państwo, z którego wypłacana jest emerytura albo renta,
• miejsce zamieszkania członków rodziny, w szczególności dzieci,
• aktywność zawodową drugiego rodzica,
• podstawę prawną, z której wynika prawo do świadczenia w każdym z państw.

Jeżeli prawo do świadczeń wynika z zatrudnienia tylko w jednym państwie, zazwyczaj to państwo odpowiada za ich wypłatę w pierwszej kolejności. Jeżeli uprawnienia wynikają z zatrudnienia w dwóch państwach, znaczenie może mieć miejsce zamieszkania dzieci.

W określonych przypadkach drugie państwo może wypłacić świadczenie uzupełniające, jeżeli wysokość świadczeń przewidzianych w jego przepisach jest wyższa. Nie oznacza to jednak możliwości pobierania dwóch pełnych świadczeń za ten sam okres i z tego samego tytułu.

Pracodawca, w tym dział HR działający w ramach powierzonych obowiązków, może żądać i przetwarzać dane osobowe dzieci pracownika oraz innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli jest to konieczne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Innych danych osobowych może żądać, gdy są one niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub wykonania obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W każdym przypadku przetwarzanie musi mieć odpowiednią podstawę prawną, służyć określonemu celowi i ograniczać się do danych niezbędnych do jego realizacji. Dane wymagane w postępowaniu o świadczenia rodzinne przekazuje się właściwej instytucji zgodnie z przepisami i procedurą dotyczącą danego świadczenia. 

Praca w innym państwie może wiązać się z wyższym wynagrodzeniem, obejmować dodatkowe świadczenia pracownicze oraz stwarzać możliwości rozwoju zawodowego. Korzyści te nie zastępują jednak obowiązku prawidłowego ustalenia zasad dotyczących świadczeń rodzinnych, podatków i ubezpieczenia zdrowotnego.

Jak ustala się emeryturę po pracy w kilku krajach UE?

Praca w kilku państwach Unii Europejskiej nie powoduje, że składki emerytalne przepadają. Jeżeli pracownik był ubezpieczony w różnych krajach, każdy kraj ocenia jego prawo do emerytury według własnych zasad, z uwzględnieniem unijnych reguł sumowania okresów. Można więc otrzymać dwie emerytury z różnych krajów UE albo kilka części świadczenia, jeśli okresy pracy i ubezpieczenia spełniają warunki właściwych systemów.

Wniosek o emeryturę z tytułu okresów ubezpieczenia przebytych w kilku państwach UE lub EFTA składa się do instytucji ubezpieczeniowej państwa zamieszkania albo do instytucji ostatniego państwa członkowskiego, którego ustawodawstwu zainteresowany podlegał. Jeżeli zainteresowany nigdy nie podlegał ustawodawstwu państwa zamieszkania, instytucja tego państwa przekazuje wniosek instytucji ostatniego państwa, którego ustawodawstwu podlegał. Właściwe instytucje wymieniają informacje niezbędne do rozpatrzenia sprawy, a każde państwo odrębnie ustala prawo do emerytury i jej wysokość zgodnie ze swoim ustawodawstwem oraz unijnymi zasadami koordynacji. Jeżeli warunki do przyznania świadczenia są spełnione wyłącznie na podstawie ustawodawstwa danego państwa, właściwa instytucja ustala świadczenie niezależne. Oblicza również świadczenie proporcjonalne z uwzględnieniem okresów ubezpieczenia przebytych w innych państwach i przyjmuje wyższą z ustalonych kwot. Obliczenia proporcjonalnego nie dokonuje się jednak w przypadkach, w których przepisy unijne przewidują odstępstwo, w szczególności w odniesieniu do systemów wymienionych w załączniku VIII część 2 do rozporządzenia nr 883/2004.

Znaczenie ma również wiek emerytalny. Może być on różny w poszczególnych państwach, dlatego jedna oddzielna emerytura może być wypłacana wcześniej, a druga dopiero po osiągnięciu wieku wymaganego w innym kraju. Proces ustalania prawa do świadczeń z kilku państw może trwać długo, dlatego informacje warto zbierać z wyprzedzeniem, szczególnie gdy pracownik planuje zakończenie aktywności zawodowej.

Jak ewidencjonować czas i miejsce pracy transgranicznej?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy w zakresie określonym w przepisach. W przypadku pracy wykonywanej w więcej niż jednym państwie może być również konieczne dokumentowanie miejsca faktycznego wykonywania obowiązków - w zakresie niezbędnym do ustalenia właściwego ustawodawstwa w dziedzinie ubezpieczeń społecznych, obowiązków podatkowych lub wymogów dotyczących pracy zdalnej albo delegowania. Nie jest to jednak odrębny, powszechny obowiązek ewidencyjny dotyczący każdego pracownika transgranicznego. W dokumentacji lub systemie kadrowym warto rozróżniać:

• dni i godziny pracy wykonywanej w siedzibie pracodawcy,
• dni pracy zdalnej w państwie zamieszkania,
• pracę wykonywaną w innym państwie,
• podróże służbowe,
• urlopy, zwolnienia lekarskie i pozostałe nieobecności,
• liczbę godzin nadliczbowych oraz obowiązujące harmonogramy.

Samo prowadzenie ewidencji czasu pracy może nie wystarczyć do oceny skutków zatrudnienia transgranicznego. Należy również ustalać, w którym państwie obowiązki były faktycznie wykonywane. Informacje te mogą być potrzebne do określenia udziału pracy wykonywanej w poszczególnych państwach oraz właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych.

W tym obszarze naturalnie pojawia się miejsce dla narzędzi takich jak ewidencja czasu pracy, rejestracja czasu pracy czy tworzenie grafików pracy od inEwi. System pomaga dokumentować nie tylko przepracowane godziny, ale także dni pracy zdalnej, obecności i nieobecności oraz rozkład czasu pracy. Dzięki temu HR i księgowość mają dostęp do uporządkowanych danych potrzebnych przy analizie zatrudnienia transgranicznego, rozliczeniach oraz ustalaniu, gdzie i w jakim wymiarze pracownik wykonywał swoje obowiązki.

Jakie obowiązki ma pracodawca zatrudniający pracownika transgranicznego?

Zatrudnienie pracownika transgranicznego wymaga odrębnej oceny organizacyjnej i prawnej. Nie powinno być traktowane jak standardowe zatrudnienie, w którym jedyną różnicą jest miejsce zamieszkania pracownika.

Szczególnej uwagi wymagają w szczególności umowa o pracę, miejsce wykonywania obowiązków, waluta i sposób wypłaty wynagrodzenia, czas pracy, zasady pracy zdalnej, podatki, składki oraz dokumenty potwierdzające właściwe ustawodawstwo.

Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w euro, nie należy automatycznie wymagać rachunku bankowego prowadzonego w państwie pracodawcy. Rachunek z numerem IBAN prowadzony w innym państwie UE powinien być oceniany z uwzględnieniem zasad dotyczących płatności transgranicznych i zakazu dyskryminacji ze względu na miejsce prowadzenia rachunku.

Co powinna obejmować procedura wewnętrzna?

W celu uporządkowania zatrudnienia transgranicznego warto wprowadzić procedurę określającą:

• kto zatwierdza wykonywanie pracy z zagranicy,
• kto ocenia skutki podatkowe i składkowe,
• jakie informacje i dokumenty należy przekazać przed rozpoczęciem pracy,
• w jaki sposób dokumentuje się czas i miejsce wykonywania obowiązków,
• kiedy konieczna jest konsultacja podatkowa, prawna lub ubezpieczeniowa,
• jak postępuje się w przypadku zmiany miejsca zamieszkania, zwiększenia wymiaru pracy zdalnej albo rozpoczęcia pracy w kolejnym państwie.

Procedura powinna uwzględniać także sytuacje wpływające na dotychczasowy model zatrudnienia, takie jak dłuższa nieobecność chorobowa, przeprowadzka pracownika lub jego rodziny, utrata zatrudnienia albo zmiana częstotliwości powrotów do państwa zamieszkania.

Podstawą każdej oceny powinny być rzeczywiste okoliczności wykonywania pracy. Należy zatem na bieżąco ustalać, gdzie pracownik mieszka, w których państwach pracuje, jak często wraca do państwa zamieszkania oraz czy przyjęty model pracy ma charakter stały, czasowy czy hybrydowy.

Przykłady z praktyki firm

Poniższe sytuacje pokazują, dlaczego praca transgraniczna wymaga spokojnej analizy faktów, a nie prostych etykiet. Ten sam pracownik może wyglądać podobnie w systemie HR, ale zupełnie inaczej z perspektywy ubezpieczeń i podatków.

Przykład 1. Firma produkcyjna z Dolnego Śląska zatrudnia specjalistę utrzymania ruchu, który mieszka w Czechach i trzy razy w tygodniu przyjeżdża do zakładu w Polsce. W pozostałe dni nie wykonuje pracy zdalnej, tylko ma wolne zgodnie z grafikiem. Dla HR kluczowe jest prawidłowe określenie państwa wykonywania pracy, zasad rozliczania czasu pracy i tego, jakie przepisy mają zastosowanie do zatrudnienia, BHP oraz świadczeń.

Przykład 2. Spółka IT z Polski zatrudnia programistkę mieszkającą w Niemczech. Pracowniczka dwa dni w tygodniu pracuje z domu, a trzy dni spędza w polskim biurze, bo zespół prowadzi wspólne wdrożenia we wtorki, środy i czwartki. Taki model wymaga sprawdzenia, czy spełnia warunki telepracy transgranicznej, jak dokumentować proporcję czasu pracy i czy można wystąpić o właściwe potwierdzenie ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Przykład 3. Pracownik sklepu mieszkający w Polsce przez kilka lat pracował w Niemczech i regularnie wracał do domu pod Szczecinem. Po zakończeniu umowy zarejestrował się w polskim urzędzie pracy, ale nie miał jeszcze formularza U1. Urząd mógł wystąpić o dane do instytucji niemieckiej, lecz decyzja o zasiłku zajęła więcej czasu, niż pracownik zakładał przy planowaniu domowego budżetu.

Jakie są najczęstsze ryzyka przy pracy transgranicznej?

Praca transgraniczna wymaga oceny rzeczywistego sposobu wykonywania obowiązków, a nie wyłącznie treści umowy lub obywatelstwa pracownika. Najczęściej spotykane ryzyka dotyczą następujących obszarów:

1. Automatyczne przypisywanie wszystkich obowiązków do Polski
   Nie należy zakładać, że polskie obywatelstwo pracownika albo zawarcie umowy z polskim pracodawcą oznacza automatyczne stosowanie wyłącznie polskich przepisów. Znaczenie mają między innymi miejsce zamieszkania, faktyczne miejsce wykonywania pracy, rozkład czasu pracy pomiędzy państwami, siedziba pracodawcy, częstotliwość powrotów do państwa zamieszkania oraz właściwe przepisy krajowe, unijne i międzynarodowe.
2. Brak informacji o miejscu wykonywania pracy
   Sama ewidencja liczby przepracowanych godzin może być niewystarczająca. W modelu transgranicznym istotne jest również ustalenie, w którym państwie praca była faktycznie wykonywana. Dane te mogą mieć znaczenie przy ustalaniu właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego, ocenie pracy w kilku państwach oraz sprawdzaniu warunków dotyczących telepracy transgranicznej.
3. Niekontrolowana praca zdalna z zagranicy
   Praca wykonywana z innego państwa nie powinna być traktowana jako neutralna wyłącznie dlatego, że obowiązki pozostają takie same i są realizowane przy użyciu tego samego sprzętu. Nawet kilkutygodniowa lub kilkumiesięczna praca z zagranicy może wymagać oceny skutków w zakresie podatków, składek, BHP, ochrony danych, czasu pracy oraz prawa właściwego dla stosunku pracy.
4. Błędne rozumienie prawa do świadczeń
   Możliwość ubiegania się o określone świadczenie nie oznacza automatycznie prawa do jego pobierania w dowolnym państwie. Dotyczy to w szczególności zasiłku dla bezrobotnych, świadczeń rodzinnych i opieki zdrowotnej. Realizacja uprawnień może zależeć od właściwego ustawodawstwa, spełnienia warunków krajowych, dokonania wymaganej rejestracji, przedstawienia odpowiednich formularzy oraz wydania decyzji przez właściwą instytucję.

Jak przygotować firmę do pracy transgranicznej?

Przygotowanie firmy do pracy transgranicznej wymaga połączenia analizy prawnej, właściwego obiegu informacji oraz spójnej dokumentacji kadrowej. Najważniejsze działania można uporządkować w kilku etapach:

1. Ustalenie faktycznego modelu pracy - w pierwszej kolejności należy ustalić, gdzie pracownik mieszka, w których państwach faktycznie wykonuje pracę, jak często przekracza granicę oraz ile czasu pracy przypada na każde państwo. Konieczne jest również określenie, czy praca zdalna ma charakter stały, hybrydowy czy okazjonalny.
2. Dostosowanie dokumentacji - ustalony model pracy powinien znaleźć odzwierciedlenie w dokumentach obowiązujących w firmie. Dotyczy to w szczególności umowy o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, zasad pracy zdalnej, wewnętrznych zgód na pracę z zagranicy oraz dokumentacji czasu i miejsca wykonywania pracy. Dokumenty powinny być zgodne z rzeczywistym sposobem wykonywania obowiązków. Rozbieżność między dokumentacją a praktyką może zwiększać ryzyko błędów w rozliczeniach i problemów podczas kontroli.
3. Wprowadzenie procedury decyzyjnej - w przypadku częstszego zatrudniania osób pracujących w kilku państwach warto wprowadzić jednolitą procedurę zatwierdzania pracy transgranicznej. Decyzje nie powinny być podejmowane wyłącznie pomiędzy przełożonym a pracownikiem, bez udziału działu HR, księgowości oraz osób odpowiedzialnych za podatki i ubezpieczenia społeczne. Szczególnej kontroli wymaga praca hybrydowa, ponieważ zmiana proporcji czasu pracy w poszczególnych państwach może wpływać na właściwe ustawodawstwo i obowiązki rozliczeniowe.
4. Bieżące monitorowanie zmian - model pracy powinien być regularnie weryfikowany. Znaczenie mogą mieć między innymi zmiana miejsca zamieszkania, zwiększenie liczby dni pracy zdalnej, rozpoczęcie pracy w kolejnym państwie lub zmiana siedziby pracodawcy. Każda istotna zmiana powinna zostać zgłoszona osobom odpowiedzialnym za ocenę skutków prawnych, podatkowych i składkowych.
5. Przekazanie pracownikowi jasnych informacji - należy zapewnić pracownikowi informacje dotyczące państwa ubezpieczenia, zasad korzystania z opieki zdrowotnej, wymaganych formularzy, sposobu rozliczania podatków oraz postępowania w przypadku utraty pracy. Przejrzysta komunikacja ogranicza ryzyko nieporozumień, opóźnień w załatwianiu formalności i sporów pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Podsumowanie

Praca transgraniczna jest powiązana z przepisami co najmniej dwóch państw, jednak prawo właściwe dla umowy, ubezpieczenia społeczne i obowiązki podatkowe ustala się odrębnie. Kluczowe znaczenie mają miejsce zamieszkania, państwo wykonywania pracy, siedziba pracodawcy, częstotliwość powrotów oraz zakres pracy zdalnej. Pracodawca powinien prawidłowo dokumentować czas i miejsce pracy oraz ustalić zasady dotyczące podatków, ubezpieczeń, świadczeń i pracy zdalnej. Pracownik powinien natomiast na bieżąco porządkować dokumenty potrzebne do korzystania z opieki zdrowotnej, świadczeń dla bezrobotnych, rozliczeń podatkowych i przyszłej emerytury.

Źródła:

1. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/ALL/?uri=celex%3A32004R0883
2. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32008R0593
3. https://europa.eu/youreurope/citizens/work/work-abroad/cross-border-commuters/index_pl.htm
4. https://europa.eu/youreurope/citizens/work/social-security-and-benefits/social-security-forms/index_pl.htm
5. https://europa.eu/youreurope/citizens/work/social-security-and-benefits/unemployment/index_pl.htm
6. https://europa.eu/youreurope/citizens/work/social-security-and-benefits/family-benefits/index_pl.htm
7. https://europa.eu/youreurope/citizens/work/retire-abroad/state-pensions-abroad/index_pl.htm
8. https://europa.eu/youreurope/citizens/work/health-and-safety/index_pl.htm
9. https://europa.eu/youreurope/citizens/work/taxes/double-taxation/index_pl.htm
10. https://www.zus.pl/documents/10182/167561/Pracujesz_za_granica.pdf/220daf44-3fdc-4db0-b064-08152295ecc2
11. https://www.zus.pl/-/porozumienie-ramowe-w-sprawie-stosowania-art.-16-ust.-1-rozporz%C4%85dzenia-we-nr-883/2004-w-przypadkach-zwyczajowej-telepracy-transgranicznej-oraz-telepraca-jako-delegowanie-lub-praca-w-kilku-pa%C5%84stwach
12. https://www.gov.pl/web/rodzina/zasilki-dla-bezrobotnych
13. https://www.gov.pl/web/rodzina/wiadczeniia-rodzinne
14. https://www.podatki.gov.pl/podatki-osobiste/pit/informacje-podstawowe/co-jest-opodatkowane/dochody-z-pracy-wykonywanej-za-granica