Elastyczny czas pracy – wszystko, co musisz wiedzieć

Elastyczny czas pracy – co to znaczy?

Na rynku coraz częściej znajdują się oferty zatrudnienia, w których podkreślany jest elastyczny czas pracy. Równolegle mogą one liczyć na odpowiedź o wiele większej liczby kandydatów, co umożliwia znalezienie odpowiedniej osoby na dane stanowisko. Bezdyskusyjnie, jest to ogromny benefit pozapłacowy. Jednak przed podjęciem takiego zatrudnienia należy dokładnie zapoznać się z jego cechami charakterystycznymi, a także obejmujące elastyczny czas pracy zasady, które obowiązują pracownika. 

Występujący elastyczny czas pracy w Polsce, bywa zamiennie określany jako ruchomy czas pracy. W praktycznym ujęciu umożliwia dopasowanie grafiku do potrzeb wykazywanych przez pracodawcę jak i pracownika. Kluczowe jest, że każdorazowo elastyczny czas pracy przepisy kodeksu pracy musi honorować. W rzeczywistości, elastyczny czas pracy jest stosowany w dwóch sytuacjach:

• Możliwość wydłużenia lub skrócenia czasu pracy, co ma umożliwić realne dopasowanie grafiku do potrzeb pracownika lub pracodawcy. Tworzony jest wówczas elastyczny grafik pracy. 
• Wyboru elastycznego czasu pracy, aby umożliwić zmianę organizacji i rozkładu czasu pracy. Najczęściej jest to pokłosie pracy zmianowej. 

Elastyczny czas pracy w kodeksie pracy

Posiadana przez elastyczny czas pracy definicja nie została zawarta w Kodeksie pracy, jest to określenie wynikające z praktycznego użycia. Jednocześnie, w Kodeksie pracy znajdują się zapisy, które odnoszą się do tego pojęcia. Pracodawca, który chce zapewnić swoim pracownikom elastyczny czas pracy, musi uwzględnić następujące przepisy prawne wynikające z Kodeksu pracy: 

• art. 129 § 2, który uprawnia do wydłużenia okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy;
• art. 140 § 1 umożliwiający funkcjonowanie elastycznego czasu pracy;
• art. 150, czyli zapisu stanowiącego, że elastyczny czas pracy może być wdrożony zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na skutek pisemnej prośby złożonej przez pracownika. 

Kodeks pracy swoją ochroną obejmuje również osoby, które pracują w oparciu o elastyczny czas pracy. W konsekwencji pracownik posiada prawo do 11-godzinnego odpoczynku w ciągu doby, a także musi posiadać możliwość 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w przeciągu tygodnia. W tych 35 godzinach zawarte jest 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w trakcie doby. 

Pracodawca, który dąży do wprowadzenia elastycznego grafiku pracy dla wszystkich pracowników, musi przestrzegać zapisów prawnych związanych z jego wdrożeniem. Zatem jak wprowadzić elastyczny czas pracy? Przede wszystkim powinien skonstruować układ zbiorowy pracy lub zawrzeć porozumienie ze związkami zawodowymi. Dopuszczalne jest również zawarcie porozumienia z wytypowanymi przedstawicielami osób zatrudnionych. 

Jak zawrzeć elastyczny czas pracy w regulaminie pracy

Po uzgodnieniu wprowadzenia elastycznego czasu pracy z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników. Najczęściej praktykowany jest zapis, który wskazuje, w jakich przedziałach czasowych pracownicy powinni rozpocząć i zakończyć pracę. Równolegle często pojawia się zapis, który podkreśla, że przestrzegane jest prawo pracownika do nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Warto wskazać, kto ponosi odpowiedzialność organizacyjną związaną z przestrzeganiem norm czasu pracy. Bez wątpienia, Rejestracja Czasu Pracy będzie kluczowa przy rozliczaniu pracowników. 

Jak powinien wyglądać wniosek o elastyczny czas pracy?

Elastyczny czas pracy na wniosek pracownika jest jedną z najczęstszych przesłanek odpowiedzialnych za jego wdrożenie, tzw. indywidualny rozkład czasu pracy. Nie istnieją jednoznacznie sprecyzowane przyczyny, którymi wniosek musi być umotywowany. Może być to wynikiem godzenia nauki z pracą, kwestią dogodniejszych dojazdów do pracy lub koniecznością zapewniania opieki dziecku w danych godzinach. Rodzice często zmuszeni są prosić o krótszy czas pracy. Równolegle pracownik musi posiadać świadomość, że pracodawca nie posiada obowiązku pozytywnego rozpatrzenia wniosku. Często praktykowane rozwiązanie to wprowadzenie go na określony czas próbny i zweryfikowanie, czy w pełni realizowane są obowiązki. 

We wniosku skierowanym do pracodawcy należy przede wszystkim wskazać powód wnioskowania o ruchomy czas pracy. Dodatkowo należy wskazać proponowane godziny lub przedziały czasowe, w których może realizować obowiązki. Warto jednoznacznie wskazać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. W trakcie może pojawić się maksymalnie 5-godzinna przerwa, czyli będzie to przerywany czas pracy. 

Rekomendujemy, aby po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez pracodawcę dopilnować obecności stosownej adnotacji o tym, że wyraża on zgodę. Powinno to być potwierdzone przez jego pieczątkę i podpis. W przypadku odrzucenia wniosku o elastyczny czas pracy, warto zaproponować pracodawcy zadaniowy system czasu pracy.

Elastyczny czas pracy a nadgodziny – czy można je kontrolować i rozliczyć?

Rozliczanie nadgodzin budzi sporo wątpliwości w odniesieniu do elastycznego czasu pracy. Najlepiej obrazują to elastyczny czas pracy przykłady pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownik, który w danym dniu przyjdzie do pracy na wcześniejszą godzinę niż rozpoczynał pracę w dniu poprzedzających, to w konsekwencji mówimy o dwukrotnym podjęciu pracy w danej dobie pracowniczej. Bez znaczenia jest także fakt, że zakończył wcześniej pracę i wymiar czasu pracy nie uległ zmianie. Ta wcześniejsza obecność powinna zostać odpowiednio zrekompensowana, np. poprzez wynagrodzenie z dodatkiem lub zapewnienie pracownikowi czasu wolnego. Pracodawca musi pamiętać, że nie może w ten sposób tworzyć grafiku, ponieważ jest to traktowane jako planowanie nadgodzin, które docelowo powinny być wynikiem szczególnych potrzeb pracodawcy. 

Elastyczny czas pracy – zalety i wady

Elastyczny system czasu pracy z pewnością wiąże się z ogromną liczbą zalet, które zwiększają atrakcyjność danego stanowiska. Wśród nich leży przede wszystkim podkreślić następujące aspekty:

• posiadanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym a życiem zawodowym;
• mniej stresu, 
• zwiększenie komfortu pracy i komfortu psychicznego pracownika, 
• większą wydajność, a także spotęgowana efektywność podczas realizowania powierzonych zadań, 
• uzyskanie pozytywnego wizerunku firmy, która zapewnia pracownikom optymalne możliwości. 

Po drugiej stronie medalu, znajdują się także kwestie, które związane są z wadami elastycznego czasu pracy. W pierwszej kolejności jest to metoda, która wymaga ogromnego zdyscyplinowania od pracowników. Powinni posiadać cenną umiejętność zarządzaniem czasem. Pracodawca może napotkać trudności związane z organizowaniem wspólnych spotkań jak i wykonywaniem zadań grupowych. Pozyskanie dobrego pracownika nierzadko wiąże się ze spełnieniem jego wymagań, wśród których często pojawia się elastyczny system czasu pracy.