Wypowiedzenie umowy o pracę w pigułce

Przyjęcie wypowiedzenia umowy o pracę to jeden z najczęstszych sposobów zakończenia stosunku pracy. Niezależnie od tego, która ze stron składa oświadczenie, należy dochować wymogów formalnych i terminu wypowiedzenia oraz szanować prawa pracownika. Poniższy przewodnik wyjaśnia, jak przygotować wypowiedzenie, jakie obowiązują okresy wypowiedzenia i kiedy można rozwiązać umowę natychmiastowo.

Najważniejsze informacje

1. Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronnym oświadczeniem woli, które może złożyć zarówno pracownik, jak i pracodawca. Powinno mieć formę pisemną.

2. Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy u danego pracodawcy.

3. Pracodawca może rozwiązać umowę natychmiastowo np. w razie ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracownika, popełnienia przestępstwa lub zawinionej utraty uprawnień.

4. Pracownik może zerwać umowę bez wypowiedzenia, gdy praca szkodzi jego zdrowiu lub gdy pracodawca poważnie narusza podstawowe obowiązki (np. nie wypłaca wynagrodzenia).

5. Pracownik objęty wypowiedzeniem złożonym przez pracodawcę ma prawo do płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy.

Podstawy prawne i definicje

Kodeks pracy rozróżnia cztery sposoby rozwiązania stosunku pracy:

• na mocy porozumienia stron,

• poprzez wypowiedzenie jednej ze stron,

• bez wypowiedzenia

• po upływie czasu, na jaki zawarto umowę.

Wypowiedzenie jest skuteczne z chwilą doręczenia go drugiej stronie. Wymogiem ustawowym jest forma pisemna, a po stronie pracodawcy także wskazanie konkretnej przyczyny oraz pouczenie o prawie odwołania.

Porozumienie stron

Najbardziej elastycznym sposobem rozstania jest porozumienie stron. Obie strony ustalają termin zakończenia współpracy oraz ewentualne warunki dodatkowe (odprawa, sposób rozliczenia niewykorzystanego urlopu). Porozumienie może być zawarte ustnie, jednak ze względu na dowodowy charakter warto przygotować pisemny dokument. Rozwiązanie umowy w tym trybie nie wymaga zachowania okresu wypowiedzenia. Można je zastosować także wtedy, gdy standardowy okres wypowiedzenia byłby dłuższy niż potrzeby stron.

Jak liczyć okres wypowiedzenia umowy o pracę?

Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy oraz od łącznego stażu pracy u danego pracodawcy.

W przypadku umowy na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi:

• 3 dni robocze, jeśli okres próbny jest krótszy lub równy 2 tygodniom,

• 1 tydzień, gdy okres próbny trwa powyżej 2 tygodni do 3 miesięcy,

• 2 tygodnie, jeśli okres próbny wynosi pełne 3 miesiące.

Z kolei przy umowie na czas określony lub nieokreślony okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie - gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

• 1 miesiąc - jeśli staż pracy wynosi co najmniej 6 miesięcy, ale mniej niż 3 lata,

• 3 miesiące - gdy zatrudnienie trwało co najmniej 3 lata.

Liczenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Okres wypowiedzenia w tygodniach rozpoczyna się w najbliższą niedzielę po doręczeniu wypowiedzenia i kończy się w sobotę po upływie odpowiedniej liczby tygodni. Okres wypowiedzenia w miesiącach zaczyna się pierwszego dnia miesiąca następującego po tym, w którym doręczono oświadczenie, i kończy z ostatnim dniem kolejnego miesiąca. Okres wypowiedzenia wlicza się do stażu pracy, co oznacza, że gdy pracownik w jego trakcie przekroczy próg 6 miesięcy lub 3 lat zatrudnienia, obowiązuje go dłuższy termin.

Przykład:

Pracownik zatrudniony na umowę na czas nieokreślony od 1 stycznia 2024 r. złożył wypowiedzenie 15 września 2025 r. Łączny staż pracy w dniu złożenia oświadczenia wynosi 1 rok i 8 miesięcy, więc obowiązuje jednomiesięczny okres wypowiedzenia. Bieg okresu rozpoczyna się 1 października, a umowa rozwiąże się 31 października 2025 r. Gdyby w trakcie wypowiedzenia minęły trzy lata zatrudnienia, okres wydłużyłby się do trzech miesięcy.

Wydłużenie i skrócenie okres wypowiedzenia umowy

Kodeks pracy nie przewiduje ogólnej możliwości dowolnego wydłużania okresów wypowiedzenia umowy o pracę, ale dopuszcza to w określonych przypadkach. Wydłużenie może nastąpić na podstawie art. 36 §5 Kodeksu pracy - gdy strony w umowie uzgodnią dłuższy okres wypowiedzenia niż ustawowy, pod warunkiem że nie narusza to zasady równego traktowania pracowników. Takie rozwiązanie stosuje się zwłaszcza na stanowiskach wymagających szczególnej odpowiedzialności lub w odniesieniu do wybranych grup zawodowych.

Z kolei skrócenie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia do jednego miesiąca jest dopuszczalne jednostronnie, gdy przyczyną wypowiedzenia są upadłość, likwidacja lub inne przyczyny niedotyczące pracowników. W takiej sytuacji pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Strony mogą również wspólnie skrócić okres wypowiedzenia - wówczas stosunek pracy rozwiązuje się w uzgodnionym terminie, a pozostały czas nie jest już okresem zatrudnienia.

Pracownik ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, z zachowaniem siedmiodniowego uprzedzenia, w ciągu dwóch miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Oznacza to, że jeśli firma zostanie przejęta przez inny podmiot, pracownik nie musi godzić się na dalsze zatrudnienie u nowego pracodawcy – może odejść, informując o tym z tygodniowym wyprzedzeniem. Rozwiązanie takie wywołuje skutki jak wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę.

Jak złożyć wypowiedzenie?

Najczęściej wypowiedzenie składa się osobiście, wręczając dwa egzemplarze dokumentu i prosząc o potwierdzenie odbioru. Dopuszczalne jest również wysłanie go listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub skorzystanie z pełnomocnika. Coraz popularniejsza staje się forma elektroniczna - wypowiedzenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne z papierową formą. W każdej z nich należy jednak zadbać, aby oświadczenie dotarło do adresata. Odmowa przyjęcia dokumentu nie uniemożliwia jego skuteczności, ale utrudnia udowodnienie daty doręczenia.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia

Kodeks pracy dopuszcza rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia wyłącznie w ściśle określonych przypadkach – zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i pracownika. Poniżej zwięźle wyjaśniam przesłanki, terminy i wymogi formalne dla każdego z tych trybów.

Ze strony pracodawcy w trybie dyscyplinarnym

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym tylko w szczególnych okolicznościach określonych w art. 52 Kodeksu pracy. Należą do nich ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (np. kradzież, uporczywa odmowa wykonywania poleceń), popełnienie przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnianie oraz zawiniona utrata uprawnień koniecznych do wykonywania pracy. Oświadczenie o rozwiązaniu powinno zawierać konkretną przyczynę i zostać złożone w terminie miesiąca od uzyskania informacji o zdarzeniu. Przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu umowy pracodawca ma obowiązek zasięgnąć opinii zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika - niezależnie od tego, czy jest jej członkiem, o ile organizacja podjęła się jego reprezentowania.

Z przyczyn niezawinionych przez pracownika

Kodeks pracy (art. 53) przewiduje również możliwość rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w sytuacjach, gdy pracownik długotrwale nie może świadczyć pracy z przyczyn od niego niezależnych. Pracodawca może skorzystać z tego trybu, gdy:

• pracownik jest niezdolny do pracy wskutek choroby przez okres dłuższy niż 3 miesiące, jeśli był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

• pracownik jest niezdolny do pracy przez łączny okres pobierania wynagrodzenia, zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące, jeżeli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy albo niezdolność do pracy powstała w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej,

• pracownik jest nieobecny z innych usprawiedliwionych przyczyn (np. opieka nad dzieckiem) przez okres przekraczający 1 miesiąc.

Taki tryb rozwiązania nie ma charakteru dyscyplinarnego i nie pozbawia pracownika prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Nie można go jednak zastosować, jeśli przed złożeniem oświadczenia pracownik stawił się do pracy i zgłosił gotowość jej wykonywania. Pracownik, którego umowę rozwiązano w tym trybie, może w ciągu 6 miesięcy od ustania przyczyny nieobecności wystąpić o ponowne zatrudnienie, o ile pracodawca nadal zatrudnia pracowników w tym samym zawodzie.

Ze strony pracownika

Pracownik może zerwać umowę bez okresu wypowiedzenia w dwóch przypadkach: gdy lekarz stwierdzi szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie i pracodawca nie przeniesie go w wskazanym terminie na inne, odpowiednie stanowisko, albo gdy pracodawca dopuszcza się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków, np. uporczywie nie wypłaca wynagrodzenia. W tym drugim przypadku pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Oświadczenie pracownika musi być złożone na piśmie i zawierać uzasadnienie.

Treść i forma wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę musi być złożone na piśmie (art. 30 §3 Kodeksu pracy). Po stronie pracodawcy obowiązkowo powinno zawierać konkretną przyczynę wypowiedzenia (art. 30 §4) oraz pouczenie o prawie pracownika do odwołania do sądu pracy (art. 30 §5). Aby uniknąć sporów, wypowiedzenie powinno zawierać pewne elementy. W dokumencie powinny znaleźć się:

• miejscowość i data,

• dane pracownika (imię, nazwisko, adres) oraz dane pracodawcy (nazwa firmy, adres),

• jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu umowy, wskazanie daty zawarcia umowy i długości okresu wypowiedzenia,

• podpis składającego oświadczenie i data.

Pracownik wypowiadający umowę nie ma obowiązku uzasadniać swojej decyzji, chyba że rozwiązuje ją bez wypowiedzenia. Dokument można sporządzić elektronicznie, pod warunkiem opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 2023 r. zrównuje obowiązek uzasadnienia wypowiedzeń umów na czas określony i nieokreślony. Przyczyna wypowiedzenia musi być rzeczywista, konkretna i indywidualna - ogólne stwierdzenia, np. „brak zaangażowania”, nie spełniają tego wymogu. Zbyt ogólne lub nieprawdziwe uzasadnienie może skutkować przegraną w sądzie pracy.

Prawa i obowiązki w okresie wypowiedzenia

Wypowiedzenie umowy o pracę nie kończy od razu stosunku pracy. W okresie wypowiedzenia strony zachowują swoje prawa i obowiązki. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia, wykorzystania urlopu wypoczynkowego oraz - jeśli wypowiedzenia udzielił pracodawca - płatnych dni wolnych na poszukiwanie pracy: 2 dni przy okresach dwutygodniowych i jednomiesięcznych oraz 3 dni przy okresie trzymiesięcznym. Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, ale nie może już korzystać z dodatkowych dni wolnych.

Pracownik pozostaje zobowiązany do dbałości o mienie pracodawcy, przestrzegania przepisów BHP i zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Z kolei pracodawca wciąż musi wypłacać wynagrodzenie, umożliwić wykorzystanie urlopu, wydać świadectwo pracy i udzielić innych świadczeń.

Ochrona przed wypowiedzeniem i odwołanie do sądu pracy

Prawo pracy przewiduje szczególną ochronę przed wypowiedzeniem umowy o pracę w odniesieniu do wybranych grup. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy m.in. kobietom w ciąży, osobom przebywającym na urlopie macierzyńskim, ojcowskim lub rodzicielskim, pracownikom w wieku przedemerytalnym (na cztery lata przed nabyciem prawa do emerytury) oraz pracownikom przebywającym na urlopie wypoczynkowym lub długotrwałym zwolnieniu lekarskim. W przypadku wypowiedzenia umowy działaczom związkowym konieczna jest zgoda właściwego organu związkowego.

Każdy pracownik, który uzna, że wypowiedzenie narusza przepisy, może wnieść odwołanie do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia oświadczenia. Zarówno przy umowach na czas nieokreślony, jak i na czas określony sąd może orzec przywrócenie do pracy albo odszkodowanie, jeżeli uzna wypowiedzenie za niezgodne z przepisami lub nieuzasadnione. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje biegu wypowiedzenia - umowa rozwiązuje się w ustalonym terminie.

Przykłady praktyczne

Przykład 1 – wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika

Anna jest zatrudniona od 1 marca 2024 r. na czas nieokreślony. Chce zmienić pracę i 14 kwietnia 2026 r. składa wypowiedzenie. Jej staż u pracodawcy w momencie składania wypowiedzenia wynosi ponad dwa lata, dlatego obowiązuje jednomiesięczny okres wypowiedzenia. Bieg okresu rozpoczyna się 1 maja, a ostatnim dniem pracy jest 31 maja 2026 r. Anna nie musi uzasadniać swojej decyzji. W okresie wypowiedzenia może wykorzystywać urlop, a jeśli przyszły pracodawca wymaga szybszego rozpoczęcia pracy, może negocjować skrócenie okresu wypowiedzenia na mocy porozumienia stron.

Przykład 2 – wypowiedzenie przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracownika

Spółka „Alfa" likwiduje jeden z działów. 2 czerwca 2025 r. pracodawca wręcza wypowiedzenie pracownikowi zatrudnionemu od trzech lat. Standardowo przysługiwałby mu trzymiesięczny okres wypowiedzenia, ale ze względu na likwidację działu pracodawca - powołując się na art. 36^1 § 1 Kodeksu pracy – skraca okres do jednego miesiąca. Ostatnim dniem pracy staje się 31 lipca 2025 r., a pracownik otrzymuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałe dwa miesiące, liczone tak jak wynagrodzenie za urlop.

Podsumowanie

Wypowiedzenie umowy o pracę wymaga przestrzegania przepisów i starannego przygotowania dokumentów. Kluczowe jest ustalenie właściwego okresu wypowiedzenia, który zależy od rodzaju umowy i stażu u danego pracodawcy. Pamiętaj, że wypowiedzenie musi mieć formę pisemną, a pracodawca powinien wskazać konkretną przyczynę. Istnieją również tryby rozwiązania umowy bez wypowiedzenia - stosowane przy poważnych naruszeniach lub zagrożeniu zdrowia oraz bardziej elastyczne porozumienie stron. Prawidłowe obliczanie stażu minimalizują ryzyko błędów i ułatwiają przestrzeganie prawa. Pracownik ma prawo do odwołania się od wypowiedzenia i korzysta z ochrony w szczególnych sytuacjach. Świadome stosowanie przepisów pozwala uniknąć sporów i zakończyć współpracę w sposób zgodny z prawem.