Jakie są konsekwencje nieprowadzania ewidencji czasu pracy?

Czy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe?

Każdy pracodawca zobowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy, bez względu na to, ilu pracowników zatrudnia oraz w jaki sposób nawiązuje z nimi stosunek pracy. Obowiązek ten wynika z z art. 149 § 1 Kodeksu pracy oraz z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Prawidłowo wypełniona karta ewidencyjna zawiera informacje na temat:

• pracy w poszczególnych dobach,
• pracy w niedziele i święta,
• pracy w godzinach nocnych,
• pracy w godzinach nadliczbowych,
• dyżurów,
• urlopów,
• dni wolnych,
• usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Jakie wyróżniamy rodzaje nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy?

Nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy można podzielić na kilka rodzajów. Wśród nich wyróżnia się:

• zastępowanie ewidencji listą obecności,
• nieuwzględnianie poszczególnych, obligatoryjnych elementów ewidencji,
• nieprzechowywanie wymaganej dokumentacji (na przykład wniosków urlopowych),
• niedokładne ewidencjonowanie poszczególnych zdarzeń,
• posługiwanie się dobą kalendarzową zamiast dobą pracowniczą.

Najpoważniejszym uchybieniem jest oczywiście całkowite nieprowadzenie ewidencji czasu pracy. Jest ono równoważne z zastępowaniem jej listą obecności, której celem jest wyłącznie potwierdzanie faktu stawienia się konkretnego pracownika w miejscu pracy. Niestarannie prowadzona ewidencja czasu pracy znacząco utrudnia obliczanie wynagrodzenia, dodatków do wynagrodzenia czy dni wolnych.

Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy

Brak ewidencji czasu pracy najczęściej dotyczy małych zakładów, w których zatrudnionych jest zaledwie kilkoro pracowników. Warto pamiętać, że obowiązek prowadzenia rejestru dotyczy przede wszystkim osób, z którymi pracodawca pozostaje w stosunku pracy (może dotyczyć również umów zlecenia, co wynika z odrębnych przepisów). Niemniej jednak zatrudnianie chociażby jednego pracownika rodzi konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy. Co istotne, rejestracja czasu pracy, choć nie posiada jednego, konkretnego wzoru, musi zawierać wszelkie elementy ujęte w rozporządzeniu. W przeciwnym razie na pracodawcę może zostać nałożona kara finansowa.

Nieprzechowywanie ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to dokument, który należy przechowywać przez określony przepisami czas. Z obecnych uregulowań prawnych wynika, że jest to 10 lat, licząc od końca roku, w którym rozwiązano stosunek pracy bądź uległ on wygaszeniu (w szczególnych przypadkach 50 lat). Wynika to z art. 94 Kodeksu Pracy. O przedstawienie poszczególnych dokumentów pracodawca może zostać poproszony na przykład w czasie kontroli inspektora PIP. Ich nieprzedłożenie traktowane jest tak, jak gdyby ewidencja w ogóle nie była prowadzona. Co ważne, pracodawca musi dysponować nie tylko samą ewidencją czasu pracy, lecz również wszelkimi innymi, związanymi z nią dokumentami. Prawo nie nakazuje przechowywania ich w wersji papierowej - elektroniczne wnioski urlopowe czy grafiki można więc przechowywać w formie elektronicznej, jednak zawsze trzeba mieć do nich dostęp.

Fałszowanie ewidencji czasu pracy

Wśród uchybień, jakie mogą mieć miejsce w przypadku prowadzenia ewidencji czasu pracy, wymienia się fałszowanie poszczególnych informacji. Najczęściej ma ono na celu zredukowanie wynagrodzenia pracownika bądź pozbawienie go przysługujących mu dni wolnych. Przykładem jest nieewidencjonowanie godzin nadliczbowych. Każda błędna informacja, jaka znajdzie się w ewidencji, może być uznana za próbę fałszowania dokumentacji. Należy mieć na uwadze, że w takich sytuacjach pracodawca ponosi odpowiedzialność na trzech płaszczyznach:

• cywilnej,
• prawa pracy,
• karnej.

Rodzaj kary zależy natomiast od szkody wyrządzonej pracownikowi oraz przepisów ogólnych, dotyczących konkretnych nieprawidłowości czy nawet przestępstw.

Naruszanie przepisów o czasie pracy

Osoby zatrudnione w ramach umowy o pracę wykonują swoje obowiązki zgodnie z przyjętym w kontrakcie wymiarem etatu. W przypadku przekroczenia normy pracownicy muszą otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli pracodawca nie wywiąże się z tego obowiązku, narusza przepisy o czasie pracy. Naruszenie może też dotyczyć sytuacji, w której pracownik nie ma zapewnionego prawa do wypoczynku w rozliczeniu dobowym bądź tygodniowym. Przepisy w szczególny sposób regulują również kwestię pracowników młodocianych, którzy mogą wykonywać swoje obowiązki wyłącznie w pewnym zakresie czasowym. Naruszanie przepisów o czasie pracy naraża pracodawcę na odpowiedzialność cywilną oraz wynikającą z Kodeksu Pracy. W skrajnych przypadkach pracodawca może również zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.

Jakie kary grożą za nieprowadzenie lub nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy?

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy mogą mieć wymiar materialny. Inspektor PIP, który podczas kontroli stwierdzi brak ewidencji czasu pracy lub nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej, może nałożyć na pracodawcę mandat karny w wysokości do 2 000 zł, a w przypadku powtarzających się naruszeń – do 5 000 zł. Jeżeli sprawa trafi do sądu, grzywna może wynieść od 1 000 do 30 000 zł. Kontrola obejmuje nie tylko karty ewidencji czasu pracy, lecz także inne dokumenty związane z rozliczaniem czasu pracy, takie jak grafiki czy wnioski urlopowe. Ewentualne braki wychodzą na jaw nie tylko w czasie kontroli pracownika PIP. Ewidencja czasu pracy stanowi również bardzo istotny dokument w przypadku sporów z zatrudnionymi, zwłaszcza jeśli prowadzone są one na drodze sądowej. Pracodawca może zostać zobowiązany do przedstawienia jej jako dowodu w sprawie.