Protokół zniszczenia towaru: forma i moment sporządzenia

Obecnie większość biznesów opiera się na sprzedaży produktów. W tego typu działalności gospodarczej ważna na drodze do sukcesu jest systematyczność, skrupulatność, ale i zapobiegliwość. W życiu, jak i w świecie przedsiębiorczości bywa jednak tak, że nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć. Biznesowe kalkulacje to jedno, a rzeczywistość to bowiem coś zupełnie innego.

Kiedy sporządzany jest protokół zniszczenia towaru?

Protokół zniszczenia jest konieczny we wszystkich przypadkach, gdy towar stracił swoją postać i nie nadaje się już do sprzedaży. Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele. Towar może ulec zniszczeniu choćby na skutek uszkodzenia mechanicznego podczas przewozu, utraty terminu ważności lub wielu innych zdarzeń, o których piszemy w dalszej części tekstu. Przedsiębiorca powinien postępować według ściśle określonych wzorców. W pierwszej kolejności należy ustalić przyczynę zniszczenia towaru i to, czy doszło do niego na skutek winy podatnika, czy też nie. Jeśli nastąpiło to z przyczyn przez niego niezawinionych, ma on bowiem prawo umieścić wartość zniszczonego towaru w kosztach uzyskania przychodu.

Protokół zniszczenia towaru a procedura

W tym celu konieczne będzie właśnie sporządzenie protokołu, który jest jednym z elementów niezbędnych do zaksięgowania towaru w dokumentach podatkowych przedsiębiorcy. Co jednak w wypadku, gdy to podatnik ponosi winę za zniszczenie lub uszkodzenie towaru? Fiskus stoi na stanowisku, że wówczas jego wartość nie może zostać zakwalifikowana do księgi przychodów i rozchodów. Co więcej, pojawia się problem na gruncie podatku VAT. Coraz częściej można spotkać interpretację, że uszkodzenie produktu, na podstawie którego podatnik odliczył VAT, jest podstawą do skorygowania tych wyliczeń.

Co powinien zawierać protokół zniszczenia towaru?

Protokół likwidacji czy też zniszczenia towaru powinien dokumentować kilka istotnych informacji. Musi się w nim znaleźć między innymi: numer protokołu, data jego sporządzenia, dane osoby sporządzającej oraz data zniszczenia lub straty towaru. Ponadto, trzeba opisać przyczynę zniszczenia, dokładne informacje o przeznaczeniu danego towaru, a także nazwę, ilość/liczbę sztuk oraz wartość towaru. To ostatnie ma duże znaczenie na gruncie podatkowym. Czynni podatnicy VAT muszą podać bowiem wartość netto, a zwolnieni powinni operować wartościami brutto. Protokół likwidacji towaru powinien kończyć się podsumowaniem, w którym musi znaleźć się łączna kwota zniszczeń, a także podpis osoby sporządzającej dokument.

Protokół zniszczenia a KPiR

Jeśli mowa o zniszczeniu bądź uszkodzeniu towaru nie z winy podatnika i zaliczeniu go do kosztów uzyskania przychodu, konieczne staje się stosowne przeksięgowanie tej pozycji. Nie bez znaczenie będzie więc sama treść protokołu, który jest dokumentem niejako potwierdzającym charakter zdarzeń. Określa on bowiem między innymi wartość uszkodzonej rzeczy, którą należy następnie wyksięgować z kolumny 10 - zakup towarów handlowych i materiałów, zaznaczając w niej znak “minus”. W kolejnym kroku należy wpisać tę kwotę do kolumny 13, czyli do pozostałych wydatków.

Protokół likwidacji towaru z magazynu - specyficzne produkty

Bardzo często dochodzi do uszkodzenia lub zniszczenia produktów, które podlegają obowiązkowej utylizacji. W tym kontekście mówimy na przykład o lekarstwach, sprzęcie elektronicznym, bateriach, akumulatorach lub innych odpadach określonych przepisami prawa. W tego rodzaju przypadkach protokół likwidacji towaru to nie jedyny dokument, w który musi zaopatrzyć się przedsiębiorca. Konieczne będzie także zachowanie potwierdzenia odbioru towaru od firmy, która tego dokonała. Czasami przyczynę likwidacji towaru może potwierdzić protokół sporządzony przez ubezpieczalnie lub funkcjonariuszy policji. Zdarza się bowiem, że do zniszczenia dochodzi podczas włamania lub wypadku. Zasada jest taka, że im bardziej udokumentowane zdarzenie, tym lepiej dla podatnika.

Czy towar zawsze należy zlikwidować?

W większości sytuacji tak. To jedyna szansa, aby przedsiębiorca mógł ująć wartość towaru w kosztach i tym samym w sposób legalny nie zapłacić wyższego podatku. Zniszczony towar nie znika bowiem dla urzędników i nadal widnieje w dokumentacji. Dopiero likwidacja może niejako “wymazać” go z ewidencji. Oczywiście każdy przypadek należy traktować indywidualnie i rozpatrywać różne wątki w sprawie. Cały proces likwidacji towaru opiera się w dużej mierze na kwestiach oceny. Mówiąc o likwidacji towaru, mamy na myśli także jego kradzież lub uszkodzenie przez osoby trzecie w wyniku napadu czy innego zdarzenia. W grę wchodzi ponadto przypadek losowy, jak między innymi pożar lub zalanie lokalu. Tak naprawdę nie ma reguły, warto jednak zachować zdrowy rozsądek i myśleć praktycznie, a przede wszystkim z duchem obowiązujących przepisów.

Jakie załączniki do protokołu?

Wspomnieliśmy już, że uszkodzenie towaru może mieć wiele przyczyn. Podatnik powinien zrobić wszystko, aby jak najsolidniej udokumentować powstałą szkodę. To w jego interesie leży udowodnienie, że straty nie nastąpiły z jego winy. Dlatego pomocne mogą okazać się wszelkie notatki służb, które były na miejscu zdarzenia, protokół z firmy kurierskiej, która uszkodziła transportowany towar itp. Co istotne, warto, aby przedsiębiorca zachował także rachunki, paragony, faktury i inne dokumenty, które potwierdzają wydatki poniesione w związku z likwidacją uszkodzonych towarów, jak na przykład potwierdzenie złomowania. Ważne dla organów podatkowych i nie tylko jest także to, czy przedsiębiorca podjął właściwe działania zabezpieczające powstanie tej straty.