Urlop okolicznościowy - śmierć babci. Ile dni przysługuje?

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na 1 dzień w razie zgonu i pogrzebu babki pracownika, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika na ten czas, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia ustalanego jak za urlop wypoczynkowy, o ile nieobecność pozostaje w związku ze zdarzeniem np. pogrzebem lub załatwianiem niezbędnych formalności.

Najważniejsze informacje

1. Wymiar urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci babci wynosi 1 dzień i jest niezależny od wymiaru urlopu wypoczynkowego.

2. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie jak za urlop wypoczynkowy, przy czym składniki zmienne liczy się z miesiąca, w którym przypada zwolnienie.

3. Zwolnienie przysługuje w razie zgonu i pogrzebu własnej babki pracownika, ale może też dotyczyć babki małżonka, jeśli była na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

4. Zwolnienie udziela się na wniosek lub zgłoszenie pracownika w formie przyjętej u pracodawcy (papierowej albo elektronicznej). Pracodawca może żądać potwierdzenia zdarzenia.

Podstawa prawna urlopu okolicznościowego przy śmierci babci

Wielu pracodawców oraz pracowników potocznie używa sformułowania „urlop okolicznościowy”, jednak z punktu widzenia prawa jest to zwolnienie od pracy. Kwestie te reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. To właśnie ten akt prawny, a nie bezpośrednio Kodeks pracy, precyzuje liczbę dni wolnych należnych z tytułu ważnych wydarzeń rodzinnych.

Zgodnie z przepisami, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 1 dzień w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Warto zauważyć, że przywołany przepis stawia babcię na równi z innymi bliskimi członkami rodziny, gwarantując pracownikowi czas na przeżycie żałoby lub organizację ceremonii. W obliczu starzejącego się społeczeństwa, co potwierdzają dane demograficzne Głównego Urzędu Statystycznego z ostatnich lat, rola wnuków w opiece nad seniorami rośnie. Pracodawcy coraz częściej spotykają się z sytuacją, w której pracownik musi zaangażować się w ostatnie pożegnanie starszych członków rodziny, co czyni znajomość tych przepisów kluczową dla sprawnego funkcjonowania działu kadr.

Komu przysługuje urlop okolicznościowy po śmierci babci i na jakich zasadach?

Prawo do skorzystania z tego uprawnienia przysługuje każdemu pracownikowi w rozumieniu Kodeksu pracy, niezależnie od tego, czy jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Forma etatu (pełny czy część etatu) nie wpływa na samo prawo do zwolnienia, ale może wpływać na wysokość wynagrodzenia za ten dzień. Osoby współpracujące z firmą na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, B2B) nie są objęte przepisami Kodeksu pracy w tym zakresie. W ich przypadku możliwość otrzymania dnia wolnego zależy wyłącznie od dobrej woli zleceniodawcy i ustaleń zawartych w kontrakcie.

Dla przedsiębiorcy istotne jest, aby zweryfikować stopień pokrewieństwa. Przepisy wskazują babkę pracownika, czyli matkę jednego z jego rodziców. Jednocześnie rozporządzenie przewiduje 1 dzień zwolnienia także w innych przypadkach (m.in. zgon i pogrzeb siostry/brata, teściów, dziadka oraz innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką), dlatego nie jest to uprawnienie ograniczone wyłącznie do krewnych w linii prostej.

Śmierć babci małżonka a uprawnienia pracownicze

Częstym dylematem w działach HR jest pytanie o śmierć babci męża lub żony pracownika. W tym przypadku przepisy są restrykcyjne. Co do zasady zwolnienie od pracy (tzw. urlop okolicznościowy) nie przysługuje z samego tytułu śmierci babki/dziadka małżonka pracownika, ale może przysługiwać w wymiarze 1 dnia, jeżeli babka/dziadek małżonka byli „inną osobą” pozostającą na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. Wynika to z faktu, że powinowactwo nie jest w tym punkcie rozporządzenia uwzględnione tak szeroko, jak w przypadku teściów.

W pozostałych przypadkach może skorzystać z urlopu wypoczynkowego albo za zgodą pracodawcy z urlopu bezpłatnego. Inną opcją jest urlop na żądanie, który pracownik zgłasza najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, jednak jego wykorzystanie wymaga udzielenia przez pracodawcę. Pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu bez potwierdzenia, a pracodawca może odmówić udzielenia w szczególnych okolicznościach uzasadniających konieczność obecności pracownika w pracy.

Termin wykorzystania zwolnienia i związek przyczynowy

Dzień wolny z tytułu śmierci babci nie musi zostać wykorzystany w dniu zgonu ani w dniu pogrzebu, choć najczęściej jest z tymi datami powiązany. Kluczowy jest tutaj związek przyczynowy. Pracownik może zawnioskować o 1 dzień zwolnienia od pracy w terminie pozostającym w związku ze zgonem i pogrzebem babci, w szczególności na czynności bezpośrednio związane z organizacją pogrzebu (np. kontakt z zakładem pogrzebowym, udział w ceremonii, niezbędne formalności związane z pochówkiem). Sprawy spadkowe co do zasady nie są objęte tą podstawą, jeżeli nie mają bezpośredniego związku z pogrzebem lub są załatwiane w odległym terminie.

Ważne jest, aby termin urlopu okolicznościowego pokrywał się w czasie z wydarzeniami będącymi następstwem śmierci. Przepisy nie określają sztywnego terminu wykorzystania zwolnienia, dlatego może ono przypadać także przed lub po pogrzebie, jednak termin powinien pozostawać w związku z zgonem i pogrzebem (np. udział w ceremonii, dojazd, załatwienie formalności). Jeżeli pracownik potrzebuje później dnia wolnego wyłącznie na regenerację psychiczną niezwiązaną z tym zdarzeniem, właściwszym rozwiązaniem jest urlop wypoczynkowy albo w razie niezdolności do pracy zwolnienie lekarskie. Zwolnienie to jest bowiem celowe - służy konkretnym działaniom lub uczestnictwu w ceremonii.

Wniosek o urlop okolicznościowy po śmierci babci i możliwa dokumentacja

Aby udzielenie dnia wolnego było poprawne formalnie, pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek. Może to zrobić w formie papierowej lub elektronicznej, w zależności od przyjętego w firmie obiegu dokumentów. We wniosku powinna znaleźć się informacja o przyczynie nieobecności (śmierć babci) oraz data.

Pracodawca ma prawo wymagać udokumentowania zdarzenia, które uprawnia do zwolnienia. Pracodawca może żądać wiarygodnego potwierdzenia zdarzenia (zgonu i pogrzebu), ale przepisy nie wskazują jednego, obowiązkowego dokumentu. W praktyce może to być np. odpis aktu zgonu albo inne uzasadnione potwierdzenie, w zakresie niezbędnym do usprawiedliwienia nieobecności. Często zdarza się, że w momencie składania wniosku pracownik nie dysponuje jeszcze tym dokumentem. W takiej sytuacji przedsiębiorca udziela zwolnienia „na słowo” lub na podstawie klepsydry, zobowiązując pracownika do dostarczenia aktu zgonu po powrocie do pracy lub w innym uzgodnionym terminie. Pracodawca może poprzestać na okazaniu dokumentu do wglądu i odnotowaniu podstawy zwolnienia, a jeśli przyjmuje od pracownika jego kopię, powinien ją przechowywać jako element dokumentacji pracowniczej, z zachowaniem zasady minimalizacji danych.

W nowoczesnych firmach proces ten można usprawnić. Elektroniczne wnioski urlopowe od inEwi pozwalają składać i akceptować wnioski online bez drukowania dokumentów – często w kilka kliknięć. System pomaga kontrolować salda i limity oraz usprawnia aktualizację grafiku i ewidencji czasu pracy, porządkując procesy kadrowe zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami i wymaganiami prawa pracy.

Wynagrodzenie za czas nieobecności

Za czas zwolnienia od pracy z powodu śmierci babci pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Sposób ustalania wynagrodzenia jest analogiczny do zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, jednak z pewnymi różnicami dotyczącymi składników zmiennych. Stawka za dzień urlopu okolicznościowego powinna odzwierciedlać przeciętne zarobki pracownika, tak aby nie był on stratny finansowo z powodu zdarzenia losowego.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop okolicznościowy nie przysługuje. Jeśli pracownik nie wykorzysta tego dnia w związku ze śmiercią babci, prawo to po prostu wygasa. Nie przechodzi ono na kolejny rok ani nie kumuluje się.

Przykłady praktyczne

Zastosowanie przepisów w praktyce najlepiej obrazują konkretne scenariusze, z którymi mogą spotkać się przedsiębiorcy.

Przykład 1: Pogrzeb w sobotę a wolne w piątek

Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku. Babcia pracownika zmarła we wtorek, a pogrzeb zaplanowano na sobotę (dzień wolny od pracy dla pracownika). Pracownik złożył wniosek o urlop okolicznościowy na piątek, argumentując to koniecznością dojazdu na drugi koniec Polski i pomocy w organizacji ceremonii. Rozwiązanie - Pracodawca powinien zaakceptować wniosek. Istnieje wyraźny związek przyczynowy i czasowy między śmiercią babci a wnioskowanym dniem wolnym (organizacja, dojazd). Fakt, że sam pogrzeb odbywa się w dniu wolnym od pracy, nie pozbawia pracownika prawa do zwolnienia w dniu roboczym na czynności związane z tym wydarzeniem.

Przykład 2: Śmierć babci w trakcie urlopu wypoczynkowego

Pracownik przebywa na dwutygodniowym urlopie wypoczynkowym. W tym czasie umiera jego babcia. Pracownik dzwoni do firmy z pytaniem, czy może zamienić jeden dzień urlopu wypoczynkowego na okolicznościowy. Rozwiązanie - Przepisy nie przewidują automatycznego przerwania urlopu wypoczynkowego z powodu okoliczności uprawniających do urlopu okolicznościowego (inaczej niż w przypadku choroby i L4). Jednak pracodawca może przychylić się do prośby pracownika, anulować jeden dzień urlopu wypoczynkowego i w to miejsce wpisać urlop okolicznościowy. Jest to dobra praktyka HR, choć nie bezwzględny obowiązek prawny wynikający z automatyzmu przepisów.

Podsumowanie

Urlop okolicznościowy z tytułu śmierci babci to ważne uprawnienie pracownicze, mające na celu wsparcie podwładnego w trudnym momencie życiowym. Dla pracodawcy oznacza to obowiązek udzielenia jednego dnia płatnego zwolnienia, pod warunkiem wykazania związku między nieobecnością a śmiercią krewnej. Kluczowe jest, że 1 dzień zwolnienia przysługuje w razie zgonu i pogrzebu babki pracownika, natomiast babcia małżonka nie jest objęta zwolnieniem z samego tytułu powinowactwa, chyba że spełnia przesłankę „innej osoby” pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką. Prawidłowe udokumentowanie nieobecności oraz sprawne procesowanie wniosku, możliwe dzięki nowoczesnym systemom HR, buduje zaufanie na linii pracodawca-pracownik i zapewnia zgodność działań firmy z obowiązującym prawem pracy.