Zwolnienia grupowe - jak przeprowadzić je zgodnie z prawem?

Zwolnienia grupowe to ustawowa procedura redukcji zatrudnienia, stosowana wtedy, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i rozwiązuje stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w skali wskazanej w ustawie z wyłączeniem pracowników zatrudnionych na podstawie mianowania. Dla firmy oznacza to nie tylko decyzję kadrową, ale też obowiązek przejścia określonej procedury wobec pracowników i urzędu pracy. W praktyce najwięcej błędów pojawia się przy ustalaniu, czy w ogóle mamy do czynienia ze zwolnieniem grupowym, jak liczyć zwalnianych pracowników, kiedy porozumienie stron wlicza się do limitu oraz komu przysługuje odprawa pieniężna. Przy restrukturyzacji firmy to właśnie te elementy najczęściej decydują o ryzyku sporu.

Najważniejsze informacje

1. Zwolnienia grupowe dotyczą tylko pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników.
2. Ustawa obejmuje rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników, także na mocy porozumienia stron z inicjatywy pracodawcy.
3. Pracodawca musi przeprowadzić konsultacje ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników oraz dwukrotnie skontaktować się z powiatowym urzędem pracy na różnych etapach procedury.
4. Zwalnianym pracownikom co do zasady przysługuje odprawa pieniężna zależna od stażu u danego pracodawcy.
5. Szczególna ochrona nie znika całkowicie, ale w części przypadków pracodawca może wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy i płacy zamiast definitywnie rozwiązać stosunek pracy.

Kiedy powstają zwolnienia grupowe?

O tym, czy firma wchodzi w reżim ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, decydują łącznie trzy elementy - skala zwolnień, liczba zatrudnionych i to, że przyczyny leżą po stronie pracodawcy, a nie pracownika.

Jakie progi uruchamiają procedurę?

Ustawa obejmuje sytuację, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwalnia co najmniej:

• 10 pracowników, gdy zatrudnia mniej niż 100 osób,
• 10% załogi, gdy zatrudnia co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników,
• 30 pracowników, gdy zatrudnia co najmniej 300 pracowników.

Krótko mówiąc, nie każda redukcja etatów oznacza zwolnienia grupowe, ale każdą większą reorganizację warto policzyć bardzo dokładnie. Znaczenie ma nie tylko liczba wypowiedzeń, lecz także rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron, jeśli inicjatywa wychodzi od pracodawcy. Ustawę stosuje się, gdy zwolnienie w okresie nieprzekraczającym 30 dni obejmuje co najmniej 10 pracowników, 10% pracowników albo 30 pracowników, zależnie od wielkości zatrudnienia.

Czy porozumienie stron wlicza się do zwolnień grupowych?

Porozumienie stron nie wyłącza automatycznie stosowania przepisów o zwolnieniach grupowych. Jeżeli rozwiązanie stosunku pracy następuje z inicjatywy pracodawcy, takie przypadki mogą być uwzględniane przy ustalaniu liczby zwalnianych pracowników. Ustawa wprost wskazuje, że do liczby zwalnianych pracowników wlicza się pracowników, z którymi w ramach grupowego zwolnienia dochodzi do rozwiązania stosunków pracy z inicjatywy pracodawcy na mocy porozumienia stron, jeżeli dotyczy to co najmniej 5 pracowników.

Warto też odróżnić zwolnienia grupowe od zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika. Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, ale skala redukcji nie osiąga progów z ustawy, nadal mogą działać przepisy o odprawie i części ochrony, o ile wyłącznym powodem rozwiązania umowy są przyczyny niedotyczące pracownika.

Jak wygląda procedura po stronie pracodawcy?

Sama decyzja o cięciach nie wystarcza. Ustawa nakłada na pracodawcę konkretne obowiązki informacyjne i konsultacyjne, a ich pominięcie może podważyć całą operację.

Pierwszym krokiem jest konsultacja zamiaru przeprowadzenia grupowego zwolnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają związki zawodowe, ich uprawnienia w zakresie konsultacji przejmują przedstawiciele pracowników wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

To ważne rozróżnienie, bo przy braku związków zawodowych ustawa nie przewiduje zawierania porozumienia z przedstawicielami pracowników. W takiej sytuacji pracodawca, po konsultacji z przedstawicielami pracowników, ustala zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia w regulaminie.

Jeżeli związki zawodowe działają w zakładzie, pracodawca zawiadamia je na piśmie o przyczynach zamierzonego grupowego zwolnienia, liczbie zatrudnionych, grupach zawodowych, okresie planowanych zwolnień, kryteriach doboru, kolejności zwolnień i propozycjach dotyczących spraw pracowniczych. Następnie, w terminie nie dłuższym niż 20 dni od tego zawiadomienia, pracodawca i zakładowe organizacje związkowe zawierają porozumienie. Jeżeli porozumienia nie da się zawrzeć na zasadach ustawowych, pracodawca ustala zasady postępowania w regulaminie.

Dwa obowiązki wobec powiatowego urzędu pracy

Procedura wobec urzędu pracy nie sprowadza się do jednego pisma. Pracodawca przekazuje właściwemu powiatowemu urzędowi pracy informacje już na etapie rozpoczęcia procedury konsultacyjnej. Chodzi o informacje odpowiadające zakresowi z art. 2 ust. 3 ustawy, z wyłączeniem sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych.

Dopiero później, po zawarciu porozumienia albo po ustaleniu regulaminu, pracodawca zawiadamia na piśmie właściwy powiatowy urząd pracy o przyjętych ustaleniach dotyczących grupowego zwolnienia, w tym o liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników, przyczynach ich zwolnienia, okresie, w którym ma dojść do redukcji, oraz o przeprowadzonej konsultacji.

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Teksty, które opisują wyłącznie końcowe zawiadomienie do PUP, pomijają jeden z ustawowych obowiązków pracodawcy.

Kiedy można wręczać i kończyć wypowiedzenia?

Samo wypowiedzenie pracownikowi stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia może nastąpić nie wcześniej niż po dokonaniu zawiadomienia, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy, a rozwiązanie stosunku pracy nie może nastąpić przed upływem 30 dni od dnia tego zawiadomienia. Gdy zawiadomienie nie jest wymagane, termin liczy się od zawarcia porozumienia albo spełnienia obowiązku związanego z regulaminem.

To oznacza, że dzień rozwiązania stosunku pracy ma znaczenie nie tylko dla skuteczności procedury, ale również dla wyliczenia limitu odprawy, bo ustawowy maksymalny pułap odnosi się do minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Jeżeli redukcja obejmuje co najmniej 50 osób w okresie 3 miesięcy, pojawia się dodatkowy obowiązek uzgodnienia z urzędem pracy form pomocy dla zwalnianych pracowników.

Przykład 1. Firma produkcyjna z 180-osobową załogą planuje zamknąć jedną linię pakowania po utracie dużego kontraktu. W ciągu 30 dni chce rozwiązać umowy o pracę z 22 osobami z tej samej grupy zawodowej, a dodatkowo proponuje kilku osobom wcześniejsze odejście na mocy porozumienia stron. To klasyczny przypadek, w którym trzeba uruchomić procedurę grupowego zwolnienia, bo przekroczony jest próg 10% zatrudnienia.

Kogo można objąć zwolnieniem, a kogo chronią przepisy?

Zwolnienia grupowe nie oznaczają pełnej swobody pracodawcy. Ustawa modyfikuje ochronę, ale nie znosi jej całkowicie wobec wszystkich.

Szczególna ochrona nie znika całkowicie

W okresie objęcia szczególną ochroną pracodawca co do zasady nie może definitywnie rozwiązać stosunku pracy z niektórymi osobami, ale może wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy i płacy. Dotyczy to m.in.

• pracowników, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego,
• pracownic w ciąży,
• osób korzystających z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu opiekuńczego,
• działaczy związkowych,
• społecznego inspektora pracy,
• osób powołanych do odbycia czynnej służby wojskowej, służby zastępczej, zasadniczej służby wojskowej albo przeszkolenia wojskowego.

To jeden z najczęściej źle rozumianych fragmentów ustawy. Pracownik objęty szczególną ochroną nie zawsze jest całkowicie wyłączony z procesu restrukturyzacji, ale zakres dopuszczalnych działań pracodawcy jest wobec niego węższy.

Kiedy można wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy i płacy?

Jeżeli nie da się dalej zatrudniać pracownika na dotychczasowym stanowisku, pracodawca może wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy i płacy. Gdy prowadzi to do obniżenia wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek wyrównawczy przez okres wskazany w ustawie.

Szczególnie ostrożnie trzeba podejść do osób korzystających z ochrony rodzicielskiej. Przy rozwiązaniu umowy po odmowie przyjęcia nowych warunków pracy pracodawca musi wykazać, że nie działał z powodu ciąży czy korzystania z urlopów związanych z rodzicielstwem, lecz z innych, obiektywnych powodów po stronie pracodawcy.

Przykład 2. Spółka usługowa likwiduje dział obsługi nocnej i proponuje części zespołu przejście na dzienny grafik z niższymi dodatkami. Jedna z pracownic wraca właśnie po urlopie macierzyńskim i nie przyjmuje nowych warunków. W takiej sytuacji pracodawca nie powinien zakładać automatycznie, że samo nieprzyjęcie propozycji zamyka sprawę, bo musi jeszcze obronić powody wypowiedzenia zmieniającego i rozwiązania umowy.

Odprawa pieniężna i prawo powrotu

Dla zwalnianych pracowników najważniejsze są zwykle pieniądze i szansa powrotu do firmy, jeśli sytuacja się poprawi. Ustawa reguluje oba te elementy wprost.

Ile wynosi odprawa pieniężna?

Pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia przysługuje odprawa pieniężna zależna od stażu u danego pracodawcy. To równowartość:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 2 lata,
• dwumiesięcznego wynagrodzenia przy stażu pracy od 2 do 8 lat,
• trzymiesięcznego wynagrodzenia, gdy pracownik był zatrudniony ponad 8 lat.

Wysokość odprawy pieniężnej nie może jednak przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Odprawę ustala się według zasad stosowanych przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Czy zwolniony pracownik może wrócić do firmy?

Jeśli pracodawca w ciągu 15 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy zacznie ponownie zatrudniać pracowników w tej samej grupie zawodowej, powinien zatrudnić pracownika zwolnionego wcześniej w ramach grupowego zwolnienia, o ile ten zgłosi zamiar podjęcia zatrudnienia w ciągu roku od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Dla pracownika to ważne uprawnienie, a dla pracodawcy realny obowiązek. W praktyce dobrze jest mieć ślad takiego zgłoszenia, choćby mailowy, żeby później nie było sporu, czy zamiar powrotu został zakomunikowany.

Zwolnienia grupowe w praktyce rynku pracy

Temat nie jest dziś wyłącznie teoretyczny. Dane publiczne pokazują, że skala planowanych redukcji wciąż jest zauważalna, a to zwiększa znaczenie prawidłowej procedury po stronie pracodawcy. Według GUS w marcu 2026 r. 49 zakładów planowało zwolnienie 2,3 tys. pracowników, a na koniec marca 177 zakładów zgłosiło zamiar zwolnienia 19,6 tys. pracowników w ramach planowanych zwolnień grupowych¹.

Podsumowanie

Zwolnienia grupowe to nie skrót od każdej większej redukcji, lecz precyzyjnie opisana procedura, która uruchamia się wtedy, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i rozwiązuje z pracownikami stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w odpowiedniej skali. Dla firmy kluczowe są prawidłowe liczenie progów, właściwe rozróżnienie między porozumieniem ze związkami zawodowymi a regulaminem przy braku związków, wykonanie obu obowiązków informacyjnych wobec powiatowego urzędu pracy, poprawne ustalenie odprawy oraz ostrożne podejście do osób objętych szczególną ochroną. W realiach restrukturyzacji firmy to właśnie porządek proceduralny najczęściej decyduje o tym, czy redukcja będzie tylko trudna, czy także kosztowna prawnie.

Źródło:

1) https://ssgk.stat.gov.pl/Rynek_pracy.html