Zatrudnienie małżonka/syna w firmie/ w JDG

Czy mąż może zatrudnić żonę? Co prawo pracy mówi na ten temat?

Zatrudnianie małżonka w firmie jednoosobowej to bardzo popularna praktyka. Powodów zawarcia umowy z żoną bądź mężem jest wiele - czasami należy do nich chęć ograniczenia kosztów, a w innych przypadkach dotyczą braku zaufania do osób z zewnątrz. Prawo pracy w żadnym punkcie nie zabrania zawierania umów pomiędzy małżonkami, zatem mąż może zatrudnić w swojej firmie żonę, natomiast żona może zawrzeć stosowny kontrakt z mężem, zatrudniając go u siebie. Zatrudnianie rodziny to w kontekście prawnym angażowanie osoby współpracującej. Za osobę współpracującą uważa się:

• małżonka,
• dziecko własne,
• dziecko małżonka,

jeśli osoby te pozostają w jednym gospodarstwie domowym z właścicielem firmy. Wyłączeniu podlegają jedynie osoby, z którymi zawarto umowę o pracę celem przygotowania zawodowego. Osoba współpracująca nie jest traktowana jak pracownik w klasycznym tego słowa ujęciu. Weźmy pod uwagę chociażby kwestię składek ZUS. Zatrudnienie małżonka powoduje konieczność ich odprowadzania od podstaw wymiaru ustalonych dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Nie ma natomiast możliwości skorzystania z ulg czy składek preferencyjnych. Nieco inaczej wygląda zatrudnienie małżonka na umowę zlecenie - w tej sytuacji stosuje się takie same zasady, jak w przypadku osób niespokrewnionych. Oznacza to, że przedsiębiorca odprowadza składki w taki sam sposób, jak za każdego zleceniobiorcę. Zatrudnienie żony w firmie męża i odwrotnie rodzi konieczność:

• podpisania stosownej umowy,
• dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS,
• obliczenia podatku dochodowego i odprowadzenia zaliczki we wskazanym terminie.

Nie ma więc możliwości nawiązania współpracy z żoną lub mężem, a także innym członkiem rodziny, bez odprowadzania składek ZUS czy uregulowania kwestii podatkowych.

Zatrudnienie współmałżonka a kwestie podatkowe

Zatrudnienie małżonka jeszcze do niedawna budziło wiele wątpliwości natury podatkowej oraz prawnej. Warto wziąć pod uwagę, że przedsiębiorca ma możliwość zawarcia z członkiem rodziny umowy o pracę, umowy zlecenie bądź umowy o dzieło. W przypadku umowy o pracę sprawa wydaje się być jasna. Właściciele firm muszą wypłacać wynagrodzenie osobom współpracującym, w tym również małżonkom. Zatrudnienie żony w firmie będzie więc wiązało się z koniecznością obliczenia podstawy opodatkowania i podatku dochodowego, a finalnie wpłaceniu zaliczki w odpowiednim terminie. Istnieje również obowiązek odprowadzania składek ZUS.

Kwestię sporną na linii przedsiębiorca-fiskus okazuje się najczęściej kwota wynagrodzenia. Nie stanowi ona podstawy naliczenia składek ZUS, jednak jest brana pod uwagę przy ustalaniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Jak sugeruje Kodeks Pracy, wynagrodzenie musi być adekwatne do ponoszonej odpowiedzialności czy posiadanych kompetencji. Niemniej jednak w przypadku zatrudniania małżonka często jest ono zaniżane, w efekcie czego przedsiębiorca płaci podatek w niższej kwocie. Zatrudnienie żony na umowę o pracę umożliwia zaliczenie jej wynagrodzenia, a także odprowadzonych składek na ubezpieczenie społeczne, do kosztów uzyskania przychodu. Nie ma natomiast możliwości ujęcia w kosztach firmowych składki na ubezpieczenie zdrowotne własne ani osoby współpracującej, w tym właśnie małżonka.

Umowa zlecenie z małżonkiem również pozwala zaliczyć do kosztów wysokość wynagrodzenia oraz odprowadzonych składek ZUS, bez składki zdrowotnej. Podobnie jest w przypadku umowy o dzieło - co ciekawe, osoba współpracująca w oparciu o umowę o dzieło również musi odprowadzać składki ZUS, choć w przypadku osób niepowiązanych z przedsiębiorcą ta forma zatrudnienia nie podlega oskładkowaniu.

Zatrudnienie syna na umowę o pracę – czym różni się od zatrudniania żony?

Zatrudnienie syna w firmie to popularna praktyka, podobnie jak zatrudnienie żony. Różnica pomiędzy nawiązaniem współpracy z żoną, a nawiązaniem współpracy z dzieckiem dotyczy obecnie w głównej mierze kwestii opłacania składek ZUS. Zatrudnienie dziecka w firmie będzie rodziło konieczność opłacania składek ZUS - podobnie, jak w przypadku przedsiębiorców - jeśli:

• pomaga ono przy prowadzeniu działalności gospodarczej,
• posiada ścisłą więź z osobą prowadzącą tą działalność,
• prowadzi z przedsiębiorcą wspólne gospodarstwo domowe.

W sytuacji, gdy spełnione są jednocześnie wszystkie powyższe warunki, pracownik traktowany jest jak osoba współpracująca. Dobrym przykładem będzie tutaj zatrudnienie syna-studenta w firmie ojca, w dalszym ciągu pozostającego na utrzymaniu rodziców. Tymczasem dorosły syn, który wyprowadził się z domu i założył własną rodzinę, nie będzie już traktowany jak osoba współpracująca, a jak zwykły pracownik. Oznacza to, że podstawę naliczenia składek będzie stanowiło jego wynagrodzenie. Musi być ono ustalone na poziomie rynkowym, odpowiadając obowiązującym w danym czasie realiom.

W kontekście zaliczania do kosztów uzyskania przychodu wynagrodzenia za pracę członka rodziny od 2019 nie ma już różnicy pomiędzy zatrudnieniem żony a syna. Zarówno wynagrodzenie jednej, jak i drugiej osoby, może stanowić dla przedsiębiorcy koszt obniżający podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Warto pamiętać, że przedsiębiorca ma dużą swobodę w zakresie doboru współpracowników, także jeśli chodzi o członków rodziny. Z drugiej strony, zatrudnianie rodziny w firmie nie może być sprzeczne z ogólnymi przepisami prawa. Przykładowo, nie ma możliwości zatrudnienia syna, który nie ukończył 16. roku życia bądź zlecenia osobie niepełnoletniej pracy w godzinach nocnych. Nadrzędne są tutaj bowiem przepisy Kodeksu Pracy stosowane w przypadku osób niewspółpracujących.

Czy mogę pomagać synowi w firmie? Kim jest osoba współpracująca nieodpłatnie?

Przedsiębiorcy często zadają sobie pytanie, czy można zatrudnić żonę we własnej firmie, a także czy mogą pomagać dzieciom w prowadzeniu ich działalności bez wynagrodzenia? W drugim przypadku mamy do czynienia z osobą współpracującą nieodpłatnie. Może być nią członek rodziny (małżonek lub dziecko), który nie pobiera pensji za świadczone w firmie usługi, a jednocześnie nie prowadzi własnej działalności gospodarczej. Prawo nie zabrania nawiązywania współpracy w takiej formie, jednak należy mieć na uwadze obowiązek odprowadzania składek ZUS, jeśli mamy do czynienia z osobą współpracującą. Warunkiem uznania członka rodziny za takową jest pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym. W takim przypadku składki ZUS odprowadzane są na takich samych zasadach, jak w przypadku osoby współpracującej zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Przedsiębiorca może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodu, poza składką zdrowotną. Jeśli osoba współpracująca zatrudniona jest w ramach umowy o pracę w innej jednostce i osiąga przynajmniej minimalne wynagrodzenie, istnieje obowiązek odprowadzania wyłącznie składki zdrowotnej. Przedsiębiorca, korzystając z nieodpłatnej pomocy członka rodziny, osiąga przychód z nieodpłatnych świadczeń, lecz jest on zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym.