Ustne wypowiedzenie umowy o pracę - czy zwolnienie ustne obowiązuje?

W przypadku rozwiązania stosunku pracy czasem pomiędzy stronami dochodzi do sporów. Powodem mogą być roszczenia wynikające z nieprawidłowego wypowiedzenia umowy o pracę. Warto wiedzieć, kiedy dochodzi do naruszenia przepisów o formie wypowiedzenia umowy o prac, gdyż taka sytuacja może wystąpić zarówno ze strony pracownika, jak i pracodawcy. Czy zwolnienie ustne obowiązuje i jak zapatruje się na to prawo? Czy brak formy pisemnej może powodować uznanie bezskuteczności wypowiedzenia?

Czy ustne zwolnienie z pracy jest ważne?

Wiele osób zastanawia się, czy ustne zwolnienie z pracy jest skuteczne i wiążące. Otóż przepisy wymagają stosowania formy pisemnej w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę. W większości przypadków dokument taki powinien być podpisany przez obie strony. Należy również podać datę zapoznania się z treścią przez odbiorcę jednostronnego oświadczenia woli. Gdy jednak jedna ze stron odmawia podpisania wypowiedzenia, nie jest to wymagane. Druga strona jest prawnie zobowiązana do zapoznania się z jego treścią. Wypowiedzenie umowy o pracę uważa się za złożone, gdy pracownik otrzymuje je w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z nim. Dlatego też, jeśli odmówi jego przyjęcia, pracodawca powinien odnotować jako dowód próbę doręczenia pisma.

Co istotne, wypowiedzenie umowy powinno także zawierać pouczenie o prawie do odwołania się, jakie przysługuje pracownikowi. Obowiązek pouczenia o takiej możliwości ciąży jednak jedynie na pracodawcy. Brak tej informacji lub nieprawidłowa jej treść powodują, że wypowiedzenie staje się niezgodne z prawem.

Nieprzestrzeganie przez pracodawcę pisemnego wypowiedzenia umowy o pracę narusza przepisy prawa pracy, jednakże orzecznictwo sądowe wielokrotnie podkreślało, że ustne wypowiedzenie umowy o pracę nie jest nieważne. 

Ustne zwolnienie pracownika – czym się różni od pisemnego?

Oczywiste jest, że jeśli umowa o pracę zawarta została na piśmie, to nie powinno mieć miejsce ustne zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy - wypowiedzenie także zobowiązane jest przybrać formę pisemną. Nie oznacza to jednak, że zwolnienie ustne jest nieważne - wręcz przeciwnie. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują czegoś takiego, jak nieważność ustnego wypowiedzenia. Oczywiście w przypadku, kiedy zabrakło wypowiedzenia na piśmie i pracodawca postanowił zwolnić pracownika ustnie, ten może zakwestionować zwolnienie przed sądem pracy. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę bez zachowania pisemnej formy bardzo trudno obu stronom udowodnić swoje racje.

Wynika z tego, że ustne wypowiedzenie warunków pracy, choć skuteczne, niestety jest także wadliwe, toteż niezbędne jest zawsze dopilnowanie tego, aby wypowiedzenie złożyć pisemnie. Ponadto poprzestawanie na ustnym wypowiedzeniu umowy o pracę lub wysyłanie jedynie e-maila to z pewnością sytuacje, jakich należy unikać. Tak samo jak rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z datą wsteczną.

Co istotne, warto wiedzieć, że wypowiedzenie umowy przez telefon lub e-maila jest legalne tylko w niektórych, określonych przypadkach. Pracownik musi zgodzić się na użycie jego prywatnego numeru telefonu czy adresu mailowego - pracodawca nie może wykorzystywać prywatnych danych pracownika, które pozyskał bez jego zgody. Jeśli natomiast pracodawca posiada zgodę na wysyłanie dokumentów w formie telefonicznej, to z powodzeniem do wysłania wypowiedzenia może wykorzystać nawet aplikację Messenger czy WhatsApp, jeśli tylko podpisze dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kodeks pracy a wypowiedzenie ustne – co o nim mówi prawo?

Prawo pracy stanowi, że niezależnie od tego, czy to pracodawca, czy pracownik złoży oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, musi mieć ono formę pisemną. Istotne jednak jest, że może obowiązywać nawet w przypadku nieprzestrzegania tej zasady. Wynika to z faktu, że wypowiedzenie jest pisemnym oświadczeniem woli, a więc stosuje się do niego również przepisy prawa cywilnego. Z kolei Kodeks cywilny stanowi, że forma pisemna nie jest zastrzeżona rygorem nieważności, dlatego też ustne zwolnienie pracownika będzie skuteczne, dopóki pracownik nie podejmie kroków prawnych. Pomijając formę pisemną, pracodawca narusza tym samym przepisy dotyczące rozwiązania umowy o pracę. W takich przypadkach sąd może orzec o przywróceniu pracownika czy też przyznaniu mu odszkodowania.

Co więcej, dobrze jest także wiedzieć o tym, kto podlega ochronie przed wypowiedzeniem umowy o pracę, bowiem w takiej sytuacji niemożliwe okazuje się wręczenie wypowiedzenia w jakiejkolwiek formie. Jeśli na przykład pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, przysługuje mu ochrona przed zwolnieniem - tak samo jak osobie będącej w trakcie urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego lub wychowawczego. Wypowiedzenie umowy nie jest możliwe również w przypadku, kiedy pracownikowi brakuje nie więcej niż 4 lata do emerytury, a umowa, która była zawarta, zezwala mu na pracę do tego czasu (mowa na przykład o umowie na czas nieokreślony).

Zwolnienie dyscyplinarne ustne – konsekwencje

Zwolnienie dyscyplinarne jest trybem wyjątkowym, który może mieć miejsce tylko wtedy, gdy wystąpi jeden z trzech powodów, jakie wskazane są w Kodeksie pracy. Fakt, że jest to specjalny tryb, wynika również z tego, że nawet jeśli istnieje podstawa do jego zastosowania, to pracodawca wcale nie jest zobowiązany do wypowiedzenia umowy. Jeśli postanawia ją rozwiązać bez wypowiedzenia z winy pracownika, powinien być świadomy tego, że muszą być spełnione wszystkie warunki. Dopiero wtedy zwolnienie dyscyplinarne będzie skuteczne.

Tylko wtedy, jeśli zachodzi jedna z trzech podstaw wskazanych w Kodeksie pracy, zwolnienie pracownika dyscyplinarnie jest zasadne. Mowa o przyczynach wskazanych w art. 52 § 1, czyli:

• ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych,

• popełnienie przestępstwa w czasie trwania umowy o pracę, jeśli przestępstwo to uniemożliwia dalsze zatrudnianie pracownika na zajmowanym stanowisku - przestępstwo musi być oczywiste lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem,

• utracenie uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Jak jednak sprawa wygląda, jeśli chodzi o zwolnienie w trybie dyscyplinarnym ze skutkiem natychmiastowym, jeśli stosunek pracy rozwiązywany jest w formie ustnej? Identycznie - niezachowanie formy pisemnej nie skutkuje nieważnością samego wypowiedzenia. Będzie ono jedynie wadliwe, czyli niezgodne z prawem. Jeśli natomiast mowa o konsekwencjach, jakie niesie za sobą zwolnienie dyscyplinarne - należy spodziewać się, że informacje na jego temat już zawsze będą zapisane w historii zatrudnienia.

Warto jednak pamiętać, że po tym jak pracodawca odkrył naruszenie obowiązków służbowych, utratę uprawnień lub problemy prawne, ma dokładnie miesiąc na podjęcie decyzji o zwolnieniu dyscyplinarnym. Nie może więc zwlekać z decyzją i zwolnić pracownika w trybie natychmiastowym po kilku miesiącach. Z kolei pracownik ma dokładnie 21 dni na odwołanie się od decyzji pracodawcy (wliczając soboty i niedziele).

Co więcej, okazuje się, że zła opinia wypisana w świadectwie pracy, to nie jedyna konsekwencja zwolnienia dyscyplinarnego, z jaką przyjdzie się zmierzyć. Nie tylko należy pogodzić się z utratą odprawy czy zasiłku dla bezrobotnych, ale również brakiem dni wolnych na poszukiwanie pracy - przestają one bowiem takiej osobie przysługiwać. Jeśli natomiast mowa o niewykorzystanym urlopie - tutaj sprawa ma się nieco inaczej. Niemożliwe będzie odebranie zaległego urlopu, z racji na to, że zwolnienie dyscyplinarne nie obejmuje okresu wypowiedzenia - w zamian za to pracownikowi przysługuje ekwiwalent finansowy.

Ustne wypowiedzenie umowy o pracę - podsumowanie

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni pamiętać, że zgodnie z przepisami umowa o pracę powinna zostać zawarta pisemnie i na tej samej zasadzie należy sporządzić dokumenty świadczące o rozwiązaniu umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to umowa na czas próbny, na czas określony czy na czas nieokreślony. Nie ma również znaczenia, czy rozwiązanie umowy odbywa się za porozumieniem stron, czy jest to rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, albo czy jest to zwolnienie dyscyplinarne ze skutkiem natychmiastowym. Zawsze powinno się stosować pisemne wypowiedzenie stosunku pracy. Co prawa ustawodawca dopuszcza stosowanie ustnych porozumień w trakcie obowiązywania stosunku pracy, ale i tak ostatecznie strony umowy o pracę powinny je zebrać w formie pisemnej. Choć w przypadku rozwiązania umowy o pracę ustne oświadczenie woli pracodawcy lub pracownika nie jest w teorii nieskuteczne, to jednocześnie takie działanie narusza przepisy prawa pracy. Dlatego nawet jeśli jedna ze stron postanowi wypowiedzieć umowę ustnie, to docelowo musi sporządzić odpowiedni dokument. W dodatku będzie on stanowił wartość dowodową, na przykład w sytuacji dochodzenia swoich praw przed sądem.