Finansowanie studiów przez pracodawcę może być zwolnione z podatku?

Czy sfinansowanie studiów przez pracodawcę jest przychodem pracownika?

Dofinansowania na studia to coraz częściej spotykana forma pomocy w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Najczęściej korzystają z niej wieloletni pracownicy, którzy – nabywając dodatkowe kompetencje – będą w stanie pracować efektywniej lub wykonywać nowe obowiązki. Finansowanie studiów przez pracodawcę, co do zasady, odbywa się na warunkach swobodnie ustalonych pomiędzy stronami. Zatrudniający ma prawo oczekiwać, że zainwestowane pieniądze "zwrócą się" po pewnym czasie, stąd coraz częściej podpisuje się z pracownikami umowę lojalnościową. Jej głównym założeniem jest kontynuacja zatrudnienia w zakładzie po zakończeniu nauki. Koszty, jakie musi ponieść pracodawca są bowiem stosunkowo wysokie. Dofinansowanie studiów przez pracodawcę pozwala pracownikowi zredukować je do absolutnego minimum.

Zdarza się i tak, że zatrudniający zobowiązuje się ponieść wszelkie wydatki z nimi związane. Na tym tle pojawia się pytanie: czy pracownik nie powinien wykazać przychodu z tytułu otrzymanego dofinansowania? Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychód należy rozpatrywać nie tylko wartości pieniężne przekazywane bezpośrednio, lecz również świadczenia otrzymywane w naturze i im podobne. Nie ulega więc wątpliwości, że sfinansowanie studiów przez pracodawcę mieści się w kategoriach przychodu. Należy jednak rozważyć, czy przychód ten może być zwolniony z opodatkowania? Otóż, jak wskazuje art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, zwolnieniu z podatku dochodowego podlegają świadczenia otrzymywane przez pracownika ze strony pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Wyjątkiem jest wynagrodzenie, jakie otrzyma zatrudniony – nawet, jeśli uzyska zgodę na opuszczenie zakładu celem uczestniczenia w wykładach lub kursach. Warto mieć na uwadze, że przytoczony przepis dotyczy nie tylko studiów, lecz również innych form edukacji. Ukształtowana na przestrzeni lat linia orzecznicza także jest korzystna dla pracowników – wyroki sądowe potwierdzają, że mogą oni skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania w przypadku finansowania przez pracodawcę kursów, szkoleń, studiów.

Czy sfinansowanie studiów pracownikowi można wliczyć w koszty?

Dofinansowanie studiów zaocznych przez pracodawcę, kursów czy studiów podyplomowych związane jest z koniecznością poniesienia wysokich kosztów. Pojawia się więc pytanie, czy wydatki tego rodzaju można zaliczyć do kosztów podatkowych? Nie zostały one wyłączone przez ustawodawcę z kosztów uzyskania przychodu, a dodatkowo nie ulega wątpliwości, że przyczyniają się do zachowania lub zabezpieczenia jego źródeł. Dlatego też pracodawca będzie mógł wliczyć w koszty podatkowe wydatki poniesione celem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. Żeby jednak uniknąć ewentualnego konfliktu z organami skarbowymi, należy mieć na uwadze kilka istotnych kwestii. Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie z pracownikiem odpowiedniej umowy – co do zasady, sporządza się ją na piśmie. Stanowi ona istotny materiał dowodowy na wypadek kontroli.

Ponadto wydatek musi zostać udokumentowany – uczelnia powinna wystawić fakturę, która następnie musi zostać opłacona przez pracodawcę. W przypadku dofinansowania częściowego w koszty można wliczyć tylko rzeczywiście poniesione wydatki, nie zaś kwotę, którą pracownik wyłożył ze środków własnych. Warto mieć na uwadze, że koszty z tytułu finansowania studiów trzeba będzie rozliczyć w czasie, mając na uwadze rzeczywisty okres kształcenia. Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że wydatki, które zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, w przypadku zwrotu będą stanowiły przychód do opodatkowania. Dotyczy to na przykład sytuacji, w której pracownik składa wypowiedzenie umowy o pracę od razu po zakończeniu nauki, a umowa zawarta pomiędzy stronami przewiduje konieczność świadczenia pracy przez określony czas. Wtedy też pracownik dokonuje zwrotu na rzecz pracodawcy, dla którego otrzymane środki stanowią przychód podatkowy (o ile wcześniej były one kosztem podatkowym). 

Jak udokumentować koszty studiów, aby otrzymać dofinansowanie?

Pracownicy, którzy chcieliby podnieść swoje kwalifikacje, powinni złożyć podanie o dofinansowanie studiów przez pracodawcę. Jeśli zgodzi się on ponieść część lub całość kosztów związanych ze studiami, należy spisać umowę. Warto zawrzeć w niej wszelkie informacje dotyczące dokumentowania efektów kształcenia czy zasad, na jakich odbywać się będzie ewentualny zwrot zainwestowanych w pracownika środków. Istotne jest również, czy pracownik będzie kształcił się w godzinach pracy, czy też w dni wolne – warto o tym pamiętać, zwłaszcza przygotowując grafik pracy. Strony mogą też ustalić, w jaki sposób będą uiszczać opłaty za studia. Pracownik może to robić we własnym zakresie, a następnie przedstawić pracodawcy potwierdzenie przelewu oraz fakturę wystawioną przez uczelnię. Na podstawie otrzymanej dokumentacji pracodawca dokona zwrotu na jego konto. Czasami faktura trafia bezpośrednio do zatrudniającego, który zobowiązany jest opłacić ją w stosownym terminie. Wtedy też stanowi ona jedyny dokument, jaki zobowiązany będzie dostarczyć pracownik.

Jakich formalności wymaga otrzymanie dofinansowania na studia od pracodawcy?

Dofinansowanie studiów podyplomowych dla pracujących, kursów, szkoleń czy studiów zaocznych odbywa się na zasadach przewidzianych w regulaminach poszczególnych zakładów pracy. Pracodawcy mogą bowiem we własnym zakresie ustalić, w jakich przypadkach oraz kto ma prawo otrzymać dofinansowanie. W pierwszej kolejności warto więc zapoznać się z dokumentacją wewnątrzzakładową. Następnie należy przygotować odpowiedni wniosek o dofinansowanie studiów. Wzór ów często dostępny jest w dziale HR firmy, można także skorzystać z gotowych formularzy. Pisząc podanie, trzeba umotywować chęć podnoszenia kwalifikacji oraz wykazać, że będą one przydatne na konkretnym stanowisku. Etap składania wniosku można natomiast pominąć, jeśli pracodawca we własnym zakresie zaproponuje dofinansowanie studiów.

Niemniej jednak w każdym przypadku konieczne jest sporządzenie umowy. Powinna ona mieć formę pisemną, stanowiąc jednocześnie dowód w razie ewentualnych sporów czy kontroli skarbowych. Podanie o dofinansowanie studiów przez pracodawcę należy złożyć do rąk własnych, natomiast umowa musi zostać podpisana przez obie strony. Na tym jednak nie kończą się obowiązki pracownika – za każdy okres rozliczeniowy dostarcza on pracodawcy fakturę wystawioną przez uczelnię. Jeśli w firmie funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów, wniosek może mieć właśnie taką formę. Czasami finansujący wymagają dodatkowo zaświadczenia o fakcie zaliczenia semestru, zwłaszcza jeśli mowa o studiach pierwszego czy drugiego stopnia. Pracodawca ma prawo zastrzec konieczność zwrotu poniesionych wydatków w sytuacji, gdy pracownik nie ukończy studiów w określonym terminie.