Czy urlop wychowawczy wlicza się do stażu pracy?

Pracodawcy często zastanawiają się, jakie konsekwencje dla stażu pracowniczego niesie urlop wychowawczy. Zgodnie z art. 186⁵ Kodeksu pracy okres urlopu wychowawczego w dniu jego zakończenia wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że czas przeznaczony na sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem jest zaliczany do stażu pracy, choć urlop jest niepłatny i pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia.

Najważniejsze informacje

1. Urlop wychowawczy wlicza się do stażu z dniem zakończenia – w ramach tego zatrudnienia, w którym został udzielony.

2. Staż pracy wpływa m.in. na prawo do dodatku stażowego, nagrody jubileuszowej i wymiar urlopu wypoczynkowego.

3. Urlop wychowawczy zalicza się do stażu emerytalno-rentowego jako okres nieskładkowy: do 3 lat na dziecko (opieka nad dzieckiem do 4. roku życia), łącznie maks. 6 lat. Przy dziecku z prawem do zasiłku pielęgnacyjnego – dodatkowo do 3 lat na każde takie dziecko.

4. Składki emerytalne i rentowe za czas urlopu wychowawczego finansuje budżet państwa (za pośrednictwem ZUS), a pracodawca jako płatnik wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych ZUS.

Czym jest urlop wychowawczy?

Urlop wychowawczy to bezpłatne zwolnienie od pracy udzielany pracownikom na osobistą opiekę nad dzieckiem. Przysługuje zatrudnionym, którzy mają co najmniej 6-miesięczny staż zatrudnienia (wlicza się zatrudnienie u poprzednich pracodawców).

Maksymalny wymiar urlopu wynosi 36 miesięcy i można go wykorzystać najpóźniej do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat. Rodzice mogą korzystać z urlopu wychowawczego w częściach, przy czym każdemu pracownikowi urlop wychowawczy udziela się nie więcej niż w 5 częściach (tj. w maksymalnie 5 odrębnych wnioskach).

Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego składa się pracodawcy w terminie co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu, a jeżeli termin ten nie został zachowany — pracodawca udziela urlopu nie później niż z upływem 21 dni od dnia złożenia wniosku.

Urlop wychowawczy na dziecko z niepełnosprawnością

W przypadku dziecka, które z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności wymaga osobistej opieki pracownika, może zostać udzielony niezależnie od „zwykłego” urlopu wychowawczego - dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, jednak nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia.

Urlopy wychowawcze w wymiarach wskazanych w przepisach przysługują łącznie obojgu rodzicom (opiekunom). Rodzice mogą korzystać z urlopu jednocześnie, ale wtedy łączny wykorzystany wymiar urlopu nie może przekroczyć przysługujących limitów. Każdemu z rodziców przysługuje też wyłączne prawo do 1 miesiąca urlopu wychowawczego, którego nie można przenieść na drugiego rodzica.

Ochrona przed wypowiedzeniem na urlopie wychowawczym - od kiedy i jakie są wyjątki?

W okresie związanym z urlopem wychowawczym pracownik korzysta ze szczególnej ochrony:

1. Co do zasady pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę od dnia złożenia wniosku do dnia zakończenia urlopu.

2. Jeśli wniosek złożono wcześniej niż 21 dni przed rozpoczęciem urlopu, zakaz wypowiedzenia i rozwiązania umowy zaczyna działać na 21 dni przed rozpoczęciem urlopu i trwa do jego zakończenia.

3. Wyjątki: rozwiązanie umowy jest dopuszczalne m.in. w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz gdy zachodzą przesłanki do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

4. Przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników (u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 osób) zastosowanie mogą mieć przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych/indywidualnych, które w określonych sytuacjach ograniczają szczególną ochronę.

Po zakończeniu urlopu wychowawczego pracodawca dopuszcza pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe - na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu, na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu.

Możliwość pracy podczas urlopu wychowawczego

Urlop wychowawczy nie wyklucza podjęcia pracy u dotychczasowego lub innego pracodawcy, jeżeli nie uniemożliwia to sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Pracownik może też zamiast urlopu wychowawczego złożyć wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż 1/2 etatu. Wtedy korzysta z uprawnienia do obniżenia etatu, a nie z urlopu wychowawczego. Ochrona przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy trwa od dnia złożenia wniosku do dnia powrotu do pełnego wymiaru czasu pracy, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy.

Czy urlop wychowawczy wlicza się do stażu pracy?

Art. 186⁵ Kodeksu pracy stanowi, że okres urlopu wychowawczego w dniu jego zakończenia wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Do takich uprawnień należą m.in.:

• prawo do nagród jubileuszowych,

• dodatku stażowego,

• odprawy zależnej od stażu,

• prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego (26 dni po 10 latach pracy),

• długość okresu wypowiedzenia.

Okres urlopu wychowawczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, z dniem zakończenia urlopu. Dotyczy to tego stosunku pracy, w ramach którego urlopu udzielono, a w kolejnych zatrudnieniach może mieć znaczenie tylko przy uprawnieniach zależnych od łącznych okresów zatrudnienia (np. wymiaru urlopu 20/26), a nie od stażu „u aktualnego pracodawcy”.

Składki emerytalno‑rentowe a okres urlopu

Podczas urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlega tylko wtedy, gdy nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz nie ma innego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń społecznych. Składki finansuje budżet państwa poprzez ZUS. Podstawa wymiaru składek jest ustalana jako 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, z ograniczeniami:

• nie może być wyższa niż średnie wynagrodzenie pracownika z 12 miesięcy poprzedzających urlop,

• nie może być niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia.

W 2026 r. oznacza to, że podstawa mieści się w przedziale 3 604,50 zł-5 652 zł. Okres urlopu wychowawczego jest dla celów emerytalnych okresem nieskładkowym i uwzględnia się go w stażu emerytalnym do 3 lat na każde dziecko, łącznie maksymalnie 6 lat. Niższa podstawa może obniżyć przyszłą emeryturę.

Nagroda jubileuszowa i dodatek stażowy

Wielu pracowników zastanawia się, jak urlop wychowawczy wpływa na prawo do nagrody jubileuszowej. W czasie urlopu wychowawczego pracownik nie świadczy pracy (urlop jest bezpłatny), jednak sam fakt korzystania z urlopu nie oznacza automatycznego „wstrzymania” prawa do nagrody jubileuszowej ani jej wypłaty. Jeżeli pracownik spełni warunki stażowe, wypłata następuje zgodnie z przepisami właściwymi dla danej grupy zawodowej lub regulacjami płacowymi.

U pracowników samorządowych nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu prawa. Jeżeli spełnienie warunku stażowego następuje dzięki doliczeniu okresu urlopu wychowawczego, nabycie prawa następuje najwcześniej z dniem zakończenia urlopu wychowawczego, a wypłata powinna nastąpić po tej dacie. Jednocześnie sam okres urlopu wychowawczego wlicza się do stażu pracy wymaganego do nabycia nagrody.

Dla przykładu pracownica zatrudniona w jednostce samorządowej, która wcześniej wykorzystała trzyletni urlop wychowawczy u poprzedniego pracodawcy, zaliczy ten okres do stażu wymaganego do nagrody jubileuszowej, co może skrócić czas oczekiwania na kolejną nagrodę.

W sektorze publicznym zasady nabywania i wypłaty dodatku stażowego wynikają z przepisów szczególnych danej pragmatyki. U pracowników samorządowych dodatek za wieloletnią pracę przysługuje za dni, za które otrzymują wynagrodzenie, oraz za dni choroby i opieki, za które przysługuje zasiłek. Dlatego za okres bezpłatnego urlopu wychowawczego co do zasady nie jest wypłacany. Jednocześnie sam urlop może wpływać na staż, który uprawnia do wyższej stawki dodatku po jego zakończeniu.

Urlop wypoczynkowy po urlopie wychowawczym - jak wyliczyć proporcję i czy trzeba „oddawać” dni?

Urlop wychowawczy może wpływać na wymiar urlopu wypoczynkowego w roku powrotu do pracy. Jeżeli pracownik wraca do pracy w tym samym roku po zakończeniu lub przerwaniu urlopu wychowawczego trwającego co najmniej miesiąc, urlop wypoczynkowy za ten rok ustala się proporcjonalnie do części roku pozostałej do końca roku. Wyjątek dotyczący innych nieobecności, który ogranicza stosowanie tej zasady, nie obejmuje urlopu wychowawczego. Jeżeli po takim ustaleniu okaże się, że pracownik wykorzystał już urlop w większym wymiarze, po powrocie może nie mieć dni urlopu do wykorzystania w tym roku, ale nie ma obowiązku „oddawania” wykorzystanych dni. W praktyce rozróżnia się trzy przypadki:

• Urlop wypoczynkowy po powrocie – jeśli pracownik wraca do pracy u tego samego pracodawcy w tym samym roku po co najmniej miesięcznym urlopie wychowawczym, urlop wypoczynkowy za ten rok ustala się proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku. Wyjątek - w przypadku powrotu do pracy w trakcie roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc urlopie wychowawczym, urlop wypoczynkowy za ten rok ustala się w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca roku. Wcześniejsze wykorzystanie urlopu wypoczynkowego przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego nie wyłącza tego proporcjonalnego ustalenia.

• Urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym – jeżeli pracownik wraca do pracy u tego samego pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego po co najmniej miesięcznym urlopie wychowawczym, urlop wypoczynkowy za ten rok ustala się proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku, niezależnie od tego, kiedy urlop wychowawczy się rozpoczął.

• Urlop wychowawczy przez cały rok a urlop wypoczynkowy – jeżeli pracownik przebywa na urlopie wychowawczym przez cały rok kalendarzowy i nie wraca w tym roku do pracy(stosunek pracy nadal trwa), to nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego za ten rok na zasadach ogólnych, a wykorzysta go po powrocie do pracy. Natomiast jeżeli pracownik wraca do pracy w trakcie roku po trwającym co najmniej 1 miesiąc urlopie wychowawczym, to wymiar urlopu wypoczynkowego za ten rok ustala się proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego.

Dzięki temu rozwiązaniu pracodawcy mogą uniknąć kumulowania urlopów, a pracownicy – nadużyć polegających na dzieleniu urlopu wychowawczego na części tylko po to, by uzyskać pełny wymiar wypoczynku. Warto również pamiętać, że korzystanie z urlopu wychowawczego zawiesza bieg przedawnienia roszczeń o urlop wypoczynkowy. Niewykorzystany wypoczynek można odebrać po powrocie do pracy.

Zmiany w ustalaniu stażu pracy od 2026 r.

Od 2026 r. do stażu pracy można doliczać także wybrane okresy aktywności poza etatem pod warunkiem ich udokumentowania oraz spełnienia warunków „ubezpieczeniowych” (tzn. okres był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi albo brak tych ubezpieczeń wynikał wyłącznie z przepisów szczególnych, np. „ulgi na start”):

• okresy wykonywania umów zlecenia (i innych umów o świadczenie usług traktowanych jak zlecenie) oraz umów agencyjnych – w zakresie, w jakim w tych okresach dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym lub była z nich zwolniona na mocy przepisów szczególnych;

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz współpracy przy tej działalności – w zakresie, w jakim opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, a także okresy, gdy ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie obowiązywały z powodu przepisów szczególnych (np. „ulga na start”);

• okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz spółdzielni kółek rolniczych – w zakresie, w jakim w tych okresach dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym lub była z nich zwolniona na mocy przepisów szczególnych.

Zmiana ta nie uchyli dotychczasowych zasad dotyczących urlopu wychowawczego, ale pozwoli zsumować do jednego stażu różne formy aktywności zawodowej. Pracownik zatrudniony w dniu rozpoczęcia stosowania nowych przepisów ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów podlegających doliczeniu do stażu i przekazanie dokumentów pracodawcy. Okresów nieudokumentowanych w tym terminie pracodawca zatrudniający pracownika w tej dacie nie wlicza do jego stażu pracy, dlatego warto wcześniej przygotować dokumentację (np. dotyczącą działalności gospodarczej lub umów cywilnoprawnych).

Statystyki i ciekawostki

Badanie „Praca a dom” przygotowane przez Polski Instytut Ekonomiczny w 2022 r. pokazuje, jak rzadko z długich urlopów rodzicielskich korzystają mężczyźni. Według tej analizy w ciągu roku 2021 r. z urlopu rodzicielskiego skorzystało ok. 377 tys. kobiet i zaledwie 4 tys. mężczyzn. Co więcej, 84 % pracujących ojców po narodzinach dziecka nie miało dłuższej niż 2‑tygodniowa przerwy w pracy¹. Wynika z tego, że główny ciężar opieki nad dzieckiem w ciąż dalszym ciągu spoczywa na matkach, a korzystanie z urlopu wychowawczego przez ojców jest marginalne.

Raport ten zwraca również uwagę na długotrwałe konsekwencje przerw w karierze zawodowej. Przeciętne wynagrodzenie kobiet jest o 16,8 % niższe niż mężczyzn, co w dużej mierze wynika z nieobserwowanych czynników, takich jak przerwy w zatrudnieniu spowodowane opieką nad dziećmi². Te dane podkreślają znaczenie systemowych rozwiązań, które zachęcają ojców do korzystania z dłuższych urlopów i zmniejszają ryzyko utraty doświadczenia zawodowego przez matki.

Praktyczne przykłady

Przykład 1. Pracownica wykorzystała 3-letni urlop wychowawczy u poprzedniego pracodawcy i podjęła pracę w jednostce samorządowej, gdzie nagroda jubileuszowa wypłacana jest po 25 latach pracy. Okres urlopu wlicza się do stażu, od którego zależy prawo do nagrody. Jeżeli pracownica miała 21 lat stażu przed rozpoczęciem urlopu, to po jego zakończeniu jej staż wyniesie 24 lata, więc do 25 lat będzie brakowało 1 roku – urlop skrócił oczekiwanie na nagrodę o 3 lata. Wypłata świadczenia nastąpi po nabyciu prawa do nagrody zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy.

Jak inEwi pomaga w zarządzaniu urlopami i czasem pracy?

Dla przedsiębiorców prowadzących większe zespoły kluczowe jest precyzyjne prowadzenie dokumentacji kadrowej. Narzędzie do ewidencji czasu pracy od inEwi umożliwia wygodne planowanie harmonogramów, elektroniczne składanie wniosków o urlop oraz automatyczne kontrolowanie limitów urlopów wypoczynkowych. Dzięki temu pracodawca ma stały podgląd aktualnego stażu pracowników, co ułatwia wliczanie urlopu wychowawczego do okresu zatrudnienia i minimalizuje ryzyko błędów. Program od inEwi umożliwia także tworzenie grafików pracy z uwzględnieniem nieobecności oraz elastyczne ustalanie wymiaru etatu dla osób łączących pracę z opieką nad dziećmi. Elektroniczne wnioski o urlop wychowawczy i obniżenie wymiaru czasu pracy przyspieszają procedury kadrowe i zapewniają przejrzystość dla obu stron.

Podsumowanie

Urlop wychowawczy jest ważnym uprawnieniem rodzicielskim, które umożliwia pracownikom sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem. Choć jest bezpłatny, okres urlopu wlicza się do stażu pracy. Ma to znaczenie dla nabycia dodatku stażowego, nagród jubileuszowych oraz dłuższego wymiaru urlopu wypoczynkowego. Podczas urlopu ZUS opłaca składki emerytalne i rentowe, lecz niższa podstawa wymiaru może zmniejszyć przyszłą emeryturę. Długi urlop wychowawczy może ograniczyć wymiar urlopu wypoczynkowego, zwłaszcza gdy obejmuje początek roku. Pracodawcy powinni pamiętać o zasadzie proporcjonalnego obniżenia i o zawieszeniu biegu przedawnienia roszczeń o urlop wypoczynkowy. Zbliżające się zmiany w prawie pracy od 2026 r. umożliwią zaliczenie do stażu pracy również okresów pracy na innych podstawach niż umowa o pracę. Dlatego warto gromadzić dokumenty potwierdzające wszystkie okresy aktywności zawodowej.

Źródła:

1) https://pie.net.pl/wp-content/uploads/2022/12/2022_12_14_38-proc.-matek-dzieci-w-wieku-1-3-lata-jest-nieaktywnych-zawodowo.pdf

2) https://pie.net.pl/wp-content/uploads/2022/12/Praca-a-dom.pdf