inEwi - Elektroniczna ewidencja czasu pracy i grafiki pracy

Polityka prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności stanowi dokument powiązany z Regulaminem Aplikacji oraz Serwisu („Regulamin”). Definicje pojęć użytych w niniejszej Polityce Prywatności zostały zamieszczone w Regulaminie. Postanowienia Regulaminu stosuje się odpowiednio.

Polityka ta ma charakter informacyjny i jest spełnieniem obowiązków informacyjnych nałożonych na administratora danych przez Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, tj. RODO.

§ 1 ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Aplikacji oraz Serwisu, wprowadzonych tam w ramach Umowy, w szczególności danych osobowych Użytkowników, jest Usługobiorca, tj. podmiot korzystający z Aplikacji z zastrzeżeniem ust. 1.2. poniżej.
  2. Administratorem danych osobowych w zakresie danych osobowych samych Usługobiorców, to jest danych osobowych związanych z zawieraniem umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, danych w zakresie subskrypcji informacji handlowych, danych związanych z reklamacjami i kopii zapasowych tych danych, jest Usługodawca, tj. inEwi sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku–Białej, ul. 1 Maja 15, 43-300 Bielsko–Biała, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000456957, NIP: 5472146245, REGON: 243231027, o kapitale zakładowym w wysokości 151.000 zł.
  3. W przypadku wyrażenia przez danego Użytkownika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w celach wskazanych w Polityce Prywatności, ich administratorem również jest Usługodawca.
  4. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD) w celu zapewnienia przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa. Kontakt z IOD (Piotr Kania) jest możliwy pod adresem e-mail: [email protected].

§ 2 CELE, PODSTAWY, ZAKRES I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Usługodawca przetwarza następujące kategorie danych osobowych Usługobiorcy: imię, nazwisko, firma, numer NIP, adres, adres e-mail, adres IP, geolokalizacja.
  2. Usługodawca jako administrator przetwarzać może następujące kategorie danych osobowych Użytkowników: imię, nazwisko, adres e-mail.
  3. Poniżej przedstawione zostały poszczególne cele oraz podstawy przetwarzania danych osobowych Usługobiorców oraz Użytkowników wraz z zakresem danych przetwarzanych w poszczególnych celach oraz okresem przez jaki przetwarzane będą te dane (cel przetwarzania; zakres danych; podstawa prawna przetwarzania; okres przetwarzania danych).
    • założenie Konta przez Usługobiorcę; adres IP, adres e-mail; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; do czasu przedawnienia roszczeń związanych z korzystaniem z Konta;
    • świadczenie Usług na rzecz Usługobiorców; adres e-mail, adres IP, imię, nazwisko, adres, firma, geolokalizacja; art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. W zakresie danych dotyczących zdrowia art. 9 ust. 2 lit. a RODO, tj. wyraźna zgoda na przetwarzanie tych danych wyrażona przez osobę, której dane dotyczą; Do czasu przedawnienia roszczeń związanych z korzystaniem z Konta, o ile Użytkownik wcześniej samodzielnie nie usunie części przetwarzanych danych osobowych lub nie wycofa zgody na przetwarzanie jego danych osobowych dotyczących zdrowia;
    • kontakt z osobami, których dane dotyczą, udzielanie odpowiedzi i inna korespondencja; imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, inne dane podane dobrowolnie przez osobę, której dane dotyczą; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Usługodawcy jako administratora polegający na obsłudze zapytań oraz korespondencji kierowanej bezpośrednio przez osoby, których dane dotyczą; do czasu zakończenia korespondencji lub wyrażenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą;
    • wystawianie dokumentów księgowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych; imię i nazwisko, dane dotyczące płatności, firma, numer NIP; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – realizacja przepisów prawa; przez okres trwania obowiązku przechowywania dokumentów księgowych wynikający z przepisów prawa;
    • badanie ruchu w Aplikacji i w Serwisie; adres IP, pliki cookies, identyfikatory internetowe; art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą; do czasu utraty przydatności danych lub wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą;
    • przesyłanie Newslettera (w tym informacji o nowościach w Aplikacji oraz Serwisie) Usługobiorcom oraz Użytkownikom; imię, nazwisko, adres e-mail; art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Usługodawcy jako administratora polegający na informowaniu o nowych funkcjonalnościach Aplikacji oraz Serwisu; w przypadku zgody – do czasu utraty przydatności danych lub wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą. W przypadku uzasadnionego interesu administratora – do czasu utraty przydatności danych lub zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą.
  4. Usługobiorca może wyrazić zgodę na korzystanie z Cookies niezbędnych do realizacji celów przez programy wyszczególnione w ust. 7 niniejszej Polityki.
  5. W zakresie w jakim Usługodawca jest administratorem danych Usługobiorców oraz Użytkowników, Usługodawca nie podejmuje działań stanowiących profilowanie, w tym automatyzowane podejmowanie decyzji względem Usługobiorców oraz Użytkowników.
  6. Usługodawca informuje, że podanie danych osobowych przez Usługobiorcę jest dobrowolne, przy czym w przypadku braku podania danych osobowych zawarcie Umowy, świadczenie Usług oraz podejmowanie innych działań nie będzie możliwe.

§ 3 ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

  1. Dane osobowe Usługobiorców i Użytkowników mogą być powierzane przez Usługodawcę do dalszego przetwarzania podmiotom trzecim. Odbiorcami danych osobowych są: firma księgowa, dostawca hostingu dla Serwisu, firma obsługująca technicznie Serwis, firma obsługująca płatności, firma dostarczająca system CRM. Dane osobowe mogą być także udostępnione: odpowiednim organom państwowym na ich żądanie na podstawie odpowiednich przepisów prawa lub innym osobom i podmiotom – w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa.
  2. Dane osobowe Usługobiorców oraz Użytkowników nie będą przekazywane do państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy).

§ 4 USŁUGOBIORCA JAKO ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

  1. Usługobiorca będzie przetwarzał w ramach Aplikacji dane osobowe, których jest administratorem, w celu związanym z zatrudnieniem (zarówno na umowie o pracę, jak i w ramach innych umów cywilno-prawnych) i prowadzeniem spraw kadrowych, w zakresie i przez okres niezbędny dla realizacji przez pracodawcę obowiązków wynikających z Kodeksu pracy lub innych aktów prawnych związanych z zawieraniem pozostałych umów cywilnoprawnych.
  2. Usługobiorca niniejszym zobowiązuje się przetwarzać w Aplikacji w ramach Konta wyłącznie dane osobowe, do których przetwarzania ma pełne prawo i które nie naruszają praw osób trzecich, jak również co do których wykazać może podstawę prawną przetwarzania w zakresie określonym Regulaminem i Polityką Prywatności.
  3. Usługobiorca powierzył Usługodawcy przetwarzanie wszystkich danych osobowych przekazanych Usługodawcy w ramach Konta, w szczególności Użytkowników, przez czas trwania Umowy, chyba, że istnieje inna podstawa prawna dla ich dalszego przetwarzania.
  4. Powierzenie przetwarzania danych będzie następować w celu prawidłowej realizacji usług świadczonych przez Usługodawcę na rzecz Usługobiorcy związanych z rejestrowaniem i zarządzeniem czasu pracy osób zatrudnianych przez Usługobiorcę, jak również wykonywania praw i zobowiązań Użytkowników wskazanych w Regulaminie.
  5. Usługodawca, za zgodą Usługobiorcy, dokonuje dalszego powierzenia danych osobowych, w celu ich przetwarzania w formie przechowywania podmiotom, które gwarantują poziom bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych na poziomie wymaganym przepisami RODO.
  6. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę w imieniu Usługobiorcy zostały ustalone w odrębnym porozumieniu (umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych) zawartego pomiędzy tymi podmiotami).

§ 5 BEZPIECZEŃSTWO PRZETWARZANIA

  1. Usługodawca oświadcza, że jako Administrator danych oraz Podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie Usługobiorcy, podjął wszystkie niezbędne środki organizacyjne i techniczne, zabezpieczające zbiory danych jak i bezpieczeństwo przetwarzania, określone w przepisach art. 25,30, 32-34, 35 -39 RODO.
  2. Dostęp do informacji stanowiących dane osobowe ze strony Usługodawcy mają tylko osoby uprawnione do administrowania Serwisem na podstawie udzielonych upoważnień, zawierających oświadczenia o zachowaniu poufności w zakresie przetwarzanych danych oraz stosowanych zabezpieczeń. Pliki z logami mogą być analizowane w celu sporządzenia statystyk ruchu w Serwisie i występujących błędów.
  3. Więcej informacji o Bezpieczeństwie danych zawiera Regulamin.

§ 6 PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

  1. Usługodawca informuje, że Użytkownicy, względem, których administratorem danych osobowych jest Usługodawca mają prawo wglądu do swoich danych przetwarzanych przez Usługodawcę i prawo do poprawiania tych danych, przysługuje mu także prawo do kontroli przetwarzania danych, które jego dotyczą, zawartych w zbiorach danych, a zwłaszcza prawo do: i) dostępu do swoich danych osobowych, ii) dokonywania uzupełnienia oraz poprawiania danych poprzez zgłoszenie takiego żądania, iii) żądania czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, iv) złożenie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych oraz v) prawo żądania ich usunięcia, gdy staną się one zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
  2. Ponadto Użytkownicy mają prawo do: usunięcia danych osobowych zgromadzonych na ich temat zarówno z systemu należącego do Usługodawcy jak i z baz podmiotów, z którymi współpracuje lub współpracował Usługodawca, zgłoszenia sprzeciwu odnośnie dalszego przetwarzania danych w celach marketingowych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych osobowych zgromadzonych przez Usługodawcę na temat Użytkowników, w tym do otrzymania ich w ustrukturyzowanej formie, prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru w sytuacji, w której Użytkownik uzna, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem oraz wniesienia środka ochrony prawnej przed sądem przeciwko organowi nadzorczemu oraz przeciwko podmiotowi dopuszczającemu się naruszeń.
  3. W zakresie w jakim administratorem danych Użytkowników jest Usługobiorca, to on jest odpowiedzialny za wykonywanie praw Użytkowników wskazanych w ust. 6.1 i 6.2 powyżej. Usługodawca będzie niezwłocznie informować Usługobiorcę o zgłoszeniu jakichkolwiek żądań przez Użytkownika będącego jego pracownikiem.

§ 7 POLITYKA COOKIES I INNYCH PROGRAMÓW

  1. Aplikacja, w zakresie w jakim działa jako strona internetowa otwierana przy wykorzystaniu przeglądarki używanej przez Użytkownika korzysta z oprogramowania niebędącego składnikiem treści usług opisanych w niniejszym Regulaminie, które to oprogramowanie wskazano poniżej.
  2. Aplikacja korzysta z plików cookies (tzw. ciasteczka) w celu przechowywania sesji i zapamiętania podstawowych danych logowania. Usługobiorca może modyfikować ustawienia plików cookies w przeglądarce internetowej, przy czym zastrzega się, że dla prawidłowego funkcjonowania Aplikacji obsługa plików cookies sesyjnych Usługodawcy dla bieżącej sesji powinna być włączona. Usługobiorca może także wyrazić zgodę na wykorzystywanie przez Usługodawcę Cookies Zewnętrznych podmiotów trzecich w dowolnej chwili, określając warunki ich przechowywania, poprzez ustawienia przeglądarki internetowej lub przez konfigurację usługi świadczonej w ramach Aplikacji. Niewłączenie Cookies Zewnętrznych nie spowoduje niedostępności części lub całości funkcji Serwisu dla Usługobiorcy lub Użytkownika.
  3. Aplikacja korzysta, za zgodą Usługobiorcy na zasadach określonych w ust. 7.2. z programów monitorujących aktywność na ekranach Użytkowników i ilość kliknięć w dane funkcje w celu efektywniejszego dostosowania interfejsu Aplikacji do potrzeb Użytkowników. Wskazane programy nie gromadzą żadnych danych osobowych Użytkowników.
  4. Wskazany powyżej w ust. 7.3 program nie podejmuje czynności będących przetwarzaniem danych osobowych.
  5. Jeśli Użytkownik wyraził na to zgodę w ramach Serwisu, informacje zawarte w plikach cookies będą przekazywane do Google. Informację o celach, sposobach i zasadach na jakich Google będzie przetwarzać informacje o Użytkowniku można znaleźć w Polityce Prywatności Google (https://policies.google.com/privacy) i Warunkach korzystania z usług Google (https://policies.google.com/technologies/partner-sites).