PEF - co to jest? Czym się różni od KSEF? Przewodnik dla firm

Elektroniczne fakturowanie staje się nieodłącznym elementem funkcjonowania nowoczesnych firm i organizacji, a Polska wprowadza kolejne rozwiązania, które mają usprawnić ten proces. Jednym z nich jest Platforma Elektronicznego Fakturowania - PEF. Czym ona jest, czym różni się od Krajowego Systemu e-Faktur i jakie są korzyści z e-fakturowania?

Najważniejsze kwestie omówione w artykule

1. PEF to platforma, z którą muszą się zapoznać wszystkie firmy będące wykonawcami zamówień publicznych, gdyż system ten zapewnia obsługę faktur oraz innych dokumentów związanych z procesem obsługi zamówień publicznych.

2. Prawo nakłada za zamawiających obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

3. PEF nie jest tym samym co KSeF, choć obie platformy skoncentrowane są na elektronicznym fakturowaniu.

4. Korzystanie z PEF przynosi firmom oraz administracji publicznej liczne korzyści, między innymi w zakresie szybszego obiegu dokumentów.

Czym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania?

Platforma Elektronicznego Fakturowania - PEF to system stworzony w Polsce w celu ułatwienia wymiany faktur elektronicznych pomiędzy podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami, którzy są wykonawcami zamówień publicznych. PEF gwarantuje prostą, szybką i wygodną obsługę faktur oraz innych dokumentów związanych z procesem obsługi zamówień publicznych.

Platforma Elektronicznego Fakturowania jest przeznaczona dla:

• zamawiających w zamówieniach publicznych, np. organy władzy publicznej, jednostki samorządu terytorialnego, czy też instytucje takie jak ZUS, NFZ czy PAN,

• wykonawców zamówień publicznych, czyli przedsiębiorców wykonujących usługi i dostarczających towary dla podmiotów publicznych.

Platforma Elektronicznego Fakturowania powstała na bazie europejskich standardów, aby wspierać transparentność i efektywność procesów finansowych w transakcjach pomiędzy administracją publiczną a sektorem prywatnym. Głównym celem PEF jest umożliwienie bezpiecznego, zgodnego z prawem i sprawnego przesyłania faktur w formie elektronicznej, co zastępuje tradycyjne, papierowe formy fakturowania.

Podstawowym zadaniem PEF jest umożliwienie wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jednak Platforma Elektronicznego Fakturowania obsługuje też inne dokumenty, takie jak zamówienia dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzenie odbioru, faktury korygujące czy noty księgowe. Użytkownicy mogą też korzystać z tzw. fakturowania specjalizowanego, które pozwala na umieszczenie w treści faktury dodatkowych informacji, wykraczających poza standardowy zakres faktury ustrukturyzowanej, powstałej zgodnie z unijnymi normami dla faktur w zamówieniach publicznych.

PEF jest istotnym narzędziem dla przedsiębiorstw biorących udział w zamówieniach publicznych, ponieważ umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych, które są zgodne z wymaganiami Unii Europejskiej. Platforma działa zgodnie z wytycznymi unijnej dyrektywy 2014/55/UE, która nakłada na państwa członkowskie obowiązek wdrożenia e-fakturowania w zamówieniach publicznych.

Obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

Obowiązek odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych dotyczy zamawiających, którzy są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o umowie koncesji lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Obowiązek ten wynika z Ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Warto wiedzieć, że odmowa przyjęcia faktury na PEF może skutkować skargą do organu wyższego stopnia lub właściwego sądu administracyjnego.

Obowiązek dotyczy tylko odbioru przez zamawiających dokumentu faktury ustrukturyzowanej. Oznacza to, że podejmowanie innych czynności na PEF i korzystanie z udostępnianych przez nią usług jest dobrowolne.

PEF a KSeF - czym się różnią?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF i Platforma Elektronicznego Fakturowania, czyli PEF są dwoma narzędziami, które działają na rzecz cyfryzacji procesu fakturowania w Polsce, jednak ich cele i zastosowanie znacznie się różnią. Dlatego nie można ich mylić.

Platforma elektronicznego fakturowania

PEF jest wykorzystywany głównie w kontekście zamówień publicznych i służy do przesyłania faktur pomiędzy firmami a instytucjami publicznymi. Jest to narzędzie dedykowane do obsługi faktur w ramach zamówień publicznych.

Krajowy system e-faktur

KSeF to system ogólnokrajowy, który umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych o ujednoliconym standardzie w formacie XML, pomiędzy wszystkimi podmiotami gospodarczymi, niezależnie od tego, czy są one powiązane z zamówieniami publicznymi.

KSeF a PEF - podsumowanie

PEF jest ograniczony do specyficznej grupy odbiorców, czyli dla podmiotów publicznych i firm uczestniczących w zamówieniach publicznych. Tymczasem KSeF obejmuje szeroki zakres przedsiębiorców, a konkretnie wszystkich tych, którzy wystawiają faktury VAT, umożliwiając wystawianie i odbieranie faktur przez wszystkie podmioty w Polsce.

KSeF i PEF to odrębne, niezależne od siebie platformy elektronicznego fakturowania. Oznacza to, że faktury wystawione w PEF nie są widoczne w KSeF i odwrotnie.

Korzyści z e-fakturowania

E-fakturowanie, zarówno za pomocą PEF, jak i KSeF przynosi szereg korzyści zarówno dla firm, jak i administracji publicznej. Przede wszystkim przyczynia się do zmniejszenia zatorów płatniczych, dzięki automatyzacji i przyspieszeniu obiegu dokumentów. Ujednolicenie norm i stworzenie jednolitego standardu fakturowania pozwala także zminimalizować liczbę błędnych i fałszywych faktur w obiegu, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji. Ponadto wprowadzenie e-faktur zmniejsza koszty operacyjne, zarówno w handlu krajowym, jak i międzynarodowym, oraz upraszcza obsługę zamówień publicznych, co sprzyja rozwojowi sektora IT i płatności bezgotówkowych. Warto zwrócić uwagę na to, że dzięki e-fakturowaniu polskie firmy zyskują większe szanse na uczestnictwo w transgranicznym rynku zamówień publicznych w UE, co stymuluje wzrost ich konkurencyjności. Cyfryzacja procesów sprzyja również łatwiejszemu archiwizowaniu dokumentów i obniża koszty związane z przetwarzaniem danych, co ma istotne znaczenie w administracji publicznej.

Platformy elektronicznego fakturowania - podsumowanie

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF) to dwa kluczowe elementy cyfryzacji procesów fakturowania w Polsce. Mimo różnic w zakresie zastosowania, obydwa systemy mają na celu usprawnienie wymiany faktur, zwiększenie transparentności i efektywności procesów oraz redukcję kosztów operacyjnych. Korzyści z e-fakturowania, takie jak oszczędność czasu, bezpieczeństwo oraz zgodność z przepisami, sprawiają, że warto zapoznać się bliżej z e-fakturowaniem i wystawianiem innych ustrukturyzowanych dokumentów.