Kompensata faktury — na czym polega?

Kompensata faktury, nazywana również potrąceniem, to mechanizm pozwalający na wzajemne rozliczanie zobowiązań między przedsiębiorstwami bez konieczności dokonywania fizycznych płatności. Ten sposób regulowania zobowiązań jest szczególnie korzystny, gdy obie strony mają wobec siebie długi.

Co to jest kompensata faktury?

Kompensata faktury polega na wzajemnym potrącaniu zobowiązań między dwoma przedsiębiorstwami. Mechanizm jest bardzo prosty. Przykładowo, jeśli Firma A ma wobec Firmy B zobowiązanie na 50 000 zł, a Firma B jest winna Firmie A 20 000 zł, to kompensata pozwala na zmniejszenie zobowiązania Firmy A o 20 000 zł. W efekcie Firma A będzie musiała zapłacić Firmie B jedynie 30 000 zł. Innymi słowy, wzajemne zobowiązania redukują wysokość wymagalnych wierzytelności.

Zasady rozliczania wierzytelności na zasadzie kompensaty faktur reguluje Kodeks cywilny, w którym możemy przeczytać, że gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości, oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Ponadto Kodeks cywilny podkreśla, że wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.

Kiedy można skorzystać z potrącenia?

Kompensatę stosuje się do wartości niższej spośród wierzytelności. Aby kompensata była możliwa, muszą być spełnione określone warunki:

• strony muszą być wobec siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami,

• wierzytelności muszą być wymagalne i możliwe do dochodzenia przed sądem,

• przedmiotem wierzytelności muszą być pieniądze lub rzeczy tej samej jakości.

Jeśli powyższe warunki są spełnione, to zachodzi tzw. kompensata ustawowa, oparta o warunki zawarte w Kodeksie cywilnym. Oznacza to w praktyce, że w tym wypadku wystarczą jedynie oświadczenia spisane przez jedną ze stron, w której przedsiębiorcy wyrażają wolę rozliczenia wzajemnych zobowiązań drogą kompensaty należności.

Co ciekawe, istnieje też możliwość o dokonanie kompensaty bez udziału drugiej strony. W takim wypadku jedna firma wysyła drugiej propozycję kompensaty, przy czym warto dla uniknięcia nieporozumień, uzyskać pisemne potwierdzenie przyjęcia warunków kompensaty. Zgodnie z art. 499 k.c. potrącenia dokonywa się przez oświadczenie złożone drugiej stronie, a oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe.

Kompensata umowna

Warto wiedzieć, że choć podstawą do kompensaty wzajemnych zobowiązań są przepisy Kodeksu cywilnego, to strony transakcji mogą samodzielnie ustalić szczegółowe warunki potwierdzenia. W takim wypadku mamy do czynienia z kompensatą umowną. Oczywiście dobrą praktyką jest spisanie umowy kompensaty, co pozwoli określić szczegółowe zasady i tym samym uniknąć ewentualnych sytuacji spornych.

Kompensata wielostronna

Przedsiębiorcy powinni również wiedzieć, że kompensata wzajemnych zobowiązań nie musi ograniczać się do relacji pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami. Z powodzeniem na zasadzie kompensaty zobowiązań może się rozliczać wzajemnie kilka przedsiębiorstw. Naturalnie, tak jak w przypadku kompensaty umownej, przedsiębiorcy powinni podpisać umowę kompensacyjną, która reguluje sposób kompensowania wzajemnych zobowiązań.

Umowa kompensacyjna

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy mają dużą dowolność w zakresie treści zawieranych pomiędzy sobą umów. Niemniej jednak umowa kompensaty powinna zawierać takie informacje jak:

• data i miejscowość sporządzenia dokumentu,

• dane przedsiębiorstw,

• kwoty wierzytelności i dokonanej kompensaty,

• pozostałe zadłużenie,

• formę i termin płatności, przy czym z pomocą umowy kompensacyjnej można zmienić terminy płatności zawarte na fakturach,

• podpisy przedstawicieli przedsiębiorstw.

Warto wiedzieć, że zgodnie z przepisami odroczenie wykonania zobowiązania udzielone przez sąd albo bezpłatnie przez wierzyciela nie wyłącza potrącenia.

Kiedy kompensata wzajemnych zobowiązań nie ma zastosowania?

Choć kompensata wzajemnych zobowiązań to rozwiązanie wygodne dla przedsiębiorców, to nie zawsze taka forma rozliczenia będzie zgodna z prawem. Kiedy nie można dokonać kompensaty, nawet w trybie umownym? Przede wszystkim wtedy, gdy rozliczenie dotyczy wierzytelności niewymaganych, wierzytelności przeterminowanych, gdy niemożliwe było potrącenie wierzytelności przed terminem przedawnienia oraz wierzytelności zajętych, o ile dłużnik nie stał się wierzycielem wobec swojego wierzyciela przed zajęciem. Kompensata nie jest także możliwa w przypadku wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania, wierzytelności wynikających z czynów niedozwolonych oraz wierzytelności wyłączonych z potrącenia na podstawie odrębnych przepisów.

Kompensata faktur a zobowiązania podatkowe

Regulowanie należności wynikających z wzajemnych zobowiązań w formie kompensaty, to wyłącznie uproszczenie rozliczeń między stronami transakcji. Jednak przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze i obie wierzytelności niezależnie od siebie podlegają opodatkowaniu. Kompensata zobowiązań nie ma w tym wypadku wpływu na powstanie zobowiązań podatkowych czy też prawa do odliczenia podatku naliczonego. Zatem zobowiązania podatkowe oraz ewentualne prawa do odliczenia podatku powstają niezależnie od formy rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami.

Kompensata należności — zalety

Przedsiębiorcy doskonale wiedzą, że czasem regulowanie zobowiązań finansowych może sprawiać pewne trudności. Częste sytuacje takie jak niewypłacalność kontrahenta czy konieczność sfinansowania nieplanowanej inwestycji, mogą utrudnić, a nawet uniemożliwić terminowe wywiązywanie się z bieżących zobowiązań finansowych. Oczywiście niekiedy możliwe jest skorzystanie z alternatywnych metod finansowania działalności gospodarczej, ale często wiąże się to z dodatkowymi kosztami na przykład, jeśli takim źródłem finansowania będzie kredyt lub pożyczka bankowa. W tym kontekście kompensata wzajemnych zobowiązań pomiędzy przedsiębiorstwami jest dla nich szansą na utrzymanie płynności finansowej i uniknięcie kosztów związanych z nieterminową spłatą zobowiązań lub pozyskiwania dodatkowych źródeł finansowania.

Niewątpliwie kompensata faktury jest skutecznym narzędziem w zarządzaniu zobowiązaniami między przedsiębiorstwami, umożliwiającym wzajemne rozliczanie długów bez konieczności fizycznych płatności. Ważne jest jednak, aby zachować zgodność z przepisami prawa i dokładnie dokumentować wszystkie operacje kompensacyjne, aby uniknąć niejasności i problemów prawnych.