Ustalanie podstawy zasiłku chorobowego - przykłady

Prawidłowe ustalenie podstawy zasiłku chorobowego to kluczowy obowiązek każdego pracodawcy, a także księgowych i specjalistów ds. kadr i płac. Nie tylko wpływa na wysokość świadczenia wypłacanego pracownikowi w trakcie jego niezdolności do pracy, ale także na zgodność z przepisami prawa pracy. W artykule wyjaśniamy na co zwrócić szczególną uwagę przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Najważniejsze kwestie związane z tematem

1. Pracownikom z tytułu choroby przysługuje wynagrodzenie chorobowe, a po upływie 33 lub 14 dni - zasiłek chorobowy wypłacany ze środków ZUS.

2. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego jest wyliczana dokładnie w ten sam sposób, co podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

3. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi w większości przypadków stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne.

4. Nie wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi są wliczane do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

5. Zasadniczo wynagrodzenie chorobowe, podobnie jak zasiłek chorobowy, wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Zasiłek chorobowy - czym jest?

Zasiłek chorobowy to świadczenie pieniężne wypłacane w Polsce osobom ubezpieczonym w ZUS. Świadczenie to jest opłacane od 34 dnia choroby. Przez pierwsze 33 dni pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe wypłacane ze środków pracodawcy. Wyjątek stanowią pracownicy po 50 roku życia, w przypadku których wynagrodzenie chorobowe ze środków pracodawcy jest wypłacane przez pierwsze 14 dni choroby, a po tym okresie pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy ze środków Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Co ważne, wspomniane 14 lub 33 dni nie muszą wystąpić nieprzerwanie. Oznacza to, że okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego przez pracodawcę ustala się, sumując poszczególne okresy niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Ta zasada obowiązuje także wtedy, gdy pracownik w ciągu roku pracował u więcej niż u jednego pracodawcy.

Obecnie trwają prace nad zmianą prawa, tak aby zasiłek chorobowy był finansowany przez ZUS już od pierwszego dnia choroby pracownika, ale na razie nie wiadomo kiedy takie rozwiązanie wejdzie w życie.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego jest wyliczana dokładnie w ten sam sposób, co podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego. Zasady jej obliczania są dokładnie określone w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Wspomniana wyżej ustawa stanowi, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pomniejszone o 13,71% na składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe. Oznacza to, że jeśli pracownik zachoruje w październiku 2024 roku, to uwzględnia się wynagrodzenie wypłacane od września 2023 roku do września 2024 roku.

Jednocześnie trzeba zaznaczyć, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku.

Jeśli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy zatrudnienia, to podstawa wymiaru zasiłku chorobowego jest ustalana w oparciu o pełne miesiące kalendarzowe, w trakcie których trwało zatrudnienie. Jeśli zatem pracownik został zatrudniony 14 lutego 2024 roku, a niezdolność do pracy powstała 20 października 2024 roku, to uwzględnia się wynagrodzenie wypłacane za miesiące od marca do września.

Jeśli zaś umowa została zawarta w trakcie miesiąca, na przykład 20 września 2024 roku, a niezdolność do pracy nastąpiła w miesiącu następnym, czyli na przykład 10 października 2024 roku, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie przysługujące za miesiąc, w którym przebywał on na zwolnieniu lekarskim, czyli w tym wypadku w październiku. Podstawę tę uzupełnia się do pełnego miesiąca zatrudnienia, według zasad ustalonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W praktyce często podstawą w takich wypadkach jest kwota z umowy pomniejszona o 13,71%. 

Istotne jest też to, że minimalna podstawa wymiaru zasiłku chorobowego nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Oznacza to, że wraz ze wzrostem minimalnej krajowej automatycznie wzrasta minimalna podstawa wymiaru zasiłku chorobowego. Obecnie, czyli od 1 lipca 2024 roku wynosi ona 3710,47 zł, co wynika bezpośrednio z obliczeń (4300 zł – (4300 zł x 13,71%)).

Składniki wynagrodzenia wchodzące w skład podstawy wymiaru zasiłku chorobowego

Obliczając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy pamiętać, żeby uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika, od których została opłacona składka na ubezpieczenie chorobowe, a które nie przysługują za czas niezdolności do pracy. Tym samym należy uwzględnić wynagrodzenie zasadnicze, premie i nagrody uzależnione od indywidualnych wyników pracownika, dodatki funkcyjne i stażowe, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i za pracę w nocy, jak również wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Jakich składników wynagrodzenia nie wlicza się w podstawę wymiaru zasiłku chorobowego?

Nie wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi są wliczane do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Nie bierze się pod uwagę tych składników wynagrodzenia, które są przyznawane i wypłacane bez względu na obecność lub nieobecność pracownika. Należą do nich jednorazowe zasiłki na zagospodarowanie, nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły, wartość szczepień ochronnych lub badań finansowanych przez pracodawcę, dofinansowania kosztów wynajmu mieszkania, dodatkowe ubezpieczenia pracownika wyjeżdżającego za granicę, bony lub wypłaty w gotówce przyznawane z okazji świąt, jubileuszu firmy i innych wydarzeń, jednorazowych nagród, na przykład z okazji ślubu pracownika, jak i składników wynagrodzenia nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika.

Wysokość wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego

Zasadniczo wynagrodzenie chorobowe, podobnie jak zasiłek chorobowy, wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Wyjątek stanowią świadczenia wypłacane w okresie choroby kobietom w ciąży, w czasie trwania choroby powstałej w skutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy, jak również w czasie niezdolności do pracy z tytułu poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów. W każdym z tych trzech przypadków wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy jest wypłacany w wysokości 100% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Okres zasiłku chorobowego

Okres zasiłkowy to maksymalna liczba dni, w których pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy. Okres zasiłkowy jest liczony za okresy orzeczonej niezdolności do pracy, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Wynagrodzenie chorobowe przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy wraz z dniami wolnymi od pracy. Okres zasiłkowy, czyli czas wypłaty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku, jest limitowany i wynosi 182 dni, lub w przypadku osób chorych na gruźlicę i kobiet w ciąży – 270 dni.

Do okresu zasiłkowego nie wlicza się okresu niezdolności do pracy, które przypadły w czasie urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, urlopu opiekuńczego, w czasie wyczekiwania na prawo do zasiłku, a także w czasie tymczasowego aresztowania, odbywania kary pozbawienia wolności i w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej śmiercią pracodawcy.

Ustalanie podstawy zasiłku chorobowego - podsumowanie

Prawidłowe ustalenie podstawy zasiłku chorobowego jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy, mającym bezpośredni wpływ na zgodność z przepisami prawa pracy oraz na relacje z pracownikami. Zaniedbania w tym zakresie mogą skutkować poważnymi konsekwencjami, zarówno finansowymi, jak i prawnymi. Dlatego kluczowe jest, aby pracodawcy i działy kadrowo-płacowe posiadały odpowiednią wiedzę na temat zasad ustalania podstawy wymiaru zasiłku oraz regularnie aktualizowały swoją wiedzę w oparciu o zmieniające się przepisy.