Praca hybrydowa - co oznacza i jakie przynosi korzyści

Na czym polega model pracy hybrydowej?

Trudno wskazać jedną, precyzyjną definicję tego systemu pracy. Wśród specjalistów HR funkcjonują różnorodne podejścia, które mogą być częściowo kwestionowane przez badaczy analizujących miejsca pracy z perspektywy socjologicznej. Jednak po przeanalizowaniu różnych stanowisk można sformułować ogólną tezę, która będzie obejmować najistotniejsze elementy funkcjonujących koncepcji.

Praca hybrydowa, na czym polega?

System hybrydowy pracy jest organizowany przez pracodawcę (zgodnie z art. 22 § 1 KP) i polega na możliwości częściowego wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Choć w praktyce pracodawcy często biorą pod uwagę preferencje pracowników, to organizacja pracy pozostaje prawnie w gestii zatrudniającego. System taki powinien zapewniać pełen komfort wykonywanych obowiązków i efektywność realizacji zadań.

Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy (art. 67¹⁸–67³⁴) reguluje pracę zdalną wykonywaną „całkowicie lub częściowo" poza siedzibą pracodawcy, co obejmuje również formę hybrydową. Ministerstwo Rodziny jednoznacznie wskazuje, że praca zdalna w rozumieniu przepisów obejmuje również wariant hybrydowy.

Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie rodzaje prac mogą być wykonywane zdalnie. Zgodnie z art. 67³¹ § 4 Kodeksu pracy, nie można powierzyć pracy zdalnej w przypadku:

• prac szczególnie niebezpiecznych,
• powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych,
• związanych z materiałami niebezpiecznymi (np. chemicznymi, biologicznymi, wybuchowymi, promieniotwórczymi),
• prac powodujących intensywne brudzenie.

Pracodawca ma również obowiązek poinformować pracownika o zasadach wykonywania pracy zdalnej (art. 67²² KP), co jest istotnym formalnym elementem organizacyjnym tej formy zatrudnienia.

Można wyróżnić trzy popularne w praktyce HR (nie są to pojęcia ustawowe) warianty pracy hybrydowej:

• „remote first" – pracownicy przede wszystkim wykonują swoje zadania zdalnie. Większą część miesiąca przebywają więc poza firmą. Jednocześnie mają oni stały dostęp do przedsiębiorstwa, by móc w dowolnym momencie zorganizować spotkanie zewnętrzne i wewnętrzne.
• Wariant rotacyjny – polega na podziale pracowników na zespoły zdalne i zespoły stacjonarne. Jak sama nazwa wskazuje, występuje rotacja zespołów w określonych terminach. Zespoły mogą wymieniać się co tydzień, dwa tygodnie, a nawet miesiąc. Warto jednak unikać zbyt dużych przerw, by pracownicy nie odzwyczaili się od danego systemu pracy, przez co pewien czas musieliby poświęcać na ponowne dostosowywanie się. Jednak również zbyt częsta zmiana systemu pracy może wprowadzić chaos.
• Wariant ze stałym podziałem zespołów - jest to pewne rozwinięcie wariantu rotacyjnego. Jednak w tym przypadku większość pracowników pracuje na stałe stacjonarnie (z możliwością pracy zdalnej), a druga grupa pracuje zdalnie (również z możliwością pracy stacjonarnej). Opiera się on jednak na tym, by wśród grup przeważał któryś z wariantów systemów pracy.

Szefowie, dyrektorzy i kierownicy muszą podjąć poważną decyzję o tym, jaki system pracy zastosować. Niepodważalnie praca hybrydowa jest coraz popularniejszym modelem w wielu przedsiębiorstwach. Oczywiście, są zawody, w których nie można jej wprowadzić, jednak wraz z rozwojem gospodarki, powstaje coraz więcej stanowisk, na których takie rozwiązania mogą zostać zastosowane.

Bardzo ważne jest to, by nie tylko myśleć w kategoriach przedsiębiorstwa i jego zysków, lecz również pamiętać o tym, czego potrzebują pracownicy i jakie są ich oczekiwania. Decyzje o systemie pracy nie powinny być podejmowane tylko na poziomie zarządczym.

Według kilku badań opublikowanych w latach 2023-2024, znacząca większość osób, które pracują zdalnie, chciałaby zachować taką możliwość, a ponad połowa preferuje rozwiązanie hybrydowe. Wyniki ankiet wśród pracowników jasno wskazują na to, że wielu dostrzegło zalety tego rozwiązania.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownik może wnioskować o pracę zdalną, jednak ostateczna decyzja należy do pracodawcy. Ustawodawca nakazuje uwzględnić wniosek wybranych grup pracowników (np. rodziców dzieci do 4 lat) – zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 KP. W przypadku odmowy dla tych uprzywilejowanych grup, pracodawca musi podać przyczynę w ciągu 7 dni roboczych.

Ustawodawca przewidział również możliwość skorzystania z 24 dni pracy zdalnej „okazjonalnej" w roku kalendarzowym (art. 67³³ KP), która może być stosowana na wniosek pracownika, bez konieczności spełniania dodatkowych warunków. Warto podkreślić, że przy tej formie pracy zdalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewniania narzędzi ani zwracania kosztów (art. 67³³ §3 KP).

Warto również pamiętać, że pracodawca może polecić pracę zdalną w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu lub gdy z powodu siły wyższej tymczasowo nie może zapewnić bezpiecznych warunków pracy (art. 67¹⁹ § 3 KP).

Jaka jest różnica pomiędzy pracą hybrydową, zdalną a stacjonarną?

Każdy z tych systemów nieco się od siebie różni. Przede wszystkim, mówiąc o pracy hybrydowej, od razu na myśl przychodzi połączenie pracy zdalnej ze stacjonarną. I rzeczywiście, tak w uproszczeniu można to określić. Jest to więc częściowo praca wykonywana poza siedzibą/oddziałem firmy, a częściowo w miarę potrzeb, w biurze.

Zasady pracy zdalnej i hybrydowej nie są ustalane wyłącznie indywidualnie z pracownikiem. Przede wszystkim określa się je w regulaminie zakładowym, porozumieniu zbiorowym lub porozumieniu z przedstawicielami pracowników (art. 67²⁰ KP). Dopiero w przypadku braku takich regulacji kwestie te są ustalane indywidualnie.

Warto zaznaczyć, że choć w praktyce wielu pracodawców oczekuje od pracowników hybrydowych możliwości szybkiego stawiennictwa w biurze, to Kodeks pracy nie nakłada takiego obowiązku. Ewentualny wymóg szybkiego powrotu do biura musi być z góry ustalony w regulaminie lub porozumieniu i nie może być dowolnie narzucany przez pracodawcę bez odpowiednich zapisów.

Praca zdalna, zgodnie z art. 67¹⁸ § 1 KP, musi odbywać się w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Nie ma więc całkowitej dowolności co do lokalizacji pracy.

W praktyce popularne wśród pracowników zdalnych stało się zjawisko pracy jako nomadzi, czyli podróżując po świecie/kraju. Należy jednak wyraźnie podkreślić, że taka forma pracy wymaga zawsze zgody pracodawcy i określenia tego w odpowiednich dokumentach. Freelancerzy mają w tym zakresie większą swobodę niż osoby zatrudnione na umowę o pracę.

Należy jednak pamiętać, że praca zdalna wykonywana za granicą (np. na Bali) wymaga wcześniejszej zgody pracodawcy, a także sprawdzenia skutków ubezpieczeniowych i podatkowych. W przypadku krajów UE konieczne jest uzyskanie zaświadczenia A1 z ZUS, natomiast w przypadku krajów spoza UE (jak np. Bali) zaświadczenie A1 nie ma zastosowania, a pracodawca musi dodatkowo sprawdzić lokalne prawo pracy i przepisy imigracyjne danego kraju. Ministerstwo Rodziny i FAQ poświęcone pracy zdalnej wskazują, że te kwestie muszą być ustalone zanim pracownik podejmie pracę z zagranicy.

Pozostała jeszcze praca stacjonarna. Jest to podstawowy system pracy znany i praktykowany od lat. Praca wykonywana jest w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, czyli najczęściej w biurze. Jak można zauważyć, jest to system, który w opinii wielu ekspertów będzie stopniowo tracił na popularności na rzecz choćby pracy hybrydowej, choć należy pamiętać, że jest to prognoza socjologiczna, a nie prawny fakt.

Work-life balance – czy jest zagrożone w trakcie pracy hybrydowej?

Do największych obaw pracowników, którzy udają się na pracę hybrydową, jest zachowanie właściwego stosunku między życiem a pracą. Może to być szczególnie trudne w zawodach, w których pracownik nastawiony jest na osiąganie efektów, zysk od rezultatów i notowanie jak najwyższych wyników. Skoro będzie mógł bez ograniczeń wykonywać pracę w domu, to może pojawić się problem uzależnienia od pracy. Pojawiają się również głosy, że to od strony pracodawcy będzie silny nacisk na jak najefektywniejszą pracę w domu, załamując barierę życia i kariery.

Ustawodawca pracuje nad regulacjami, które mają chronić pracowników przed zatarciem granicy między pracą a życiem prywatnym. W latach 2024-2025 Ministerstwo Rodziny zapowiedziało prace nad wprowadzeniem "prawa do odłączenia" (right to disconnect), które ma zapewnić pracownikom prawo do nieodpowiadania na służbowe wiadomości poza godzinami pracy. Na razie trwają prace analityczne i dialog społeczny w tym zakresie. Należy jednak zaznaczyć, że w obecnym stanie prawnym, choć nie ma odrębnego przepisu o prawie do odłączenia, pracownika chronią już regulacje dotyczące czasu pracy i odpoczynku zawarte w Kodeksie pracy.

Przede wszystkim należy pamiętać o własnym zdrowiu psychicznym i zachowaniu odpowiednich proporcji. Pomóc może w tym dokładne planowanie pracy i dnia. Jeśli ktoś zamierza uregulować tę kwestię z pracodawcą, może również przydać się mu odpowiednia umowa o pracę, a także przygotowany grafik. W niektórych zawodach może być wymagany przerywany czas pracy. Jest to jak najbardziej zrozumiałe, jednak nadal warto uregulować to w grafiku pracy.

Warto również wiedzieć, że zgodnie z art. 22¹c KP, wprowadzonym 21 lutego 2023 r., pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę trzeźwości oraz kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu również w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Należy jednak podkreślić, że taka kontrola wymaga wcześniejszego wprowadzenia odpowiednich zapisów w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, po konsultacji z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. Bez dopełnienia tych formalności kontrola byłaby bezprawna.

Jak zorganizować przestrzeń do pracy zdalnej?

Niezwykle istotną kwestią w trakcie pracy zdalnej, a więc wykonywanej z dowolnego miejsca, jest zapewnienie sobie odpowiednich warunków, do komfortowego wykonywania zadań.

Przede wszystkim pracownik powinien mieć zachowany spokój i możliwie maksymalne ograniczenie bodźców zewnętrznych. Jeśli więc ktoś ma możliwość wygospodarowania pokoju w mieszkaniu na biuro, to będzie świetne rozwiązanie. Taki kącik można również zagospodarować w mniejszych mieszkaniach, gdzie nie ma możliwości stworzenia osobnego pomieszczenia.

Należy pamiętać o podstawowych kwestiach, jak: wygodne biurko, ergonomiczne krzesło, a także oświetlenie, które nie będzie wpływać na zmęczenie oczu i organizmu. Nie bez znaczenia jest również dostęp do sieci, a także drukarki.

Zgodnie z art. 67²⁴ Kodeksu pracy Pracodawca jest obowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

Bardzo ważne jest, by pamiętać, że zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym wszystkie kwestie związane z kosztami, narzędziami i materiałami, muszą być określone w zakładowym regulaminie, porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową lub w przypadku braku takiej organizacji – w porozumieniu zawartym z przedstawicielami pracowników (art. 67²⁰ KP). W przypadku braku porozumienia, pracodawca może określić te zasady samodzielnie w regulaminie pracy zdalnej, po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników (art. 67²⁰ § 5 KP).

Pracownik powinien mieć również dostęp do systemów i komunikatorów, które szybko pozwolą na kontakt z innymi pracownikami.

Praca hybrydowa przeżywa rozkwit, a więc w najbliższych miesiącach można obserwować rozwiązania, które zostaną przygotowane przez ustawodawców, a także firmy, które będą chciały zadbać o komfort pracy pracowników. Może to być bardzo dobrą inspiracją zarówno dla kadry zarządzającej, jak i samych pracowników.