Lista płac to dokument porządkujący naliczenie wynagrodzenia brutto, składek ZUS, podatku i kwoty netto. Pracodawcy, biura rachunkowe oraz specjaliści ds. kadr i płac mogą pobrać poniżej gotowy wzór listy płac w PDF oraz edytowalnym formacie DOCX. Formularz ułatwia rozliczenia, ale przed użyciem należy go uzupełnić zgodnie z sytuacją konkretnego pracownika.
Wzór listy płac do pobrania
Przygotowany wzór listy płac jest dostępny w dwóch wersjach. Plik PDF można wydrukować i wypełnić ręcznie. Wersja DOCX pozwala edytować pola, dodawać składniki wynagrodzenia i dostosować dokument do zasad obowiązujących w firmie.
Udostępniony formularz jest przeznaczony dla jednego pracownika i obejmuje jeden miesiąc. Indywidualna lista zawiera miejsce na dane pracodawcy, imię i nazwisko pracownika, numer dokumentu, okres rozliczeniowy, datę wypłaty wynagrodzenia, przychody, składki, podatek oraz kwotę do wypłaty. Wzór listy płac można także rozbudować o pola dotyczące PPK, potrąceń komorniczych, ubezpieczenia grupowego lub innych rozliczeń występujących u danego pracodawcy.
Formularz ma charakter pomocniczy i nie jest kalkulatorem. Prawidłowe naliczenie wynagrodzenia wymaga uwzględnienia aktualnych zasad podatkowych, ubezpieczeniowych oraz przepisów prawa pracy. W standardowym rozliczeniu pracownika składka zdrowotna nie pomniejsza zaliczki na PIT, dlatego aktualny wzór nie powinien zawierać pola sugerującego takie odliczenie.
Najważniejsze informacje
- Przepisy wymagają prowadzenia karty lub listy wypłaconego wynagrodzenia, ale nie określają jednego urzędowego wzoru listy płac.
- Przepisy nie określają zamkniętego katalogu rubryk listy płac, lecz wymagają prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika karty lub listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
- Indywidualna lista płac ogranicza ryzyko ujawnienia informacji o zarobkach innym pracownikom.
- Dane potrzebne do naliczeń pochodzą między innymi z umowy o pracę, ewidencji czasu pracy, dokumentów dotyczących nieobecności oraz oświadczeń podatkowych pracownika.
- Wzór pomaga uporządkować obliczenia, ale nie zastępuje aktualnych przepisów ani programu kadrowo-płacowego.
Czym jest lista płac?
Lista płac jest dokumentem kadrowo-płacowym, który przedstawia sposób ustalenia wynagrodzenia pracownika za dany okres. Pokazuje kolejne etapy rozliczenia: od poszczególnych składników przychodu, przez obowiązkowe obciążenia i potrącenia, aż po wynagrodzenie netto.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika karty lub listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca musi korzystać z państwowego formularza. Przepisy nie narzucają wyglądu dokumentu, układu kolumn ani nawet nazwy listy płac.
Lista płac jest dokumentem wewnętrznym, który powinien pozwalać na odtworzenie sposobu wyliczenia należności. Jeżeli spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, może również pełnić funkcję wewnętrznego dowodu księgowego. Jeżeli lista płac ma być dowodem księgowym, musi spełniać wszystkie mające zastosowanie wymagania art. 21 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przewidzianych w tym artykule wyjątków dotyczących poszczególnych danych i podpisów.
Pracownik może żądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie. Lista płac, imienna karta wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy oraz postanowienia regulaminu wynagradzania powinny więc tworzyć spójną i możliwą do wyjaśnienia ścieżkę naliczenia.
Czy sporządzanie listy płac jest obowiązkowe?
Przepisy nie ustanawiają jednego dokumentu o obowiązkowej nazwie i wyglądzie „lista płac”. Wymagają jednak prowadzenia dokumentacji dotyczącej wynagrodzenia wypłaconego każdemu pracownikowi. Lista płac lub zestawienie z systemu może realizować obowiązek dokumentacyjny tylko wtedy, gdy stanowi prowadzoną oddzielnie dla danego pracownika kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
Stwierdzenie, że lista płac nie jest obowiązkowa, wymaga więc doprecyzowania. Nieobowiązkowy jest konkretny formularz, ale pracodawca musi dokumentować wypłacone wynagrodzenie i świadczenia związane z pracą. W praktyce prawidłowo sporządzona lista płac jest jednym z najwygodniejszych sposobów realizacji tego obowiązku.
Lista płac nie stanowi części akt osobowych pracownika. Należy do pozostałej dokumentacji dotyczącej stosunku pracy, prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika. Nie należy więc automatycznie umieszczać jej w części A, B, C, D ani E akt osobowych.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoCo powinna zawierać lista płac?
Nie istnieje zamknięty ustawowy katalog rubryk, które musi zawierać lista płac. Zakres dokumentu należy dopasować do formy zatrudnienia, zasad wynagradzania i sytuacji pracownika. Dobrze przygotowana lista powinna jednak umożliwiać identyfikację wypłaty oraz kontrolę całego naliczenia.
Jeżeli lista płac zawiera podsumowanie kosztów pracodawcy, można w nim wykazać należne składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP po uwzględnieniu dotyczących ich zwolnień.
Przepisy nie wymagają podpisu pracownika na liście płac, natomiast przy wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych pracodawca powinien zadbać o dowód potwierdzający przekazanie pieniędzy, np. pokwitowanie odbioru. Jeżeli pracownik złożył wniosek o wypłatę do rąk własnych, pokwitowanie odbioru na indywidualnej liście płac lub odrębnym dokumencie stanowi praktyczne potwierdzenie przekazania pieniędzy.
Indywidualna lista płac a lista zbiorcza
Indywidualna lista płac obejmuje rozliczenie jednego pracownika. Pozwala przedstawić wszystkie przychody, składki, podatek i potrącenia bez ujawniania wynagrodzeń pozostałych zatrudnionych osób. Dobrze sprawdza się również jako informacja przekazywana pracownikowi na temat sposobu obliczenia wypłaty.
Zbiorcza lista płac przedstawia wynagrodzenia wielu pracowników za ten sam okres rozliczeniowy. Jest wygodna dla księgowości, ponieważ pozwala zestawić łączne wynagrodzenia, zobowiązania wobec ZUS, zaliczki przekazywane do urzędu skarbowego oraz całkowitą kwotę przelewów.
Firma może korzystać z obu rozwiązań jednocześnie. Zbiorcza lista wspiera księgowanie i kontrolę kosztów, natomiast indywidualna lista płac dokumentuje sytuację każdego pracownika. Niezależnie od wybranego wariantu dostęp do danych o wynagrodzeniach powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione.
Na podstawie jakich danych sporządza się listę płac?
Listę płac sporządza się na podstawie danych kadrowych, podatkowych, ubezpieczeniowych oraz informacji o faktycznie wykonywanej pracy. Punktem wyjścia jest umowa o pracę wraz z jej zmianami, a także regulamin wynagradzania, układ zbiorowy lub inne obowiązujące u pracodawcy zasady przyznawania premii i dodatków.
Ewidencja czasu pracy dostarcza informacji o liczbie przepracowanych godzin, pracy w porze nocnej, godzinach nadliczbowych, dyżurach, dniach wolnych i nieobecnościach. Same grafiki lub listy obecności nie zastępują ewidencji czasu pracy, ale mogą ułatwiać kontrolę danych przekazywanych do działu kadr i płac.
Znaczenie mają również zwolnienia lekarskie, wnioski urlopowe, informacje o świadczeniach, oświadczenia podatkowe, dokumenty PPK oraz tytuły wykonawcze dotyczące potrąceń. Program kadrowo-płacowy powinien korzystać z aktualnych danych i zachowywać historię zmian wpływających na wynagrodzenie.
System inEwi może wspierać przygotowanie danych o czasie pracy, obecnościach, urlopach i nadgodzinach, które następnie trafiają do programu kadrowo-płacowego lub biura rachunkowego. Ogranicza to konieczność ręcznego przepisywania informacji i ułatwia sprawdzenie, czy lista płac odpowiada rzeczywistemu czasowi pracy.
Przykład 1. Premia i zwolnienie lekarskie w jednym miesiącu
Marta otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze oraz miesięczną premię wynikową. W połowie miesiąca przez cztery dni przebywała na zwolnieniu lekarskim, a dział sprzedaży zatwierdził premię dopiero dwa dni przed zamknięciem listy płac. Indywidualna lista płac powinna osobno wykazywać wynagrodzenie za pracę, premię, wynagrodzenie chorobowe lub właściwe świadczenie, a także wpływ nieobecności na podstawy naliczeń.
Przykład 2. Korekta danych o nadgodzinach
W niewielkiej firmie usługowej listę płac przygotowano na podstawie zestawienia przesłanego przez kierownika. Przed wypłatą pracownik zgłosił, że nie uwzględniono dwóch godzin nadliczbowych z końca miesiąca. Porównanie naliczenia z ewidencją czasu pracy pozwoliło skorygować wynagrodzenie przed zatwierdzeniem przelewów.
Jak oblicza się wynagrodzenie na liście płac?
Przy sporządzaniu listy należy ustalić należne składniki wynagrodzenia za dany okres, a następnie rozliczyć podatek i składki według zasad dotyczących momentu uzyskania przychodu i wypłaty poszczególnych świadczeń. Wynagrodzenie brutto może obejmować wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki, wynagrodzenie za nadgodziny, wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie chorobowe oraz inne świadczenia. Każdy składnik trzeba ocenić pod kątem składek ZUS i podatku dochodowego, ponieważ nie wszystkie należności rozlicza się według takich samych zasad.
Od właściwej podstawy nalicza się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika. Następnie ustala się podstawę składki zdrowotnej i oblicza wysokość ubezpieczenia zdrowotnego. Przy stosowaniu obniżenia składki zdrowotnej na podstawie art. 83 ust. 1 lub 2a należy porównać ją z kwotą zaliczki ustaloną zgodnie z art. 83 ust. 2b, czyli według przepisów ustawy o PIT obowiązujących 31 grudnia 2021 r.
Przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy uwzględnia się przychód podlegający opodatkowaniu, potrącone składki społeczne, właściwe koszty uzyskania przychodu oraz oświadczenia i wnioski podatnika. Limit 4500 zł dotyczy równoczesnego uzyskiwania przychodów z więcej niż jednego stosunku wskazanego w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT, natomiast limit 5400 zł ma zastosowanie przy przychodach z więcej niż jednego stosunku pracy lub stosunku pokrewnego, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika znajduje się poza miejscowością zakładu pracy oraz podatnik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę ani zwrotu kosztów dojazdu, z wyjątkiem zwrotu zaliczonego do przychodów podlegających opodatkowaniu.
Dochody opodatkowane według skali są objęte stawką 12% do podstawy wynoszącej 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Kwota zmniejszająca podatek wynosi 3600 zł rocznie. Na podstawie oświadczenia podatnika płatnik może stosować miesięczne pomniejszenie zaliczki w wysokości 300, 150 albo 100 zł, zależnie od wskazanego podziału.
Wpłatę do PPK finansowaną przez pracodawcę należy uwzględnić jako przychód podatkowy w miesiącu jej faktycznego przekazania do instytucji finansowej, z uwzględnieniem możliwości pobrania zaliczki z wypłaty dokonanej pracownikowi w tym miesiącu. Roczny limit z art. 25a ustawy o PPK dotyczy łącznie wszystkich rachunków uczestnika, a jego przekroczenie jest weryfikowane przez PFR w trybie określonym w art. 25a ust. 2, dlatego nie należy przedstawiać tego limitu jako samodzielnie ustalanego przez pracodawcę wyłącznie na podstawie listy płac. Deklarację obniżonej wpłaty podstawowej PPK należy złożyć w miesiącu, w którym łączne wynagrodzenie uczestnika z różnych źródeł nie przekroczyło 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, a obniżona stawka obowiązuje od następnego miesiąca i nie jest stosowana w miesiącu, w którym wynagrodzenie u danego podmiotu zatrudniającego przekroczy ten limit.
Lista płac powinna wyraźnie rozróżniać składki i wpłaty obciążające pracownika od kosztów finansowanych przez pracodawcę. Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie obniżają kwoty wypłacanej pracownikowi, choć mogą zostać uwzględnione w podsumowaniu kosztów zatrudnienia.
Potrącenia na liście płac
Składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczka na podatek dochodowy oraz wpłaty pracownika do PPK nie są tym samym co potrącenia przymusowe. Kodeks pracy określa zamkniętą kolejność potrąceń dokonywanych bez zgody pracownika. Potrącenia bez zgody pracownika obejmują m.in. sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na świadczenia alimentacyjne i inne należności, przy czym alimenty mogą być potrącane także bez postępowania egzekucyjnego na zasadach i z wyjątkami określonymi w art. 88 Kodeksu pracy.
Przy potrącaniu świadczeń alimentacyjnych stosuje się granicę 3/5 wynagrodzenia bez kwoty wolnej z art. 87¹ Kodeksu pracy, natomiast przy innych potrąceniach należy uwzględniać właściwą granicę i – gdy przewidują ją przepisy – odpowiednią kwotę wolną. Jej poziom zależy między innymi od rodzaju należności, wymiaru etatu i aktualnego minimalnego wynagrodzenia. Bez zgody pracownika można odliczyć w pełnej wysokości kwotę wynagrodzenia wypłaconą za niepłatną nieobecność w poprzednim terminie płatności, przy czym odliczenia na podstawie art. 87 § 7 Kodeksu pracy dokonuje się z najbliższej kolejnej wypłaty. Należności inne niż wskazane w art. 87 § 1 i 7 Kodeksu pracy wymagają co do zasady pisemnej zgody pracownika, z wyjątkiem przypadków, w których przepisy szczególne, w tym art. 88 Kodeksu pracy, dopuszczają potrącenie bez tej zgody.
Lista płac powinna przedstawiać rodzaj i kwotę każdego potrącenia w sposób pozwalający skontrolować jego podstawę. Ogólna pozycja „inne potrącenia” może okazać się niewystarczająca, jeśli firma będzie musiała później wyjaśnić, dlaczego wypłata była niższa.
Lista płac przy umowie o pracę i umowie zlecenia
Wzoru listy płac przygotowanego dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nie należy automatycznie stosować do osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Umowa zlecenia może podlegać różnym zasadom ubezpieczeń społecznych, zależnie od innych tytułów ubezpieczeniowych zleceniobiorcy, wysokości podstaw oraz jego statusu.
W przypadku umowy o pracę obowiązek ubezpieczeń należy ustalać z uwzględnieniem przepisów o właściwym ustawodawstwie, ponieważ przy zatrudnieniu transgranicznym pracownik może podlegać systemowi ubezpieczeń innego państwa. Przy umowie zlecenia trzeba wcześniej ustalić, czy dochodzi do zbiegu tytułów do ubezpieczeń, czy zleceniobiorca podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu oraz jakie koszty uzyskania przychodu należy zastosować.
Dlatego dla wypłat dokonywanych na podstawie umów cywilnoprawnych warto przygotować osobną listę albo wyraźnie oznaczoną sekcję w programie kadrowo-płacowym. Pozwala to ograniczyć ryzyko zastosowania wobec zleceniobiorcy zasad właściwych dla pracownika.
Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoKiedy przygotować i zatwierdzić listę płac?
Lista płac powinna być gotowa na tyle wcześnie, aby pracodawca mógł sprawdzić naliczenia i terminowo wypłacić wynagrodzenie. Kodeks pracy wymaga dokonywania wypłaty co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca, natomiast składniki przysługujące za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.
Jeżeli ustalony termin przypada na dzień wolny od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Lista płac powinna więc uwzględniać rzeczywistą datę wypłaty wynagrodzenia, a nie tylko miesiąc, za który naliczono należność.
Praktyczny obieg dokumentu obejmuje zebranie danych, naliczenie wynagrodzenia, kontrolę merytoryczną i rachunkową, zatwierdzenie listy oraz realizację wypłat. W przypadku wersji elektronicznej system powinien umożliwiać ustalenie, kto wprowadził lub zmienił dane i która wersja listy została ostatecznie zatwierdzona.
Jak przechowywać listy płac?
Lista płac zawiera dane osobowe oraz informacje o sytuacji finansowej pracownika, dlatego musi być chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych. Dokumentację można prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. W obu przypadkach pracodawca powinien zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. zasadą jest przechowywanie dokumentacji przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, chyba że zastosowanie mają przepisy wydłużające ten okres, w szczególności art. 94⁴ lub art. 94⁵ Kodeksu pracy albo przepisy odrębne. Dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r. i przed 1 stycznia 2019 r., objętych skutecznie procedurą raportu informacyjnego, 10-letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny, z wyjątkiem przypadków, dla których przepisy wymagają dalszego 50-letniego przechowywania, w szczególności wskazanych okresów pracy górniczej.
Elektroniczna dokumentacja płacowa nie może być zbiorem przypadkowych i niezabezpieczonych plików. System powinien ograniczać dostęp, chronić dane przed nieuprawnioną zmianą lub zniszczeniem, a także umożliwiać odtworzenie dokumentacji przez wymagany okres.
Najczęstsze błędy przy sporządzaniu listy płac
Częstym problemem jest naliczanie wynagrodzenia na podstawie niepełnych danych o czasie pracy i nieobecnościach. Błędy mogą również wynikać z nieuwzględnienia zmiany wynagrodzenia zasadniczego, premii, zwolnienia lekarskiego, oświadczenia PIT-2 lub uczestnictwa w PPK.
Ryzyko pomyłki rośnie, gdy dane są ręcznie przepisywane między ewidencją czasu pracy, arkuszem kalkulacyjnym a programem kadrowo-płacowym. Warto wprowadzić kontrolę przed zatwierdzeniem wypłaty i porównywać wartości z poprzednim miesiącem. Nietypowa różnica nie zawsze oznacza błąd, ale powinna mieć możliwe do wskazania uzasadnienie.
Do pomyłek może prowadzić również nieaktualny wzór listy płac. Dotyczy to zwłaszcza formularzy uwzględniających dawne zasady odliczania składki zdrowotnej od podatku. Wzory dokumentów należy aktualizować po zmianach prawa i nie traktować ich jako samodzielnego źródła zasad obliczania wynagrodzeń.
Podsumowanie
Lista płac porządkuje dane potrzebne do wypłaty wynagrodzeń i pozwala wykazać sposób ustalenia kwoty netto. Nie istnieje jeden urzędowy wzór listy płac, jednak pracodawca musi prowadzić dokumentację dotyczącą wynagrodzenia wypłaconego każdemu pracownikowi. Praktyczny formularz powinien obejmować dane identyfikacyjne, składniki wynagrodzenia brutto, składki ZUS, koszty uzyskania przychodu, zaliczkę na podatek, ubezpieczenie zdrowotne, potrącenia oraz kwotę do wypłaty. Indywidualna lista płac pomaga chronić poufność wynagrodzeń, natomiast lista zbiorcza ułatwia kontrolę kosztów i zobowiązań firmy.
Źródła
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/277/text/U/D20250277Lj.pdf
- https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2024/535/text.html
- https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe
- https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-mam-mozliwosc-sprawdzenia-w-jaki-sposob-pracodawca-naliczyl-moje-wynagrodzenie
- https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/522/ogl
- https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/192/ogl
- https://www.podatki.gov.pl/podatki-osobiste/pit/informacje-podstawowe/co-jest-opodatkowane/dochody-z-pracy
- https://www.podatki.gov.pl/poradniki-i-informatory/pit-2-pit-2a-pit-3-zasady-skladania-oswiadczen-o-stosowaniu-pomniejszenia-zaliczki-o-kwote-zmniejszajaca-podatek-112-124-lub-136
- https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/skladki-na-ubezpieczenia/zdrowotne
- https://www.zus.pl/pracujacy/fundusze-pozaubezpieczeniowe/fgsp
- https://www.zus.pl/pracujacy/system-ubezpieczen-spolecznych-w-polsce/zbieg-tytulow-do-ubezpieczen-spolecznych
- https://www.mojeppk.pl/faq/pracownik/wplaty-do-ppk_czy-wysokosc-wplaty-podstawowej-pracodawcy-zalezy-od-wysokosci-wplaty-pracownika.html
FAQ - najczęściej zadawane pytania o listę płac
Pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Przepisy nie narzucają jednak jednego urzędowego wzoru ani obowiązkowej nazwy tego dokumentu.
Lista płac powinna umożliwiać identyfikację pracodawcy, pracownika, okresu rozliczeniowego i wypłaty. Powinna również przedstawiać wynagrodzenie brutto i jego składniki, podstawy wymiaru i składki ZUS, podatek dochodowy, ubezpieczenie zdrowotne, potrącenia oraz wynagrodzenie netto.
Indywidualna lista płac przedstawia rozliczenie jednego pracownika, natomiast zbiorcza lista płac obejmuje wiele zatrudnionych osób. Indywidualną listę łatwiej bezpiecznie udostępnić pracownikowi, a zbiorcza lepiej wspiera księgowanie i kontrolę całego funduszu wynagrodzeń.
Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie wymaga podpisu pracownika na karcie lub liście wynagrodzeń, ale jeżeli lista ma zarazem stanowić dowód księgowy dokumentujący wypłatę gotówki, musi spełniać wymagania art. 21 ustawy o rachunkowości, w tym odpowiednie wymogi dotyczące podpisu odbiorcy. Przy wypłacie gotówkowej podpis pracownika lub inne pokwitowanie pomaga udokumentować odbiór pieniędzy.
Lista płac może stanowić wewnętrzny dowód księgowy, jeżeli spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, w tym pozwala zidentyfikować dokument, strony i wartość operacji oraz odpowiednie daty. Jednocześnie pozostaje elementem dokumentacji związanej z wypłatą wynagrodzenia.
Elektroniczną kartę lub listę wynagrodzeń należy prowadzić w systemie teleinformatycznym spełniającym wszystkie wymagania rozporządzenia, w tym zapewniającym identyfikację osób mających dostęp i rejestrowanie zmian w dokumentacji oraz metadanych.
Jedno zestawienie może technicznie obejmować wypłaty dokonywane na różnych podstawach, ale rozliczenia pracowników i zleceniobiorców powinny być wyraźnie rozdzielone. Umowy zlecenia podlegają odmiennym zasadom składkowym i podatkowym, szczególnie w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń.
W przypadku stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało. Dla zatrudnienia sprzed 1 stycznia 1999 r. listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody służące ustaleniu podstawy wymiaru emerytury lub renty co do zasady przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego płatnika.
Pracownik może żądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie. Uprawnienie to dotyczy dokumentacji odnoszącej się do danego pracownika i nie daje dostępu do informacji o wynagrodzeniach innych osób.
#udostępnij jeżeli ten wzór jest przydatny:
