Faktura VAT i jej elementy z omówieniem

Faktura jest dokumentem w formie papierowej lub elektronicznej (dokumentem wystawionym i otrzymanym w dowolnym formacie elektronicznym – druk faktury VAT nie jest konieczny), który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktura VAT – kiedy obowiązuje?

Zgodnie z art. 106b. 1. Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług faktura musi zostać wystawiona przez podatnika, by udokumentować: „1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; 2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.”.

Przepisy dotyczące faktur, zgodnie z art. 106a ustawy o VAT, dotyczą:

1.sprzedaży, z wyjątkiem przypadków, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 1a, w których usługodawca lub dokonujący dostawy towarów nie rozlicza podatku należnego i faktura dokumentująca te transakcje nie jest wystawiana przez usługobiorcę lub nabywcę towarów w imieniu i na rzecz usługodawcy lub dokonującego dostawy towarów;

2.dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności – posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium:

1. państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca i faktura dokumentująca te czynności nie jest wystawiana przez tego nabywcę lub usługobiorcę w imieniu i na rzecz podatnika,
2. państwa trzeciego.”

Ponadto podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3. nie mają obowiązku wystawiania faktur, w określonych przypadkach muszą ją jednak wystawić na żądanie nabywcy towaru albo usługi. Oznacza to wystawienie faktury bez VAT, stanowiącej alternatywę dla stosowanych również rachunków.

Faktura VAT – omówienie wzoru

Jednolity wzór faktury (tak VAT, jak i bez VAT) nie został narzucony przez ustawodawcę. Z tego też względu druki faktur wystawianych przez poszczególnych przedsiębiorców mogą się od siebie różnić. Niemniej art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze. Wśród nich są m.in.:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, w sposób jednoznaczny identyfikujący fakturę,
• imiona i nazwiska (lub pełne nazwy) podatnika i nabywcy towarów albo usług oraz ich adresy,
• numer identyfikacji podatkowej podatnika oraz nabywcy,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub zrealizowania usługi albo data otrzymania zapłaty (jeżeli jest określona i różna od daty wystawienia faktury),
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i liczba (ilość) dostarczonych towarów albo zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto (cena jednostkowa towaru albo usługi bez kwoty podatku),
• kwoty opustów, obniżek, rabatów (jeżeli nie uwzględniono ich wcześniej),
• wartość sprzedaży netto (wartość dostarczonych towarów albo wykonanych usług, które zostały objęte transakcją, bez kwoty podatku),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto (wraz z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż z podatku zwolnioną),
• kwota podatku od sumy sprzedaży netto (wraz z podziałem na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatku),
• kwota należności ogółem.

Pozostałe z wymienionych w tym artykule danych dotyczą poszczególnych przypadków wystawiania faktur (np. metody kasowej, samofakturowania lub odwrotnego obciążenia).

Wzór faktury bez VAT

Ponadto węższy zakres danych zawartych na tym dokumencie określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur. Dla przykładu, na fakturze, która ma dokumentować dostawę towarów albo świadczenie usług zwolnionych od podatku na mocy art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy, powinny się znaleźć: data wystawienia, numer kolejny, imiona i nazwiska (albo nazwy) podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy, nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, miara i liczba (ilość) dostarczonych towarów albo zakres zrealizowanych usług, cena jednostkowa towaru lub usługi, kwota należności ogółem, podstawa prawna zwolnienia od podatku.