Urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu elektronicznego (UPO): co to?

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – najnowsze informacje w 2025 roku

Polacy bardzo chętnie korzystają z możliwości składania dokumentów drogą elektroniczną, oszczędzając tym samym mnóstwo czasu i energii, które mogliby stracić, stojąc w długich kolejkach w urzędach. Warto jednak pamiętać, że prawidłowe złożenie dokumentu elektronicznego zawsze powinno zostać potwierdzone przez zwrotny dokument – Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Czym jest UPO?

Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu elektronicznego, czyli w skrócie UPO, jest dokumentem potwierdzającym prawidłowe złożenie dokumentu urzędowego drogą elektroniczną. UPO stanowi dowód na to, że złożona przez nas dokumentacja została odebrana i zweryfikowana przez odpowiedni podmiot administracyjny. Może dotyczyć różnych rodzajów dokumentów, takich jak wnioski o świadczenie 500+, deklaracje VAT, roczne zeznania podatkowe czy składki na ubezpieczenie społeczne. UPO jest również stosowane w przypadku składania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), który również jest składany drogą elektroniczną.

Inne poświadczenia elektroniczne

Oprócz UPO, istnieją także inne typy poświadczeń związanych z różnymi dokumentami urzędowymi, takie jak Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) i Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD). Wszystkie te potwierdzenia złożenia dokumentów możemy spotkać na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP). W 2025 roku korzystanie z ePUAP oraz innych systemów elektronicznych stało się jeszcze bardziej popularne i powszechne, dzięki rozwojowi e-administracji.

Obowiązek złożenia deklaracji PIT w 2025 roku

Każdy obywatel Polski uzyskujący dochody ma obowiązek złożenia rocznego zeznania podatkowego do właściwego urzędu skarbowego. Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o PIT, podatnicy muszą składać roczne zeznania podatkowe na formularzach określonych przez Ministerstwo Finansów. Termin złożenia zeznania za rok 2024 upływa 30 kwietnia 2025 roku.

Od stycznia 2025 roku w Polsce obowiązuje również obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Z tego systemu mogą korzystać przedsiębiorcy do przesyłania faktur elektronicznych do administracji skarbowej, co ułatwia rozliczenia podatkowe i przynosi korzyści związane z uszczelnieniem systemu podatkowego.

Składanie deklaracji podatkowej drogą elektroniczną

Od momentu wdrożenia systemu e-Deklaracje, składanie deklaracji PIT drogą elektroniczną stało się niezwykle popularne. Jest to sposób nie tylko wygodny dla podatników, ale także preferowany przez urzędy skarbowe. Potwierdzenie złożenia PIT, czyli UPO, otrzymujemy automatycznie, gdy nasza deklaracja zostanie odebrana przez właściwy urząd skarbowy.

Jak wygląda proces składania deklaracji PIT drogą elektroniczną w 2025 roku?

Elektroniczne deklaracje podatkowe można składać za pośrednictwem strony e-deklaracje. W 2025 roku podatnicy mogą korzystać z interaktywnych formularzy PDF lub aplikacji e-Deklaracje Desktop, którą należy zainstalować na komputerze. Deklarację podatkową można złożyć po zalogowaniu się przy użyciu identyfikatora podatkowego (numer PESEL lub NIP). Należy również posiadać dostęp do Internetu i odpowiednie oprogramowanie, jak Adobe Reader oraz wtyczki umożliwiające prawidłowe działanie systemu.

Po wypełnieniu deklaracji podatkowej, należy ją podpisać danymi autoryzującymi, w tym kwotą przychodu z poprzedniego roku podatkowego. Następnie deklarację wysyła się do urzędów skarbowych za pośrednictwem systemu e-Deklaracje. Każda złożona deklaracja otrzymuje numer referencyjny, który umożliwia śledzenie statusu dokumentu, kontaktowanie się z urzędami oraz pobranie UPO. Dokument ten jest traktowany jak fizyczne potwierdzenie złożenia deklaracji w urzędzie skarbowym.

Jak sprawdzić UPO, aby uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym?

Aby upewnić się, że UPO jest ważne, należy sprawdzić, czy zawiera pełne dane, takie jak:

• pełna nazwa podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument,
• data i godzina wprowadzenia dokumentu do systemu teleinformatycznego,
• data i godzina wygenerowania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Posiadanie UPO w formie elektronicznej stanowi solidny dowód w przypadku późniejszych wątpliwości lub kontroli ze strony Urzędu Skarbowego. Dokument ten powinien być przechowywany razem z deklaracją podatkową przez okres, w którym możliwe jest przedawnienie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.