Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę jest zwykle o około 20–22% wyższy od jego wynagrodzenia brutto, dopóki nie zostanie przekroczony roczny limit podstawy składek emerytalnych i rentowych. Kwota 5 862,37 zł występuje przy podstawie 4 806 zł, stopie wypadkowej 1,67%, braku zwolnień z FP/FS i FGŚP, braku obowiązku opłacania FEP oraz przy obowiązku finansowania podstawowej wpłaty pracodawcy do PPK.

Dla przedsiębiorców, kadry zarządzającej i działów HR zatrudnienie pracownika oznacza konieczność uwzględnienia w budżecie nie tylko pensji, ale też składek, funduszy oraz kosztów organizacji pracy. W artykule wyjaśniamy, jak obliczyć koszt pracodawcy przy różnych rodzajach umów, które obciążenia są obowiązkowe oraz kiedy ostateczna kwota może być niższa lub wyższa, między innymi z powodu składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Najważniejsze informacje

W 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika pełnoetatowego wynosi 4 806 zł brutto miesięcznie.
Przy tej kwocie całkowity koszt pracodawcy to standardowo 5 790,28 zł bez PPK i 5 862,37 zł z podstawową wpłatą pracodawcy do PPK. Kalkulacja zakłada, że nie został przekroczony roczny limit podstawy składek emerytalnych i rentowych ani roczny limit wpłat i dopłat na wszystkie rachunki PPK uczestnika oraz nie zachodzi inne ustawowe wyłączenie finansowania wpłat do PPK.
W typowym wariancie narzuty po stronie firmy wynoszą 20,48% wynagrodzenia brutto przed przekroczeniem rocznego limitu składek. Wartość ta może się jednak różnić ze względu na stopę składki wypadkowej, zwolnienia z wpłat na fundusze lub obowiązek opłacania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.
Poza obowiązkiem z art. 35 ust. 1 płatnik opłaca składki na FEP również za pracownika wykonującego prace górnicze, który uzyskał prawo do emerytury pomostowej na podstawie art. 11, za okres wykonywania prac wskazanych w art. 50c ustawy o emeryturach i rentach z FUS, nie wcześniejszy niż od 1 stycznia 2010 r.
Pracownik może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK. Z kolei umowa zlecenia zawarta z uczniem lub studentem przed ukończeniem 26 lat może nie podlegać składkom ZUS.

Podatek dochodowy, ubezpieczenia wypadkowe i społeczne – co wpływa na wynagrodzenie?

Wynagrodzenie pracownika warto rozpatrywać z trzech perspektyw. Wynagrodzenie brutto obejmuje należne pracownikowi składniki przed potrąceniami, choć nie każdy przychód ze stosunku pracy wchodzi do podstawy wymiaru składek. Wynagrodzeniem netto potocznie nazywa się kwotę po odliczeniu składek finansowanych przez pracownika oraz zaliczki na podatek dochodowy. Faktyczną wypłatę może obniżać nie tylko wpłata PPK finansowana przez pracownika, lecz także zaliczka PIT od wpłaty do PPK finansowanej przez pracodawcę, która stanowi przychód uczestnika. Całkowity koszt pracodawcy obejmuje natomiast należne wynagrodzenie wraz z obciążeniami finansowanymi przez firmę.

Przy umowie o pracę pracownik finansuje część składki emerytalnej i rentowej, ubezpieczenie chorobowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Płatnik oblicza również zaliczkę na podatek dochodowy. Jej wysokość zależy nie tylko od miesięcznych zarobków, ale także między innymi od kosztów uzyskania przychodów, złożonych oświadczeń i prawa do kwoty zmniejszającej podatek. Dlatego takie samo wynagrodzenie brutto nie zawsze oznacza identyczne wynagrodzenie netto u dwóch osób, nawet jeśli kwota zapisana w umowie jest taka sama.

Po stronie firmy pozostają składki ZUS finansowane przez pracodawcę oraz wpłaty na fundusze pozaubezpieczeniowe. W standardowym wariancie są to:

ubezpieczenie emerytalne – 9,76%,
ubezpieczenie rentowe – 6,5%,
ubezpieczenie wypadkowe – 1,67%,
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – łącznie 2,45%,
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%.

Składki emerytalna i rentowa mają stałe stopy procentowe, natomiast wysokość składki wypadkowej może się różnić. Narzut 20,48% występuje przy przyjętej stopie wypadkowej 1,67%, przed przekroczeniem rocznego limitu składek emerytalnych i rentowych, gdy powstaje obowiązek opłacania FP/FS i FGŚP oraz nie zachodzi żadne ustawowe zwolnienie z tych wpłat. Limit 282 600 zł w 2026 r. dotyczy łącznej rocznej podstawy składek emerytalnych i rentowych danego ubezpieczonego ze wszystkich tytułów objętych ograniczeniem, a przy kilku płatnikach ubezpieczony zawiadamia ich o przekroczeniu tej granicy. W efekcie narzut przestaje odpowiadać 20,48% wynagrodzenia brutto.

Składkę na FEP opłaca się również za pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy. Płatnik finansuje wtedy w całości składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, która wynosi 1,5% podstawy wymiaru. Podstawę składki na FEP ustala się na podstawie art. 36 ustawy o emeryturach pomostowych, przy czym składniki przypisane do określonego okresu uwzględnia się odpowiednio do okresu wykonywania pracy szczególnej, a dla składników nieprzysługujących za konkretny okres oraz przychodów z umów cywilnoprawnych włączonych do pracowniczej podstawy składek stosuje się szczególne zasady wskazane przez ZUS. Obowiązek powstaje w dniu rozpoczęcia takiej pracy i ustaje w dniu jej zakończenia.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Koszty pracy w Polsce – co warto wiedzieć?

Koszty zatrudnienia nie kończą się na wynagrodzeniu i przelewach do ZUS. Pracodawca musi zaplanować również przygotowanie stanowiska pracy, zakup sprzętu, obsługę kadrowo-płacową, szkolenia BHP, ewidencję czasu pracy oraz obowiązkowe badania lekarskie. Koszt odzieży i obuwia roboczego należy uwzględnić, gdy własna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo gdy wymagają tego względy technologiczne, sanitarne bądź zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Zatrudnienie pracowników na różnych stanowiskach generuje odmienne koszty, zależne od organizacji pracy i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszty wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników ponosi pracodawca. Szkolenia BHP również odbywają się w czasie pracy i na koszt firmy. Płatny urlop należy uwzględniać w analizie kosztu pracy, ale przy stałym miesięcznym wynagrodzeniu nie należy doliczać wynagrodzenia urlopowego drugi raz ponad wynagrodzenie należne za dany miesiąc; dodatkowym kosztem może być natomiast np. zastępstwo.

Znaczenie ma też organizacja czasu pracy. Rzetelna ewidencja obecności, urlopów i nadgodzin zmniejsza ryzyko błędnego naliczania wypłat. Pomocne może być w tym inEwi, które wspiera planowanie grafików, rejestrowanie czasu pracy i obsługę wniosków urlopowych. Takie narzędzie nie zmienia ustawowych obciążeń, ale ułatwia kontrolowanie kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników.

Zatrudnienie pracownika a koszty uzyskania przychodów

Wynagrodzenia oraz finansowane przez pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu na zasadach określonych w przepisach podatkowych. Termin ujęcia wydatku zależy między innymi od terminowej wypłaty wynagrodzenia i opłacenia należności. Uznanie wydatku za koszt uzyskania przychodu nie oznacza jednak zwrotu całej kwoty – wydatek obniża podstawę opodatkowania firmy.

Kosztów zatrudnienia nie należy łączyć z prywatnymi składkami przedsiębiorcy ani podatkami wynikającymi z samego prowadzenia działalności. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika pokazuje obciążenia związane z konkretną osobą. Wydatki na lokal, pojazdy, księgowość czy finansowanie działalności należą natomiast do szerszego rachunku kosztów przedsiębiorstwa.

Koszty firmy zależne od rodzaju umowy

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wiąże się z innym zakresem obowiązków niż współpraca cywilnoprawna. Jeżeli dla zleceniobiorcy zawarto już umowę o prowadzenie PPK, późniejsza zmiana podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obowiązkowego na dobrowolne nie powoduje sama w sobie ustania obowiązku naliczania wpłat do PPK od jego wynagrodzenia. W przypadku umowy o dzieło decydujące są charakter rezultatu i relacja wykonawcy z własnym pracodawcą. Koszt firmy trzeba więc ustalać osobno dla każdego rodzaju umowy.

Sama nazwa dokumentu nie przesądza o jego prawidłowej kwalifikacji. Rodzaj umowy należy dopasować do rzeczywistych warunków wykonywania pracy. Jeżeli praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy, zatrudnienie jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy, a zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu tych warunków jest niedopuszczalne. Forma zatrudnienia powinna odpowiadać faktycznemu sposobowi organizacji pracy.

Wydatki pracodawcy na pracownika zatrudnionego na umowę

Łączny koszt pracodawcy obejmuje wydatki płacowe i pozapłacowe. Do pierwszej grupy należą wynagrodzenie brutto pracownika, składki ZUS finansowane przez firmę, wpłaty na fundusze oraz ewentualna wpłata do pracowniczych planów kapitałowych. W przypadku pracowników spełniających warunki określone w ustawie o emeryturach pomostowych trzeba doliczyć również składkę na FEP. Druga grupa obejmuje między innymi przygotowanie stanowiska pracy, rekrutację, badania, szkolenia, sprzęt, oprogramowanie i administrację kadrową. Planując zatrudnienie pracownika, należy uwzględnić oba rodzaje wydatków.

Nie każdy koszt pojawia się w każdym miesiącu. Zakup komputera czy badania lekarskie mogą być wydatkami jednorazowymi, podczas gdy wynagrodzenie i składki społeczne są rozliczane cyklicznie. Dlatego warto odróżnić miesięczny koszt listy płac od pełnego kosztu stanowiska w skali roku.

Podstawą jest przychód ze stosunku pracy

Podstawą wymiaru składek jest przychód pracownika ze stosunku pracy, który zgodnie z przepisami podlega oskładkowaniu, a nie wyłącznie kwota wynagrodzenia zasadniczego wskazana w umowie. Przychód obejmuje świadczenia pieniężne wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika, a także wartość otrzymanych świadczeń w naturze, innych świadczeń nieodpłatnych i częściowo odpłatnych, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń.

W przypadku świadczeń pieniężnych miesięczna podstawa wymiaru obejmuje przychody wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w danym miesiącu, niezależnie od okresu, za który są należne. Niewypłacone wynagrodzenie nie wchodzi jeszcze do podstawy składek. Spóźniona premia lub wyrównanie zostaną natomiast uwzględnione w miesiącu wypłaty albo postawienia środków do dyspozycji pracownika.

Wartość świadczeń niepieniężnych uwzględnia się po ich otrzymaniu przez pracownika, zgodnie z zasadami ustalania wartości takich świadczeń. Przed obliczeniem składek ZUS i innych obciążeń po stronie firmy trzeba więc ustalić rodzaj świadczenia, moment uzyskania przychodu oraz to, czy dane świadczenie podlega ustawowemu wyłączeniu z podstawy.

Minimalne wynagrodzenie wyznacza dolną granicę łącznego miesięcznego wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Oblicza się je z uwzględnieniem składników zaliczanych przez ustawę. Od 1 stycznia 2026 roku wynagrodzenie minimalne wynosi 4 806 zł brutto. Nie oznacza to, że samo wynagrodzenie zasadnicze wpisane w umowie zawsze musi odpowiadać tej kwocie. Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia należy ustalać z uwzględnieniem art. 7 ustawy, a gdy pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar czasu pracy, wyrównanie oblicza się za każdą godzinę pracy, a nie automatycznie do pełnej kwoty 4 806 zł. Przy niepełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy minimalne wynagrodzenie ustala się proporcjonalnie do liczby godzin pracy przypadającej pracownikowi do przepracowania w danym miesiącu, zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Co składa się na wynagrodzenie?

Miesięczne wynagrodzenie może obejmować składniki stałe i zmienne. Pensję zasadniczą mogą uzupełniać dodatki, premia regulaminowa, prowizja lub inne świadczenia przewidziane w przepisach wewnętrznych.

Przy obliczaniu minimalnego wynagrodzenia nie uwzględnia się między innymi:

nagrody jubileuszowej,
odprawy emerytalnej lub rentowej,
wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
dodatku za pracę w porze nocnej,
dodatku za staż pracy,
dodatku za szczególne warunki pracy.

Zakres składników zaliczanych do minimalnego wynagrodzenia nie jest tożsamy z podstawą wymiaru składek. Każdą z tych kwestii trzeba więc oceniać na podstawie właściwych przepisów. Przy umowie o pracę wynagrodzenie pracownika musi być ustalone i wypłacane zgodnie z prawem pracy.

Od kwoty brutto potrąca się część składek finansowaną przez pracownika oraz zaliczkę podatkową. Ubezpieczenie zdrowotne pracownika wynosi 9% podstawy ustalonej po odjęciu składek społecznych finansowanych z jego środków. Składka zdrowotna nie jest dodatkowym narzutem ponad wynagrodzenie brutto po stronie pracodawcy, choć to pracodawca jako płatnik ją oblicza i odprowadza. Przy umowie o pracę obowiązek odprowadzania składek wynika z ustawy, a nie z decyzji stron.

Jakie są koszty pracodawcy związane z zatrudnianiem pracowników?

Wartość 20,48% można przyjąć tylko wtedy, gdy oprócz pozostałych założeń spełnione są ustawowe warunki obowiązku opłacania FP/FS, w szczególności wymagany poziom podstawy w przeliczeniu na miesiąc.

Potocznie mówi się często, że całkowity koszt składek ZUS wynosi 20–22% kwoty brutto. Precyzyjniej jest jednak mówić o narzutach płacowych po stronie pracodawcy, ponieważ wartość 20,48% obejmuje również wpłaty na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Po osiągnięciu w 2026 roku rocznego limitu 282 600 zł od nadwyżki nie nalicza się składek emerytalnych i rentowych, dlatego procentowy narzut po stronie firmy maleje. To rozróżnienie ułatwia porównanie kosztów pracodawcy przy umowie o pracę i umowach cywilnoprawnych.

Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę obejmują składkę emerytalną w wysokości 9,76%, składkę rentową wynoszącą 6,5% oraz ubezpieczenie wypadkowe. Składki emerytalna i rentowa mają stałe stopy i są doliczane do kwoty brutto po stronie firmy.

Stopa składki wypadkowej jest zróżnicowana. Wartość 1,67% stosuje się w typowym przykładzie kalkulatorowym, między innymi dla płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż dziewięć osób. U innych płatników wysokość składki może zależeć od liczby ubezpieczonych, danych ZUS IWA oraz rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy są opłacane łącznie według stopy 2,45%, natomiast składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wynosi 0,1%. FGŚP służy ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy. W przypadku osób objętych ustawowymi zwolnieniami nie wszystkie wpłaty na fundusze muszą wystąpić. Rzeczywisty koszt należy więc ustalić indywidualnie.

Poza zasadą dotyczącą pracownika urodzonego po 31 grudnia 1948 r. wykonującego pracę szczególną należy uwzględnić również odrębny obowiązek dotyczący pracownika górniczego określony w art. 35 ust. 3 ustawy. Wynosi ona 1,5% podstawy wymiaru. Składki tej nie uwzględniono w standardowym narzucie 20,48%, dlatego koszt zatrudnienia pracownika objętego FEP jest odpowiednio wyższy. Do podstawy składki na FEP stosuje się roczne ograniczenie obowiązujące dla składek emerytalnej i rentowych.

Koszty pracodawcy przy umowie o pracę – jaką część wynagrodzenia stanowią?

Koszt zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę oblicza się, dodając do należnego wynagrodzenia składki i wpłaty na fundusze finansowane przez firmę, naliczone od właściwych podstaw wymiaru.

Poniższa kalkulacja zakłada, że całe wynagrodzenie w wysokości 4 806 zł stanowi podstawę składek. Kwoty 5 790,28 zł bez PPK i 5 862,37 zł z podstawową wpłatą pracodawcy do PPK są prawidłowe pod warunkiem, że płatnik jest pracodawcą zobowiązanym do opłacania składek na FGŚP i nie korzysta z ustawowego zwolnienia z tych składek. Przy nowo zatrudnionej osobie wpłatę do PPK należy uwzględnić dopiero od wynagrodzenia wypłaconego po powstaniu stosunku prawnego wynikającego z umowy o prowadzenie PPK.

Składnik po stronie pracodawcy	Stawka	Kwota od 4 806 zł brutto
Ubezpieczenie emerytalne	9,76%	469,07 zł
Ubezpieczenie rentowe	6,50%	312,39 zł
Ubezpieczenie wypadkowe	1,67%	80,26 zł
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy	2,45%	117,75 zł
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)	0,10%	4,81 zł
Suma narzutów	20,48%	984,28 zł
Całkowity koszt bez PPK	120,48%	5 790,28 zł
Podstawowa wpłata pracodawcy do PPK	1,50%	72,09 zł
Całkowity koszt z PPK	121,98%	5 862,37 zł

Jeżeli pracownik spełnia warunki objęcia składką na FEP, do kalkulacji trzeba doliczyć 1,5% właściwej podstawy wymiaru. Przy podstawie wynoszącej 4 806 zł składka na FEP to 72,09 zł. Podnosi ona całkowity koszt do 5 862,37 zł bez PPK albo 5 934,46 zł z podstawową wpłatą pracodawcy do PPK.

Podstawową wpłatę pracodawcy do PPK w wysokości 1,5% oblicza się od wynagrodzenia w rozumieniu ustawy o PPK, czyli od podstawy składek emerytalnych i rentowych bez stosowania rocznego ograniczenia trzydziestokrotności, z zastrzeżeniem pozostałych zasad i limitów PPK. Podmiot zatrudniający nie finansuje jednak wpłaty podstawowej ani dodatkowej w okresach wskazanych w art. 25 ust. 4 ustawy o PPK. Dotyczy to:

przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy w rozumieniu właściwych przepisów,
wystąpienia ustawowych przesłanek niewypłacalności pracodawcy,
określonego w ustawie okresu czasowego zaprzestania albo ograniczenia działalności wskutek powodzi i braku środków na wynagrodzenia.

W tych okresach uczestnik może zadeklarować finansowanie własnych wpłat, ale nie przywraca to obowiązku finansowania wpłat przez pracodawcę.

Wpłaty do PPK podlegają również limitowi określonemu w art. 25a ustawy o PPK. Maksymalna wartość wpłat i dopłat, które można przekazać w danym roku kalendarzowym na wszystkie rachunki PPK uczestnika, odpowiada równowartości w złotych 50 000 dolarów amerykańskich. Kwotę przelicza się według średniego kursu dolara ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok kalendarzowy.

Po przekroczeniu limitu dalsze wpłaty i dopłaty nie są dokonywane. Jeżeli środki trafią na rachunki po jego przekroczeniu, podlegają zwrotowi zgodnie z procedurą ustawową.

Pracownik może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK, składając pracodawcy odpowiednią deklarację. Od miesiąca jej złożenia pracodawca nie dokonuje kolejnych wpłat za uczestnika, a wpłaty pobrane, lecz jeszcze nieprzekazane instytucji finansowej, zwraca. Wpłata przekazana przed złożeniem deklaracji nie jest z tego powodu automatycznie zwracana. Koszt w miesiącu złożenia deklaracji nie zawsze więc od razu odpowiada wariantowi bez PPK.

Pracodawca może także zadeklarować wpłatę dodatkową. W konkretnej firmie całkowity koszt może być zatem wyższy niż 121,98% wynagrodzenia brutto. Przy porównywaniu umów o pracę trzeba indywidualnie sprawdzić udział pracownika w PPK, roczny limit wpłat i dopłat oraz obowiązek finansowania wpłat w danym okresie.

Przykład 1. Budżet na nowy etat

Mała firma usługowa zatrudnia w styczniu 2026 roku asystenta na pełny etat z pensją 4 806 zł brutto. Przy stawce wypadkowej 1,67%, braku PPK i FEP oraz braku zwolnień z FP/FS i FGŚP koszt listy płac od wynagrodzenia 4 806 zł wynosi 5 790,28 zł. Osobno uwzględnia zakup komputera, badania i szkolenie BHP. Dzięki temu koszt stanowiska nie jest mylony z samym kosztem wynagrodzenia.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Minimalne wynagrodzenie

Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 806 zł brutto przez cały rok. Nie obowiązują dwie różne stawki dla pierwszego i drugiego półrocza. Kwota dotyczy osoby zatrudnionej na pełny etat na podstawie umowy o pracę. Przy niepełnym etacie ustala się ją proporcjonalnie.

Wynagrodzenie po odliczeniu składek i podatku zależy od indywidualnych parametrów podatkowych i ubezpieczeniowych, dlatego nie powinno być przedstawiane jako jedna niezmienna wartość. Znaczenie mają między innymi pracownicze koszty uzyskania przychodów, stosowanie kwoty zmniejszającej podatek oraz ewentualne zwolnienia podatkowe.

Kwota faktycznie wypłacona pracownikowi może być dodatkowo pomniejszona o finansowaną przez niego wpłatę do PPK oraz inne dopuszczalne potrącenia. Dla pracodawcy punktem wyjścia pozostają należne składniki wynagrodzenia i składki ZUS finansowane po jego stronie.

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku – co się zmienia?

Przy wynagrodzeniu 4 806 zł, stopie wypadkowej 1,67%, braku zwolnień z FP/FS i FGŚP, braku PPK i FEP oraz przed przekroczeniem limitu trzydziestokrotności koszt wynosi 5 790,28 zł. Obliczenie zakłada:

wynagrodzenie brutto w wysokości 4 806 zł,
ubezpieczenie emerytalne – 469,07 zł,
ubezpieczenie rentowe – 312,39 zł,
ubezpieczenie wypadkowe – 80,26 zł,
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 117,75 zł,
FGŚP – 4,81 zł,
brak zwolnień z wpłat na fundusze,
nieprzekroczenie rocznego limitu podstawy składek emerytalnych i rentowych.

Przy umowie o pracę do wynagrodzenia dolicza się finansowane przez pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne oraz — jeżeli istnieje obowiązek ich opłacania — odrębne składki na FP, FS i FGŚP.

Po doliczeniu podstawowej wpłaty pracodawcy do PPK w wysokości 72,09 zł całkowity koszt zatrudnienia rośnie do 5 862,37 zł. Dotyczy to sytuacji, w której uczestnik nie zrezygnował z dokonywania wpłat, nie został osiągnięty roczny limit wpłat i dopłat na wszystkie jego rachunki PPK oraz nie zachodzi inne ustawowe wyłączenie.

W opisanym wariancie całkowity koszt odpowiada 120,48% albo 121,98% wynagrodzenia brutto. Stwierdzenie, że koszty pracodawcy wynoszą 20–22% kwoty brutto, odnosi się do dodatkowego narzutu ponad pensję przed przekroczeniem rocznego limitu składek, a nie do pełnego kosztu zatrudnienia. Pełny koszt wynosi wtedy zwykle około 120–122% wynagrodzenia brutto.

W przypadku pracownika objętego obowiązkiem opłacania składki na FEP koszt jest wyższy o 1,5% podstawy wymiaru tej składki. Przy podstawie 4 806 zł oznacza to dodatkowe 72,09 zł, finansowane w całości przez płatnika. Składki na FEP nie nalicza się od części podstawy przekraczającej roczne ograniczenie obowiązujące dla składek emerytalnej i rentowych.

Przykład 2. PPK zmienia miesięczny koszt

Pracownik magazynu otrzymuje 4 806 zł brutto i uczestniczy w PPK. Firma nie znajduje się w okresie objętym ustawowym wyłączeniem finansowania wpłat, roczny limit wpłat i dopłat na rachunki PPK pracownika nie został osiągnięty, a zatrudniony nie wykonuje pracy objętej składką na FEP.

Firma ponosi koszt 5 862,37 zł, w tym 72,09 zł podstawowej wpłaty do PPK. W kolejnym miesiącu pracownik składa deklarację rezygnacji. Pracodawca nie przekazuje już kolejnych wpłat za uczestnika i zwraca mu kwoty pobrane, lecz jeszcze nieprzekazane instytucji finansowej.

Koszt miesiąca złożenia deklaracji zależy od momentu przekazania wpłaty. W kolejnym pełnym okresie rozliczeniowym, przy niezmienionych pozostałych założeniach, koszt listy płac bez PPK wynosi 5 790,28 zł.

Umowa zlecenia – jaki jest całkowity koszt zleceniodawcy?

Przy umowie zlecenia koszt zależy od sytuacji zleceniobiorcy, liczby godzin wykonywania zlecenia i zasad podlegania ubezpieczeniom. W 2026 roku wynagrodzenie za każdą godzinę wykonywania zlecenia lub świadczenia usług objętych ustawą nie może być niższe niż 31,40 zł brutto. Minimalny koszt wynagrodzenia zleceniodawcy zależy więc od liczby godzin pomnożonej przez tę stawkę, zanim zostaną doliczone obciążenia finansowane po jego stronie.

Obowiązek stosowania minimalnej stawki godzinowej nie dotyczy umów wyłączonych na podstawie art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Są to między innymi umowy, w których zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie wykonywania zlecenia oraz otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, a także określone w ustawie usługi opiekuńcze świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba.

Przed podpisaniem umowy zlecenia firma powinna ustalić wszystkie tytuły zleceniobiorcy do ubezpieczeń. Jeżeli zlecenie jest jego jedynym tytułem, obowiązkowe są ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne, a ubezpieczenie chorobowe ma charakter dobrowolny. Przy zleceniu wpłaty do PPK mogą być należne także wtedy, gdy uczestnik PPK po zawarciu umowy o prowadzenie PPK przestanie spełniać definicję „osoby zatrudnionej” wskutek zmiany podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z obowiązkowego na dobrowolne. Zleceniobiorca powinien przekazać dane potrzebne do prawidłowego zgłoszenia.

Inaczej wygląda współpraca z uczniem lub studentem, który nie ukończył 26 lat. Umowa zlecenia zawarta z taką osobą zasadniczo nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Koszt zleceniodawcy może być więc równy kwocie brutto. Z tego powodu koszty współpracy ze studentem do 26. roku życia są niższe.

Wyjątek dotyczy między innymi zlecenia zawartego z własnym pracodawcą albo wykonywanego na jego rzecz. W takiej sytuacji przychód jest dla celów ubezpieczeń traktowany jak pracowniczy, a składki ZUS trzeba rozliczyć.

Ubezpieczenia społeczne ze zlecenia nie są obowiązkowe również wtedy, gdy pracownik nie ma zagwarantowanego w umowie co najmniej minimalnego wynagrodzenia, ale podstawa wymiaru składek ze stosunku pracy w przeliczeniu na miesiąc osiąga co najmniej kwotę minimalnego wynagrodzenia. Przed zawarciem umowy trzeba jednak przeanalizować wszystkie tytuły do ubezpieczeń. Przy zbiegu umowy o pracę ze zleceniem należy sprawdzić zarówno wysokość wynagrodzenia zagwarantowanego w stosunku pracy, jak i – w przypadkach wymagających takiej oceny – podstawę wymiaru składek ze stosunku pracy w przeliczeniu na miesiąc.

Umowa o dzieło – jaki jest całkowity koszt zamawiającego?

Umowa o dzieło nie jest umową o pracę, a jej wykonawca nie ma statusu pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy. Przy umowie o dzieło brak składek jest zasadą, ale sposób rozliczenia kosztu wymaga odrębnej oceny, gdy wykonawca pozostaje w stosunku pracy i zawarł dzieło z własnym pracodawcą albo wykonuje je na jego rzecz. Samoistna umowa o dzieło co do zasady nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego, z wyjątkiem m.in. dzieła zawartego z własnym pracodawcą albo wykonywanego na jego rzecz.

Wyjątek występuje, gdy wykonawca zawiera umowę o dzieło z własnym pracodawcą albo wykonuje dzieło na jego rzecz. Jeżeli umowa o dzieło jest zawarta z własnym pracodawcą albo wykonywana na jego rzecz, jej przychód zwiększa podstawę składek pracowniczych oraz – u uczestnika PPK – co do zasady podstawę naliczenia wpłat do PPK. Nie każdą umowę o dzieło trzeba też zgłaszać na formularzu RUD. Obowiązek ten ma ustawowe wyłączenia, między innymi dla umów zawartych z własnym pracownikiem.

50% koszty uzyskania przychodów nie przysługują automatycznie z racji zawarcia umowy o dzieło, a możliwość ich zastosowania zależy od tego, czy przychód mieści się w jednym z tytułów określonych w art. 22 ust. 9 ustawy PIT i spełnia dotyczące go warunki ustawowe. Koszt podatkowy wykonawcy nie zmniejsza kwoty brutto ponoszonej przez zamawiającego.

Jak wyliczyć całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku?

Aby obliczyć koszt pracodawcy, należy najpierw ustalić:

rodzaj umowy,
świadczenia pieniężne wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w danym miesiącu,
wartość otrzymanych świadczeń w naturze, nieodpłatnych i częściowo odpłatnych,
przychód stanowiący podstawę wymiaru poszczególnych składek,
tytuły do ubezpieczeń,
właściwą stopę składki wypadkowej,
ustawowe wyłączenia określonych przychodów z podstawy wymiaru.

Każde obciążenie po stronie pracodawcy należy obliczyć od właściwej dla niego podstawy, z uwzględnieniem tego, że limit trzydziestokrotności obejmuje składki emerytalne i rentowe oraz FEP, lecz nie obejmuje składki wypadkowej, FP/FS, FGŚP ani podstawy wpłat do PPK.

Wpłatę do PPK uwzględnia się, jeśli uczestnik nie zrezygnował z jej dokonywania, nie został osiągnięty roczny limit wpłat i dopłat na wszystkie jego rachunki PPK oraz nie zachodzi inne ustawowe wyłączenie finansowania wpłat.

Przy umowie zlecenia trzeba również uwzględnić liczbę godzin wykonania zlecenia i obowiązującą minimalną stawkę godzinową, o ile do umowy nie ma zastosowania ustawowe wyłączenie. W przypadku umowy o pracę warto osobno policzyć wydatki na sprzęt, badania, szkolenia i organizację stanowiska.

Kalkulator płac może usprawnić obliczenia, ale jego wynik będzie prawidłowy tylko wtedy, gdy dane wejściowe odpowiadają rzeczywistej sytuacji. Inaczej oblicza się koszt umowy o pracę, a inaczej umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Szczególnej uwagi wymagają:

zbiegi tytułów do ubezpieczeń,
moment uzyskania przychodu z poszczególnych świadczeń,
świadczenia niepieniężne,
ustawowe wyłączenia przychodów z podstawy wymiaru,
zwolnienia z wpłat na fundusze,
dobrowolne ubezpieczenie chorobowe zleceniobiorcy,
zmienna stopa wypadkowa,
przekroczenie rocznego limitu podstawy składek emerytalnych i rentowych,
roczny limit wpłat i dopłat na wszystkie rachunki PPK uczestnika,
obowiązek opłacania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Jeżeli pracownik urodzony po 31 grudnia 1948 roku wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, pracodawca finansuje składkę na FEP w wysokości 1,5% podstawy wymiaru. Do tej podstawy stosuje się roczne ograniczenie obowiązujące dla składek emerytalnej i rentowych.

Czy to duże obciążenia dla pracodawcy?

Standardowe narzuty wynoszące 20,48% kwoty brutto przed przekroczeniem rocznego limitu składek są istotną, ale niepełną częścią kosztów pracy. Wartość ta nie obejmuje składki na FEP, która może podnieść narzut o 1,5% właściwej podstawy wymiaru.

Zatrudnienie pracownika wiąże się również z kosztami płatnych okresów niewykonywania pracy, organizacji zastępstw, narzędzi, przestrzeni, obsługi dokumentacji i działań BHP. Przy umowie o pracę rzeczywiste koszty pracodawcy mogą być więc wyraźnie wyższe niż 5 790,28 zł lub 5 862,37 zł. Jednocześnie po przekroczeniu limitu składek emerytalnych i rentowych sam narzut składkowy maleje.

Z perspektywy zarządzania najważniejsze jest rozróżnienie trzech wartości: wynagrodzenia po odliczeniu składek i podatku, faktycznej wypłaty na konto oraz pełnego kosztu po stronie firmy. Pozwala to trafniej planować ceny, marże, zatrudnienie i płynność finansową, a także jasno wyjaśnić pracownikowi, dlaczego otrzymany przelew różni się zarówno od wynagrodzenia brutto, jak i od całkowitego wydatku pracodawcy.

Podsumowanie

Przy podstawie 4 806 zł, stopie wypadkowej 1,67%, braku zwolnień z FP/FS i FGŚP oraz braku PPK i FEP standardowa kalkulacja daje koszt 5 790,28 zł.

Jeżeli pracownik uczestniczy w PPK, nie zrezygnował z wpłat, nie został osiągnięty roczny limit wpłat i dopłat na wszystkie jego rachunki PPK ani nie zachodzi inne ustawowe wyłączenie, podstawowa wpłata pracodawcy w wysokości 1,5% podnosi koszt do 5 862,37 zł. Po przekroczeniu rocznego limitu odpowiadającego równowartości w złotych 50 000 dolarów amerykańskich dalsze wpłaty i dopłaty na rachunki PPK uczestnika nie są dokonywane.

Typowy narzut 20,48% obejmuje część emerytalną, rentową i wypadkową finansowaną przez firmę oraz wpłaty na FP/FS i FGŚP przed przekroczeniem rocznego limitu podstawy składek emerytalnych i rentowych.

Jeżeli pracownik urodzony po 31 grudnia 1948 roku wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, płatnik finansuje dodatkowo składkę na FEP w wysokości 1,5% podstawy jej wymiaru. Do podstawy tej składki stosuje się roczne ograniczenie właściwe dla składek emerytalnej i rentowych.

Podstawą wymiaru składek jest przychód ze stosunku pracy. Obejmuje on świadczenia pieniężne wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze, nieodpłatnych i częściowo odpłatnych, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń. Indywidualny wynik mogą zmienić między innymi stopa składki wypadkowej i zwolnienie z określonych wpłat.

Przy umowie zlecenia koszt zleceniodawcy zależy również od liczby godzin i minimalnej stawki godzinowej, która w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto, chyba że zastosowanie ma jeden z ustawowych wyjątków. Współpraca ze studentem do 26. roku życia może być tańsza, jeśli spełnione są warunki wyłączenia ze składek ZUS.

Źródła

Zobacz również:

Ile zarabia księgowa - całkowity koszt zatrudnienia w dużej firmie

Zrozumienie struktury wynagrodzeń jest istotne dla każdego pracodawcy, szczególnie w przypadku stanowisk, takich jak księgowy lub księgowa w dużej firmie.