Nota obciążeniowa. Pobierz darmowy wzór.

Większość transakcji w obrocie gospodarczym jest dokumentowanych fakturą, ale istnieją transakcje, w przypadku których dokumentem pozwalającym na obciążenie i jednocześnie uznanie obciążenia jest nota obciążeniowa. Jak ją sporządzić?

Nota obciążeniowa - wzór dowodu księgowego do pobrania

Prawidłowo sporządzona nota obciążeniowa może być podstawą zapisów w księgach rachunkowych, w tym w Księdze Przychodów i Rozchodów. Pobierz przygotowany przez nas przykładowy wzór noty obciążeniowej, a bez trudu przygotujesz wymagane dowody księgowe.

Czym jest nota obciążeniowo-uznaniowa?

Nota obciążeniowa, inaczej określana jako nota obciążeniowo-uznaniowa lub nota księgowa, to dowód księgowy, który dokumentuje koszty niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, czyli VAT, czyli wtedy gdy do transakcji nie mają zastosowania zapisy ustawy o VAT. Wystawia się ją przede wszystkim w celu naliczania odsetek lub kary umownej za nieterminową spłatę należności wynikających z noty obciążeniowej, dokonania korekty błędów, powstałych we wcześniej wystawionych dowodach księgowych, udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela lub w celu przeniesienia na nabywcę kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu VAT, takich jak choćby opłata skarbowa.

Zgodnie z przepisami notę księgową należy zawsze sporządzić w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał dokumentu powinien trafić do dłużnika, natomiast kopia dowodu księgowego do wierzyciela. Oczywiście notę obciążeniową można też sporządzić na komputerze i wysłać drogą elektroniczną.

Jakie informacje muszą zostać zawarte w nocie księgowej?

Zgodnie z przepisami nota obciążeniowa musi obligatoryjne zawierać: 

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, w tym ich adresy i nazwy,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu księgowego,
• podpis wystawcy dowodu księgowego oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Noty księgowe nie są zastępczymi dokumentami księgowymi, na których ustawowo jest wymagany podpis osoby odpowiedzialnej, więc noty obciążeniowe nie muszą zostać opatrzone własnoręcznym podpisem takiej osoby.

Trzeba podkreślić, że nota obciążeniowa może być podstawą zapisów w księgach rachunkowych tylko wtedy, gdy zawiera wszystkie wskazane wyżej informacje wymagane od not księgowych w ramach Ustawy o rachunkowości. Warto też pamiętać, że w niektórych przypadkach nota księgowa będzie uznana za dowód księgowy tylko wtedy, gdy będzie potwierdzona wyciągiem bankowym lub umową.