Wniosek o urlop wypoczynkowy - omówienie

Prawo do wypoczynku jest jednym z ważniejszych uprawnień pracowników. Podstawą do udzielenia urlopu wypoczynkowego jest złożenie pracodawcy wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy, czyli dlaczego wypoczynek jest tak ważny?

Urlop wypoczynkowy jest istotny dla każdego pracownika. Oderwanie się od pracy to z jednej strony szansa na zregenerowanie organizmu, obciążonego dotychczasowymi obowiązkami, a z drugiej – możliwość przygotowania się na kolejne wyzwania. Pracownik z urlopu wraca bowiem nie tylko zrelaksowany, ale i bardziej produktywny oraz kreatywny. Jest zdystansowany, co pozwala mu na wiele spraw spojrzeć w innym świetle, a dzięki temu – szybciej znaleźć rozwiązania dla pojawiających się problemów. Lepsza jest jego pamięć i koncentracja, co także pozytywnie wpływa na jego efektywność. Dzięki nieprzerwanemu wypoczynkowi poprawia się też stan jego zdrowia.

Urlop wypoczynkowy korzystny jest zatem nie tylko dla osoby zatrudnionej, ale także dla zatrudniającego: pracownik wypoczęty to w efekcie pracownik lepiej realizujący firmowe zadania. Właśnie dlatego o urlopie wypoczynkowym – do którego prawo gwarantuje art. 14 Kodeksu Pracy (KP) – warto wiedzieć więcej. Także to, jak prawidłowo sporządzić wniosek o urlop wypoczynkowy.

Urlop wypoczynkowy – co warto o nim wiedzieć?

Zgodnie ze wspomnianym art. 14 KP: „Pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych”. Tę ostatnią kwestię reguluje szerzej dział siódmy Kodeksu, szczególnie jego pierwszy rozdział zatytułowany „Urlopy wypoczynkowe”.

Komu przysługuje urlop wypoczynkowy?

Coroczny, nieprzerwany, płatny urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi. Różny będzie jednak jego wymiar: dla osób zatrudnionych mniej niż 10 lat to 20 dni, powyżej 10 lat to zaś 26 dni. Pracownik, który podjął pierwszą pracę, prawo do urlopu (w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowanym roku) uzyskuje wraz z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy.

Pracownikom, którzy zatrudnieni są w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym. Co ważne, okres pracy warunkujący wymiar urlopu, bierze pod uwagę również: ukończenie zasadniczej (lub równorzędnej) szkoły zawodowej (3 lata), średniej szkoły zawodowej (5 lat), średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (lub równorzędnych) szkół zawodowych (5 lat), średniej szkoły ogólnokształcącej (4 lata), szkoły policealnej (6 lat) oraz szkoły wyższej (8 lat).

Okresy nauki jednak nie sumują się. Art. 152. Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Przypadki urlopu w sytuacji wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania, podjęcia zatrudnienia u kolejnego pracodawcy czy korzystania z urlopu macierzyńskiego albo odbywania służby wojskowej, regulują kolejne artykuły Kodeksu pracy.

Wniosek o urlop wypoczynkowy – omówienie wzoru

Warto wiedzieć, iż urlop wypoczynkowy udzielany jest na wniosek pracownika. Na jego wniosek także może on być podzielony na części (art. 162 KP: „W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych”). Skoro wniosków takich w ciągu roku przygotowywać możemy kilka, warto wiedzieć, jak prawidłowo sporządzić podanie o urlop.

Konstrukcja tradycyjnego wniosku urlopowego nie jest skomplikowana. W prawym górnym rogu wpisać należy miejscowość oraz datę, które wskażą, gdzie i kiedy wniosek o urlop wypoczynkowy został sporządzony. Nieco poniżej, z lewej strony, znaleźć powinna się informacja o osobie, która z wnioskiem występuje: imię i nazwisko pracownika, jednostka, w której pracuje (np. dział, wydział, zespół) oraz zajmowane stanowisko. Z prawej strony zamieścić trzeba informację o adresacie podania, zatem znajdzie się tam nazwa pracodawcy oraz adres firmy. Niżej, na środku strony, pojawia się nagłówek: „Wniosek o urlop wypoczynkowy”.

W krótkiej treści wniosku o urlop znajdującej się pod tytułem podania, zawarte powinny być informacje o okresie, w którym pracownik zaplanował swój wypoczynek oraz najlepiej - roku kalendarzowym, za który wnioskowany urlop mu przysługuje (będzie to przydatne księgowości). Dla ścisłości warto w podaniu ująć wymiar urlopu – dokładną liczbę dni (oznaczającą liczbę dni roboczych, czyli tych, które dla pracownika są dniami pracy).

Pod treścią wniosku, z prawej strony, znaleźć musi się podpis pracownika. Pamiętać trzeba, iż pracodawca każdorazowo podanie musi zaakceptować i na urlop wypoczynkowy w danym okresie wyrazić zgodę. Dlatego warto zawrzeć na dole wniosku klauzulę „Wyrażam zgodę”, pod którą znajdzie się podpis pracodawcy lub bezpośredniego przełożonego, czyli osoby odpowiedzialnej za reprezentowanie firmy.

Jak złożyć wniosek o urlop?

W praktyce pracownicy występują zwykle o urlop z pisemnym wnioskiem sporządzonym np. w sposób opisany powyżej, który składają pracodawcy albo swojemu bezpośredniemu przełożonemu (zależy to od struktury przedsiębiorstwa).

Kodeks pracy nie wskazuje jednak, w jakiej formie podania powinny być sporządzane. Ich wzór ustalany jest w poszczególnych zakładach pracy. Oznacza to, że wniosek o urlop wypoczynkowy może być składany w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Najlepiej zasady składania wniosków o udzielenie urlopu wypoczynkowego umieścić w wewnętrznych dokumentach firmy. Oczywiście ze względu na wygodę i digitalizację procesów, coraz częściej stosowane są elektroniczne wnioski urlopowe, gdyż znacząco upraszczają one zarówno złożenie wniosku, jak i jego rozpatrzenie.

Skorzystać można więc z systemu inEwi, wspomagającego organizację pracy w przedsiębiorstwie. W ten sposób każdemu z pracowników przypisać można liczbę przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego oraz dni urlopu „na żądanie” i automatycznie wyliczyć liczbę dni wykorzystanych oraz niewykorzystanych. Liczba dni pozostałych wyświetla się podczas składania podania, w związku z czym nie ma potrzeby samodzielnego liczenia lub szukania informacji na ten temat.

Elektroniczne wnioski urlopowe to korzyści dla obu stron stosunku pracy. Pracownik zyskuje możliwość wygodnego złożenia wniosku o urlop elektronicznie, wraz z opcją śledzenie jego statusu, zaś pracodawca – tworzy przejrzysty grafik urlopów, dzięki któremu praca w firmie nie zostaje zakłócona, z kolei wiele procedur ulega przyśpieszeniu.

Kiedy złożyć wniosek urlopowy? Kiedy wniosek jest wymagany?

Jeżeli pracodawca opracowuje plan urlopów, wyznaczy termin złożenia podań o urlop dla swoich pracowników. Wnioski wpłynąć muszą przed zatwierdzeniem planów – najczęściej są one składane już w pierwszym kwartale roku kalendarzowego, a następnie plan ogłaszany jest w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do przygotowywania planu urlopów, ich terminy ustalane są indywidualnie, w porozumieniu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku tzw. urlopu na żądanie, trwającego nie więcej niż cztery dni w każdym roku kalendarzowym. Pracownik nie składa wówczas wniosku o urlop wypoczynkowy, a zgłasza żądanie udzielenia urlopu. Dzieje się to najpóźniej w dniu, w którym ów urlop rozpoczyna (art. 167. KP).

Pamiętać jednak trzeba, iż to na pracodawcy spoczywa obowiązek „zapewnienia normalnego toku pracy” (art. 163. § 1. KP). Wobec tego, gdy nieobecność pracownika miałaby spowodować poważne zakłócenia tego toku, dopuszczalne jest przesunięcie terminu urlopu (art. 164. § 2. KP). Posiadając ważne przyczyny, także pracownik może ubiegać się o zmianę wyznaczonego wcześniej okresu urlopowego (art. 164. § 1. KP).