Godziny nadliczbowe a ponadwymiarowe — czym się różnią?

Zrozumienie różnicy między godzinami nadliczbowymi a ponadwymiarowymi to jeden z najtrudniejszych aspektów zarządzania kadrami w przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu. Dla przedsiębiorcy błędna interpretacja tych pojęć oznacza ryzyko naruszenia Kodeksu pracy, a w konsekwencji kary finansowe lub roszczenia pracownicze. Prawidłowe zdefiniowanie limitów w umowie o pracę pozwala na elastyczne zarządzanie personelem przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa prawnego firmy.

Najważniejsze informacje

1. Godziny nadliczbowe to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, czyli zazwyczaj powyżej 8 godzin na dobę lub przeciętnie 40 godzin tygodniowego wymiaru czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.

2. Godziny ponadwymiarowe dotyczą pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy i obejmują pracę wykonywaną ponad ustalony w umowie wymiar etatu, lecz poniżej ogólnych norm czasu pracy.

3. Pracodawca ma obowiązek określenia w umowie o pracę limitu godzin ponadwymiarowych, po którego przekroczeniu pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia taki sam, jak za pracę w godzinach nadliczbowych.

Definicja godzin nadliczbowych w Kodeksie pracy

Aby zrozumieć mechanizm rozliczania czasu pracy oraz dodatków za nadgodziny, należy wyjść od podstawowej definicji godzin nadliczbowych. Dotyczą one każdego pracownika, niezależnie od wymiaru etatu, jednak moment ich wystąpienia jest ściśle określony przepisami. Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, jest to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

W praktyce dla większości pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, nadgodziny występują przy przekroczeniu normy dobowej czasu pracy (8 godzin) pracy w danej dobie pracowniczej lub po przekroczeniu przeciętnej normy tygodniowej (40 godzin) w przyjętym okresie rozliczeniowym, co w praktyce oznacza przekroczenie całkowitego czasu pracy zaplanowanego dla pracownika w tym okresie. Pracodawca powinien na bieżąco monitorować liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym, aby nie przekroczyć dopuszczalnych limitów i prawidłowo naliczać dodatki za nadgodziny. Nadgodziny mogą wynikać zarówno ze szczególnych potrzeb pracodawcy, jak i z konieczności prowadzenia akcji ratowniczej, ochrony życia lub zdrowia ludzi czy usuwania awarii.

Za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w zwykłe dni pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia i czasu wolnego albo do wynagrodzenia wraz z dodatkiem w wysokości 50% lub 100%, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Czym są godziny ponadwymiarowe?

Pojęcie godzin ponadwymiarowych nie posiada swojej ścisłej definicji w słowniczku Kodeksu pracy, jednak funkcjonuje w obrocie prawnym na podstawie art. 151 § 5 Kodeksu pracy. Jest to kategoria czasu pracy zarezerwowana dla pracowników niepełnoetatowych (np. zatrudnionych na 1/2 czy 3/4 etatu).

Godziny ponadwymiarowe to czas przepracowany przez pracownika powyżej jego ustalonego w umowie wymiaru czasu pracy (np. powyżej 4 godzin przy 1/2 etatu), ale poniżej ustawowej normy czasu pracy (czyli poniżej 8 godzin). Jest to „bufor” między etatem a nadgodzinami kodeksowymi. Kluczowym aspektem dla przedsiębiorcy jest to, aby sposób wynagradzania pracy w tym przedziale czasowym (między wymiarem etatu a ogólnymi normami czasu pracy) w szczególności wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, był wyraźnie uregulowany w umowie – w tym próg, po którego przekroczeniu przysługuje dodatek jak za nadgodziny w sposób zgodny z art. 151 § 5 Kodeksu pracy oraz zasadą niedyskryminacji pracowników niepełnoetatowych. Prawidłowe określenie zasad rozliczania i wynagradzania, w tym wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe w treści umowy o pracę ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia ryzyka sporów o dopłaty do wynagrodzenia.

W niektórych regulacjach szczególnych np. dotyczących nauczycieli, pojawia się także pojęcie niezrealizowanych godzin ponadwymiarowych. Co do zasady wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe przysługuje za godziny przydzielone i zrealizowane, natomiast prawo do wynagrodzenia za niezrealizowane godziny ponadwymiarowe istnieje tylko w wyraźnie wskazanych w ustawie wyjątkach (np. gdy zamiast nich zrealizowano określone zajęcia opiekuńczo-wychowawcze albo gdy nie odbyły się zajęcia indywidualne z przyczyn niedotyczących nauczyciela, mimo jego gotowości do pracy).

Kluczowa różnica i zapisy w umowie o pracę

Z perspektywy kosztów pracodawcy, najważniejsza różnica między godzinami nadliczbowymi a ponadwymiarowymi leży w obowiązku wypłaty dodatków. Co do zasady godziny nadliczbowe, czyli praca w godzinach nadliczbowych ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, wymagają rekompensaty w postaci dodatku do wynagrodzenia albo czasu wolnego, z tym że w przypadku osób zarządzających zakładem pracy oraz części kadry kierowniczej Kodeks pracy ogranicza prawo do takiej rekompensaty. Godziny ponadwymiarowe dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu – wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe jest co do zasady wypłacane według normalnej stawki godzinowej, a dodatek jak za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje dopiero po przekroczeniu limitu godzin ponadwymiarowych ustalonego w umowie o pracę. Przepisy nakładają na strony stosunku pracy obowiązek ustalenia progu, po którego przekroczeniu pracownik niepełnoetatowy nabywa prawo do dodatku jak za godziny nadliczbowe.

Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność precyzyjnego sformułowania umowy. Jeśli zatrudniasz kogoś na 1/2 etatu (4 godziny dziennie), możesz ustalić, że dodatek należy się dopiero po przepracowaniu 6 lub 7 godzin. Jeśli tego nie zrobisz, pracownik otrzyma zwykłą stawkę aż do 8. godziny, a dodatek dopiero od 9. godziny (kiedy to staną się one klasycznymi nadgodzinami w rozumieniu Kodeksu pracy). Warto pamiętać, że Kodeks pracy nakłada na strony stosunku pracy obowiązek ustalenia w umowie limitu godzin ponadwymiarowych. Brak takiego zapisu nie daje jednak pewności, że dodatek za pracę ponad wymiar etatu przysługuje dopiero po przekroczeniu norm 8/40 – w świetle orzecznictwa TSUE pracownik niepełnoetatowy może powoływać się na prawo UE i dochodzić dodatku wcześniej, dlatego pracodawca powinien szczególnie uważnie kontrolować zarówno godziny ponadwymiarowe, jak i nadliczbowe w okresie rozliczeniowym.

Przykład praktycznego rozliczenia godzin nadliczbowych a ponadwymiarowych

Aby zobrazować mechanizm naliczania wynagrodzenia, posłużymy się konkretnym przykładem, który najczęściej sprawia trudność działom kadr i przedsiębiorcom.

Załóżmy, że Pani Anna jest zatrudniona na 1/2 etatu w systemie podstawowym (pracuje od poniedziałku do piątku po 4 godziny). W umowie o pracę zapisano, że prawo do dodatku jak za godziny nadliczbowe przysługuje jej po przekroczeniu 7. godziny pracy w dobie. W jednym z dni Pani Anna musiała zostać w pracy dłużej i w tej dobie wystąpiły zarówno godziny ponadwymiarowe, jak i praca w godzinach nadliczbowych - łącznie przepracowała 9 godzin.

Rozliczenie tego dnia wygląda następująco:

• 0–4 godzina - wynagrodzenie zasadnicze (standardowy wymiar etatu).

• 5., 6. i 7. godzina - są to godziny ponadwymiarowe, za które Pani Anna otrzymuje normalne wynagrodzenie bez dodatku (nie przekroczono limitu z umowy).

• 8. godzina - jest to godzina ponadwymiarowa, ale przekraczająca limit umowny (7 godzin). Za tę godzinę przysługuje normalne wynagrodzenie plus dodatek (jak za nadgodziny).

• 9. godzina - jest to klasyczna praca w godzinach nadliczbowych przypadających w zwykłym dniu pracy. Za tę godzinę przysługuje Pani Annie, oprócz normalnego wynagrodzenia, ustawowy dodatek.

Ewidencja czasu pracy a bezpieczeństwo firmy

Prawidłowe rozróżnienie i zewidencjonowanie tych godzin jest kluczowe podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Przedsiębiorcy często mają problem z monitorowaniem, kiedy pracownik niepełnoetatowy przekracza swój limit umowny, a kiedy wchodzi w strefę nadgodzin kodeksowych. Ręczne wyliczanie tych wartości przy zmiennych grafikach pracy jest obarczone dużym ryzykiem błędu.

W tym miejscu warto skorzystać z nowoczesnych narzędzi jakie oferują moduły od inEwi. Ewidencja czasu pracy pozwala na automatyczne zliczanie godzin pracy i wykrywanie przekroczeń norm oraz limitów ustalonych dla konkretnych pracowników. Dzięki temu system automatycznie wskaże, które godziny należy zakwalifikować jako zwykłe, które jako ponadwymiarowe płatne podstawowo, a które wymagają wypłaty dodatków. To oszczędność czasu dla działu HR i pewność, że wynagrodzenia w tym rozliczenia nadgodzin oraz ewentualne wynagrodzenia za niezrealizowane godziny są naliczane zgodnie z aktualnymi przepisami.

Podsumowanie

Rozróżnienie między godzinami nadliczbowymi a ponadwymiarowymi jest fundamentalne dla poprawnego rozliczania pracowników niepełnoetatowych. Godziny nadliczbowe wynikają z przekroczenia ogólnych norm czasu pracy określonych w przepisach Kodeksu pracy, natomiast godziny ponadwymiarowe to przestrzeń między wymiarem etatu a tymi normami. Kluczem do optymalizacji kosztów i zgodności z prawem jest precyzyjny zapis w umowie o pracę, określający limit godzin ponadwymiarowych, po przekroczeniu których pracownik niepełnoetatowy nabywa prawo do dodatku jak za godziny nadliczbowe, przy czym prawo do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy i przysługuje za każdą godzinę pracy ponad ustawowe normy czasu pracy. Brak takiego zapisu nie jest korzystny ani dla pracownika, ani dla bezpieczeństwa prawnego pracodawcy. Stosowanie odpowiednich klauzul oraz systemów wspierających ewidencję czasu pracy pozwala uniknąć błędów i konfliktów na linii pracodawca-pracownik.