Ewidencja czasu pracy a lista obecności – czym się różnią?

W praktyce kadrowej funkcjonują dwa pojęcia: ewidencja czasu pracy i lista obecności. Pierwszy z nich to urzędowa dokumentacja prowadzona dla każdego pracownika, która pozwala ustalić liczbę przepracowanych godzin i obliczyć wynagrodzenie. Drugi jest prostym zestawieniem obecności pracowników w pracy. Ponieważ nazwy te bywają używane zamiennie, wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy wystarczy prowadzić tylko listę obecności i czy oba dokumenty są obowiązkowe. Sprawdź, co w świetle powszechnie obowiązujących przepisów musi zawierać ewidencja czasu pracy, jakie są różnice pomiędzy obiema formami dokumentacji oraz jakie konsekwencje grożą za ich brak.

Lista obecności a ewidencja - dwa dokumenty, różne role

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z Kodeksu pracy. Zgodnie z tym aktem każdy pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie stosunku pracy ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Szczegółowe wymogi określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które nakazuje sporządzanie ewidencji indywidualnie dla każdego pracownika oraz przechowywanie jej przez okres zatrudnienia i co najmniej 10 lat po jego ustaniu (lub 50 lat w szczególnych przypadkach). Przepisy przewidują też wyjątki: w przypadku pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, osób pracujących w zadaniowym systemie czasu pracy oraz tych, którzy otrzymują ryczałt za pracę w porze nocnej lub za godziny nadliczbowe, nie ma konieczności zapisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, lecz ewidencjonuje się jedynie dni pracy oraz wszelkie nieobecności prowadząc tym samym uproszczoną ewidencja czasu pracy.

Lista obecności nie ma własnej definicji w Kodeksie pracy, a pracodawca może określić m.in. w regulaminie pracy, sposób potwierdzenia obecności pracownika i usprawiedliwiania nieobecności (np. w formie papierowej lub elektronicznej). Lista obecności nie jest więc obowiązkowa, ale w praktyce stanowi główne narzędzie do potwierdzania obecności pracowników i bywa częścią wewnętrznej polityki kadrowej.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkową dokumentacją pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że prawidłowo prowadzona ewidencja musi odzwierciedlać pełny wymiar czasu pracy – informacje o liczbie godzin przepracowanych w poszczególnych dobach, godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, dyżurów, a także pracy w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych. Oprócz danych dotyczących godzin pracy, ewidencja musi obejmować:

• Przyczyny i wymiary nieobecności – dokumentuje się urlopy wypoczynkowe, urlopy rodzicielskie, zwolnienia lekarskie oraz inne usprawiedliwione nieobecności, a także wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności.

• Dni wolne od pracy – zarówno wynikające z rozkładu czasu pracy (np. weekendy przy pięciodniowym tygodniu pracy), jak i za pracę w niedziele lub święta.

• Informacje o dyżurach – obejmują czas rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia.

• Praca młodocianych – ewidencja musi zawierać informacje o czasie pracy pracownika młodocianego w ramach przygotowania zawodowego, szczególnie przy pracach wzbronionych młodocianym i wymagają nadzoru.

• Inne dokumenty – w dokumentacji pracowniczej należy przechowywać również wnioski urlopowe, potwierdzenia usprawiedliwienia nieobecności i grafiki, nie są to jednak stricte elementy ewidencji czasu pracy.

Ewidencja prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej musi zapewniać poufność danych oraz umożliwiać dostęp tylko upoważnionym osobom. Przechowuje się ją w warunkach gwarantujących integralność i bezpieczeństwo informacji. Po zakończeniu stosunku pracy ewidencję przechowuje się co najmniej 10 lat, a w niektórych przypadkach nawet 50 lat.

Co powinna zawierać lista obecności?

Lista obecności jest narzędziem organizacyjnym, które potwierdza obecność pracownika w pracy w danym dniu. Nie jest ona sformalizowana przepisami, dlatego pracodawca może ustalić sposób jej prowadzenia. W praktyce lista obecności pracowników najczęściej zawiera:

• Nazwisko i imię pracownika oraz jednostkę organizacyjną, w której pracuje.

• Okres, którego dotyczy lista (np. miesiąc) i dni robocze w tym okresie.

• Potwierdzenie obecności – podpis pracownika lub potwierdzenie elektroniczne. Pracodawca może też pozwolić na rejestrowanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Lista obecności nie powinna wykazywać powodów nieobecności, ponieważ dane te dotyczą stanu zdrowia lub innych wrażliwych spraw osobowych, a ich ujawnienie naruszałoby zasady ochrony danych osobowych. Informacje o chorobie, urlopie macierzyńskim czy opiece nad dzieckiem wpisuje się w ewidencji czasu pracy pracownika, a na liście obecności podaje się jedynie, czy pracownik jest obecny czy nieobecny.

Różnice między ewidencją czasu pracy a listą obecności

Oba dokumenty służą do dokumentowania czasu pracy, ale ich zakres i cel są różne:

1. Cel dokumentu – ewidencja czasu pracy służy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia, dodatków za godziny nadliczbowe i urlopów; lista obecności potwierdza tylko obecność pracownika w pracy.

2. Zakres informacji – ewidencja zawiera dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (także dyżurów), dane o liczbie przepracowanych godzin, nadgodziny, pracę w porze nocnej, rodzaj usprawiedliwionych nieobecności, wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności oraz czas pracy młodocianych. Lista obejmuje głównie obecność pracowników i ich podpisy.

3. Obowiązek prowadzenia – ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy, a jej nieprowadzenie stanowi naruszenie prawa pracy. Lista obecności pracowników jest stosowana na mocy regulaminu pracy (lub w inny przyjęty sposób w firmach zatrudniających poniżej 50 osób) i nie jest wymagana przez przepisy, choć w praktyce ułatwia rozliczanie czasu pracy.

4. Rola prawna – ewidencja stanowi dowód w razie sporów sądowych, np. o wypłatę dodatku za godziny nadliczbowe; lista pełni funkcję pomocniczą i nie zastępuje ewidencji.

5. Dane wrażliwe – ewidencja zawiera przyczyny nieobecności oraz informacje o stanie zdrowia (zwolnienia lekarskie) i dlatego podlega szczególnej ochronie; na liście obecności nie trzeba wpisywać rodzajów absencji pracowników - nie powinna ona zawierać takich informacji ze względu na RODO.

Kiedy nie trzeba ewidencjonować godzin?

Pracodawca może prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy w trzech sytuacjach: gdy pracownik pracuje w systemie zadaniowym, zarządza zakładem pracy w imieniu pracodawcy lub otrzymuje ryczałt za pracę w porze nocnej lub za godziny nadliczbowe. W takich przypadkach ewidencja obejmuje jedynie dni pracy oraz nieobecności, ponieważ liczba godzin i rozpoczęcia oraz zakończenia pracy mają drugorzędne znaczenie. Niezależnie od systemu czasu pracy, w ewidencji należy wpisywać rodzaj absencji pracowników i informacje o wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności.

Kary za brak ewidencji lub nieprawidłowości

Brak ewidencji czasu pracy i w jeje miejsce prowadzenie listy obecności czy nieprzechowywanie wymaganych dokumentów to najpoważniejsze uchybienia. Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli może nałożyć na pracodawcę mandat do 2 000 zł, a w przypadku powtarzających się naruszeń – do 5 000 zł. Jeżeli sprawa trafi do sądu, wysokość grzywny może wynieść od 1 000 zł do 30 000 zł. Za fałszowanie ewidencji, polegające np. na zaniżaniu liczby godzin nadliczbowych, grożą nie tylko kary finansowe, ale również odpowiedzialność karna – w skrajnym przypadku nawet pozbawienie wolności.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy i listę obecności w praktyce?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w sposób rzetelny i zgodny z przepisami jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Oto kilka praktycznych wskazówek:

• Wybierz odpowiednią formę – ewidencję i listę obecności można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Elektroniczne systemy (aplikacje mobilne do ewidencji czasu pracy czy moduły HR w systemach ERP) automatyzują zapisy i umożliwiają szybką analizę danych, jednak pracodawca musi zapewnić bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO.

• Ustal zasady w regulaminie pracy – w regulaminie pracy określ sposób potwierdzania obecności (podpis na liście papierowej, karta dostępu, elektroniczny system). Pamiętaj, że każdy pracownik powinien znać te zasady przed rozpoczęciem pracy.

• Zapewnij kompletność informacji – w ewidencji czasu pracy uwzględniaj godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy lub dyżuru, liczbę godzin przepracowanych, pracę w godzinach nadliczbowych, urlopy i inne usprawiedliwione nieobecności. Na liście obecności wpisuj tylko obecność lub nieobecność pracownika bez wskazywania przyczyn.

• Dbaj o bieżącą aktualizację – wpisów w ewidencji czasu pracy i na liście obecności należy dokonywać na bieżąco; nie wolno uzupełniać ich po długim czasie ani tworzyć „fikcyjnych” zapisów. Niedokładna ewidencja utrudnia prawidłowe obliczenie wynagrodzenia oraz dodatków.

Zarówno lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy powinny być przechowywane w sposób gwarantujący ochronę danych osobowych (RODO). Niedopuszczalne jest publiczne wywieszanie listy obecności, jeśli zawiera dane osobowe pracowników, a dostęp do dokumentów powinni mieć tylko uprawnieni pracownicy działu kadr i przełożeni.

Podsumowanie

Prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Ewidencja czasu pracy nie tylko pozwala obliczyć wynagrodzenie, dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej, ale też stanowi dowód w razie sporów z pracownikami. Lista obecności, choć nieobowiązkowa, ułatwia codzienną organizację i stanowi punkt wyjścia do prowadzenia ewidencji. Należy pamiętać, że dokumenty te mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej, lecz zawsze muszą chronić dane osobowe i być zgodne z przepisami. Zaniedbania w tym zakresie narażają pracodawcę na kary finansowe sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Przy dzisiejszym poziomie cyfryzacji warto zautomatyzować ewidencjonowanie czasu pracy, by skupić się na rozwoju firmy, a nie na żmudnym wypełnianiu tabel.