Lista płac - omówienie

Wedle art. 11 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy: „Nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawę prawną tego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika”. Natomiast art. 13 Kodeksu wskazuje, że: „Pracownik ma prawo do godziwego wynagrodzenia za pracę. Warunki realizacji tego prawa określają przepisy prawa pracy oraz polityka państwa w dziedzinie płac, w szczególności poprzez ustalanie minimalnego wynagrodzenia”. Pierwszą z konsekwencji tych zapisów jest fakt, iż umowa o pracę musi zostać zawarta w pisemnej formie. Kolejną – że nie jest to jedyny dokument, który dotyczy stosunku pracy.

Z art. 149 Kodeksu wynika między innymi obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika. Celem ewidencji jest prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które są związane z pracą. Na podstawie tej ewidencji zaś przygotowywana jest lista płac.

Indywidualna lista płac – co warto wiedzieć?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika jasno wskazuje, iż na akta osobowe zatrudnionego składają się trzy części. Pierwsza z nich to dokumenty, które są gromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Druga – dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia danego pracownika, w tym: umowa o pracę, umowa o zakazie konkurencji czy dokumenty, które wiążą się z podnoszeniem kwalifikacji pracownika. Część trzecia akt dotyczy natomiast dokumentów, które związane są z ustaniem zatrudnienia.

Lista płac nie jest wymieniona w żadnej z części akt osobowych pracownika. Niemniej to samo rozporządzenie wskazuje pracodawcy taki obowiązek:

„Pracownik zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika: imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą”.

Obowiązkowo należy prowadzić również: ewidencję czasu pracy (która obejmuje informacje dotyczące: pracy w niedziele i w święta, w porze nocnej, w nadgodzinach, dodatkowych dni wolnych, dyżurów, urlopów, zwolnień oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy) oraz kartę ewidencyjną obejmującą przydziały odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej i wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Na podstawie wspomnianej ewidencji, jak i w oparciu o umowę o pracę i informacje dotyczące przyznania dodatkowych składników wynagrodzenia, uzupełniana jest lista płac.

Lista płac – omówienie wzoru

Jednolity, obowiązujący wzór listy płac nie został narzucony przez ustawodawcę. Dlatego też większość firm decyduje się na korzystanie w tym zakresie z programów komputerowych, usprawniających działania działów kadr i płac. Wskazać można jednak, jakie elementy powinny się w każdej liście płac znajdować. Są to:

• nazwa pracodawcy,
• oznaczenie (np. numer) listy lub jej nazwa,
• okres, dla którego została sporządzona,
• data sporządzenia listy,
• data wypłaty wynagrodzenia,
• imię i nazwisko pracownika,
• wszystkie składniki wynagrodzeń,
• podpisy osób sporządzających i akceptujących listę,
• podpis pracownika, jeśli wynagrodzenie zostało wypłacone gotówką.

Wśród składników wynagrodzenia należy zaś ująć: wynagrodzenie zasadnicze, dodatki do niego (np. premie i prowizje), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wraz z kwotami składek oraz źródłem ich sfinansowania (pracownik i pracodawca), koszty uzyskania przychodu, podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wraz z kwotą składki (która została wyliczona i odliczona od podatku dochodowego), podstawę do naliczenia podatku dochodowego, kwotę wolną od podatku, zaliczkę na podatek (naliczoną i należną), wszelkie potrącenia (np. na ubezpieczenie grupowe, potrącenia komornicze czy alimentacyjne) oraz kwotę wynagrodzenia netto (do wypłaty).