Odpis na ZFŚS 2026: ile wynosi i do kiedy go przekazać?

Odpis na ZFŚS w 2026 r. wynosi 2943,23 zł na jednego pracownika przy standardowym odpisie podstawowym. Podstawą jest kwota 7848,60 zł, czyli przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r., bo właśnie ta wartość okazała się wyższa niż średnia za cały 2025 r.

Najważniejsze informacje

1. Odpis na ZFŚS 2026 dla jednego pracownika zatrudnionego w zwykłych warunkach wynosi 2943,23 zł, czyli 37,5% podstawy.
2. W 2026 r. podstawę naliczania stanowi kwota 7848,60 zł ogłoszona przez GUS 19 lutego 2026 r.
3. Pracodawca zobowiązany do tworzenia ZFŚS przekazuje na rachunek bankowy funduszu co najmniej 75% odpisów o których mowa w art. 5 ust. 1–3 do 31 maja 2026 r., a równowartość odpisów i zwiększeń do 30 września 2026 r.
4. ZFŚS w 2026 r. dotyczy pracodawców objętych progami ustawowymi oraz pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, ale u pracodawców objętych progami zatrudnienia układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania może przewidywać nietworzenie funduszu.
5. W 2026 r. nadal stosuje się zwykłą ustawową regułę ustalania podstawy odpisu, a nie szczególny mechanizm oparty na historycznie zamrożonej podstawie.

Jaka jest podstawa odpisu na ZFŚS w 2026 r.?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Ustawa przewiduje, że odpis na ZFŚS oblicza się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim albo w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było wyższe.

W 2026 r. trzeba więc porównać dwa wskaźniki ogłoszone przez GUS: przeciętne miesięczne wynagrodzenie za cały 2025 r. oraz za drugie półrocze 2025 r. Wyższa okazała się ta druga wartość, dlatego właśnie ona stanowi podstawę obliczeń.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, wyniosło w 2025 r. 7770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. 7848,60 zł.

Ile wynosi odpis na ZFŚS 2026?

Z tej podstawy wynikają konkretne kwoty odpisów i zwiększeń. Dla większości firm najważniejsza będzie wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego.

Odpis podstawowy na jednego pracownika

Wysokość odpisu podstawowego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Przy podstawie 7848,60 zł daje to 2943,23 zł na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach. To właśnie tę kwotę najczęściej mają na myśli przedsiębiorcy, gdy pytają, ile wynosi odpis na ZFŚS w 2026 r.

Pracownik wykonujący prace w szczególnych warunkach

Ustawa przewiduje wyższy odpis na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach albo o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. Taki odpis wynosi 50% podstawy, czyli 3924,30 zł na jednego zatrudnionego.

Pracownik młodociany

Odpis na jednego pracownika młodocianego zatrudnionego w celu przygotowania zawodowego jest niższy i zależy od roku nauki. W 2026 r. wynosi:

• w pierwszym roku nauki 392,43 zł,
• w drugim roku nauki 470,92 zł,
• w trzecim roku nauki 549,40 zł.

Jakie zwiększenia może zastosować pracodawca?

Poza corocznym odpisem podstawowym ustawa pozwala zwiększyć fundusz w kilku sytuacjach. Nie zawsze jest to obowiązek, ale dla wielu pracodawców ma znaczenie przy planowaniu budżetu socjalnego.

Osoby z niepełnosprawnością i emeryci

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% podstawy, czyli o 490,54 zł na każdą zatrudnioną osobę, wobec której orzeczono znaczny albo umiarkowany stopień niepełnosprawności. Tę samą stawkę można zastosować na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej, także ze zlikwidowanych zakładów pracy, jeśli pracodawca rzeczywiście sprawuje nad nimi taką opiekę socjalną.

Zakładowy żłobek lub klub dziecięcy

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy i jednocześnie przeznaczają na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz. Zwiększenie wynosi 7,5% podstawy, czyli 588,65 zł na każdą zatrudnioną osobę, pod warunkiem że całość tej kwoty zostanie przeznaczona na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Kto musi tworzyć ZFŚS w 2026 r.?

Nie każdy pracodawca ma taki sam obowiązek. Kluczowe znaczenie ma stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku oraz forma organizacyjna pracodawcy.

Co wynika z ustawy?

Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia 2026 r. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Dotyczy to także pracodawców zatrudniających od 20 do 49 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli z wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Jednocześnie ustawa przewiduje ważne zastrzeżenie. U pracodawców z tych progów zatrudnienia układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz i może również przewidywać, że fundusz nie będzie tworzony. Jeżeli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, takie postanowienia może zawierać regulamin wynagradzania.

Bezwzględny obowiązek dotyczy natomiast pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych.

Kiedy fundusz jest dobrowolny?

Dobrowolność dotyczy przede wszystkim pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale z ważnym wyjątkiem. W grupie 20-49 etatów obowiązek utworzenia ZFŚS powstaje wtedy, gdy z wnioskiem wystąpi zakładowa organizacja związkowa, chyba że u pracodawcy zastosowano rozwiązanie dopuszczalne na podstawie art. 4 ustawy w układzie zbiorowym pracy albo regulaminie wynagradzania.

Część pracodawców z mniejszym zatrudnieniem może też rozważać świadczenie urlopowe, jeśli spełnia ustawowe warunki przewidziane dla takiego rozwiązania.

Do kiedy trzeba przelać odpis na rachunek funduszu?

Samo wyliczenie kwoty to dopiero pierwszy etap. Równie ważne są terminy, bo to właśnie na tym polu nieprawidłowości często wychodzą przy kontroli.

Terminy wpłat w 2026 r.

Równowartość naliczonych odpisów i zwiększeń pracodawca objęty art. 6 ust. 2, przekazuje na rachunek bankowy funduszu do 30 września 2026 r. Ustawa wymaga też, aby do 31 maja 2026 r. przekazać co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.

Jak ustala się liczbę zatrudnionych?

Odpis na ZFŚS nie jest liczony od liczby osób figurujących na liście płac w jednym dniu. Podstawą jest przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, liczona zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W praktyce oznacza to, że pracodawca najpierw opiera się na planowanej przeciętnej liczbie zatrudnionych, a później koryguje wyliczenie do stanu faktycznego.

To dlatego poprawne przeliczenie na pełne etaty ma tak duże znaczenie. Błąd na etapie ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych może zaniżyć albo zawyżyć cały fundusz.

Przykład 1.

Spółka usługowa miała 1 stycznia 2026 r. 54 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Taki poziom zatrudnienia oznacza objęcie przepisami o funduszu, ale ostateczna ocena wymaga jeszcze sprawdzenia, czy u pracodawcy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania przewidujący nietworzenie ZFŚS. Jeżeli fundusz ma być tworzony, a przeciętna liczba zatrudnionych w roku wyniesie 56 etatów, zwykły odpis podstawowy da 164 820,88 zł, z czego do 31 maja trzeba przekazać co najmniej 123 615,66 zł.

Przykład 2.

W zakładzie produkcyjnym pracuje 8 osób wykonujących prace w szczególnych warunkach oraz 2 pracowników administracyjnych z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Sam odpis na pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach wynosi 3924,30 zł na osobę, a dodatkowe zwiększenie na każdą zatrudnioną osobę z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności to 490,54 zł. Dla pracodawcy oznacza to, że błędne zakwalifikowanie kategorii zatrudnienia od razu przekłada się na realny niedobór środków socjalnych.

Co warto wiedzieć o zasadzie naliczania w 2026 r.?

W 2026 r. stosuje się zwykłą ustawową regułę ustalania podstawy odpisu, czyli porównanie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim oraz w drugim półroczu roku poprzedniego. Nie jest to rozwiązanie nowe od 2026 r., ponieważ szczególne przepisy zamrażające podstawę dotyczyły wcześniejszych lat wskazanych w art. 5a-5l ustawy, a ostatni taki mechanizm obejmował 2023 r.

Dla praktyki kadrowej oznacza to, że również w 2024 r. i 2025 r. działała już standardowa reguła z art. 5 ust. 2 ustawy.

Co zmieniło się w 2026 r. poza samą kwotą odpisu?

Od 27 stycznia 2026 r. zmieniły się przepisy dotyczące uzgadniania spraw funduszu u pracodawców, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli w firmie nie ma związku zawodowego, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają obecnie uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów, a nie tylko z jedną osobą.

To zmiana organizacyjna, ale w praktyce ma znaczenie także dla decyzji o ZFŚS w 2026 r., zwłaszcza w firmach z progu 20-49 etatów i w zakładach, które kształtują zasady funduszu w regulaminach.

Podsumowanie

Odpis na ZFŚS w 2026 r. trzeba liczyć od kwoty 7848,60 zł, bo przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2025 r. było wyższe niż średnia za cały 2025 r. Daje to 2943,23 zł odpisu podstawowego na jednego pracownika, 3924,30 zł na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz odpowiednio niższe stawki dla pracownika młodocianego. W praktyce najważniejsze są cztery kroki: sprawdzić, czy pracodawca jest objęty ustawowymi progami, ustalić, czy układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania nie przewiduje nietworzenia funduszu, poprawnie policzyć przeciętną liczbę zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty i dopilnować terminów przelewu na rachunek bankowy funduszu do 31 maja i 30 września.