Prowadzenie listy obecności to jeden z najłatwiejszych sposobów zbierania danych na temat obecności w pracy, które stanowią podstawę do prawidłowego ewidencjonowania godzin pracy, co jest o tyle ważne, że ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów.
Lista obecności - wzór do pobrania
Jak zatem należy prowadzić listę obecności? Podpowiedzią będzie opublikowany na naszej stronie internetowej wzór listy obecności w pracy, którą można pobrać w formacie PDF lub XLSX i wydrukować.
Darmowy wzór listy obecności w pracy - omówienie
Lista obecności to bardzo prosty dokument, który zawiera wyłącznie podstawowe informacje, do których należy:
imię i nazwisko pracownika,
okres, którego dotyczy lista,
podpis pracownika, stawiany w dniu, w którym jest obecny w pracy,
podpis przełożonego, który jest potwierdzeniem obecności pracownika.
Dodatkowo na liście obecności można rejestrować czas pracy wpisując godzinę rozpoczęcia pracy i godzinę zakończenia pracy, odnotowując jednocześnie godziny wynikające zarówno ze spóźnień, jak i z wcześniejszych wyjść. Co ważne, dokumentacja w formie wydrukowanej listy obecności może być prowadzona odrębnie dla każdego z pracowników, jak i zbiorczo dla całego zespołu lub zmiany.
Czego nie umieszczać na liście obecności pracowników?
Lista obecności nie jest dokumentem, który byłby sformalizowany przepisami - pracodawcy mają więc stosunkowo dużo swobody w zakresie jej ostatecznego wyglądu. Częstym błędem jest jednak umieszczanie na liście zbyt wielu informacji.
Warto pamiętać, że w razie nieobecności należy jedynie odnotować jej fakt, bez podawania przyczyny, a więc bez usprawiedliwiania nieobecności. Tego typu dane, podobnie jak inne dane wrażliwe pracowników, powinny się znaleźć w ewidencji czasu pracy, a nie na liście obecności w pracy, która jest jedynie częścią składową wspomnianej ewidencji. Lista obecności jest wyłącznie potwierdzeniem obecności pracownika w danym dniu i dokument ten nie może naruszać przepisów o ochronie danych osobowych.

Nigdy więcej nie trać czasu!
Zautomatyzuj tworzenie list obecności, układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.
Załóż darmowe kontoLista obecności w pracy - czy jest obowiązkowa?
Choć sposób weryfikacji obecności pracowników w pracy nie został sformalizowany w Kodeksie pracy, to przepisy określają, że pracodawca ma obowiązek dokumentowania tej obecności jednocześnie wskazując dowolny sposób potwierdzania tej obecności.
Kodeks pracy w art. 149 wskazuje obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników, jednak szczegóły dokumentacji określone są w § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy znajdziemy natomiast w Art. 104 § 1 Kodeksu pracy:
Art. 104 § 1. Kodeksu pracy
Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności: [...]
9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Generowanie listy obecności - w jakiej formie należy ją przygotować?
Lista obecności pracowników może przyjąć formę dokumentu drukowanego lub zostać przygotowana w formie elektronicznej, np. za pomocą systemu informatycznego.
W mikrofirmach niektóre rozwiązania przyjmują uproszczoną formę, a w miejsce papierowej listy pracodawca decyduje się np. potwierdzenie ustne obecności. Choć takie rozwiązanie ogranicza biurokrację i jest wygodne w codziennej pracy, niesie ze sobą ryzyko nadużyć, ponieważ nie pozostawia żadnego trwałego śladu. Z kolei lista obecności pracownika stanowi fizyczny (lub cyfrowy) dowód stawienia się w pracy, co z pewnością będzie mieć znaczenie w przypadku ewentualnych sporów pracowniczych lub kontroli prowadzonej przez zewnętrzne instytucje.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy pracownika
Choć lista obecności pracowników i ewidencja czasu pracy często bywają ze sobą mylone, pełnią one odmienne funkcje i mają różne znaczenie prawne.
Generowanie listy obecności służy wyłącznie do potwierdzania przyjścia każdego pracownika na teren zakładu pracy w danym dniu – najczęściej w postaci podpisu. Nie zawiera natomiast szczegółowych informacji na temat czasu pracy, nadgodzin, przerw, czy momentu zakończenia pracy przez pracownika.
Z kolei ewidencja czasu pracy, zarówno w formie elektronicznej, jak i formie papierowej, to dokument obowiązkowy, który musi być prowadzony zgodnie z regulaminem pracy oraz przepisami. Jej prowadzenie należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Ewidencja czasu pracy pracownika powinna zawierać szczegółowe dane dotyczące liczby przepracowanych godzin, pracy w porze nocnej, dyżurów, nadgodzin, urlopów czy zwolnień lekarskich. Jest więc kluczowa z punktu widzenia rozliczania wynagrodzenia oraz przestrzegania przepisów o czasie pracy. W praktyce lista obecności może być jednym z pomocniczych narzędzi przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy pracownika, ale nigdy jej nie zastępuje.
Czy warto prowadzić papierową listę obecności?
Papierowe listy obecności pracowników powoli przechodzą do lamusa, ale w niektórych małych firmach wciąż mogą mieć zastosowanie. W tym przypadku warto wykorzystać przygotowany przez nas darmowy wzór listy obecności.
W pozostałych przypadkach warto rozważyć wprowadzenie w zakładzie pracy ewidencji czasu pracy, która obejmuje też elektroniczne listy obecności pracowników. Ułatwiają one przepływ informacji, eliminują większość błędów ludzkich, zapobiegają nadużyciom ze strony nieuczciwych pracowników i pozwalają dużo sprawniej ewidencjonować czas pracy, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a przy tym są intuicyjne w obsłudze i tym samym nadają się do codziennego użytku.
Oczywiście przy wyborze odpowiedniego rozwiązania dla swojej firmy warto zapoznać się z różnymi rozwiązaniami i wybrać optymalną opcję. Najważniejsze, żeby potwierdzanie obecności pracownika było wygodne, intuicyjne i dokładne.
FAQ - najczęściej zadawane pytanie
Chcesz wiedzieć więcej na temat poprawnego sporządzenia listy obecności? Sprawdź!
Nie, Kodeks nie nakłada wprost takiego obowiązku. Pracodawca musi jednak dokumentować obecność pracownika i może to robić w dowolnej formie.
Tak, lista może być prowadzona elektronicznie. Coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych systemów rejestrujących czas pracy, które automatyzują proces potwierdzania obecności.
Nie, dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło) lista obecności nie jest wymagana. Zasady rozliczania godzin ustala się indywidualnie, np. przez rachunki do umowy.
Nie podaje się powodów nieobecności na liście. W dniu, w którym pracownik nie pojawił się w pracy pozostawia się puste pole lub zaznacza np. "N". Szczegóły, takie jak L4, są ujmowane w ewidencji czasu pracy.
Nie, lista obecności nie powinna zawierać powodów, dla których pracownika nie ma w pracy, by nie naruszać przepisów RODO. Takie dane należą do ewidencji czasu pracy.
Nie zamieszczaj danych wrażliwych,
Ogranicz dane do niezbędnych: imię, nazwisko, podpis,
Zabezpiecz dostęp do listy – fizycznie i/lub elektronicznie,
Informuj pracowników o celu i okresie przechowywania danych,
Zapewnij, że lista nie jest publicznie dostępna.
Nie powinien, jeśli taki obowiązek wynika z regulaminu pracy. Odmowa może być naruszeniem obowiązków pracowniczych, ale wymaga indywidualnego podejścia.