Elastyczny czas pracy – wszystko, co musisz wiedzieć

Elastyczny czas pracy to nie jest jeden system, lecz zbiorcza nazwa dla różnych rozkładów czasu pracy i sposobów organizowania obowiązków zawodowych. Ustawodawca dopuszcza m. in. indywidualny rozkład czasu pracy, ruchomy czas pracy, pracę zdalną czy wykonywanie pracy w niepełnym wymiarze. Wprowadzenie elastycznej organizacji pracy pozwala przedsiębiorcom dopasować godziny pracy do specyfiki firmy i potrzeb pracowników, ale wymagań przestrzegania przepisów Kodeksu pracy, w tym zasad dotyczących norm czasu pracy, odpoczynku oraz procedur wnioskowania o elastyczny czas.

Najważniejsze informacje

1. Istnieją różne formy elastycznego czasu pracy – przepisy pozwalają m.in. na ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy czy pracę w niepełnym wymiarze. Elastyczna organizacja pracy obejmuje także pracę zdalną.

2. Pracownik wychowujący dziecko do 8. roku życia może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy; wniosek składa się co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z nowej organizacji.

3. We wniosku podaje się imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka, przyczynę konieczności skorzystania z elastycznego czasu pracy, termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania oraz wybrany rodzaj elastycznej organizacji pracy.

4. Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika i swoje możliwości oraz organizację pracy, a następnie informuje pracownika o swojej decyzji w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.

Czym jest elastyczny czas pracy?

Czas pracy to czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Kodeks pracy określa ogólne normy – podstawowy wymiar czasu pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo przy pięciodniowym tygodniu pracy. W zależności od organizacji pracy można stosować różne systemy czasu pracy np. równoważny, przerywany czy zadaniowy. W większości systemów czasu pracy, rozkład czasu pracy powinien być przekazany pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem obowiązywania.

Elastyczny czas pracy nie jest osobnym systemem czasu pracy. To sposób organizacji pracy, który pozwala dopasować godziny rozpoczynania i zakończenia pracy, miejsce wykonywania pracy czy liczbę godzin w tygodniu do potrzeb pracownika i pracodawcy. Takie rozwiązania muszą jednak mieścić się w normach czasu pracy oraz zapewniać pracownikom wymagany odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Zgodnie z art. 188^1 § 2 Kodeksu pracy, elastyczna organizacja pracy obejmuje:

• pracę zdalną,

• system przerywanego czasu pracy – art. 139 k.p.,

• system skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,

• system pracy weekendowej – art. 144 k.p.,

• ruchomy rozkład czasu pracy – art. 140^1 k.p.,

• indywidualny rozkład czasu pracy – art. 142 k.p.,

• obniżenie wymiaru czasu pracy (np. część etatu).

W rozumieniu art. 188^1 § 2 k.p. katalog elastycznej organizacji pracy nie obejmuje systemu zadaniowego z art. 140 k.p. Jednak w praktyce i w szerszym rozumieniu elastyczności, zadaniowy czas pracy jest uznawany za jedną z najbardziej elastycznych form organizacji pracy. Dzieje się tak, ponieważ w tym systemie pracownik nie jest rozliczany z godzin spędzonych w pracy, a z wykonania powierzonych mu zadań.

Ruchomy rozkład czasu pracy

Ruchomy rozkład czasu pracy to najczęściej wybierany rodzaj elastycznego czasu pracy. Polega na odejściu od stałej godziny rozpoczynania pracy. Przepisy wyróżniają dwa warianty ruchomego czasu pracy:

• rozkład przewidujący różne godziny rozpoczynania pracy – pracownik każdego dnia zaczyna pracę o innej godzinie (np. w poniedziałek o 8:00, we wtorek o 9:00);

• rozkład przewidujący przedział czasu, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w danym dniu (np. między 7:00 a 9:30).

Choć ruchomy rozkład wprowadza elastyczny początek pracy, nie zmienia długości dobowego wymiaru pracy. Po rozpoczęciu pracy pracownik wykonuje obowiązki przez ustaloną liczbę godzin. Ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Dodatkowo pracodawca musi pamiętać, że ruchomy rozkład nie może naruszać prawa pracownika do przewidywalnych warunków pracy i równego traktowania.

Ruchomy czas pracy można wprowadzić na podstawie układu zbiorowego pracy, porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi albo porozumienia z przedstawicielami pracowników, jeśli w firmie nie działają związki. Można go też zastosować na indywidualny wniosek pracownik. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność prowadzenia rzetelnej ewidencji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz monitorowania godzin nadliczbowych.

Indywidualny rozkład czasu pracy

Indywidualny rozkład czasu pracy pozwala jednemu pracownikowi pracować w innych godzinach niż pozostali zatrudnieni – np. od 9:00 do 17:00 zamiast od 8:00 do 16:00. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu, którym pracownik jest objęty. To rozwiązanie szczególnie przydatne dla osób, które chcą dopasować godziny pracy do życia rodzinnego, dojazdów czy zajęć edukacyjnych. Warto pamiętać, że indywidualny rozkład czasu pracy stosuje się w ramach danego systemu pracy, a więc dobowy limit czasu pracy wynika z przyjętego systemu np. 8‑godzinny dzień pracy w systemie podstawowym.

Praca zdalna, praca w niepełnym wymiarze i inne formy

Praca zdalna stała się częścią polskiego prawa pracy w 2023 r. i umożliwia wykonywanie pracy poza zakładem, z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Jest jedną z form elastycznej organizacji pracy i może być łączona z ruchomym lub indywidualnym rozkładem czasu pracy. Praca w niepełnym wymiarze to kolejny sposób na elastyczny czas – pracownik i pracodawca ustalają niższą liczbę godzin pracy, co wpływa na proporcjonalne obniżenie wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia. Dopuszczalne są również skrócony tydzień pracy (np. czterodniowy tydzień pracy) czy system weekendowy. Wszystkie te rozwiązania muszą mieścić się w przepisach Kodeksu pracy i nie naruszać prawa pracownika do odpoczynku.

Wniosek o elastyczną organizację pracy

Pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 8. roku życia może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy – w tym ruchomy lub indywidualny rozkład czasu pracy, pracę zdalną albo pracę w niepełnym wymiarze. Wniosek o elastyczną organizację pracy składa się co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Ważne jest, aby wniosek zawierał:

• dane dziecka – imię i nazwisko oraz datę urodzenia;

• przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy – np. opieka nad dzieckiem, trudności w dojazdach czy aktywność zawodowa małżonka;

• termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;

• rodzaj elastycznej organizacji pracy, z którego pracownik planuje korzystać (np. ruchomy czas, indywidualny rozkład, praca zdalna).

Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika (w tym przyczynę wniosku i termin rozpoczęcia) oraz własne możliwości organizacyjne, tak aby zapewnić normalny tok pracy. Decyzję o uwzględnieniu, odmowie lub zaproponowaniu innego terminu przekazuje pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Ewentualna odmowa powinna być spowodowana uzasadnionymi przyczynami obiektywnymi

Pracownik korzystający z elastycznego czasu pracy może w każdej chwili wnioskować o powrót do poprzedniej organizacji pracy, jeśli zmieniły się okoliczności będące podstawą wniosku. Pracodawca, uwzględniając potrzeby pracownika i możliwości, powinien w terminie 7 dni poinformować o uwzględnieniu wniosku, przyczynie odmowy albo o terminie powrotu. Warto podkreślić, że złożenie wniosku o elastyczny czas nie może być podstawą rozwiązania umowy o pracę ani naruszać praw pracownika.

Zalety i wyzwania elastycznego czasu pracy

Korzyści dla przedsiębiorcy

Elastyczny czas pracy może być realnym wsparciem dla przedsiębiorcy. Umożliwienie pracownikom zaczynania pracy o różnych godzinach lub w wybranym przedziale zmniejsza liczbę spóźnień i nadgodzin, co w efekcie obniża koszty. Ruchomy czas pracy kształtuje pozytywny wizerunek firmy troszczącej się o życie prywatne zespołu i zwiększa lojalność pracowników. Dzięki dopasowaniu godzin pracy do potrzeb obu stron można ograniczyć rotację, utrzymać doświadczonych pracowników wychowujących dzieci oraz lepiej wykorzystywać zasoby w ciągu tygodnia. Elastyczny czas pomaga też zapanować nad szczytem zapotrzebowania na usługi – w niektórych branżach pracownicy mogą rozpoczynać pracę wcześniej, aby obsłużyć klientów w godzinach porannych, lub później, by realizować zamówienia wieczorem.

Korzyści dla pracowników

Z perspektywy pracownika elastyczny czas to możliwość pogodzenia życia zawodowego z życiem prywatnym. Ruchomy rozkład pozwala dopasować godzinę rozpoczęcia pracy do dojazdów, opieki nad dziećmi czy planów edukacyjnych. Indywidualny rozkład czasu pracy ułatwia pracownikom opiekującym się np. starszymi rodzicami dopasowanie obowiązków zawodowych do potrzeb rodziny. Praca w niepełnym wymiarze daje szansę na stopniowy powrót do aktywności zawodowej po urlopach macierzyńskich albo w trakcie studiów. W efekcie, dzięki elastycznym rozwiązaniom pracownicy rzadziej wnioskują o dni wolne i lepiej wykorzystują swój potencjał.

Wyzwania i obowiązki

Wprowadzenie elastycznej organizacji czasu pracy niesie także wyzwania. Pracodawca musi prowadzić dokładną ewidencję godzin pracy, aby prawidłowo rozliczać czas pracy i nadgodziny. Należy dbać o to, by ruchomy rozkład nie naruszał prawa do nieprzerwanego odpoczynku i nie utrudniał planowania zmian w firmach pracujących zmianowo. W przypadku łączenia ruchomego czasu pracy z pracą zmianową warto wybierać wariant z różnymi godzinami rozpoczynania pracy na pierwszej zmianie, a nie przedział, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia. Elastyczny czas pracy wymaga też jasnej komunikacji – pracownicy muszą znać rozkład z wyprzedzeniem, aby móc zaplanować obowiązki zawodowe i prywatne.

Podsumowanie

Elastyczny czas pracy to nie jedno rozwiązanie, lecz zbiór różnych rozkładów czasu pracy i sposobów organizacji zatrudnienia. Można go stosować w ramach różnych systemów czasu pracy, jeśli zachowane są normy dotyczące wymiaru czasu pracy i odpoczynku. W ruchomym czasie pracy rozkład przewiduje różne godziny rozpoczynania pracy lub przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia. Indywidualny rozkład natomiast jest dopasowany do potrzeb konkretnego pracownika. Nowe przepisy przewidują też prawo rodziców dzieci do 8 lat do wnioskowania o elastyczną organizację pracy, która obejmuje pracę zdalną, ruchomy rozkład czy pracę w niepełnym wymiarze. Wniosek musi zawierać dane dziecka, przyczynę, termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania oraz wybrany rodzaj elastycznego czasu, Pracodawca jest zobowiązany rozpatrzyć wniosek biorąc pod uwagę potrzeby obu stron i udzielić odpowiedzi w ciągu 7 dni.

Dobrze zaplanowany elastyczny czas pracy to korzyści dla pracodawcy i pracownika – pozwala utrzymać ciągłość działalności, zwiększa zaangażowanie zespołu i ułatwia łączenie pracy z życiem prywatnym. Aby zyskać przewagę konkurencyjną i uniknąć sporów, przedsiębiorcy powinni wprowadzać elastyczne rozwiązania w porozumieniu z pracownikami, przestrzegać przepisów Kodeksu pracy oraz prowadzić rzetelną dokumentację czasu pracy.