Urlop siła wyższa – kiedy przysługuje pracownikowi?

Przedsiębiorcy coraz częściej pytają o nowe uprawnienie pracownicze, jakim jest urlop z powodu działania siły wyższej. Ten szczególny rodzaj zwolnienia od pracy ma umożliwić pracownikom natychmiastową reakcję na nieprzewidywalne zdarzenia w życiu prywatnym. Do skorzystania z urlopu z tytułu siły wyższej kwalifikują nagłe sprawy rodzinne, takie jak choroba lub wypadek. Poniższy poradnik wyjaśnia, komu i w jakim wymiarze przysługuje takie zwolnienie oraz jak je prawidłowo dokumentować, aby nie narazić firmy na niepotrzebne problemy.

Najważniejsze informacje

1. Artykuł 148¹ Kodeksu pracy przyznaje pracownikowi dwa dni albo 16 godzin zwolnienia od pracy w roku kalendarzowym z powodu działania siły wyższej. Podczas tego urlopu zachowuje on prawo do połowy wynagrodzenia.

2. O sposobie wykorzystania urlopu (w wymiarze dziennym lub godzinowym) pracownik decyduje w pierwszym złożonym wniosku. Taki wniosek należy złożyć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

3. Jeśli wniosek o urlop z powodu działania siły wyższej został złożony prawidłowo, pracodawca nie może go odrzucić.

4. Urlop z powodu siły wyższej przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę oraz funkcjonariuszom wybranych służb mundurowych.

5. Wydarzenia uzasadniające urlop muszą mieć charakter nagły. Planowane zabiegi czy załatwianie codziennych spraw nie spełniają tego kryterium.

Czym jest siła wyższa? Definicja i podstawa prawna

Po wejściu w życie unijnych dyrektyw work‑life balance, do polskiego prawa pracy wprowadzono przepis art. 148¹ Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że pracownikowi przysługuje w danym roku kalendarzowym zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia osoba zatrudniona zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy swojej stawki.

Przepisy Kodeksu pracy nie podają własnej definicji siły wyższej. W orzecznictwie przyjmuje się tzw. koncepcję obiektywną: siła wyższa to zdarzenie zewnętrzne, nadzwyczajne i tak nieprzewidywalne, że nie można mu zapobiec, nawet przy zachowaniu należytej staranności. W kontekście zwolnienia od pracy, chodzi o niecierpiące zwłoki sprawy dotyczące najbliższej rodziny, spowodowane chorobą lub wypadkiem, które wymagają natychmiastowej obecności pracownika – na przykład nagła infekcja dziecka lub wypadek członka rodziny.

Warto odróżnić tę instytucję od urlopu na żądanie. Wymiar urlopu na żądanie nadal wynosi cztery dni w roku i służy wypoczynkowi – pracownik nie musi podawać przyczyny i otrzymuje pełne wynagrodzenie. Urlop siła wyższa ma chronić rodzinę w nagłych wypadkach, dlatego jest płatny tylko w 50 proc., a powód powinien być przedstawiony w sposób umożliwiający ocenę czy faktycznie nosił znamiona siły wyższej.

Komu i w jakim wymiarze przysługuje zwolnienie? Jak je liczyć?

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej można wykorzystać w dwóch wariantach: 2 dni lub 16 godzin. O tym, czy wolne będzie rozliczane w dniach, czy w godzinach, decyduje pracownik w pierwszym wniosku złożonym w danym roku kalendarzowym. Wybór jest istotny, bo nie można później zmienić formy rozliczania – jeśli w 2025 r. pracownik wybierze opcję godzinową i wykorzysta 10 godzin, to pozostanie mu jeszcze 6 godzin, nawet jeśli później chciałby wziąć cały dzień.

Dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar godzinowy ustala się proporcjonalnie. Przykładowo, pracownik na ½ etatu może skorzystać z 8 godzin zwolnienia, a na ¼ etatu – z 4 godzin. Niewykorzystany urlop zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Jeżeli norma dobowa pracownika wynosi mniej niż osiem godzin, zwolnienie godzinowe obejmuje tyle godzin, ile pracownik przepracowałby zgodnie ze swoją normą przez dwa dni.

Urlop od siły wyższej przysługuje wyłącznie pracownikom w rozumieniu Kodeksu pracy – osobom zatrudnionym na umowę o pracę, niezależnie od wymiaru etatu. Nowe przepisy dotyczą także funkcjonariuszy wybranych służb mundurowych. Nie obejmują jednak pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenie, umowa o dzieło), kontraktów B2B ani niektórych służb specjalnych. W ich przypadku udzielenie wolnego zależy od dobrej woli pracodawcy.

Jak złożyć wniosek o urlop z tytułu siły wyższej i co powinien zawierać?

Przepisy Kodeksu pracy wymagają złożenia wniosku, jednak nie określają jego formy. Ze względu na nagły charakter zdarzeń dopuszcza się zgłoszenie telefoniczne, SMS‑em, e‑mailem, przez komunikator lub system kadrowy. Najważniejsze, aby pracodawca otrzymał informację najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Brak zgłoszenia może zostać uznany za nieusprawiedliwioną nieobecność ze wszystkimi konsekwencjami, łącznie z naganą czy zwolnieniem.

Pracownik powinien wskazać przyczynę nieobecności w taki sposób, aby pracodawca mógł ocenić, czy ma ona związek z działaniem siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych. Nie trzeba jednak przedstawiać szczegółów medycznych ani dokumentów, choć pracodawca może poprosić o potwierdzenie po fakcie (np. zaświadczenie o wypadku). Warto ustanowić w zakładzie jasne procedury – formę wniosku, dane kontaktowe, zasady zgłaszania oraz ewentualne wymagane dokumenty. Elektroniczne systemy do ewidencji czasu pracy, takie jak np. inEwi, pozwalają pracownikom szybko zgłosić urlop i przesłać niezbędne informacje, a pracodawcy – odnotować nieobecność i zaplanować zastępstwa.

Poniżej zestawiono podstawowe zasady dotyczące wniosku o urlop z tytułu siły wyższej:

Zasada 1 – czas i forma: wniosek o urlop trzeba zgłosić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia; forma jest dowolna (telefon, SMS, e‑mail, platforma kadrowa).

Zasada 2 – treść wniosku: pracownik wskazuje przyczynę związaną z działaniem siły wyższej oraz decyduje czy rozlicza się w dniach, czy w godzinach.

Zasada 3 – potwierdzenie: pracodawca udziela urlopu bez zbędnej zwłoki. W wewnętrznych regulaminach warto przewidzieć możliwość późniejszego potwierdzenia przyczyny (np. zaświadczenie lekarskie, notatka z miejsca zdarzenia) oraz sposób rejestracji w systemie kadrowym.

Urlop siła wyższa a wynagrodzenie i rozliczenia

Za czas zwolnienia z powodu siły wyższej pracownik zachowuje prawo do 50 proc. wynagrodzenia. Oznacza to, że otrzyma połowę tego, co zarobiłby, gdyby przepracował ten czas normalnie. ZUS wyjaśnia, że przy ustalaniu wynagrodzenia stosuje się zasady analogiczne jak przy urlopie wypoczynkowym, lecz składniki oblicza się na podstawie wynagrodzenia z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie. Innymi słowy, jeśli pracownik otrzymuje zmienne premie, powinny być one obliczane z bieżącego miesiąca, a nie z trzymiesięcznej średniej, jak ma to miejsce przy urlopie wypoczynkowym. Pozostałe stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w pełnej wysokości, dzieląc je proporcjonalnie przez liczbę dni czy godzin.

Dla pracodawców ważne jest również, że niewykorzystane 2 dni lub 16 godzin z powodu siły wyższej nie kumulują się na kolejne lata – wolne niewykorzystane w danym roku przepada. Każdy rok kalendarzowy oznacza prawo do nowego urlopu. Warto kontrolować stan wykorzystania zwolnienia, aby uniknąć sytuacji, w których pracownik zakłada, że ma więcej dni, niż przewiduje ustawa.

Kiedy skorzystać z urlopu siła wyższa? Przykłady praktyczne

Zdarzenia uprawniające do skorzystania z urlopu z powodu działania siły wyższej muszą spełniać łącznie trzy warunki: wystąpiło działanie siły wyższej (nagłe zdarzenie zewnętrzne), sprawa dotyczy pilnych spraw rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem i sytuacja wymaga natychmiastowej obecności pracownika. Poniższe przykłady pokazują, jak stosować ten przepis w praktyce:

Poważna awaria w mieszkaniu – w nocy pęka rura i zalewa mieszkanie pracownika. To zdarzenie nie spełnia warunków zawartych w Kodeksie pracy o ile nie wiąże się z chorobą lub wypadkiem członka rodziny. W takim przypadku urlop z powodu siły wyższej nie przysługuje.

Wypadek członka rodziny – dziecko pracownika trafia do szpitala po wypadku komunikacyjnym. Lekarze proszą rodzica o pilny dojazd i obecność przy dziecku. To klasyczny przykład pilnej sprawy rodzinnej wymagającej natychmiastowej obecności. Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca udziela zwolnienia, a pracownik może wykorzystać jeden dzień lub kilka godzin, w zależności od potrzeb.

Planowana operacja – mama pracownika od dawna czeka na operację, będzie wymagać osobistej opieki. Termin zabiegu jest ustalony z wyprzedzeniem, więc nie można powołać się na siłę wyższą. Pracownik powinien zaplanować nieobecność w ramach urlopu wypoczynkowego lub urlopu na żądanie. Zgodnie z przepisami urlop z powodu siły wyższej nie obejmuje sytuacji, które można było przewidzieć.

Warto pamiętać, że urlop siła wyższa nie zastępuje urlopu na żądanie. Może jednak uzupełniać pulę krótkich nieobecności, gdy pracownik musi stawić się w miejscu nagłego zdarzenia.

Obowiązki pracodawcy i dobre praktyki

Pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia urlopu z powodu siły wyższej, jeśli pracownik zgłosił wniosek we właściwym terminie. Odmowa może nastąpić jedynie wtedy, gdy zgłoszona sytuacja nie spełnia kryteriów siły wyższej (np. chodzi o zaplanowaną wizytę u lekarza). Po zakończeniu zwolnienia należy dopuścić pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku. Jeśli jest to niemożliwe, należy zaproponować równorzędne stanowisko z niepogorszonymi warunkami.

Dla sprawnego funkcjonowania firmy warto wprowadzić procedury dotyczące wnioskowania o urlop siła wyższa. Powinny one określać: kanały zgłaszania, minimalne dane we wniosku, sposób weryfikacji przyczyn oraz rozliczania wynagrodzenia. W większych organizacjach dobrze sprawdzają się systemy informatyczne. Dzięki nim pracownicy mogą składać wnioski mobilnie, a kadry w każdej chwili wiedzą, kto korzysta z wolnego i jakiego rodzaju. W ten sposób można też automatycznie przeliczać wymiar zwolnienia dla osób zatrudnionych na niepełnym etacie i rozliczać połowę wynagrodzenia.

Pracodawca może wymagać od pracownika późniejszego potwierdzenia okoliczności (np. zaświadczenia lekarskiego, notatki policji). Warto jednak zachować elastyczność – istotą tego zwolnienia jest szybka reakcja na nieprzewidziane zdarzenia, dlatego formalności nie mogą uniemożliwić skorzystania z prawa.

Podsumowanie

Urlop z powodu siły wyższej to ważne narzędzie, które pomaga pracownikom w godzeniu obowiązków zawodowych z życiem prywatnym w nagłych sytuacjach. Z perspektywy pracodawcy kluczowe jest dopilnowanie, by wnioski były składane najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a nieobecność została prawidłowo odnotowana. Zatrudnionemu przysługują dwa dni lub 16 godzin wolnego od pracy. Pracownikowi przysługuje prawo do połowy wynagrodzenia. Niewykorzystane wolne nie przechodzi na kolejny rok. Dobre procedury obowiązujące w zakładzie pozwalają firmom utrzymać ciągłość pracy, a pracownikom – spokojnie zająć się pilnymi sprawami rodzinnymi.