Elektroniczne metody rejestracji czasu pracy

Opublikowano 28.02.2017 przez w kategorii Poradnik Szefa

Słynne wyrażenie „czas to pieniądz” jest już znane od XVIII wieku, kiedy to Benjamin Franklin sformułował je w swoich poradach dla młodego kupca (ang. Advice to a Young Tradesman, 1748). Dzisiaj, pojęcie to również nie traci na wartości, a powyższy zwrot sprawdza się w wielu sytuacjach związanych z przedsiębiorstwem oraz jego konkurencyjnością na rynku i bezpośrednio przekłada się na osiągane zyski.

rejestracja czasu pracy

Skupiając się na tematyce związanej z czasem pracy, pojawia się pytanie – jakie są aktualnie najlepsze nowoczesne metody rejestracji czasu pracy, dzięki którym osiąga się wymierne korzyści dla firmy?

Systemy Rejestracji Czas Pracy (RCP)

Dostępne już dla wszystkich, nowoczesne technologie pozwalają na skuteczną i dokładną rejestrację godzin pracy, czyli najprościej mówiąc – podliczanie przepracowanego czasu pracowników z uwzględnieniem godzin wejścia i wyjścia, przerw, spóźnień, czy godzin nadliczbowych. Głównym celem stosowania systemów RCP w firmach jest wymagana prawem ewidencja czasu pracy.

Systemy RCP są cenione przez pracodawców ze względu na to, iż są efektywniejsze i dokładniejsze, niż tradycyjna lista obecności, o czym wspominaliśmy już w artykule 'Kartka i ołówek to nie sposób na ewidencję czasu pracy'. Dzięki systemom RCP pracodawca jest w stanie uzyskać, w wysokim stopniu, rzetelne dane na temat czasu poświęconego przez swoich pracowników na czynności służbowe. Zwiększa tym samym dyscyplinę pracy oraz bezpieczeństwo danych.

Technologia zbliżeniowa

RCP z wykorzystaniem technologii zbliżeniowej RFID (ang. Radio Frequency Identification) jest jedną z najprostszych form rejestracji. Do pomiaru czasu pracy służy tutaj urządzenie tzw. terminal, za pomocą którego pracownicy odnotowują swoją obecność, zbliżając do czytnika zazwyczaj kartę magnetyczną lub brelok. Informacje o danej osobie kodowane są na tzw. transponderach, o specjalnej strukturze półprzewodników, które umieszczone są np. w danej karcie zbliżeniowej. Teoretycznie każda karta lub brelok służą wyłącznie pracownikowi, któremu zostały przyporządkowane przez pracodawcę, natomiast w praktyce bywa różnie – często karty podlegają wymianie między pracownikami w ramach tzw. „koleżeńskiego odbijania”, są gubione, co w efekcie końcowym, nie daje pracodawcy rzetelnych danych.

Jeszcze bardziej dokładną i eliminującą możliwość pomyłki metodą RCP jest rejestracja wykorzystująca techniki biometryczne.

terminale biometryczne na kartę odcisk palca i facepass RCP Technologia biometryczna

Biometria jako technika pomiaru cech fizycznych człowieka ma szereg zastosowań, dzięki możliwości automatycznego rozpoznawania osób na podstawie np. tęczówki oka, czy linii papilarnych. Metody biometryczne są wykorzystywane przede wszystkim jako narzędzie służące autoryzacji w kontroli dostępu do określonych obiektów, pomieszczeń, urządzeń, programów lub danych. Z powodzeniem wspomagają także rejestrację czasu pracy.

rejestracja czasu pracy za pomocą technologii biometrycznejPracownik za pomocą np. odcisku palca, na terminalu biometrycznym zaznacza swoją obecność w zakładzie pracy. W tym wypadku, ciężko mówić o możliwości oszustwa, z uwagi na fakt, iż danych dot. cech fizycznych kolegi nie da się już zastąpić.

Metoda ta, już coraz częściej pojawia się w zakładach pracy, jednak zdarza się, iż pracownicy podchodzą do niej sceptycznie, z uwagi na zbyt osobiste dane, które są od nich wymagane. Jak da się zauważyć, każdy ze sposobów rejestracji czasu pracy ma swoje wady i zalety, i dla jednego pracodawcy będą sprawdzać się w zupełności, natomiast dla wielu mogą być kłopotliwe i niewystarczające.

Przewaga aplikacji do zarządzania czasem pracy nad technologią zbliżeniową i biometryczną

Na pomoc tym, bardziej wymagającym klientom przychodzi nowoczesne oprogramowanie do zarządzania czasem pracy. Czyli kompleks narzędzi, dzięki którym cały proces koniecznej ewidencji czasu pracy będzie sprawnie zarządzany. Supremacyjny charakter takiego systemu zapewnia bowiem szereg przydatnych pracodawcy i pracownikom funkcji, które nie zostały skoncentrowane już tylko i wyłącznie na sztywnej rejestracji godzin pracy, ale dają efekt dodatkowy – budują zaufanie pomiędzy pracodawcą i pracownikami.

Przede wszystkim jest to system działający online, czyli każde zdarzenie tj. wejście, wyjście, przerwa, nadgodziny są monitorowane, a dostęp do danych i raportów jest zapewniony w czasie rzeczywistym z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu.

Identyfikacja pracowników odbywa się za pomocą przyporządkowanych im, generowanych z programu kodów QR, fotorejestracji i geolokalizacji, natomiast za rejestrator czasu służy smartphone, tablet lub komputer.

Dane w chmurze

InEwi działa w modelu SaaS (ang. Software as a Service), który w ostatnich czasach zyskał na popularności, dzięki swojej dostępności i wydajności w procesie dostarczania przez firmy aplikacji i usług IT. W modelu chmury obliczeniowej (ang. Cloud Computing) klient otrzymuje narzędzia niezbędne do skutecznej ewidencji czasu pracy za pomocą aplikacji internetowej. Czyli de facto czynności związane np. z instalacją, wdrożeniem, aktualizacją, przechowywaniem danych, kopią, a także pomoc techniczna – są po stronie dostawcy usługi.

aplikacja online do zarządzania czasem pracy RCP online

Innowacyjny system - obopólne korzyści

Zautomatyzowany proces rejestracji czasu pracy proponowanej przez InEwi jest użyteczny zarówno dla pracodawcy, który ma przejrzysty wgląd w czas pracy w swojej firmie, jak i dla pracownika, który m.in. może składać elektroniczne wnioski urlopowe lub podejrzeć zaplanowane grafiki pracy. Wszystkie oferowane funkcje wchodzące w skład aplikacji mają na celu umożliwienie pracodawcy sprawne zarządzanie czasem pracy, łatwą i niezbędną w tej kwestii - komunikację z personelem, a w konsekwencji mają umożliwić rzetelne wyliczenie wynagrodzenia dla swoich pracowników.