KSeF - co to jest i od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur?

Krajowy system e-Faktur (KSeF) to przełomowe rozwiązanie w polskim systemie podatkowym, które fundamentalnie zmienia sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Stanowi ważny element cyfryzacji administracji skarbowej, mający na celu usprawnienie rozliczeń podatkowych, ograniczenie szarej strefy oraz zwiększenie przejrzystości w obrocie gospodarczym. Wprowadzenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale istotna transformacja w prowadzeniu dokumentacji finansowej, która dotknie praktycznie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Warto więc dokładnie poznać zasady funkcjonowania tego systemu oraz harmonogram jego wdrażania.

Najważniejsze informacje o KSeF

• KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, służący do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur w jednolitym formacie XML.

• Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie stopniowo:

  • od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm (obrót > 200 mln zł rocznie),

  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,

  • od 1 stycznia 2027 r. dla podmiotów wykluczonych cyfrowo.

• Obowiązek korzystania z KSeF obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców (czynnych i zwolnionych z VAT), z wyłączeniem m.in. rolników ryczałtowych, zagranicznych podmiotów bez siedziby w Polsce oraz osób fizycznych wystawiających faktury sporadycznie.

• System zapewnia m.in. szybszy zwrot VAT, uproszczenie dokumentacji, brak potrzeby archiwizacji papierowej. Przedsiębiorcy powinni uzyskać certyfikat wystawcy, zaktualizować oprogramowanie, przeszkolić pracowników i dostosować procedury wewnętrzne.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy system e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny, stworzony i zarządzany przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym zadaniem jest centralizacja procesu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. System ten wprowadza nowy standard faktury VAT - tzw. e-fakturę, czyli fakturę ustrukturyzowaną tworzoną zgodnie z określonym standardem.

KSeF jest narzędziem, które umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ujednoliconym formacie elektronicznym, ich odbiór przez kontrahentów, automatyczne przechowywanie dokumentów w centralnej bazie przez okres 10 lat, nadawanie unikalnych numerów identyfikacyjnych każdej fakturze oraz weryfikację poprawności danych zawartych w fakturach.

Co istotne, faktura ustrukturyzowana uznaje się za wystawioną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego przez KSeF i zapisania w systemie. Oznacza to, że to Ministerstwo Finansów staje się de facto gwarantem prawidłowości i autentyczności dokumentu.

System będzie działać w oparciu o strukturę logiczną FA 3, która zdefiniuje format i zawartość e-faktury. Od 1 lutego 2026 r. struktura logiczna FA(3) zastąpi obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2), która funkcjonuje w dobrowolnym KSeF do 31 stycznia 2026 r.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Wdrażanie Krajowego systemu e-Faktur zostało rozłożone w czasie, aby umożliwić przedsiębiorcom odpowiednie przygotowanie się do nowych wymogów. Zgodnie z ostatnimi informacjami z Ministerstwa Finansów, obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany stopniowo dla różnych grup podatników:

• 1 lutego 2026 r. - obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać dużych podatników, czyli przedsiębiorców, których łącznej wartości sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł

• 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców

• 1 stycznia 2027 r. - system obejmie również przedsiębiorców "wykluczonych cyfrowo", których transakcje obejmują niewielkie kwoty

Warto podkreślić, że do końca 2026 roku będzie obowiązywał okres przejściowy, w którym stosowanie niektórych elementów systemu będzie ograniczone lub fakultatywne. W okresie obligatoryjnego KSeF będą obowiązywały pewne wyjątki i uproszczenia.

Wprowadzenie obowiązku KSeF wynika ze zmiany ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ta określa nie tylko terminy wejścia w życie nowych przepisów, ale także szczegółowe zasady funkcjonowania całego systemu.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązkowy KSeF obejmie docelowo większość przedsiębiorców działających w Polsce. Główne grupy objęte tym obowiązkiem to czynni podatnicy VAT (niezależnie od wielkości firmy), podatnicy zwolnieni z VAT, którzy wykonują czynności opodatkowane tym podatkiem oraz podatnicy, którzy wystawiają faktury dokumentujące czynności rozliczane w mechanizmie podzielonej płatności.

Istnieją jednak pewne wyjątki. Obowiązku KSeF nie będą musieli spełniać rolnicy ryczałtowi wystawiający faktury rolnicze, podmioty zagraniczne, które nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, osoby fizyczne wystawiające faktury sporadycznie, których działalność nie jest zarejestrowana oraz podatnicy używający wyłącznie kas rejestrujących w zakresie, w jakim nie są zobowiązani do wystawiania faktur.

Jak działa KSeF?

System KSeF opiera się na kilku kluczowych elementach i procesach.

Proces wystawiania faktur w KSeF

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF przebiega następująco:

• podatnik przygotowuje fakturę ustrukturyzowaną zgodnie z wymaganym formatem,

• faktura jest przesyłana do Krajowego systemu e-faktur za pomocą odpowiedniego oprogramowania,

• system weryfikuje poprawność techniczną dokumentu oraz jego zgodność z wymogami formalnymi,

• KSeF nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny,

• faktura zostaje zapisana w centralnej bazie danych,

• odbiorca może pobrać fakturę z systemu za pomocą numeru identyfikacyjnego lub NIP-u.

W procesie wystawiania faktury kluczowe jest to, że dokument musi zostać zatwierdzony przez KSeF, aby wywoływał skutki prawnych. Jeśli system odrzuci fakturę z powodu błędów formalnych lub technicznych, dokument nie zostanie uznany za prawidłowo wystawiony.

Narzędzia dostępne w systemie

Do obsługi KSeF można wykorzystać różne narzędzia:

• aplikacja podatnika KSeF - bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, umożliwiające podstawowe operacje na fakturach,

• aplikacja mobilna KSeF - wersja na urządzenia przenośne, pozwalająca na odbieranie faktur i podstawowe operacje,

• komercyjne programy księgowe i finansowe - większość dostawców oprogramowania finansowego dostosowuje swoje produkty do współpracy z KSeF,

• API systemu - interfejs programistyczny, umożliwiający integrację własnych systemów z KSeF.

Tryb offline24

W przypadku problemów technicznych z dostępem do KSeF, wprowadzono tzw. tryb offline24. Pozwala on na wystawianie faktur w przypadku awarii systemu lub braku dostępu do internetu i ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem aż do końca kolejnego dnia roboczego. Co istotne, wystawiona w ten sposób faktura zachowuje datę wystawienia z dnia jej rzeczywistego utworzenia, nawet jeśli do krajowego system e-Faktur zostanie przesłana dzień później.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Wprowadzenie Krajowego systemu e-Faktur niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej.

Korzyści dla przedsiębiorców

Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 45 dni stanowi znaczącą korzyść finansową, szczególnie dla firm o dużej wartości sprzedaży i zakupów. System zapewnia uproszczenie obiegu dokumentów, gdyż wszystkie faktury będą dostępne w jednym miejscu, co ułatwi ich archiwizację i wyszukiwanie. Eliminacja konieczności przechowywania faktur w formie papierowej jest możliwa dzięki centralnemu przechowywaniu dokumentów w krajowym system e-Faktur przez 10 lat. Przedsiębiorcy docenią również automatyzację procesów księgowych, ponieważ dane z faktur mogą być automatycznie przenoszone do systemów księgowych. KSeF ogranicza ryzyko zagubienia dokumentów oraz zapewnia łatwiejszy dostęp do historycznych danych, które można wyszukiwać według różnych kryteriów.

Korzyści dla systemu podatkowego

Zwiększona transparentność informacji daje administracji wgląd w wartość rzeczywistego obrotu gospodarczego. Brak możliwości zmiany dokumentów po wystawieniu zapewnia nienaruszalność danych. Krajowy system e-Faktur umożliwia skuteczniejsze wykrywanie nieprawidłowości podatkowych dzięki automatycznej analizie danych z faktur. Jego ważną zaletą jest też ograniczenie szarej strefy, gdyż znacznie trudniej będzie ukryć transakcje przed fiskusem. Ministerstwo Finansów zyskuje również szybszy dostęp do danych podatkowych w czasie rzeczywistym, co usprawnia procesy analityczne.

Wyjątki i okres przejściowy

Aby ułatwić dostosowanie się do nowych wymogów, wprowadzono szereg wyjątków i uproszczeń, które będą obowiązywać w okresie przejściowym, czyli do końca 2026 roku.

Utrzymana możliwość wystawiania faktur papierowych

W okresie przejściowym będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur papierowych lub faktur elektronicznych spoza systemu KSeF w następujących przypadkach:

• faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

• faktury wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych,

• faktury dokumentujące czynności zwolnione z VAT,

• duplikaty faktur wystawionych pierwotnie poza systemem KSeF (po wejściu KSeF w tryb obowiązkowy instytucja duplikatu przestaje funkcjonować).

Dodatkowo, w okresie przejściowym wystawianie faktur poza KSeF możliwe będzie pod warunkiem spełnienia dwóch poniższych kryteriów:

• pojedyncza faktura nie może przekroczyć kwoty 450 zł brutto,

• łączna wartość takich faktur w miesiącu nie może przekroczyć 10 000 zł.

Brak obowiązku podania numeru KSeF na przelewach

Do końca 2026 roku nie będzie również obowiązku podawania numeru KSeF na poleceniach przelewu bankowego. Oznacza to, że identyfikacja płatności będzie mogła odbywać się tak jak dotychczas - na podstawie numeru faktury, daty wystawienia czy danych kontrahenta.

Odroczenie kar finansowych za błędy

Ważną informacją dla przedsiębiorców jest to, że do 1 stycznia 2027 roku nie będą nakładane kary finansowe za błędy związane z e-fakturowaniem. Daje to firmom czas na dostosowanie się do nowych wymogów i procedur bez ryzyka poniesienia dodatkowych kosztów w przypadku pomyłek.

Przygotowanie do wdrożenia KSeF

Aby skutecznie przygotować się do obowiązkowego korzystania z krajowego system e-Faktur, przedsiębiorcy powinni podjąć szereg działań wyprzedzających.

Uzyskanie certyfikatu wystawcy faktur

Od 1 listopada 2025 roku podatnicy mogą ubiegać się o uzyskanie certyfikatu wystawcy faktury. Jest to kluczowy element, który pozwoli na autoryzację w systemie i wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Certyfikaty można uzyskać za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub dedykowanych certyfikatów KSeF.

Dostosowanie oprogramowania

Przed wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF, firmy powinny zaktualizować lub wymienić używane oprogramowanie księgowe/fakturujące, przetestować integrację z systemem KSeF, zapoznać się z aplikacją podatnika KSeF i/lub aplikacją mobilną KSeF oraz zweryfikować, czy wszystkie wymagane dane są poprawnie przenoszone do faktur ustrukturyzowanych.

Szkolenie pracowników

Kluczowym elementem przygotowań jest również odpowiednie przeszkolenie pracowników zajmujących się wystawianiem faktur, księgowością i finansami. Powinni oni poznać zasady funkcjonowania KSeF, procedury wystawiania faktur w nowym systemie, sposób weryfikacji statusu faktury w KSeF oraz procedury awaryjne, które można wdrożyć w przypadku problemów z systemem.

Aktualizacja procedur wewnętrznych

Wdrożenie KSeF będzie wymagało również dostosowania wewnętrznych procedur firmowych, w szczególności procedur obiegu dokumentów, zasad weryfikacji i zatwierdzania faktur, procedur archiwizacji dokumentów oraz procedur awaryjnych na wypadek problemów z dostępem do systemu.

Szczegółowe aspekty funkcjonowania KSeF od 1 lutego 2026 r.

Warto również zwrócić uwagę na kilka szczegółowych aspektów funkcjonowania Krajowego systemu e-, które mogą mieć istotne znaczenie dla codziennej działalności firm.

Faktura ustrukturyzowana a inne rodzaje faktur

E-faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF różnią się od dotychczasowych dokumentów elektronicznych czy papierowych. Najważniejsze różnice to ujednolicony format XML zgodny ze strukturą logiczną FA 3, unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez system, automatyczna weryfikacja poprawności formalnej, centralne przechowywanie w bazie Ministerstwa Finansów oraz możliwość automatycznego pobierania przez odbiorcę.

Do faktur ustandaryzowanych przedsiębiorcy będą mogli dodawać również załączniki. Możliwość ta ma dotyczyć m.in. dokumentów takich jak specyfikacje, zdjęcia, umowy czy protokoły odbioru. Załączniki będą przesyłane razem z fakturą jako osobne pliki i będą dostępne do pobrania przez odbiorcę w systemie KSeF. Funkcja ta ułatwi dokumentowanie bardziej złożonych transakcji i zmniejszy potrzebę przesyłania dodatkowej korespondencji poza systemem.

Korekty faktur elektronicznych w KSeF

W systemie KSeF można również wystawiać korekty faktur. Dokumenty te podlegają tym samym zasadom co faktury pierwotne - muszą być przesłane do systemu i uzyskać numer identyfikacyjny.

Korekty muszą też zawierać odniesienie do numeru identyfikacyjnego faktury pierwotnej, co umożliwi systemowi powiązanie tych dokumentów.

Awarie systemu i procedury awaryjne

KSeF stanie się krytycznym systemem dla polskich przedsiębiorców, dlatego istotne jest przygotowanie na ewentualne problemy techniczne. W przypadku awarii systemu lub braku dostępu do internetu, podatnicy będą mogli korzystać z trybu offline24, który pozwala na wystawić fakturę poza systemem, przesłać ją do KSeF w ciągu 24 godzin od ustania awarii oraz zachować ciągłość wystawiania faktur w okresie problemów technicznych.

Weryfikacja kontrahentów

Jedną z ważnych funkcjonalności systemu będzie możliwość weryfikacji kontrahentów. Krajowy system pozwoli na sprawdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany w systemie KSeF. System daje też możliwość potwierdzenie autentyczności otrzymanej faktury poprzez sprawdzenie jej numeru identyfikacyjnego.

Praktyczne aspekty wdrożenia KSeF dla MŚP

Małe i średnie przedsiębiorstwa stanowią największą grupę podmiotów, które będą musiały dostosować się do obowiązku korzystania z KSeF. Warto więc zwrócić uwagę na kilka praktycznych aspektów wdrożenia systemu:

Koszty wdrożenia

Wdrożenie KSeF może wiązać się z pewnymi kosztami, szczególnie dla mniejszych firm. Należą do nich koszty aktualizacji lub zakupu nowego oprogramowania, koszty szkoleń dla pracowników, ewentualne koszty uzyskania certyfikatów kwalifikowanych oraz koszty dostosowania infrastruktury IT. Warto jednak pamiętać, że Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak aplikacja podatnika KSeF i aplikacja mobilna KSeF, które pozwalają na podstawową obsługę systemu bez dodatkowych kosztów.

Współpraca z biurami rachunkowymi

Dla wielu małych firm faktury wystawia biuro rachunkowe. W takim przypadku istotne jest uzgodnienie z biurem, kto będzie odpowiedzialny za uzyskanie certyfikatu wystawcy, jak będzie przebiegał proces wystawiania i odbierania faktur w KSeF, jakie dodatkowe usługi związane z KSeF będzie oferowało biuro oraz czy zmieni się cennik świadczonych usług w związku z wdrożeniem nowego systemu.

Aspekty techniczne dla małych firm

Małe firmy, które dotychczas wystawiały faktury w prostych programach lub nawet ręcznie, muszą zwrócić szczególną uwagę na zapewnienie stabilnego dostępu do internetu, posiadanie odpowiedniego sprzętu komputerowego, zabezpieczenie certyfikatów i danych dostępowych do systemu oraz regularne aktualizacje używanego oprogramowania.

Podsumowanie

Krajowy system e-Faktur (KSeF) stanowi przełomowe rozwiązanie w polskim systemie podatkowym, które fundamentalnie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur dla przedsiębiorców. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF zostanie wprowadzony stopniowo od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, a następnie 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

System przyniesie szereg korzyści, w tym skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT, uproszczenie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego. Jednocześnie, aby ułatwić adaptację, wprowadzono okres przejściowy do końca 2026 roku, w którym - w określonych przypadkach - nadal będzie można wystawiać faktury papierowe oraz nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF na przelewach.

Kluczowym elementem przygotowań do wdrożeniem KSeF jest uzyskanie certyfikaty wystawcy faktury (dostępne od 1 listopada 2025 roku), dostosowanie oprogramowania oraz przeszkolenie pracowników. Warto również zaktualizować wewnętrzne procedury firmowe związane z obiegiem dokumentów i archiwizacją.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw istotne jest rozważenie kosztów wdrożenia, uzgodnienie zasad współpracy z biurami rachunkowymi oraz zapewnienie odpowiednich warunków technicznych. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak aplikacja podatnika KSeF i aplikacja mobilna KSeF, które ułatwią dostosowanie się do nowych wymogów.

Wdrożenie KSeF to nie tylko obowiązek, ale również szansa na usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz redukcję kosztów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów. Odpowiednie przygotowanie się do tej zmiany pomoże firmom wykorzystać wszystkie korzyści płynące z cyfryzacji procesów fakturowania.

Źródło: www.krajowysystemefaktur.pl