Obsługa kadrowo-płacowa - ważne zmiany od 2025 roku

Obsługa kadrowo-płacowa to nieodłączny element zarządzania każdą firmą, który obejmuje szeroką gamę działań związanych z zatrudnieniem, płacami i przepisami prawa pracy. W jej skład wchodzą zarówno administracyjne, jak i strategiczne czynności, mające na celu efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Co składa się na obsługę kadrowo-płacową, jakie są jej podstawowe zadania oraz dlaczego warto zadbać o jej prawidłowe prowadzenie?

Najważniejsze kwestie związane z tematem

1. Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje kluczowe aspekty zarządzania zasobami ludzkimi w firmie, takie jak prowadzenie akt pracowników, naliczanie wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy i doradztwo prawne. 

2. Obsługa kadrowo-płacowa może być realizowana wewnętrznie lub poprzez outsourcing, co pozwala firmom dostosować sposób zarządzania kadrami do swoich potrzeb. 

3. Prawidłowe prowadzenie procesów związanych z obsługą kadrowo-płacową wpływa na zgodność z przepisami prawa, efektywność przedsiębiorstwa oraz zadowolenie pracowników. 

4. W dobie cyfryzacji, automatyzacja procesów kadrowo-płacowych staje się coraz ważniejsza dla optymalizacji działań i redukcji kosztów.

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?

Obsługa kadrowo-płacowa to zestaw działań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz wynagrodzeniami w firmie. Może być prowadzona zarówno przez wewnętrzny dział kadr lub księgowości, jak i przez zewnętrzne biuro rachunkowe zapewniające kompleksową obsługę kadrowo-płacową. 

W zakres obsługi kadrowo-płacowej wchodzą między innymi takie elementy jak:

• prowadzenie akt osobowych pracowników - przechowywanie i aktualizacja dokumentacji pracowniczej, w tym umów o pracę, umów cywilnoprawnych, zaświadczeń lekarskich, wniosków pracowniczych, ewidencji urlopów i ewidencji czasu pracy, jak i dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy,

• naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej - obliczanie pensji, wynagrodzeń za nadgodziny, premii i dodatków, a także odprowadzanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy,

• ewidencjonowanie czasu pracy - monitorowanie obecności, rozliczanie urlopów oraz zwolnień lekarskich, co ma bezpośredni wpływ na wysokość wypłat oraz przestrzeganie przepisów prawa pracy,

• doradztwo z zakresu prawa pracy - udzielanie porad pracodawcom w kwestiach związanych z kodeksem pracy, przepisami dotyczącymi zatrudnienia oraz zasadami BHP.

Outsourcing kadrowo-płacowy czy własny dział kadr i płac?

Jednym z kluczowych dylematów, przed jakimi stają firmy, jest decyzja o tym, czy lepiej zainwestować we własny dział kadrowo-płacowy, czy skorzystać z outsourcingu tych usług. Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, a ostateczny wybór zależy od specyfiki działalności firmy, jej rozmiaru oraz strategii zarządzania.

Wewnętrzny dział kadr i płac

Zalety własnego działu kadr i płac to:

• pełna kontrola nad procesami - posiadając własny dział, firma ma bezpośredni wpływ na wszystkie aspekty zarządzania kadrami i płacami, pozwala to na szybsze reagowanie na wewnętrzne potrzeby i zmiany, a także lepszą koordynację z innymi działami,

• zrozumienie specyfiki firmy - pracownicy wewnętrznego działu kadr i płac dobrze znają kulturę organizacyjną, zasady wynagradzania oraz potrzeby poszczególnych zespołów, dzięki temu mogą bardziej efektywnie dostosowywać politykę kadrową do specyficznych wymagań firmy,

• bezpośrednia współpraca z pracownikami - własny dział kadrowo-płacowy umożliwia bezpośredni kontakt z pracownikami, co może przyspieszyć rozwiązywanie problemów oraz zaspokajanie ich potrzeb, to również buduje zaufanie i poczucie wsparcia w kwestiach personalnych.

Wady wewnętrznego działu kadr i płac to:

• wysokie koszty - utrzymanie wewnętrznego działu kadr i płac może być kosztowne, zwłaszcza dla małych i średnich firm, koszty zatrudnienia specjalistów, szkoleń, a także zakup i utrzymanie systemów informatycznych mogą stanowić znaczne obciążenie finansowe,

• złożoność procesów - wraz z rozwojem firmy rośnie liczba pracowników, a co za tym idzie, komplikują się procesy kadrowo-płacowe, tymczasem prowadzenie własnego działu wymaga stałej aktualizacji wiedzy z zakresu prawa pracy oraz przepisów podatkowych, co może być czasochłonne i skomplikowane,

• odpowiedzialność za zgodność z przepisami - firma musi zadbać o to, aby wszystkie działania kadrowo-płacowe były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, ewentualne błędy w rozliczeniach czy dokumentacji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Outsourcing kadrowo-płacowy

Zalety outsourcingu kadrowo-płacowego to:

• redukcja kosztów - outsourcing pozwala na znaczące zmniejszenie kosztów związanych z prowadzeniem obsługi kadrowo-płacowej, firma nie musi inwestować w dodatkowe zasoby ludzkie, systemy IT ani szkolenia, do tego stałe opłaty za usługi outsourcingowe często okazują się bardziej przewidywalne i opłacalne,

• dostęp do specjalistycznej wiedzy - zewnętrzne firmy zajmujące się obsługą kadrowo-płacową dysponują zespołami ekspertów, którzy na bieżąco śledzą zmiany w przepisach i mają doświadczenie w zarządzaniu różnymi rodzajami przedsiębiorstw, to znacznie eliminuje ryzyko popełniania błędów,

• elastyczność i skalowalność - outsourcing jest elastyczny i łatwo dopasowuje się do potrzeb firmy, w miarę wzrostu lub redukcji liczby pracowników, zakres usług outsourcingowych można dostosować bez potrzeby reorganizacji wewnętrznego działu kadr i płac.

Wady outsourcingu kadrowo-płacowego to z kolei:

• mniejsza kontrola nad procesami - korzystając z zewnętrznej firmy, przedsiębiorstwo traci bezpośrednią kontrolę nad codziennymi operacjami kadrowo-płacowymi, może to być problematyczne, jeśli firma wymaga szybkich zmian lub indywidualnego podejścia do pracowników,

• zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych -przekazanie danych pracowniczych zewnętrznej firmie wiąże się z ryzykiem naruszenia prywatności lub wycieku informacji, dlatego ważne jest, aby starannie wybierać dostawcę usług, który gwarantuje odpowiednie zabezpieczenia danych,

• brak bezpośredniego wsparcia - komunikacja z zewnętrznymi dostawcami usług może być bardziej czasochłonna niż kontakt z wewnętrznym działem kadr i płac, a co za tym idzie, w przypadku nagłych problemów czas reakcji może być dłuższy, co może wpłynąć na terminowość realizacji niektórych zadań.

Znaczenie prawidłowej obsługi kadrowo-płacowej w firmie

Profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń ma wpływ na stabilność finansową przedsiębiorstwa oraz satysfakcję pracowników.

Zapewnienie zgodności z prawem

Firmy muszą przestrzegać przepisów prawa pracy oraz zasad podatkowych. Błędy w obliczaniu wynagrodzeń, odprowadzaniu składek lub nieprawidłowe rozliczenie urlopów mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Zwiększenie efektywności pracy przedsiębiorstwa

Odpowiednie zarządzanie kadrami i płacami wpływa na efektywność pracy oraz redukcję kosztów związanych z obsługą administracyjną. W miarę możliwości warto stawiać na automatyzację procesów kadrowo-płacowych, na przykład w wykonywaniu takich zadań jak prowadzenie ewidencji czasu pracy, co pozwala eliminować błędy i oszczędzać czas.

Zachęcamy do skorzystania z Ewidencji Czasu Pracy od inEwi!

Zadowolenie pracowników

Terminowe i zgodne z prawem wypłaty, właściwe rozliczanie nadgodzin oraz odpowiednie podejście do urlopów i zwolnień lekarskich przyczyniają się do wyższego poziomu zadowolenia pracowników, co z kolei wpływa na ich zaangażowanie i motywację do pracy. Spójne i transparentne procesy kadrowo-płacowe przyczyniają się do budowania atmosfery zaufania i otwartości, co jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu organizacji.

Skuteczność rekrutacji

Profesjonalne podejście do kwestii kadrowych, w tym przejrzyste zasady wynagradzania, benefity i rozwój pracowników, wpływa na wizerunek firmy na rynku pracy oraz ułatwia rekrutację nowych talentów.

Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych

Jednym z najważniejszych trendów w zakresie obsługi kadrowo-płacowej jest automatyzacja procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie zaawansowanych systemów informatycznych, które umożliwiają automatyzację takich procesów jak naliczanie wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy, czy generowanie dokumentów kadrowych. Takie rozwiązania minimalizują ryzyko błędów ludzkich, przyspieszają codzienne zadania oraz pozwalają na lepszą kontrolę i monitorowanie danych, a także ułatwiają wymianę informacji pomiędzy działem kadr a pracownikami, jak również pomiędzy działem kadr a działem HR i kadrą menedżerską. Automatyzacja wpływa także na optymalizację kosztów i lepszą alokację zasobów ludzkich w firmie.

Zmiany w Kodeksie pracy a obsługa kadrowo-płacowa

Planowana nowelizacja Kodeksu pracy oznacza, że w najbliższym czasie najprawdopodobniej wdrożone zostaną takie rozwiązania jak dłuższe urlopy, krótszy czas pracy, wyższy dodatek stażowy, szybsze wypłaty nagród jubileuszowych, nowy sposób ustalania stażu pracy itp. 

Zbliżające się zmiany przepisów będą zmuszać firmy do dostosowywania się do nowych wymogów prawnych, co w praktyce oznacza konieczność modyfikacji procedur przyjętych w firmach, w tym w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. Jak firmy mogą się do tego przygotować?

Konieczne jest monitorowanie zmian legislacyjnych, aby zrozumieć nadchodzące zmiany i ich wpływ na firmę oraz zatrudnionych w firmie pracowników. Niezbędne jest przeprowadzenie szkoleń pracowników odpowiedzialnych za obsługę kadrowo-płacową, a także pracowników działu HR i księgowości, aby doskonale orientowali się w nowych przepisach. Firmy muszą też zaktualizować swoje wewnętrzne regulaminy, aby były zgodne z nowymi przepisami. Może to obejmować nowe zasady dotyczące pracy zdalnej, wynagrodzeń minimalnych czy rozliczania czasu pracy. Ponadto warto przeprowadzić wewnętrzny audyt procesów kadrowo-płacowych, który pozwoli zidentyfikować obszary wymagające poprawy, a także dostosowania do nowych przepisów. Warto również wcześniej skontaktować się z dostawcami systemów informatycznych dedykowanych dla księgowości, działu kadr i płac, aby upewnić się, że będą oni w stanie dostarczyć aktualizacje zgodne z nowymi wymogami prawnymi. Oczywiście aktualizacje procedur i systemów mogą wiązać się z kosztami, dlatego ważne jest uwzględnienie tych wydatków w planie finansowym firmy.

Obsługa kadrowo-płacowa - podsumowanie

Obsługa kadrowo-płacowa to nie tylko administracyjne obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowników i obliczaniem wynagrodzeń, ale także kluczowy element zarządzania personelem. Prawidłowe prowadzenie kadr i płac ma bezpośredni wpływ na efektywność działania firmy, zadowolenie pracowników oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa. Dzięki nowoczesnym technologiom oraz możliwości outsourcingu, zarządzanie tymi obszarami staje się coraz bardziej zautomatyzowane i efektywne.