Jak rozliczyć urlop tacierzyński pracowników?Przewodnik dla księgowych

Różnice między urlopem tacierzyńskim a ojcowskim - kto może z niego skorzystać?

Zarówno zmiany w przepisach, jak i inne spojrzenie na rodzinę i rolę każdego z rodziców sprawiają, że ojcowie chcą aktywniej uczestniczyć w życiu swoich dzieci już od pierwszych chwil ich życia. Przepisy rozróżniają dwa typy urlopów przysługujących ojcom – urlop ojcowski i tacierzyński. Urlop ojcowski a urlop tacierzyński to dwa rożne urlopy, które opisują inne przepisy. Różnice między nimi są istotnie nie tylko dla samych rodziców, ale także dla księgowych i firmowego działu kadr. W jakich okolicznościach pracownik może skorzystać z urlopu tacierzyńskiego, a kiedy może wnioskować o urlop ojcowski?

Urlop ojcowski reguluje art. 182 Kodeksu pracy, w 2023 roku jego wymiar wynosi dwa tygodnie. Co ważne – ojciec dziecka ma do niego prawo niezależnie od tego czy matka dziecka jest na urlopie macierzyńskim. Urlop ojcowski przysługuje w ramach ubezpieczenia chorobowego i jest urlopem płatnym w 100%. Aby pracownik mógł wnioskować o urlop ojcowski musi być zatrudniony na podstawie umowy o pracę.

Z kolei, urlop tacierzyński to część urlopu macierzyńskiego, w związku z czym jest zależy od wymiaru urlopu macierzyńskiego matki dziecka. W przypadku jednego dziecka wynosi on maksymalnie 6 tygodni. Przysługuje ojcom, którzy nie krócej niż przez 90 dni płacili regularnie składki na ubezpieczenie zdrowotne. Z tego względu korzystają z tego prawa ojcowie zatrudnieni na podstawie umowy o pracę oraz prowadzący działalność gospodarczą. Niemniej, w przypadku kiedy matka dziecka nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego, ojciec także traci to prawo, nawet jeśli pracuje zawodowo.

Co ważne, prawo do urlopu ojcowskiego i tacierzyńskiego mają wszyscy ojcowie, którzy czynnie uczestniczą w życiu dziecka. Niezależnie od tego czy rodzice kiedykolwiek byli i pozostają małżeństwem. Prawo do urlopu ojcowskiego można stracić jedynie w przypadku pozbawienia praw rodzicielskich, braku kontaktu z dzieckiem i braku prawa do takiego kontaktu.

Jakie formalności trzeba dopełnić, aby pracownik mógł skorzystać z urlopu tacierzyńskiego?

Urlop tacierzyński nie jest nazwą formalną. To część urlopu macierzyńskiego i pod taką nazwą należy szukać dotyczących go uregulowań w Kodeksie pracy. Planując urlop tacierzyński pracownik powinien spełnić wymogi formalne, a także odpowiednio wcześnie powiadomić pracodawcę o swoich planach. Dzięki temu dział kadr będzie miał możliwość odpowiednio zaplanować grafik pracy pozwalający przedsiębiorstwu funkcjonować pomimo czasowych braków kadrowych.

Pomimo coraz większej popularności elektronicznych systemów ewidencji pracowników, przy wystąpieniu o urlop tacierzyński nie wystarczy elektroniczny wniosek urlopowy. Kadry i księgowość powinny dopilnować, aby zostały spełnione wszystkie przesłanki formalne. Chcąc wystąpić o urlop tacierzyński wniosek pisemny osoby ubezpieczonej jest koniecznością. Przepisy mówią jasno, że należy go złożyć nie później na 14 dni przed rozpoczęciem urlopu. Pracodawca musi uwzględnić wniosek o urlop tacierzyński, chyba że istnieją przesłanki świadczące o tym, że rodzic nie ma prawa do takiego urlopu. We wniosku niezbędne jest wskazanie następujących kwestii:

• danych dziecka,
• wymiaru urlopu macierzyńskiego wykorzystanego przez matkę,
• urlop tacierzyński - ile trwa oraz termin, w którym ojciec planuje wykorzystać urlop,

Aby mieć pewność, że przesłanki do udzielenia urlopu tacierzyńskiego zostały spełnione pracodawca wymaga także dostarczenia następujących dokumentów:

aktu urodzenia dziecka, zaświadczenia o wymiarze urlopu macierzyńskiego wykorzystanego przez matkę dziecka oraz potwierdzenie rezygnacji z pozostałej części urlopu wystawione przez pracodawcę, druki ZUS-3, ZUS Z-3b lub ZUS Z-3a.

Jak obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu tacierzyńskiego?

Kiedy ojciec decyduje się na urlop tacierzyński ile trwa jego nieobecność w pracy? Z pewnością jest to uzależnione od wymiaru urlopu macierzyńskiego wykorzystanego przez matkę. Matce przysługuje 20 tygodni urlopu macierzyńskiego, z czego 14 pierwszych tygodni musi wykorzystać obowiązkowo. Pozostałych 6 tygodni, matka może zrzec się na rzecz ojca dziecka.

Warto zaznaczyć, że urlop tacierzyński może się wydłużyć w przypadku każdej ciąży mnogiej. Przy bliźniakach wynosić może do 17 tygodni, a przy trojaczkach aż 19 tygodni. Jest to urlop podczas, którego ojcu przysługują identyczne prawa pracownicze jak matce dziecka. Pracownika na urlopie tacierzyńskim nie można zwolnić. Jeśli pracownik ma prawo do urlopu tacierzyńskiego, pracodawca nie może mu go odmówić.

Wynagrodzenie za czas urlopu tacierzyńskiego obliczane jest w myśl tych samych przepisów, co w przypadku urlopu macierzyńskiego. Zasiłek tacierzyński to formalnie – zasiłek macierzyński dla ojca i wynosi 100% wynagrodzenia. Do prawidłowego obliczenia wysokości świadczenia przydatna jest dokumentacja pracownicza, lista płac i rejestracja czasu pracy. Zasiłek tacierzyński ustalany jest na podstawie wynagrodzenia wypłacanego przez ostatnie 12 miesięcy. Wypłacany jest przez ZUS lub przez pracodawcę, jeśli ten zatrudnia więcej niż 20 pracowników. Wszelkie kwestie związane ze świadczeniami z tytułu zasiłku macierzyńskiego i tacierzyńskiego reguluje Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999 r.

Wysokość świadczenia przysługującego ojcu przebywającemu na urlopie tacierzyńskim oblicza się analogicznie do świadczenia przysługującego matce przebywającej na urlopie macierzyńskim. W każdym przypadku miesięczny zasiłek wynosi 100% podstawy wymiaru zasiłku. Podobnie oblicza się kwotę zasiłku ojcowskiego. Do prawidłowego rozliczenia i odpowiedniej ewidencji pracowników przebywających na urlopach, które przysługują z związku z pojawieniem się potomka, konieczna jest wiedza i rzetelnie prowadzona dokumentacja. Dzięki niej zyskuje się pewność, że wszelkie kwestie księgowe i kadrowe są zgodne z obowiązującymi przepisami.