List referencyjny dla pracownika – czym jest i jak go napisać?

Co to jest list referencyjny i do czego jest potrzebny?

List polecający, nazywany również listem referencyjnym albo rekomendacyjnym, jest dokumentem, którego zasadniczym celem jest poinformowanie przyszłych pracodawców o pozytywnych stronach i zaletach danego pracownika. Nie należy go mylić z opinią, która może być pozytywna, ale nie musi, jeżeli pracownik nie wywiązywał się ze swoich obowiązków należycie albo z jakiegokolwiek powodu pracodawca nie był z niego zadowolony. List referencyjny od pracodawcy zawsze będzie pozytywny, a w najgorszym razie może być neutralny. Jeżeli pracodawca nie ma dobrej opinii o odchodzącym pracowniku, to po prostu takiego listu nie wystawia. Nie jest to jego obowiązkiem. Zazwyczaj referencje z pracy wystawiane są na wyraźną prośbę odchodzącego pracownika.

W liście referencyjnym znaleźć można przede wszystkim informacje o tym, w jaki sposób pracownik wywiązywał się z powierzonych mu obowiązków i dlaczego dotychczasowy pracodawca poleca go innym firmom. Najczęściej będzie więc w nim mowa o wyjątkowym zaangażowaniu w pracę przedsiębiorstwa, szczególnych zaletach, talentach, zdobytych certyfikatach albo ponadprzeciętnie udanej współpracy z przełożonymi i innymi pracownikami. List referencyjny nie musi być wystawiony przez najwyższe kierownictwo firmy i można otrzymać więcej niż jeden list z danego miejsca pracy – na przykład jeden dotyczący pozytywnych wyników pracy z odpowiedniego działu firmy, a drugi zawierający informacje o współpracy z innymi pracownikami od bezpośredniego przełożonego.

Tradycyjnie rekomendacje od pracodawcy wystawiane są w formie pisemnej. W dzisiejszych czasach postęp technologiczny sprawia, że przepływ informacji pomiędzy różnymi przedsiębiorstwami jest znacznie ułatwiony. Dostępne są elektroniczne systemy obiegu dokumentów, dzięki którym referencje mogą dotrzeć do przyszłego pracodawcy bezpośrednio i znacznie szybciej. Co ważne, dokumenty takie mogą być udostępnione również późniejszym potencjalnym pracodawcom, co znacznie przyspiesza proces rekrutacji, a pracownikom z dobrymi opiniami ułatwia znalezienie zatrudnienia.

O ile sama opinia, którą udostępniają sobie różne firmy, nie musi być jawna i pracownik niekoniecznie będzie miał do niej dostęp, to przyjęło się, że treść listów referencyjnych powinna być mu dostępna, niezależnie od tego, w jakiej formie są one wystawiane.

Uzyskanie listu referencyjnego jest w niektórych branżach szczególnie ważne w przypadku pracowników zatrudnionych w ramach praktyk zawodowych. Najczęściej nie są one dobrze płatne, a zdarza się również, że osobom na praktykach nie płaci się w ogóle. Jak zatem nietrudno się domyślić, praktyk nie robi się dla pieniędzy, ale właśnie dla uzyskania pozytywnej opinii o swojej pracy, co w przypadku zawodów, w których jest duża konkurencja, może okazać się kluczowe dla dalszej kariery. List referencyjny praktyki może pomóc w znalezieniu zatrudnienia na naprawdę dobrze płatnych stanowiskach. Nic więc dziwnego, że dla jego zdobycia wiele osób jest w stanie poświęcić sporo swojego czasu.

Neutralna opinia o pracowniku – co w takim przypadku napisać w liście polecającym?

Co jednak napisać w liście referencyjnym, jeżeli pracodawca ma całkowicie neutralny stosunek do pracownika i wykonywanej przez niego pracy? Przede wszystkim należy sobie odpowiedzieć na pytanie o to, czym właściwie jest neutralna opinia o pracowniku. Należałoby ją rozumieć w ten sposób, że dany pracownik wywiązał się ze wszystkich obowiązków, które mu powierzono w sposób bez zarzutu, albo tylko z nielicznymi, mało istotnymi uwagami. Jednocześnie w żaden sposób się szczególnie nie wybijał ani nie wyróżniał. Nie miał też większych osiągnięć i nie przyczynił się w większym stopniu do rozwoju przedsiębiorstwa.

Dlaczego zatem w ogóle wystawiać takiemu pracownikowi list referencyjny? Powodów jest kilka. Po pierwsze dlatego, że mimo zadowalającej, ale przeciętnej współpracy, pracodawca może w danym pracowniku widzieć pewien potencjał, zwłaszcza jeżeli jest to osoba młoda albo stawiająca dopiero pierwsze kroki w zawodzie. Po drugie, w niektórych ciągle rozwijających się branżach może ciągle brakować wykwalifikowanych pracowników. W takiej sytuacji łatwiej się wybić i uzyskać pozytywne referencje, nawet jeżeli ktoś wykonuje swoją pracę w sposób niewyróżniający się w żaden szczególny sposób. Dodatkowo pracownik może po prostu o taki list poprosić. Jeżeli nie ma przeciwwskazań do jego wystawienia, a opinia pracodawcy jest przynajmniej neutralna, to przyjęło się taki dokument wystawiać.

Co powinno znaleźć się w neutralnym liście polecającym? Przede wszystkim prawda. Listy takie w założeniu mają służyć przepływowi informacji pomiędzy różnymi firmami i nikomu nie opłaca się tutaj oszukiwać. Jeżeli pracownik wywiązywał się ze wszystkich swoich obowiązków w sposób należyty i od niego oczekiwany – powinno się to znaleźć w liście. Jeżeli wszystkie zadania były wykonywane terminowo, taka informacja również może zostać uwzględniona. Warto też uwzględnić uczestnictwo pracownika w wymaganych szkoleniach i poprawną współpracę z przełożonymi i innymi pracownikami. Można też podkreślić dodatkowe umiejętności i uprawnienia, które zdobył pracownik w czasie pracy w danym przedsiębiorstwie.

Czy takie informacje to dużo i czy faktycznie mogą pomóc komuś znaleźć lepszą pracę? W konkurencji z pracownikami z lepszymi listami rekomendacyjnymi to niewiele, ale zasadniczo posiadanie referencji jest zawsze lepiej postrzegane niż ich brak.

Jak napisać list referencyjny dla pracownika – wzór na różne okazje

List rekomendacyjny dla pracownika nie powinien być zbyt obszerny. Zazwyczaj mówi się, że najlepiej jest, jeżeli jego objętość nie przekracza jednej strony formatu A4. Siłą rzeczy więc list taki będzie miał więc raczej zwięzłą formę. Wynika to z faktu, że rekruterzy firm i tak muszą zapoznać się z dużą liczbą dokumentów związanych z zatrudnianymi osobami. Aby ułatwić proces rekrutacji, niepisana umowa pomiędzy przedsiębiorstwami mówi, że listy polecające nie powinny być nazbyt długie. Jedynym wyjątkiem są tu pracownicy szczególnie wybitni, mocno wyróżniający się wśród innych. Zazwyczaj takich ludzi pracodawcy niechętnie wypuszczają z rąk, jednak zawsze zdarzy się, że z powodów niezwiązanych z pracą dalsza współpraca jest niemożliwa. W takim wypadku list referencyjny może być jak najbardziej dłuższy, jednak w dalszym ciągu warto ograniczyć się do faktów i najważniejszych osiągnięć.

Pracodawcy, którzy nie mają pomysłu, co napisać w liście polecającym mogą sięgnąć po przykłady opinii o pracowniku dostępne w sieci. Niezależnie od tego, co umieści się w liście, dobrze jest zachować jego zwyczajową, powszechnie przyjętą formę. Jak w przypadku innych dokumentów podstawowe dane – data, miejsce wystawienia i dane pracownika umieszcza się na górze strony. Data i miejsce wystawienia powinny znaleźć się po prawej, a dane osobowe po lewej. Dokument należy zatytułować po prostu „referencje”, ewentualnie „opinia o pracowniku”. Pod głównym tytułem zazwyczaj umieszcza się frazę „do wiadomości wszystkich zainteresowanych” albo wskazuje się konkretną firmę, jeżeli taka jest wola pracownika, któremu wystawia się referencje. Poniżej umieszcza się treść referencji. Dla zachowania objętości jednej strony A4 część ta nie powinna zajmować więcej niż 2/3 strony. Często na koniec umieszcza się dane kontaktowe do pracodawcy wystawiającego referencje dla ewentualnego potwierdzenia ich treści. Na samym dole strony umieszcza się pieczęć firmy i podpis wystawiającego rekomendacje.

Czy pracodawca może odmówić wystawienia referencji?

Często zadawanym pytaniem jest to, czy pracodawca ma prawo odmówić wystawienia referencji pracownikowi. Przepisy prawa pracy ani żadne inne nie regulują tej kwestii w żadnym zakresie, a więc wystawienie listu polecającego pozostaje kwestią dobrej woli pracodawcy. Powszechnie przyjął się jednak zwyczaj, że jeżeli nie ma on do danego pracownika żadnych negatywnych uwag, to list taki należy wystawić. Większość dużych firm tego się trzyma na zasadzie niepisanej umowy, dzięki której przepływ informacji o potencjalnych pracownikach jest lepszy, co przynosi korzyści wszystkim. Jeżeli jednak pracodawca ma do pracy danej osoby duże zastrzeżenia i po prostu nie chce jej nikomu polecać, to do wystawienia rekomendacji nie jest w żaden sposób zobligowany, co zresztą wydaje się jak najbardziej uczciwe.