Jak długo należy przechowywać ewidencję czasu pracy?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika, niezależnie od liczby osób zatrudnionych. Nie jest to to samo, co lista obecności. Lista obecności może potwierdzić, że dana osoba była w pracy, ale na jej podstawie nie da się ustalić, jakie elementy wynagrodzenia przysługują pracownikowi. Dopiero ewidencja czasu pracy pozwala na prawidłowe ustalenie liczby przepracowanych godzin, nadgodzin, pory nocnej oraz nieobecności. Dzięki temu pracodawca może obliczyć wynagrodzenie i dodatki oraz udokumentować spełnianie norm czasu pracy. Prowadzenie takiej dokumentacji umożliwia też kontrolę, czy w firmie przestrzegane są przepisy prawa pracy i chroni pracodawcę w przypadku roszczeń dotyczących wypłaty za pracę.

Najważniejsze informacje dotyczące przechowywania ewidencji czasu pracy

1. Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona osobno dla każdego pracownika i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z przepisami.

2. Obowiązek przechowywania ewidencji zależy od daty zatrudnienia pracownika:

   • 10 lat – dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.,

   • 50 lat – dla zatrudnionych przed 2019 r.,

   • możliwe skrócenie do 10 lat (1999–2018) po złożeniu raportu ZUS RIA.

3. Nieprawidłowe prowadzenie lub przechowywanie ewidencji grozi karą od 1000 do 30 000 zł i może skutkować problemami przy ustalaniu świadczeń emerytalnych.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy - podstawa prawna

Obowiązek ewidencjonowania wynika z Kodeksu pracy i Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący jej poufność, integralność i dostępność przez cały okres zatrudnienia oraz co najmniej 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Rozporządzenie doprecyzowuje, że ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy?

Rozporządzenie wymaga, aby ewidencja czasu pracy dokumentowała nie tylko liczbę godzin, ale pełen kontekst świadczenia pracy. Znajdą się w niej m.in. informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy; liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej i liczbie godzin nadliczbowych;

• dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia oraz liczbie godzin dyżuru, z podaniem godziny jego rozpoczęcia i zakończenia, a także miejsca pełnienia dyżuru;

• rodzaju i wymiarze usprawiedliwionych nieobecności, innych usprawiedliwionych przerw, urlopach wypoczynkowych oraz wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności;

• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, wykonywanych w celu przygotowania zawodowego.

Oprócz kart ewidencji czasu pracy pracodawca musi również gromadzić wnioski pracowników dotyczące np. zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, indywidualnego rozkładu czasu pracy, systemu zadaniowego czasu pracy, pracy w piątki, soboty, niedziele i święta czy skorzystania z urlopu opiekuńczego. Do dokumentacji dołącza się też zgody pracowników wychowujących małe dzieci na pracę w systemie przerywanego czasu pracy, delegacje poza stałe miejsce pracy czy pracę w nadgodzinach. Wszystkie te dokumenty składają się na dokumentację pracowniczą i podlegają takim samym zasadom przechowywania jak ewidencja czasu pracy.

Ile przechowywać ewidencję czasu pracy pracownika?

Czas przechowywania ewidencji czasu pracy zależy w dużej mierze od terminu zatrudnienia pracownika.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. (10 lat)

Nowelizacja z 10 stycznia 2018 r. wprowadziła skrócony okres archiwizacji akt pracowniczych i ewidencji czasu pracy. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi wywiązać się z obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po ustaniu stosunku pracy. Dziesięcioletni okres biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Po jego upływie były pracownik może odebrać swoje dokumenty do końca miesiąca kalendarzowego następującego po okresie przechowywania. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. (50 lub 10 lat)

W odniesieniu do osób zatrudnionych w latach 1999–2018 nadal obowiązuje 50‑letni okres przechowywania ewidencji czasu pracy. Przepisy emerytalne wymagają, aby dokumenty potrzebne do ustalenia podstawy emerytury lub renty były przechowywane przez 50 lat. Ustawodawca dopuścił jednak możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat, jeżeli pracodawca wyśle do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) wraz z oświadczeniem (ZUS OSW) zawierającym dane o okresach składkowych pracownika. W takiej sytuacji 10‑letni okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport. Jeżeli pracodawca nie skorzysta z tej możliwości, dokumentację (w tym ewidencję czasu pracy) przechowuje przez 50 lat.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. (50 lat)

Dla pracowników, których stosunek pracy nawiązano przed 1 stycznia 1999 r., ustawodawca nie przewidział skróconego okresu archiwizacji. Ich akta, w tym ewidencja czasu pracy, trzeba przechowywać 50 lat od zakończenia zatrudnienia.

Gdzie i jak przechowywać ewidencję czasu pracy?

Ewidencję czasu pracy należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika i przechowywać poza teczką osobową, jako odrębną część dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja może być papierowa lub elektroniczna – wybór formy należy do pracodawcy. Kodeks pracy i rozporządzenie nakazują, aby miejsce przechowywania gwarantowało zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentów. Oznacza to m.in. konieczność ochrony przed wilgocią, zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych.

W wersji papierowej ewidencję czasu pracy należy trzymać w zabezpieczonych pomieszczeniach, a dokumenty porządkować chronologicznie. Forma elektroniczna wymaga systemu informatycznego, który zapewnia ochronę danych, możliwość tworzenia kopii zapasowych oraz użycie podpisu kwalifikowanego lub innych metod potwierdzających autentyczność.

Uwaga: excelowe arkusze na dysku sieciowym nie koniecznie będą spełniać wymogi rozporządzenia, ponieważ nie zawsze gwarantują odpowiednie poziom bezpieczeństwa. Warto korzystać z dedykowanych systemów do ewidencji czasu pracy jak np. inEwi, które umożliwiają prawidłowe ewidencjonowanie i przechowywanie danych zgodnie z przepisami.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami – art. 94 Kodeksu pracy i rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. wyczerpująco regulują zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz okres jej przechowywania. Znajomość przepisów pozwala uniknąć kar grzywny (od 1000 do 30 000 zł za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji).

Prowadź ewidencję czasu pracy w sposób przejrzysty i systematyczny – notuj wszystkie dane wymagane w przepisach (m. in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, nieobecności, dyżury). Ułatwi to obliczenie wynagrodzeń i rozliczenie urlopów.

Zachowaj rozdzielność między aktami osobowymi a ewidencją czasu pracy – ewidencji nie powinno się wkładać do teczki osobowej; stanowi odrębny zbiór dokumentów.

Dokumentuj wnioski i zgody – do ewidencji dołączaj wnioski pracownika dotyczące zwolnień, systemu czasu pracy, urlopów opiekuńczych oraz zgody na pracę w nadgodzinach czy delegację poza stałe miejsce pracy. Pozwoli to udowodnić prawidłowość działania pracodawcy podczas kontroli.

Wybierz bezpieczną formę archiwizacji – papierowe dokumenty przechowuj w zabezpieczonych szafach lub archiwach, a elektroniczne w systemach zapewniających bezpieczeństwo i możliwość odtworzenia danych. Przechowywanie musi odpowiadać okresom 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia pracownika.

Złóż raport do ZUS, jeśli chcesz skrócić okres przechowywania ewidencji czasu pracy – dla pracowników zatrudnionych między 1999 a 2018 r. przygotuj i wyślij raport informacyjny (ZUS RIA) oraz oświadczenie (ZUS OSW), by skrócić okres przechowywania do 10 lat. Raport musi zawierać wszystkie dane potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Wygodne przechowywane ewidencji czasu pracy z inEwi

Aby uniknąć błędów i spełnić wymogi prawa pracy, warto korzystać z nowoczesnych narzędzi do ewidencjonowania czasu pracy, takich jak inEwi. System umożliwia elektroniczne rejestrowanie godzin pracy, generowanie raportów zgodnych z przepisami oraz bezpieczne przechowywanie dokumentacji przez wymagany okres. inEwi zapewnia dostępność danych dla pracodawcy i pracownika, chroni przed utratą informacji i ułatwia codzienne rozliczenia kadrowe – niezależnie od liczby zatrudnionych.

Podsumowanie

Prawidłowa ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego przedsiębiorcy i element niezbędny do wyliczenia wynagrodzenia, dodatków oraz świadczeń. Dokument ten powinien być prowadzony oddzielnie dla każdego pracownika, zawierać wszystkie wymagane informacje i być przechowywany w bezpieczny sposób. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje dziesięcioletni okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej, liczony od końca roku wygaśnięcia stosunku pracy Starsze akta, w tym ewidencja czasu pracy pracowników zatrudnionych przed 1999 r., należy zachować przez 50 lat, chyba że pracodawca złoży raport informacyjny do ZUS. Niewłaściwe prowadzenie lub zniszczenie dokumentacji może skutkować karami finansowymi i problemami przy obliczaniu emerytur. Dlatego warto korzystać z nowoczesnych systemów ewidencjonowania czasu pracy i regularnie aktualizować procedury zgodnie z przepisami.