Wniosek o pracę zdalną - co powinien zawierać i kto może go złożyć?

Kto powinien złożyć wniosek o pracę zdalną?

Nowelizacja Kodeksu Pracy to coś, na co czekało od dawna wiele osób. Tzw. home office stał się rzeczywistością wielu pracowników. Wcześniej z tej możliwości korzystali głównie freelancerzy, czy osoby związane z branżą IT. Obecnie coraz więcej pracowników dostrzega zalety pracy wykonywanej z domu. Takie rozwiązanie daje większą elastyczność w zakresie zarządzania czasem. Pozwala też zredukować obniżyć koszty związane z koniecznością dotarcia do siedziby firmy.

Do tej pory jednak taka możliwość nie była w żaden sposób usankcjonowania prawnie. Zmieniła to dopiero ustawa o pracy zdalnej. Jakie zapisy się w niej znalazły? Przepisy mówią teraz wyraźnie, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. Wystarczy, każdorazowo uzgodni to z pracodawcą. Miejscem, w którym pracujesz może być zarówno Twój adres zamieszkania, jak i każda inna lokalizacja. Ważne, abyś mógł tam korzystać ze środków umożliwiających porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna za granicą

Nie oznacza to jednak, że możesz od razu spakować walizkę i jechać na wakacje w ramach pracy. O takich zamiarach musisz koniecznie poinformować pracodawcę. Chodzi tu głównie o ubezpieczenie zdrowotne, ale też kwestie podatkowe - zgodnie z prawem składkę należy odprowadzać w kraju, w którym wykonywana jest praca. Może to być sporym problemem dla firmy, ale też dla Ciebie, jeśli zachorujesz - jak wtedy przedstawisz przełożonym L4? Wykonywanie pracy z zdalnej z innego miejsca, niż wskazałeś, jest naruszeniem dyscypliny pracy i może być przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego.

Co nowego w pracy zdalnej w 2023?

Jak zatem wygląda praca zdalna od 2023 roku? Taka forma wykonywania obowiązków służbowych może zostać ustalona już w momencie zawierania umowy między pracownikiem a pracodawcą. Wtedy odwołanie tego trybu i przejście na tradycyjny system stacjonarny powinno odbyć się za pomocą złożonego wniosku. A co z pracownikami, którzy mają zawartą starą umowę i chcą skorzystać z tej możliwości?

Powinni oni złożyć do swojego przełożonego podanie o pracę zdalną. Pismo nie jest zbyt skomplikowane, można zatem porównać go do tego, jak jest skonstruowany wniosek urlopowy. Ustawodawca przewidział sytuacje, w której zarówno pracownik, jak i pracodawca mają możliwość, aby zadecydować o formie pracy poza siedzibą firmy. Jednak osoba zarządzająca musi to umotywować jedną z dwóch sytuacji. Są to przypadki gdy:

• obowiązuje stan nadzwyczajny lub stan zagrożenia epidemicznego;
• w momencie, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika.

Czy są jakieś ograniczenia, które dotyczą pracowników? Nie, każdy może złożyć wniosek o pracę zdalną. Według nowelizacji home office przysługuje:

• kobietom w ciąży;
• osobom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownikom, którzy opiekują się osobami z orzeczonym stopniem niepełnosprawności.

Oczywiście, poza tymi szczególnymi przypadkami wnioskować może każdy. Jednak pracodawca nie musi wtedy wyrazić na to zgody.

Co powinien zawierać wniosek o pracę zdalną?

Nie ma jednego szablonu, który pozwala złożyć wniosek o pracę zdalną. Wzór może być zatem ustalony przez pracodawcę lub pracownik sam pisze odpowiednie pismo. Powinno się w nim znaleźć kilka kluczowych informacji. Najczęściej są to takie dane jak:

• imię i nazwisko pracownika;
• zajmowane przez niego stanowisko;
• data, od kiedy chciały rozpocząć pracę zdalną;
• miejsce, w którym będą wykonywane obowiązki służbowe;
• oświadczenie pracownika o spełnieniu wymogów BHP na stanowisku pracy w miejscu świadczenia pracy zdalnej.

Dodatkowo, warto podać argumentację przemawiającą za tym rozwiązaniem. Jest to kluczowe szczególnie w przypadku osób, które nie należą do grupy uprzywilejowanej przez pracodawcę. Warto też na tym etapie ustalić, jak będzie wyglądał  grafik pracy. Praca poza biurem nie oznacza bowiem zmiany zasad i dostępności pracownika przez cały czas. W ustawie dotyczącej pracy zdalnej 2023 pojawił się także zapis, mówiący o okazjonalnej pracy zdalnej. To maksymalnie 24 dni w roku, kiedy pracownik będzie mógł wykonywać swoje obowiązki z domu lub innego wskazanego miejsca. Wiąże się z tym nowe pojęcie elastycznej organizacji pracy. Z tej opcji mogą skorzystać osoby wychowujące dzieci, które nie ukończyły 8 lat. Wtedy pracownik może skorzystać z tzw. pracy hybrydowej, gdzie będzie łączył dwie formy wykonywania obowiązków: w siedzibie firmy oraz poza nią.

Czy wniosek o pracę zdalną musi zostać zaakceptowany?

Z możliwości złożenia wniosku o pracę zdalną chce skorzystać coraz więcej osób. Jednak nie każdy będzie miał taką możliwość. W przypadku niektórych zawodów charakter wykonywanych zadań utrudnia skorzystanie z tego przywileju. W zapisach nie ma podanych konkretnych stanowisk, są za to wyszczególnione specjalne warunki. Nie można pracować zdalnie, jeśli wykonuje się:

• zadania zaliczane do szczególnie niebezpiecznych;
• prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• prace ze szkodliwymi czynnikami chemicznymi i biologicznymi;
• produkty, które wydzielają nieprzyjemne zapachy lub są radioaktywne;
• prace powodujące intensywne brudzenie.

W takich przypadku z pewnością pracodawca odrzuci wniosek. Wykonywanie obowiązków poza siedzibą firmy wiązałoby się ze zbyt dużym ryzykiem.

Możliwość pracy zdalnej to nie tylko nowoczesny przywilej, ale też konieczność licznych przeobrażeń, które powinny nastąpić w firmach. Konieczne będzie stworzenie osobnych regulaminów. Mają one precyzować to, w jaki sposób ma być wykonywana praca na odległość. Takie działanie ma niwelować wszelkie sporne kwestie jakie mogą powstać na linii pracodawca i pracownik.

Przewidziany jest również zwrot kosztów, jakie ponosi osoba pracująca zdalnie w związku z wykonywaniem swoich obowiązków z domu. Może to być ryczałtowe rozliczenie lub inna forma rekompensaty. W ustawie nie określono dokładnie, w jaki sposób ma to nastąpić. Pozostawiono dowolność osobom zarządzającym firmom. Pracodawca ma także obowiązek przekazać wszelkie materiały i narzędzie niezbędne do wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Jest także możliwość, że pracownik będzie korzystał ze swojego prywatnego sprzętu, ale firma mu za to zapłaci.

Można śmiało powiedzieć, że ustawa o pracy zdalnej to rewolucyjna zmiana, która mocno wpłynie na rynek pracy. Jest to pierwszy krok w zakresie ustalenia oficjalnych regulacji. Z czasem z pewnością będą one mocniej precyzowane.