Jakie są największe wyzywania wprowadzenia pracy zdalnej?

Wprowadzenie

Specjalizacja Kancelarii Sawaryn i Partnerzy

Obsługa przedsiębiorstw, szczególnie w sektorze IT i e-commerce
Przykłady współpracy z firmami, m.in. Transition Technologies
Zakres wsparcia: prawo pracy, podatki, umowy, kwestie korporacyjne

Doświadczenie z startupami

Wyzwania związane z obsługą startupów
Znaczenie komunikacji z klientami i dostosowywania się do ich potrzeb

Wyzwania związane z pracą zdalną

Wprowadzenie pracy zdalnej podczas pandemii COVID-19
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej w Kodeksie Pracy
Aspekty bezpieczeństwa i zarządzania danymi
Problematyka zwrotu kosztów pracy zdalnej
Kwestie związane z kontrolą pracy zdalnej pracowników

Porady dla firm wprowadzających pracę zdalną

Określenie zakresu pracy zdalnej
Procedury dotyczące wprowadzenia pracy zdalnej (porozumienia, regulaminy)
Konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników
Organizacja pracy zdalnej (grupy pracowników, hybrydowy model pracy)
Wyposażenie pracowników w odpowiednie narzędzia pracy
Rozliczanie kosztów energii elektrycznej i dostępu do internetu
Możliwość użycia prywatnego sprzętu przez pracowników

Podsumowanie

Praktyczne wskazówki dla pracodawców
Zalety i wyzwania pracy zdalnej
Znaczenie dostosowania regulaminów do specyfiki firmy

Transkrypt rozmowy:

Kamil: Witam serdecznie wszystkich. Z tej strony Kamil Ciosmak z inEwi. Dzisiaj porozmawiamy z Krzysztofem z Kancelarii Sawaryn i Partnerzy na temat kadr, ale także na temat prawa w sektorze IT i e-commerce oraz poruszymy tematy pracy zdalnej, w których Krzysztof jest ekspertem.

Więc Krzyśku poprosiłbym Cię o parę słów o sobie, zanim jeszcze przejdziemy do głównych tematów.

Krzysztof: Dziękuję. Witaj Kamilu, witajcie wszyscy słuchacze, którzy nas słuchają i poznają. Dziękuję za zaproszenie i możliwość porozmawiania na ten temat. Jestem radcą prawnym w Kancelarii Sawaryn i Partnerzy, jednym z partnerów tej Kancelarii. Na ogół zajmuję się bieżącym wsparciem naszych klientów w zakresie prawa pracy, W zakresie współpracy pracowników, w ogóle z zagranicy, bądź wysłania swoich pracowników do realizacji pracy poza granicą Polski.

Kamil: Super, super. Czyli generalnie tutaj doświadczenie na pewno masz spore, tak samo zresztą jak w całej kancelarii. Ale właśnie z tego co miałem też okazję się dowiedzieć, jesteście szczególnie ukierunkowani właśnie na sektor IT i e-commerce. Prawda? Mógłbyś powiedzieć parę słów na ten temat?

Krzysztof: Zgadza się, zgadza się. Jeżeli chodzi o naszą kancelarię, to my specjalizujemy się tak naprawdę w obsłudze przedsiębiorstw. Nie świadczymy pomocy prawnej dla osób fizycznych. Głównie skupiamy się na takim bieżącym wsparciu dla przedsiębiorstw, głównie spółek. Spora część naszych klientów właśnie też to są podmioty z branży IT i e-commerce. Z niektórymi właśnie zaczynaliśmy współpracę, na takim jeszcze etapie startupowym, gdy się rozwijali, po iluś tam rundach finansowania dalej współpracujemy. No a poza tym klienci to też już takie naprawdę spore podmioty w branży IT.

Tutaj mogę na przykład wspomnieć też o jednym z naszych klientów, Transition technologies, i całej grupie tych spółek, która też mocno działa w branży IT, tzn. tworzenie różnego rodzaju oprogramowania, programowania, związanych z cyberbezpieczeństwem, obsługą elektrowni i kwestią sprzedaży energii elektrycznej, czy nawet sprzedaży gazów.

Więc można powiedzieć, że tak, głównie tutaj przedmiotem naszej codziennej pracy to jest takie stałe wsparcie w tych aspektach, głównie istotnych dla przedsiębiorców, czyli kwestie ludzi, kwestie podatków, kwestie umów, kwestie korporacyjne związane z jakimiś zmianami, przejęciami też, przekształceniami, dzieleniami, połączeniami itd.

Kamil: Czyli na dobrą sprawę wszystko czego przedsiębiorstwa potrzebują. A tutaj powiedziałeś parę ciekawych słów odnośnie właśnie też startupów, czyli domyślam się, że tam też powiedzmy ten zakres Waszej pomocy znacznie się zmieniał w czasie, w zależności od tego jak te firmy rosły w międzyczasie, prawda?

Krzysztof: Tak, jak najbardziej. Prawda też jest taka, że mamy doświadczenie obsługi różnego rodzaju przedsiębiorców. W przypadku startupów wiadomym jest, że oni chronicznie cierpią na niedobór ludzi. Tam jedna osoba zajmuje się pięcioma rzeczami. Więc tutaj trzeba szczególnie zwracać uwagę na to, że rozmawiamy z osobą, która poniekąd zajmuje się bardzo szerokim zakresem różnego rodzaju zadań. Niekoniecznie jest specjalistą w każdym z tych dziedzin.

Dlatego też staramy się komunikaty kierować do naszych klientów w sposób przejrzysty, spójny. No i głównie taki, żeby im to pomogło. Nie chodzi o to, że trzeba stworzyć elaboraty prawne. Chodzi o to, żeby ustalić jak można w dany sposób dany problem rozwiązać, w którą stronę warto iść, bądź ewentualnie należy zwrócić uwagę na ryzyka. Też w sumie jesteśmy przedsiębiorcami, więc wiemy o co chodzi. Pozostałym przedsiębiorcom głównie chodzi o to, żeby biznes szedł do przodu. W zasadzie jako partnerzy staramy się w tych relacjach z naszymi klientami być i wspierać ich.

Kamil: Jasna sprawa, a właśnie tak skoro właśnie powiedziałeś i o byciu przedsiębiorcą i o wyzwaniach, no to chciałbym tutaj Cię zapytać odnośnie tego, jak wasza kancelaria pomaga właśnie Waszym klientom w rozwiązywaniu największych wyzwań przy wprowadzaniu pracy zdalnej, właśnie tutaj, w sektorach IT, e-commerce. Jestem ciekawy jak to wygląda z waszej perspektywy jako kancelarii prawnej właśnie pomagając takim, czy to startupom, czy też właśnie innego rodzaju firmom.

Krzysztof: No tak, no tutaj akurat prawda jest taka, że ta praca zdalna to było coś, co było wręcz oczekiwane przez środowisko przez dłuższy czas. Czasy COVID-u pozwoliły tak naprawdę na błyskawiczne wprowadzenie pewnych bardzo elastycznych rozwiązań, które rzeczywiście bardzo dobrze się sprawdziły. No ale nasz ustawodawca pracował głównie nad tym, żeby wprowadzić to na stałe. No i faktycznie, zostało to wprowadzone do Kodeksu Pracy. No i powstał wtedy, pamiętam ten czasy wtedy, kiedy wygaszano tą pracę zdalną covidową, a trzeba było się przepiąć na przepisy dotyczące pracy zdalnej już w oparciu o ten Kodeks Pracy i inne regulacje.

Te regulacje są jednak trochę bardziej szczegółowe i rygorystyczne, a wielu z naszych klientów oczywiście w tym czasie skorzystało z tej opcji, no bo siłą rzeczy trzeba było jakoś działać, poniekąd zostali do tego też czasami przymuszeni.

Więc pierwszym z tych wyzwań, z tego co pamiętam, to było to, że trzeba było bardzo szybko doprowadzić do tego, żeby w sposób płynny przepiąć pracowników z tych innych podstaw prawnych teraz na to, żeby dalej oni funkcjonowali sobie, ale w ramach tych już nowych regulacji, które weszły na stałe, a one wymagały od naszych klientów zwrócenia uwagi na kilka istotnych aspektów. Jednym z nich jest aspekt bezpieczeństwa, czyli tego też tutaj już pracodawca ma obowiązek zadbać też o to, aby zapobiec jakiemuś wyciekowi danych, tak to zorganizować i usankcjonować, aby jakieś procedury opisywały to, co wolno, co nie wolno, w jaki sposób miałoby się z czymś takim, czy z tymi danymi po prostu obchodzić. W wielu przedsiębiorstwach już coś takiego było wprowadzane. Bardzo często od strony technicznej tak naprawdę, bo to jest najprostsze, najbardziej takie też potrzebne, tak, żeby odpowiednio szyfrować kwestie przypływu tychże danych. Natomiast teraz też, jakby nie było, te przepisy wymagały tego, aby też to w jakiś sposób spisać i określić.

Kolejne tak naprawdę wyzwanie, które się pojawiło, to jest kwestia zwrotu kosztów. Bardzo żywotnie dyskutowany aspekt, jak to ugryźć, jak to poukładać, żeby po pierwsze miało to sens. No a wiadomo, nikt specjalnie, pamiętam wtedy, nie był z tego zachwycony, że nagle pojawiał mu się kolejny koszt w firmie, który musi pokryć. Ówcześniejsze rozwiązania Covidowe w ogóle nie mówiłem o czymś takim, że trzeba to coś zwracać. Tak, więc tutaj też to było pewnym wyzwaniem, jak do tego usiąść, jak to sobie opracować, żeby to było z jednej strony wygodne i proste w obsłudze, żeby nie generowało nam jeszcze konieczności, może nie tyle co powołania nowego etatu, też zależy od wielkości przedsiębiorstwa i ilości osób, które będą na pracy zdalnej, ale do niedokładania sobie dodatkowych obowiązków, które generują koszt osobowy, bo musimy komuś nowe zadania wrzucić do realizacji. Dwa, no koszt już taki stricte finansowy, no bo trzeba też tym pracownikom zwracać. Pytanie co zwracać, jak zwracać, jak to ustalać. Więc to było na pewno też takim wyzwaniem, żeby to sensownie było układać.

No i kolejnym z tych aspektów był też aspekt tego w jaki sposób określić realizację kontroli. Bo ustawa zezwala na to, aby przeprowadzić kontrolę takiego pracownika na pracy zdalnej, przy czym trzeba tutaj poszanować zasady miru domowego, w jaki sposób tak naprawdę takie kontrole przeprowadzać, jak najlepiej to przeprowadzić, żeby one też były efektywne. No bo trudno sobie wyobrażać sytuację na przykład taką, że informujemy pracownika, że za tydzień wpadnę do niego na kontrolę, czy tam za trzy dni do niego wpadnę na kontrolę. No to wiadomo, że się odpowiednio na to przygotuję, tak, nie mamy takiej możliwości jak w firmie, że po prostu nie wiem, wejdę sobie do danego pokoju, gdzie akurat pracownicy pracują i od razu widzę, co się dzieje, tak? Więc to też na pewno było jakimś tam wyzwaniem, jak to po prostu zrobić z głową, aby to było sensowne, a jednocześnie też zgodne z przepisami, bo przepisy też nie zezwalają na coś takiego, żeby nagle pojawić się u pracownika pod domem, zadzwonić mu na domofon, czy na dzwonek i “dzień dobry, przyszliśmy sprawdzić jak tam idzie praca”.

Kamil: Dokładnie. W takim wypadku, skoro znamy już te wyzwania, to powiedz jak z Twojej strony radziłbyś podjąć kroki danym firmom, które faktycznie dopiero chcą efektywnie wprowadzać tą pracę zdalną? Jak podszedł byś do takiego tematu?

Krzysztof: No tak, no to w pierwszej kolejności musimy sobie na pewno określić, czy my chcemy tą pracę zdalną wprowadzić w jakimś szerszym zakresie, czy też nie, bo na przykład tam pracownik nam się zgłosił, że on by chciał tak pracować, a my do tej pory nie współpracowaliśmy z pracownikami w taki sposób. No to kodeks pracy zezwala na coś takiego, że można sobie zawrzeć takie też odrębne porozumienie. To w ogóle pomogło nam w tym, w jaki sposób ta praca zdalna ma zostać realizowana, są pewne wymogi, to do tego, jakby miała być to poukładane, co jest ze strony pracodawcy obowiązkiem.

I to jest jedna z możliwości. Natomiast druga, w mojej ocenie o wiele częściej stosowana, to jest sytuacja, kiedy jednak chcemy coś jednak uporządkować, a co więcej, pracownicy coraz częściej zwracają uwagę na to, że bardzo lubię pracować zdalnie, więc wtedy,, żeby się po prostu też w tym nie zagubić, no bo wprowadzić jakieś ogólne ramy. No i tutaj kodeks nam mówi o kwestii porozumienia bądź regulaminu, który ma określać zasady funkcjonowania pracownika w ramach takiej pracy zdalnej. Mówię porozumienia bądź regulaminu, bo to zależy od tego, czy mamy związki zawodowe, czy też nie. To jest już coś takiego, gdzie jeżeli pracodawca chciałby wprowadzić u siebie taką pracę zdalną - w dany sposób to uregulować, no to pierwsze pytanie jest takie, czy masz u siebie związki zawodowe?

Jak tak, no to musisz przygotować taką procedurę i poinformować związki, spróbować się z nimi dogadać co do treści tej procedury. Natomiast, już od razu bym mógł uspokoić, że jeżeli się nie uda z tymi związkami dogadać, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby potem wprowadzić regulamin. Ich zdanie poniekąd nie jest wiążące dla pracodawcy. Natomiast ustawa - Kodeks Pracy narzuca pewien tryb, tak musimy go po prostu w taki sposób przeprowadzić.

Jak nie mamy związków zawodowych, no to też nie jest aż tak fajnie, że zaczynamy sobie procedurę, wrzucamy ją i ona już z dnia na dzień działa. Ustawa też narzuca na nas wtedy konieczność przeprowadzenia konsultacji z przedstawicielami pracowników. To jest generalnie taka coraz większa tendencja do tego, aby w różnego rodzaju aspektach związanych z organizacją pracy, to coraz częściej jak się modyfikują przepisy, to wprowadza się postanowienia, które w jakiś sposób narzucają konieczność - nie tyle co uzyskania zgody tychże przedstawicieli, co w jakiś tam sposób wciągnięcia ich w procedowanie różnego rodzaju rozwiązań. No i tutaj jest właśnie też tak samo, mamy obowiązek stworzyć taki regulamin i przedstawić go do konsultacji i przedstawić pracownikom. Natomiast ich zdanie też nie jest wiążące. Musimy tylko wypełnić ten tryb, a potem możemy ogłosić tą procedurę i ten regulamin nam potem wejdzie w życie. Natomiast też nie ukrywam, że czasami zdarzało się, że pracownicy zwracali uwagę na jakieś naprawdę sensowne rzeczy, które można było też wprowadzić, bo nic nie stoi na przeszkodzie, że przecież gdy pojawi się jakiś sensowny pomysł, to dlaczego z tego nie skorzystać, dlaczego go nie wprowadzić?

Więc też nie chciałbym tego tak demonizować, że to jest złe i problematyczne, że chcemy, że musimy. No bo faktycznie czasami się zdarza, że ma to tą wartość dodaną, no a ogromnym plusem jest to, że nie jesteśmy przez nich potem trzymani garści, bo to i tak pracodawca decyduje w jaki sposób tą procedurę ustalić.

No to tak, to może na tyle, jeżeli chodzi o samą kwestie wprowadzenia, jak wygląda tamta procedura. Natomiast na co też trzeba potem zwrócić uwagę, poza tym takim aspektem związanym z chęcią wprowadzenia procedury tego, jak to zrobić, tego regulaminu pracy zdalnej, no to są też wymyślone wymogi tego, co w takim regulaminie powinno być.

W pierwszej kolejności powinniśmy określić grupę pracowników, która z takiej pracy zdalnej może korzystać. Czy to wszyscy mogą z tego korzystać? Czy też nie, bo mogą być przecież takie stanowiska, takie działy, w których obecność w firmie, czy też konkretnie w miejscu, w którym ma być świadczona praca jest po prostu konieczna. Nie ma takiej możliwości, żeby oni po prostu pracowali zdalnie w pełnym zakresie. Natomiast nie ma przeszkód w tym, żeby wprowadzać rozwiązania hybrydowe. To jest coś, co bardzo często w sumie się stosowało. Z tego co pamiętam, to wielu pracodawców było zainteresowanych wprowadzeniem pracy zdalnej, ale w takim modelu hybrydowym, czyli jeden dzień, dwa dni w tygodniu zdalnie, a tam cztery, czy trzy normalnie w biurze, w miejscu pracy.

To też pozwala w jakiś tam sposób ciąć koszty, tak, no bo my już nie potrzebujemy wtedy jakiegoś biura 200m2 dla zapewnienia powierzchni wszystkim tym pracownikom, bo wiemy, że mamy tą rotację, więc to też w jakiś sposób można to wykorzystać. Tak jak też mówiłem wcześniej, przepisy Kodeksu Pracy narzuciły konieczność wprowadzenia postanowień dotyczących rozliczania kosztów.

No bo co do zasady tak, mamy już tego pracownika, który miałby pracować zdalnie, no to pracodawca ma obowiązek wyposażyć go w narzędzia pracy do tego potrzebne. Jeżeli chodzi o IT, czy e-commerce to generalnie w większości przypadków to jest po prostu odpowiedni laptop czyli najważniejszy sprzęt.

Kamil: Tak i to już załatwia sprawę w większości przypadków.

Krzysztof: Tak, dokładnie. Więc tu akurat nie ma jakiegoś tam większego problemu, bo tak czy inaczej ten pracownik już jest odpowiednio wyposażony, jakby nie było. Natomiast, może się zdarzyć tak, że akurat, nie wiem, jest jakiś tam przestój, albo coś się tam zepsuło, trzeba by tam skorzystać z własnego sprzętu, albo po prostu, o czymś zapomnieliśmy, to też mamy taką możliwość, żeby się umówić z pracownikiem i określić, że w jakiś tam sposób dozwolone jest wykorzystanie własnego sprzętu. No i za to powinien się należeć pewien ekwiwalent. Co więcej, Kodeks Pracy narzucił tak naprawdę konieczność pokrycia także, kosztów związanych z zużyciem energii elektrycznej oraz dostępu do Internetu.

Wiadomo, że też to nie jest zbyt korzystne i może być to obciążające dla pracodawców, gdyby teraz każdemu miał zapewnić mobilny Internet, albo kupować Internet do swoich pracowników. Generalnie byłoby to zupełnie niepotrzebnym wydatkiem. No plus jeszcze kwestia logistyczna, żeby to wszystko zorganizować. Jest możliwość, aby takie koszty tej energii elektrycznej, czy też tego dostępu do internetu, jak i nawet w sytuacji, kiedy jest jakiś tam sprzęt przez pracownika wykorzystywany, który jest jego własnością, zamknąć w formie ryczałtu. I mówiąc szczerze, to jest najlepsze rozwiązanie, które jest tak naprawdę najprostsze i najmniej energochłonne po stronie pracodawcy. Bo jeśli mamy rozliczać koszty, to pracownik musiałby, nie wiem, przenosić nam faktury na przykład, które uzyskuje. My byśmy musieli ustalać, no dobrze, to jest zużycie tak naprawdę na przestrzeni miesiąca, dwóch, a my musimy to ustalić. Nie dostanie za 24h tego zwrotu. Więc trzeba też ustalić, no to ile by ten sprzęt, który Ci daliśmy, faktycznie tego do prądu pobrał i tak dalej.

Akurat jesteśmy w stanie mniej więcej ocenić, bo mamy dane techniczne, jak się kupuje laptopy i tak dalej, to jest informacja o tym, ile to potrzebuje energii elektrycznej do funkcjonowania, jakie jest mniej więcej zużycie na kilowatogodziny i tak dalej. Jesteśmy w stanie coś takiego wyliczyć i tu właśnie kłania nam się ten ryczałt, który jest tak naprawdę najlepszym rozwiązaniem, Bo robimy sobie tylko pewną, na początku ustalenie tego, jaki mamy mniej więcej sprzęt i jaka jest mniej więcej średnia zużycia itd. Możemy zrobić research do tego, jaka jest mniej więcej stawka za gigabajt np. internetu i my wprowadzamy sobie do tej naszej procedury, że w przypadku np. pracy zdalnej, no to my wprowadzamy, że będzie należny ryczałt w takiej, a takiej wysokości. Mamy sprawę z głowy, bo nie musimy się potem martwić tym, znaczy martwić tym, nie musimy potem głównie tego analizować, prosić pracownika o wykazanie tych kosztów, w jakiej wysokości one zostały przez niego poniesione, wyliczać do tego zużycie dla każdego z pracowników osobno.

Mamy ryczałt, uśrednione koszty, kodeks pracy na szczęście nam na to pozwala i tak naprawdę podejrzewam, że też jeżeli ktokolwiek szukał jakiejś informacji na temat pracy zdalnej, to w większości przypadków głównie zwraca się uwagę na to, że po prostu ten ryczałt jest jedyną sensowną formą tej sytuacji, Która daje możliwość normalnego funkcjonowania, a przy okazji nie obciąża nas bardzo.

Wracając do tego regulaminu. Jak już mamy też te kwestie kosztów, no to oczywiście musimy w jakiś sposób ustalić też zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w jaki sposób ta praca zdalna miałaby być realizowana, w jaki sposób taki pracownik miałby nam w ogóle zgłaszać obecność w pracy, jakby miał też pracować dalej. Ponieważ praca zdalna to nie jest praca w systemie zadaniowym, to są zupełnie inne rzeczy. Praca zdalna to jest tylko kwestia tego, że my swoją pracę wykonujemy z wskazanego miejsca. Przeważnie z domu, ale to nie musi być to miejsce, w którym mieszkamy. Natomiast nie zmienia nam to tego systemu pracy, w którym my funkcjonujemy. Jeżeli ktoś ma podstawowy tryb pracy, czyli 9-17, no to jak jest na pracy zdalnej, to on ma pracować 9-17, tak? Nie ma, że idę sobie na rower albo, nie wiem, fajna pogoda, zejdę sobie popływać do basenu bo będzie ciepło, tak? I mam mieć trzy godziny. Nie mam zmienionej formy tego systemu pracy. Wtedy jest to istotne pod kątem pracodawcy, żeby w jasny sposób określić w jakiejś sposób przekazuje się zadania. Wiadomo, że można po prostu telefonicznie przekazywać, ale o wiele łatwiej i lepiej jest, gdy używamy tego narzędzia.

Kamil: No właśnie i tutaj troszeczkę wkraczamy w tym momencie w tematy związane z zarządzaniem pracownikami. Tak jak mówiłeś, owszem można przekazywać zadania przez telefon itd. Ale umówmy się, nie jest to najlepsze rozwiązanie logistyczne, no i też może rodzić parę problemów. Więc powiedz, czy może w Waszej kancelarii, współpracując z firmami zauważyłeś jakieś dobre praktyki, które mogłyby przejąć też inne firmy, które właśnie wprowadziły pracę zdalną, ale być może nie jest ona aż tak efektywna, jak mogłoby być w przypadku zarządzania pracownikami?

Krzysztof: Tutaj akurat jeżeli chodzi w ogóle o branżę IT czy e-commerce to oni są, że tak powiem na wygranej pozycji, bo tam jakby nie było, w tych branżach bardzo często stosuje się już różnego rodzaju oprogramowanie, które umożliwia w jakiś sposób zarządzanie zadaniami, które zlecamy swoim pracownikom. Bardzo często tworzy się i korzysta z różnego rodzaju komunikatorów. Nie chcę tu mówić nazw, żeby nie było, że kogoś tam reklamuje, ale generalnie każdy je zna i wie w jaki sposób z nich korzystać. Jest to na pewno coś, bardzo istotnego z takiego aspektu praktycznego to bym polecał na pewno korzystanie z takich rozwiązań, które umożliwiają przeprowadzenie wideokonferencji, żeby po prostu się widzieć. Bo to już też z doświadczenia z uwagi na też ten zakres, którym się zajmuje, związany z prawem pracy, ale też kwestiami, z którymi miałem do czynienia - zgłoszeń o charakterze mobbingu czy też dyskryminacji, to w momencie, jak my kogoś widzimy i z nim rozmawiamy, to mamy przecież też przekaz niewerbalny. W momencie, jak skupiamy się tylko na komunikatorze, to się to troszkę zaciera. Więc tu na pewno z praktyki polecałbym, żeby jak najczęściej korzystać tych rozwiązań, które umożliwiają nie tylko pisanie do siebie, ale też po prostu możliwość przeprowadzenia rozmowy w ramach właśnie takiej wideokonferencji.

Później to, co jest też istotne, no to też wprowadzenie w jakiś tam sposób, skorzystanie z tych oprogramowań, które dają nam tego typu narzędzia, które zezwalają nam możliwość weryfikacji tejże pracy pracownika. Czy on faktycznie ją wykonuje, czy też jej nie wykonuje. Bardzo często bo to moglibyśmy zastosować, to jest kwestia na przykład monitoringu stacji. To są trochę inne przepisy, które już wcześniej zostały wprowadzone na temat monitoringu wizyjnego, ale i nie tylko. Mamy w Kodeksie Pracy wprowadzone różnego rodzaju możliwości stosowania monitoringu. To jest najbardziej popularny produkt, o którym wszyscy mówią, to jest wizyjne i poczty, tak, skrzynki mailowej. Natomiast jest możliwość wprowadzenia też, bardzo często się wprowadza zwłaszcza np. w firmach logistycznych, monitoring geolokalizacyjny, żebyśmy wiedzieli, co gdzie kto jest. No i nie ma absolutnie przeszkód też do tego, aby wprowadzić monitoring na stacji po prostu, na której ktoś pracuje i to realizować. Po prostu łączymy pewne rozwiązania, które można stosować nie tylko w ramach pracy zdalnej, niektóre firmy też już coś takiego wprowadzają, nawet jeśli pracownicy nie pracują zdalnie, tylko po prostu pracują na powierzonym sprzęcie. Pracodawcy też zależy na tym, żeby on był wykorzystywany w sposób prawidłowy i do celów związanych z pracą, a nie jak kiedyś, do kopalni bitcoinów, które czasami pracownicy odpalali. Różne są pomysły.

Kamil: Okej, to w ogóle ciekawy temat. Swoją drogą, mieliście takie przypadki, gdzie właśnie Wasi klienci mówili o tym, że pracownicy wykorzystują ten sprzęt firmowy że tak powiem, nie do końca firmowych?

Krzysztof: To akurat zdarzało nam się, pamiętam to na przykład z dyscyplinami, rzucam to, bo to nam się pojawiło akurat może nie w kontekście pracownika, ale nam się pojawiło w kontekście nowego klienta, który akurat był wynajmującym i miał ryczałt, jeżeli chodzi o czynsz i kwestię energii elektrycznej. Nagle się bardzo zdziwił, gdy zobaczył rachunek za prąd.. Ale to też słyszałem, że były takie przypadki, gdzie pracownicy wykorzystują sprzęt w różny sposób, czy też po prostu wykorzystują go w sposób zupełnie nieuprawniony. Kiedyś to były popularne torrenty, co się tam ściągało i tak dalej, to potem mógł się pojawić problem, bo wpadnie tam policja i zabierze taki sprzęt.

Kamil: No tak, tak, to tego absolutnie byśmy nie chcieli. Ale w porządku, wiesz co, w takim wypadku, w naszej rozmowie już poruszyliśmy tematy jakie są te wyzwania i jakie są rekomendacje z Twojej strony, ze strony Waszej kancelarii. Powiedz, czy są takie tematy, które pomimo, powiedzmy Waszej pomocy, wciąż sprawiają jakieś większe problemy przy wprowadzaniu pracy zdalnej, czy też przy prowadzeniu samej pracy zdalnej, zarządzanie pracownikami w przypadku Waszych klientów?

Krzysztof: No tak, tutaj jedno z takich podstawowych zagrożeń, problemów, które trzeba rozwiązać to jest właśnie kwestia tej komunikacji. i działania systemowe, i działania praktyczne w systemie pracy rozproszonej tak naprawdę, bo mamy ludzi, którzy są w różnych miejscach. Tylko w jakiś sposób musimy też dać im te narzędzia i możliwość tej komunikacji, aby w sposób tak aktywny, ta komunikacja przebiegała pomiędzy nimi. Jak siedzą w jednym pomieszczeniu, to chwilę porozmawiają z kolegami i coś ustalą, czy z koleżankami. Brainstorming w miejscu pracy jest prostszy, więc, żeby jakoś to ogarnąć, to na pewno trzeba pod tym kątem na to spojrzeć, żeby umożliwić sprawne i efektywne zarządzanie tymi pracownikami w ramach tego sposobu w jaki oni świadczą pracę.

Kolejny problem, który też został zaobserwowany, no to jest właśnie kwestia motywacji, samodyscypliny pracownika. Co innego jest, jeśli on siedzi w tej firmie, jest między współpracownikami, zwłaszcza jak siedzą i realizują takie projekty, czują tak naprawdę, że już zbliża się, nie wiem, jakiś termin do wykonania, tak, czy jakiś deadline przeznaczony. W momencie, kiedy my sobie siedzimy w takim naszym domowym zaciszu, nie bardzo możemy czuć tą presję, tak? Co więcej, dla niektórych osób, praca zdalna wręcz jest demotywujaca. Uważam, że nie jest to rozwiązanie uniwersalne dla każdego, zależy od osoby. Jedni mogą pracować w zespole i być po prostu na miejscu, gdzieś, a innym nie sprawia to problemu. Natomiast trzeba naprawdę mieć trochę tej samokontroli w sobie, aby się nie rozproszyć. Ten przykład, nie wiem, tego gorąca i basenu, albo też słyszałem o sytuacjach, że ktoś czasami uciął sobie drzemkę, bo był zmęczony. Albo wiadomo, trzeba coś zjeść, no to na taką chwilę są ludzie, którzy odpalają jakieś Netflixy albo coś takiego, jakieś seriale, co tam sobie oglądają i już czas ucieka, tak? Nie mamy tego otoczenia, nie jesteśmy gdzieś na przykład w firmie, gdzie mamy wyznaczone tam pomieszczenie socjalne, gdzie możemy sobie normalnie zjeść i tak dalej. No ale to jest zupełnie co innego, jak człowiek tam siedzi, a ludzie przechodzą i on odczuwa ten upływ czasu. W takim momencie, kiedy on sobie siedzi w domu, niespecjalnie, tak, więc to na pewno są takie problemy, które mogą się pojawić, że jest choćby spadek produktywności.

Natomiast tak jak mówię, to też zależy od człowieka, bo są robione badania, które wskazują, że co do zasady widzi się wręcz wzrost produktywności pracowników, bo np. jak już są sami w domu i mają do tego odpowiednie warunki, no to nie mają tych zewnętrznych rozpraszaczy, tak? Na przykład, koleżanka z działu, która opowiada przez 40 minut, co to robiła przez weekend. Rzeczy takie się czasami zdarzają. Chcąc, nie chcąc, siedząc w pracy wśród tych ludzi, no to słyszymy, tak? Więc w jakiś sposób też to nas może rozproszyć. Więc na pewno trzeba w jakiś tam sposób mieć to na uwadze. No i to jest jakby kolejne takie wyzwanie dla pracodawcy. które pokazuje mu, że trzeba to monitorować, żeby widzieć w jakim kierunku mniej więcej to idzie, czy to się sprawdza, czy nie sprawdza dla danej osoby i ewentualnie to zmodyfikować. Bo oczywiście to też, żeby wszyscy mieli świadomość, to, że my komuś się zgodzimy na pracę zdalną, wcale nie oznacza, że tej zgody, że ta zgoda jest dożywotnia i nie możemy jej zmienić.

To jest istotne, zwłaszcza, też tylko zaznaczę, to jest jak najbardziej możliwe i proste do przeprowadzenia, jeśli nie wpiszemy tego do umowy o pracę. I tak, tutaj bym doradzał, żeby tego absolutnie nie wpisywać, no chyba, że ktoś z nami tak negocjuje, że mówi, że on tylko zdalnie, no to wtedy ma to wpisane i chcemy to zmienić, jest taka możliwość, ale musimy zmienić umowę. Musimy wtedy zastosować to wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy, gdzie jest okres wypowiedzenia jakiś, który musi upłynąc, żeby dopiero się to zmieniło. Jak mamy pracownika, który co do zasady, jego miejsce pracy ma wskazane już jedno z biur pracodawcy, w momencie, jeśli chce przejść na pracę zdalną, a my się na to zgadzamy i oczywiście spełniono w związku z tym warunki, no to zawsze możemy cofnąć to zgodę i wezwać pracownika z powrotem.

Kolejne takie wyzwania. To jest kwestia właśnie zapewnienia tego bezpieczeństwa i technologii. Musimy po prostu pracowników wyposażyć w odpowiednie narzędzia do pracy i zapewnić też bezpieczeństwo tychże danych i odpowiednio pracownika pouczyć, no bo oczywiście my możemy pod kątem technicznym to zabezpieczyć, tak, żeby nie było wycieku, nie wiem, są jakieś szyfrowania, mamy swój system, działamy w chmurze i tak dalej, ale no trzeba go uczulić, że na przykład nie powinien pracować z kafejek, tak, tylko niech korzysta i pracuje z miejsca, gdzie jest zapewniony bezpieczny łącze. To też często wprowadzaliśmy tak naprawdę do tych regulaminów pracy zdalnej, że absolutnie jest zakaz korzystania z jakichś takich sieci publicznych. Musi być to sieć prywatna, czyli gdzieś u niego w domu, czyli jakoś tam odpowiednio też zabezpieczona. Bardzo często są wymogi o odpowiedniej przepustowości, tak? Bo jak ktoś na przykład, nie wiem, pracuje, mamy na przykład klientów z branży game dev, to tam czasami jak mają coś zapakować, stworzyć, coś przesłać to musi być odpowiednia przepustowość tego Internetu, żeby to wszystko funkcjonowało płynnie.

Kamil: Dokładnie. Zadanie, które może być zrobione w 15 minut, a jest robione w 3 godziny to jednak jest różnica.

Krzysztof: No właśnie. No i potem pytanie, czemu tak długo to robiłeś, tak? No bo na to na pewno trzeba zwrócić uwagę. No i też to, co się też pojawia pod względem bardziej socjologicznym, to jest kwestia tego, że pojawia się też ten syndrom izolacji, na którym musimy się zastanowić, czy to się sprawdza, no bo osoba, która na stałe pracuje zdalnie, w sensie dłuższy czas pracuje zdalnie, no to siłą rzeczy nie ma relacji interpersonalnych, które są w ramach teamu, no one po prostu się zacierają. One też są ważne, bo one wpływają na to, że w ogóle cały nasz team jest bardziej aktywny, bardziej zgrani są. I to jest coś, na co trzeba zwrócić uwagę.

No i może taki ostatni, na który napomknę, to akurat jest coś, co miało miejsce, to jest wykorzystywanie przez pracowników tej sytuacji i praca na kilka etatów. Też się zdarzało, że ktoś wziął tylko zdalnie, a nagle, powiedzmy szczerze, okazywało się, że praca nie została zrobiona, trzeba było to zweryfikować i okazywało się, że ta praca była w dwóch miejscach na raz. Jeżeli on pracuje z domu, to my nie wiemy tak naprawdę, co on tam robi. Możemy się dowiedzieć tylko w momencie, kiedy zastosujemy tą kontrolę. Ale ona też nie może być permanentna, tak? Nie możemy tego po prostu zrobić, żeby nam, nie wiem, włączył kamerkę i przez cały czas miał włączoną kamerkę. A nawet jeśli, to i tak musielibyśmy mieć jeszcze, nie wiem, połączony, nie jak to się nazywa, program do tego, żebyśmy widzieli jego zdalny pulpit, tak? No i pytanie, czy ma to sens i potem, kto będzie to w ogóle sprawdzał, tak? Bo to znów, no generalnie jest dodatkowa robota, tak? Nie mówię tylko o tym, że ja podejrzewam, że jakiś pracownik coś takiego usłyszał, to by stwierdził, że czuje się tam inwigilowany i absolutnie nie jest w stanie w takim miejscu pracować.

Kamil: Dokładnie, więc tutaj wydaje się, że taki złoty środek jest jedynym rozwiązaniem na dobrą sprawę. Jakaś, równowaga między też kontrolą, ale też pewnym, powiedzmy, zaufaniem, prawda?

Krzysztof: Jak najbardziej, jak najbardziej. No też my staramy się zawsze tych regulaminach też dopisać w sposób taki zrozumiały i sensowny jak taki proces kontrolny by przebiegał. Nawet nie musi być, wcale nie musi być, że ktoś przychodzi do domu. Możemy wysłać maila, zapraszamy na spotkanie i po prostu się podłączy. I tu zobaczyć w momencie, jeśli chcemy zobaczyć, co się więcej dzieje, a nie mamy tego monitoringu w stacji, to zawsze możemy się spotkać i poprosić, aby pracownik pokazał co teraz robi. Albo jak pracownik nam zadeklarował, że pracuje z danego konkretnego adresu, my się z nim łączymy, widzimy że on jest gdzieś w kafejce. Dlatego mówimy, że naruszył regulamin i możemy wtedy zakazać mu tej pracy zdalnej i wyznaczyć termin kiedy ma się stanowić normalnie do pracy. Możemy ustalić, że jest już w biurze.

Kamil: W takim wypadku teraz właśnie poruszyliśmy parę ciekawych tematów odnośnie tej pracy w kafejkach itd. A od razu przychodzi mi na myśl właśnie praca zdalna, ale w przypadku kiedy jest to praca za granicą. Jak to wygląda właśnie ze strony prawnej?

Krzysztof: Problematycznie.

Kamil: Takiej odpowiedzi się spodziewałem.

Krzysztof: Ale też nie zawsze. Bo tak, generalnie popularne jest tzw. workation. Czyli ktoś niby pracuje zdalnie, ale chce gdzieś wyskoczyć, Chce przedłużyć sobie urlop, wyjeżdżając z rodziną. Nie chce poświęcać całych dwóch tygodni, czy nawet trzech tygodni i chciałbym to w jakiś sposób połączyć. Jest to jak najbardziej możliwe, ale dla pracodawcy rodzi to pewne dodatkowe obowiązki, na które musimy zwrócić uwagę. Bo jeżeli mamy pracownika, który tam na stałe mieszka w Polsce i pracuje sobie z Polski, tak? Czy to w tym modelu pracy zdalnej, pełnej, czy tej hybrydowej, tak? Czyli jest u siebie standardowo, ale sobie wyjeżdżam do Włoch czy do Hiszpanii na miesiąc, nie ma problemu. Możemy wyrazić zgodę, bo oczywiście musi mieć naszą zgodę i musi nas poinformować o tym nowym adresie, o nowym miejscu, w którym będzie tę pracę wykonywać. Po jego stronie jest obowiązek tak sobie zorganizować tam stanowisko pracy, aby ono było zgodne z naszymi zasadami. My jako pracodawca tylko dajemy te zasady, mówimy jak ma być, on ma obowiązek tak sobie to przygotować, no i spełnić te wszystkie wymogi związane z bezpieczeństwem.

No ale załóżmy, że jest taka możliwość, tak? No to jeżeli to jest taki krótkotrwały pobyt, to co do zasady nie będzie większego problemu, bo taka osoba może zostać tam oddelegowana i po prostu przez ten miesiąc pracuje tam. Mamy tak zwane przepisy o rozporządzeniu unijnym w sprawie koordynacji systemu zabezpieczenia społecznego, które określają w jaki sposób ma być ten system zabezpieczenia społecznego stosowany co do pracownika. Z tego rozporządzenia unijnego wynika, że tak naprawdę można podlegać tylko jednemu ustawodawstwu. Więc tu mamy taką sytuację trochę podobną, jakbyśmy delegowali pracownika za granicę. Jeżeli on co do zasady pracuje w Polsce, ale tam tylko na jakiś krótszy czas, wyjeżdża i będzie tą pracę świadczyć z zagranicy, możemy mu załatwić dokument A1, który potwierdza, że jest zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i jest zgłoszony w Polsce. Nie trzeba się tam nigdzie rejestrować itd. Wszystko jest załatwiane tak, jakby to był w Polsce, tylko on jest po prostu za granicą.

Problem się pojawia wtedy, kiedy taka osoba chciałaby pracować dłużej z innego miejsca. Albo nie wiem, rzuci nam informację, że jego partnerka dostała super kontrakt w Hiszpanii, a teraz on chce na dwa lata, albo pół roku do Hiszpanii.

No to pojawia się nam już trochę problem, bo wtedy po pierwsze zmieni się jego rezydencja podatkowa, więc wówczas już taki pracownik musi mieć na uwadze, że będzie musiał się rozliczyć z podatku podatkowego gdzieś indziej. Może nam przedstawić certyfikat o prezydencji i możemy nawet nie naliczać w ogóle podatku i przerzucić to na niego. Kwestia podatku jest najmniej problematyczna. Tutaj mówi się o tym, co do zasady, mamy tę umowę o zasadach unikania podwójnego opodatkowania z każdym z krajów pozawierane. Jeszcze mamy jakieś rozwiązania unijne. Ale można przyjąć takie uproszczenie, że jeżeli jesteś powyżej 183 dni w jakimś innym kraju, no to możesz stać się rezydentem podatkowym do tego kraju i nagle się okazuje, że będziesz musiał tam się rozliczyć z podatków. I ma to na pewno znaczenie dla takiego pracownika, ale jest też kwestia właśnie tego systemu zabezpieczenia społecznego, jeżeli on będzie nam świadczył pracę z innego kraju, to może się okazać, że pracodawca ma obowiązek teraz zarejestrować się do takiego odpowiednika ZUS-u w danym kraju i tam odprowadzać składki za tego pracownika. W ramach Unii Europejskiej jest jeszcze w miarę okej, ponieważ mamy regulacje unijne, które pozwalają nam zawrzeć jeszcze takie dodatkowe porozumienie z pracownikiem, że my przerzucamy ten obowiązek na niego. Wtedy ten pracownik ma obowiązek odpowiednio sobie naliczyć te składki i odprowadzić tam, gdzie trzeba, a my generalnie mamy spokój.

Natomiast, no pierwsze, musimy o tym wiedzieć, że w ogóle jest taka możliwość, żeby coś takiego sobie zabezpieczyć. Bo może się okazać, że bez refleksji się zgodzimy, pracownik sobie pojedzie, a za jakiś tam czas do nas zwróci się ZUS, że otrzymał jakieś tam badania z hiszpańskiego ZUS-u, po tym, że tam są nieuregulowane składki za pracownika, a co do zasady, obowiązek spoczywa na płatniku, czyli na pracodawcy. Więc na to na pewno trzeba zwrócić uwagę. Tu mówimy o Unii.

Teraz weźmy sobie pod uwagę jeszcze, że taki pracownik stwierdzi, że jedzie do Tajlandii, ale gdzieś w ogóle indziej. Tu już na przykład nie mamy tych przepisów z rozporządzenia unijnego, bo nie możemy ich zastosować, bo Tajlandia nie jest w Unii. Więc musimy zweryfikować to w ogóle pod kątem, po pierwsze, czy mamy jakieś umowy międzynarodowe zawierane, bo są też takie umowy zawierane pomiędzy Polską, a danym krajem w zakresie systemów zabezpieczenia społecznego, czy też nie. No i potem też pytanie, jak do tego podchodzi ustawodawstwo też tego danego kraju. Więc takie bezrefleksyjne zezwalanie coś takiego w dłuższej perspektywie czasu będzie na pewno problematyczny dla pracodawcy. Zwracam uwagę na te dodatkowe ryzyka, które się tutaj pojawiają.

Kamil: To mam nadzieję, że wszyscy pracodawcy, którzy planują zatrudniać jakichś pracowników, którzy przebywają gdzieś chociażby poza Polską, czy Unią Europejską zrobili dokładne notatki z tego co powiedziałeś. To wydaje mi się, że też rzuca wyraźne światło na ten temat, więc ta wiedza na pewno będzie bardzo przydatna. A w takim wypadku z racji, że nasz czas powoli dobiega końca, myślę że będziemy powoli powoli dobijać do portu. Chciałbym żebyśmy teraz poruszyli taki temat, odnośnie właśnie tego lekkiego podsumowania całej naszej rozmowy, czyli tego creme de la creme. A więc, jakie byłyby najważniejsze rady dla firm IT i e-commerce ale nie tylko, które chcą wprowadzać właśnie pracę zdalną, z Twojej strony?

Jak by to wyglądało?

Krzysztof: Tak podsumowując, na pewno bym zwrócił uwagę na to żeby pamiętali o tej procedurze. Co można sobie coś przyjąć, wrzucić, to obowiązuje. W kwestii regulaminów, zdarza się, że ich nie mamy. Trzeba to wyłonić. Trzeba mieć na uwadze, że coś takiego tam znajduje się. Koniecznie musimy w tym regulaminie, przejść sobie przez kwestie energii i internetu, najlepiej w formie ryczałtów. Ustawa nakłada na nas obowiązek, tylko i wyłącznie określenia, aby pracownik podawał w miarę te warunki rynkowe. To jest bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ my się nie musimy martwić o rozliczanie pracowników. Określić grupę pracowników, którzy mogą korzystać z pracy zdalnej. Odpowiednio przygotować też dokumentację w zakresie szkolenia, bo musimy uwzględnić przeszkolenie stanowiskowe itd. Pobrać koniecznie te oświadczenia, na które nam się wskazuje, że on jest świadomy, że ma sobie tak, a nie inaczej stanowisko pracy przygotować. Wskazuje nam miejsce, w którym ta praca będzie wykonywana. No i dobrze opracować kwestie tych polityk związanych z zabezpieczeniem informacji, aby uniknąć ich wycieku, jak i kontroli. To są te najbardziej kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę. Plus, warto wprowadzić np. co do zasady brak zgody pracy zdalnej zza granicy, chyba że pracodawca wyrazi taką zgodę. To też może ochronić przed dziwnymi wpadkami w przyszłości.

Kamil: Jasne, więc mam nadzieję, że tutaj nasi oglądający nasz materiał wezmą sobie te rady do serca. Powiedz w takim wypadku jeszcze właśnie parę słów o kancelarii Sawaryn i Partnerzy. W jaki sposób można was znaleźć? Z jakimi firmami współpracujecie? To też myślę, że się przyda wielu osobom.

Krzysztof: Znaczy, my działamy w sumie w dwóch destynacjach. Siedzibę mamy w Warszawie, oddział mamy w Bielsku Białej. Najłatwiej nas znaleźć po prostu na naszej stronie internetowej, na sawaryn.com. Mamy zespół już kilkunastu pracowników, radców prawnych, adwokatów, specjalistów różnego rodzaju, z wszelkich zagadnień prawa. Nie jest tak, że każdy wie wszystko o każdej sprawie. Mamy ludzi, którzy się specjalizują w poszczególnych dziedzinach. No i tak jak wspomniałem na początku, głównie na zajmujemy się obsługą spółek. Mamy też przedsiębiorstwa, które działają w środowisku IT i celujemy na całą współpracę z podmiotami gospodarczymi, więc jeżeli jest trzeba to jak najbardziej z nimi współpracujemy.

Kamil: Świetnie, super. W takim wypadkach, dodam tylko z mojej strony, że cała ta rozmowa jest projektem inEwi, które oferuje oprogramowanie do rejestracji czasu pracy, tworzenie grafików pracy online i zarządzania także delegacjami, czy też wnioskami właśnie online. No i też oczywiście zachęcam naszych odbiorców do przetestowania aplikacji, ponieważ mamy opcję darmowego 14-dniowego okresu próbnego.

Więc super, świetnie. Dziękuję za bardzo merytoryczną rozmowę. Mam nadzieję, że wiele osób wyciągnie z niej bardzo dużo, dlatego, że podzieliłeś się bardzo moim zdaniem, ważnymi informacjami, które faktycznie mogą pomóc przedsiębiorcom, którzy wahają się lub już wprowadzili pracę zdalną, ale być może nie wiedzą jeszcze o wszystkich aspektach prawnych, dzięki którym zdecydowanie prowadzenie takiej firmy i zarządzanie pracownikami w ten sposób będzie dla nich o wiele prostsze.

Krzyśku, dziękuję Ci serdecznie za rozmowę i dziękuję za obecność.

Krzysztof: Również dziękuję, dziękuję za tę możliwość rozmowy i zaproszenia i zapraszamy na inne rozmowy.

Kamil: Dzięki wszystkim, do usłyszenia, do zobaczenia. Cześć!