Jak szybko i sprawnie ułożyć grafik tygodniowy? Podpowiadamy!

Przygotowanie harmonogramu pracy to dla wielu pracodawców przykry obowiązek. Jednak istnieją sposoby, dzięki którym proces planowania pracy nie musi być udręką. Korzystając z odpowiedniego programu, zaoszczędzisz czas, sprawdzisz dostępność pracowników, powiadomisz podwładnych o ewentualnych zmianach, a to wszystko niemalże jednym kliknięciem!

Jak prawidłowo ułożyć grafik pracy?

Grafik tygodniowy to plan, który ustala dni i godziny pracy pracowników w poszczególnych tygodniach. Prawidłowo skonstruowany harmonogram pracy pozwala na utrzymanie ciągłości pracy i jest podstawą sprawnego funkcjonowania zakładu pracy. Oczywiście nie można zapomnieć o tym, że harmonogram czasu pracy musi spełniać wszelkie zasady przewidziane Kodeksem pracy.

Tworząc grafik pracy, trzeba uwzględnić obowiązujący w firmie system czasu pracy, a także wymiar czasu pracy dla każdego z pracowników. Konieczne jest też przestrzeganie przepisów Kodeksu pracy, obejmujących między innymi wytyczne dotyczące obowiązywania doby pracowniczej, odpoczynków dobowych i tygodniowych, organizacji pięciodniowego tygodnia pracy, jak również konieczności zagwarantowania wolnych niedziel przynajmniej raz na cztery tygodnie. Grafik pracy musi też uwzględniać dni ustawowo wolne od pracy oraz dni wolne przewidziane w planie urlopowym.

Zgodnie z przepisami prawa pracy, czas przepracowany przez pracownika nie może przekroczyć 8 godzin dziennie, ani średnio 40 godzin w ciągu tygodnia pracy, jeśli pracownik pracuje przez 5 dni w tygodniu, w okresie rozliczeniowym obejmującym nie więcej niż 4 miesiące. Niemniej jednak istnieje możliwość wydłużenia tego okresu w niektórych sytuacjach, jednak nie więcej niż na 12 miesięcy, naturalnie pod warunkiem zachowania wszelkich zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Z jakim wyprzedzeniem pracownicy muszą dostać grafik?

Grafik pracy powinien obejmować co najmniej miesiąc, a pracownicy powinni go otrzymać co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego harmonogram czasu pracy dotyczy. Jednak co ważne, przepisy nie regulują zasad związanych z wprowadzaniem ewentualnych zmian w ogłoszonym grafiku pracy, a te mogą się pojawić w ostatniej chwili, chociażby ze względu na zwolnienie chorobowe lub urlop na żądanie jednego z pracowników. Przyjmuje się zatem, że wszelkie modyfikacje są dopuszczalne w uzasadnionych sytuacjach, oczywiście jeśli nie naruszają przepisów prawa pracy i jeśli zostają niezwłocznie ogłoszone, najlepiej poprzez aktualizacje planu pracy dokonywane w czasie rzeczywistym.

Czy zawsze trzeba tworzyć harmonogram pracy?

Grafik pracy to dokument, który musi funkcjonować w przypadku większości firm i zatrudnianych przez nie pracowników. Jest jednak kilka wyjątków. Po pierwsze grafik pracy nie jest obowiązkowy, jeśli w danym zakładzie pracy pracownicy pracują w stałych godzinach, na przykład od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00. Grafiku pracy nie trzeba także tworzyć dla pracowników, w przypadku których rozkład czasu pracy wynika z przepisów prawa lub z postanowień umowy o pracę, tak jest, chociażby w sytuacji świadczenia pracy w oparciu o zadaniowy system pracy.

Pracodawca nie musi także tworzyć grafiku pracy jeśli na wniosek pracownika strony ustalają pracę w ruchomym systemie pracy lub w oparciu o indywidualny rozkład czasu pracy. W każdym z tych przypadków grafik pracy nie jest obligatoryjny, choć nadal może być pomocnym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi i pomocą w organizowaniu czasu pracy.

Wyzwania związane z planowaniem pracy

Opracowanie harmonogramu pracy to zadanie wymagające uwzględnienia wielu czynników. Najważniejsze z nich to zmienne zapotrzebowanie na pracę, rotacja pracowników wynikająca ze zmianowego trybu pracy, konieczność precyzyjnego kontrolowania i zarządzania nadgodzinami, konieczność uwzględnienia różnorodnych potrzeb pracowników, a także dostosowanie planu pracy do obowiązujących przepisów. Często konieczne jest dostosowanie grafiku pracy do zmieniających się potrzeb firmy oraz pracowników, co może wymagać wprowadzania odpowiednich modyfikacji, o których powiadomienie zainteresowanych pracodawca również musi zadbać. Dlatego warto korzystać z narzędzi, które umożliwią tworzenie planu pracy w sposób łatwy, szybki i co najważniejsze - prawidłowy.

Jak szybko i sprawnie opracować grafik pracy w Twojej firmie?

Chcąc szybko, sprawnie i co najważniejsze - zgodnie z przepisami prawa pracy, tworzyć grafik pracy, grafik, który będzie spełniał oczekiwania pracodawcy i pracowników, najlepiej zdać się na pomoc narzędzi do tworzenia grafików pracy. Programy dostępne online automatycznie tworzą grafiki pracy, uwzględniając potrzeby firmy i jej pracowników oraz wszelkie zmienne, takie jak urlopy, zwolnienia chorobowe czy święta.

Narzędzia online do planowania grafików nie mają problemów z organizacją pracy na zmiany, dostosowaniem harmonogramu do wymogów pracy zdalnej, z uwzględnieniem różnych form zatrudnienia, w tym normowanego, nienormowanego oraz równoważnego trybu pracy, oraz z uwzględnieniem charakteru pracy w niepełnym wymiarze godzin.

Istotnym udogodnieniem jest możliwość udostępnienia grafików online pracownikom w czasie rzeczywistym. Dodatkowo każdy pracownik może otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o każdej zmianie wprowadzonej w harmonogramie pracy po jego opublikowaniu.

Dobry program dedykowany pracodawcom do tworzenia grafików pracy to narzędzie, które znacząco skraca czas potrzebny na planowanie pracy. Taki program pozwala również na wyeliminowanie typowych błędów ludzkich, a ponadto ułatwia przepływ informacji i pozwala zredukować koszty. Program czuwa też nad tym, by grafik pracy był każdorazowo zgodny z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Podsumowując, wygodny program do tworzenia planu pracy zagwarantuje:

• dostęp do wszystkich niezbędnych danych w jednym miejscu z dowolnego urządzenia,
• szybkie tworzenie grafiku uwzględniającego potrzeby pracodawcy i pracowników,
• kontrolę nad zgodnością grafiku pracy z przepisami prawa pracy,
• możliwość uzupełnienia harmonogramu i wprowadzenia modyfikacji,
• przesłanie powiadomień o zmianach w czasie rzeczywistym osobom zatrudnionym w firmie,
• zebranie danych pozwalających optymalnie wykorzystywać zasoby ludzkie.