Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Zgodnie z art. 152. §1. Kodeksu Pracy Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Kiedy udzielany jest urlop?

Zauważyć trzeba, że urlop udzielany jest w dni, będące dniami pracy dla pracownika, uwzględniając obowiązujący go rozkład czasu pracy, oraz w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi jego czasu pracy. Jeśli pracownik wykorzystał już urlop za dany rok, jednak w tym roku uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze, może skorzystać z urlopu uzupełniającego.

Obowiązkiem pracodawcy jest też udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskane zostało do niego prawo przez pracownika. Ponadto urlop może zostać podzielony na części, jednak przynajmniej jedna z nich musi trwać co najmniej 14 dni kalendarzowych.

Zgodnie natomiast z art. 168 Kodeksu, urlop niewykorzystany musi zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Co jednak dzieje się, gdy przysługujący urlop nie został wykorzystany w całości lub w części, ponieważ umowa o pracę wygasła lub ją rozwiązano?

Czym jest ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy to pewnego rodzaju rekompensata dla pracownika za urlop, który nie został wykorzystany (w całości lub części) ze względu na zakończenie umowy o pracę. Za czas urlopu pracownikowi przysługuje ekwiwalent wyliczany przy pomocy współczynnika urlopowego. 

Kiedy pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu?

Ekwiwalent nie musi być wypłacany w przypadku, gdy strony postanowią̨ o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Wynagrodzenie lub ekwiwalent pieniężny za urlop nie przysługują pracownikowi, który jest objęty przez pracodawcę (ze względu na odrębne przepisy) ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymywanie za czas urlopu świadczenia pieniężnego. Jeżeli jednak świadczenie to jest niższe od ekwiwalentu, obowiązkiem pracodawcy jest wypłata pracownikowi kwoty, która stanowi różnicę pomiędzy tymi należnościami.

Współczynnik urlopowy w 2018 i 2019 roku

Sposób obliczania tzw. współczynnika urlopowego określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Współczynnik ekwiwalentu ustalany jest dla każdego roku kalendarzowego. Od liczby dni w danym roku trzeba odjąć zsumowaną liczbę sobót, niedziel, dni świątecznych wypadających w dni inne niż niedziela oraz dni ustawowo wolnych od pracy, które wynikają z pięciodniowego tygodnia pracy. Otrzymany wynik podzielić trzeba przez 12. 

W 2018 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,92 (365 dni – 52 niedziele – 52 soboty i dni wolne – 10 dni świątecznych = 251; 251 : 12 = 20,92). Ekwiwalent wylicza się zawsze na podstawie wskaźnika roku, w którym zostało nabyte prawo do ekwiwalentu. Dotyczy to także sytuacji gdy zaległy urlop pochodzi jeszcze z roku poprzedniego. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, ekwiwalent kalkulowany jest proporcjonalnie. W 2018 roku wynosi więc 5,23 dla 1/4 etatu; 6,97 dla 1/3 etatu; 10,46 dla 1/2 etatu czy 15,69 dla 3/4 etatu. Współczynnik urlopowy w 2019 roku będzie w tej samej wysokości co obecny - 20,92 dla pełnoetatowych pracowników.

Współczynnik ekwiwalentu 2018 po zmianie

W związku z wprowadzeniem z okazji Setnej Rocznicy Odzyskania Niepodległości Rzeczypospolitej Polskiej dodatkowego dnia wolnego, współczynnik ekwiwalentu za urlop należy przeliczyć ponownie. Liczba dni świątecznych z 10 zmieniła się na 11. 

365 dni – (52 niedziele – 52 soboty – 11 dni świątecznych) = 250; 250:12 = 20,83.

Nowy współczynnik stosuje się tylko w przypadku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, do którego pracownicy nabyli prawo, po wejściu w życie przepisów ustanawiających dzień 11 listopada dniem wolnym. Dotyczy więc ekwiwalentów do których prawo zostało nabyte po 8 listopada 2018 r. Nie ma natomiast konieczności ponownego przeliczania ekwiwalentów, do których pracownicy nabyli prawo wcześniej. Należy stosować współczynnik, który obowiązywał w dniu nabycia przez pracownika prawa do wypłaty ekwiwalentu.  

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop wymaga posiadania określonych danych. W pierwszej kolejności obliczyć należy wysokość dziennego wynagrodzenia pracownika, uwzględniając współczynnik. Kolejnym krokiem jest ustalenie podstawy wymiaru urlopu. Uwzględnione musi być w niej przeciętne wynagrodzenie pracownika (określone stawką miesięczną w stałej wysokości, składnikami, które przysługują za okresy krótsze niż miesiąc oraz składnikami, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc). Jeśli umowa o pracę zostaje rozwiązana lub wygasa w trakcie miesiąca, pod uwagę należy brać pełne, miesięczne wynagrodzenie. Premie czy prowizje (czyli zmienne składniki wynagrodzenia) uwzględniane są przy okresach, które nie przekraczają miesiąca, a które wypłacone zostały w ciągu poprzednich 3 miesięcy. Składniki wypłacane za okresy dłuższe od miesiąca uwzględnia się w średniej wysokości, obliczonej na podstawie danych z poprzednich 12 miesięcy kalendarzowych. W ten sposób uzyskuje podstawę wymiaru ekwiwalentu, którą podzielić należy przez wskaźnik ekwiwalentu. Wynik podzielić trzeba przez godzinową, dobową normę czasu pracy danego pracownika (zazwyczaj przez 8 godzin). Tak otrzymywana jest kwota ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu.

Następnie, znając wymiar urlopu pracownika, sprawdzić trzeba dni niewykorzystane (może to być całość lub część ogólnego wymiaru) i przełożyć je na godziny. Uzyskany wcześniej ekwiwalent za 1 godzinę urlopu trzeba przemnożyć przez liczbę godzin urlopu niewykorzystanego.

Wskazanie wysokości należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego możliwe jest więc poprzez obliczenie wysokości ekwiwalentu za 1 dzień urlopu, obliczenie wysokości ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu oraz obliczenie tych stawek względem urlopu niewykorzystanego.

Dodać warto, że prawo do ekwiwalentu pieniężnego nabywane jest w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę – środki powinny zostać wypłacone pracownikowi jeszcze tego samego dnia. Nieterminowa wypłata może poskutkować naliczeniem ustawowych odsetek.