Nowe obowiązki dokumentacyjne dla przedsiębiorców od 19 marca 2025

19 marca 2025 roku wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu pracy, a wraz z nią istotne zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej. Jakie obowiązki czekają pracodawców?

Najważniejsze informacje związane z tematem

1. Nowelizacja Kodeksu pracy, która zakłada między innymi wprowadzenie nowego uprawnienia w postaci uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, pociąga za sobą nowe obowiązki dokumentacyjne.

2. Zmiany w aktach osobowych obejmują konieczność przechowywania nowych dokumentów w części B, dotyczących ubiegania się i korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

3. Rozszerzenie katalogu dokumentów wynika z modyfikacji § 3 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, dostosowującego przepisy do nowych uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem.

Zgodnie z polskim prawem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą akta osobowe pracownika oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Co wchodzi w zakres dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza obejmuje wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika, w tym umowy, aneksy, zaświadczenia lekarskie, ewidencję czasu pracy oraz dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy. Kompleksowe prowadzenie dokumentacji jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również kluczowym elementem efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach pracowniczych? 

Akta osobowe pracowników muszą składać się z 5 części. 

Część A obejmuje oświadczenia i dokumenty związane z procesem rekrutacyjnym oraz nawiązaniem stosunku pracy, jak również wstępnych badań lekarskich. Tym samym jest to miejsce na CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy kandydata ubiegającego się o o pracę, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, jak i dokumenty potwierdzające kwalifikacje pracownika.

Część B akt osobowych to miejsce na dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a więc między innymi umowy o pracę, oświadcznia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, zasadami BHP, warunkami pracy, ryzykiem zawodowym, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika, dokumenty potwierdzające powierzenie pracownikowi mienia firmy, przydzieleniu pracownikom odzieży, obuwia i środków ochrony indywidualnej, informacje związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, dokumenty związane z urlopem macierzyńskim, urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub ich zmianę w innym trybie. Pośród dokumentów związanych ze stosunkiem pracy umieszcza się też informacje o wprowadzeniu pracy zdalnej, systemu przerywanego czasu pracy, jak również decyzje o pracy w niepełnym lub pełnym wymiarze czasu pracy.

Część C zawiera oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Tym samym można w niej znaleźć oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, pismo z prośbą o wydanie świadectwa pracy, kopie wydanego świadectwa pracy, jak i umowy o zakazie konkurencji.

Część D jest poświęcona dokumentom związanym z odpowiedzialnością porządkową pracownika, dlatego też umieszcza się w niej odpisy zawiadomienia o ukaraniu karą upomnienia lub nagany oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Część E akt osobowych to z kolei część, w której gromadzi się wszystkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub pozostawaniem pod wpływem innych środków odurzających. Są to informację dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, informację dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, informację dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Co zmienia się od 19 marca 2025 roku?

Od 19 marca 2025 roku pracownicy będą mogli korzystać z nowego uprawnienia w postaci uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. To sprawia, że pracodawców czekają nowe obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą. 

Nowe wymagania dotyczące dokumentacji pracowniczej

W Rządowym Centrum Legislacji na początku 2025 roku opublikowano projekt rozporządzenia wprowadzającego zmiany w rozporządzeniu Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które określa zasady i zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. W związku ze zmianami, w zakresie uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, które zostaną wprowadzone w przepisach ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, konieczne jest dostosowanie w tym zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.

W praktyce zmiany w dokumentacji pracowniczej polegają na tym, że w części B akt osobowych pracownika, pracodawcy będą musieli przechowywać nowe dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracowników z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. W efekcie zmianie ulegnie § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym katalog oświadczeń i dokumentów zostanie poszerzony poprzez dodanie pod literą m, obok dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej - podsumowanie

Nowelizacja Kodeku pracy wprowadza możliwosć korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. To obliguje pracodawców do gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej związanej z tym uprawnieniem.