Czym jest raport kasowy? Jak poprawnie wypełnić dokumenty kasowe?

Kartą czy gotówką?

Mimo rosnącej popularności płatności kartami lub przelewami, nadal większość Polaków korzysta z tradycyjnej formy gotówkowej. Jak wynika ze statystyk prowadzonych przez Narodowy Bank Polski, tendencja ta zmienia się z roku na rok, ale wzrost zainteresowania płatnościami bezgotówkowymi w naszym kraju jest o wiele niższy niż ma to miejsce np. w Niemczech, Czechach czy Anglii. To dlatego wciąż wiele przedsiębiorstw, w tym w szczególności sklepów oraz punktów usługowych dopuszcza możliwość płacenia gotówką. Niemal wszystkie z nich korzystają z kasy fiskalnej, która ułatwia księgowanie wszystkich operacji finansowych.

Raport kasowy - co to?

Najkrócej i ogólnie rzecz ujmując, raporty kasowe pokazują, jaki jest stan gotówki, która została zaewidencjonowana w naszej kasie fiskalnej. Dokument ten stanowi źródło informacji nie tylko dla samego przedsiębiorcy, ale także dla właściwego urzędu skarbowego, w którym firma się rozlicza. Jest swego rodzaju dowodem zbiorczym wszelkich transakcji kasowych, jakie przeprowadzono w danym punkcie. Co ważne, raport dotyczy wyłącznie operacji gotówkowych związanych z działalnością podmiotu gospodarczego.

Wielu przedsiębiorców używa obu określeń zamiennie, traktując je jako synonimy. W praktyce jednak raport kasowy jest czymś zupełnie innym niż raport czy wyciąg z kasy fiskalnej. Raporty kasowe sporządza się bowiem po to, aby dokumentować operacje kasowe, a więc aktualny stan kasy. Mogą one określać stan na dany dzień lub np. dotyczyć jakiegoś dłuższego okresu.

Czym są dokumenty kasowe?

Każdy raport kasowy sporządzany jest na podstawie dokumentów kasowych, których treść wskazuje na ogólny bilans przepływu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie. Mówiąc o dokumentach mamy na myśli wszelkie dowody zakupu - faktury i rachunki, dowody na to, ile środków kasa przyjęła, a ile wydała, wnioski o wypłatę zaliczek na podróże służbowe, koperty płacowe, które określają wysokość wynagrodzeń za pracę lub uposażenie. Ponadto, raport kasowy jest oparty na poleceniach wypłaty lub wpłat z tytułu rozliczeń podróży służbowych, dowodów wpłat na konta bankowe, poleceniach wypłaty, które zostały zaakceptowane przez osoby upoważnione, jak i poleceniach wykonania dyspozycji płatniczych.

Raport kasowy - księgowanie

Przy jego przygotowaniu bierze się pod uwagę wszelkie wymienione wcześniej dokumenty. Część z nich stanowi tzw. dowody źródło. W taki sposób określa się między innymi wszystkie faktury, rachunki, rozliczenia, listy płac itp. Drugą grupę stanowią dowody zastępcze, a są to dokumenty KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda). Przez pierwsze należy rozumieć pokwitowanie odbioru gotówki przez kasę przedsiębiorstwa, a drugie to pokwitowanie wypłaty gotówki z kasy firmy. Wszystkie dokumenty muszą spełniać zasady określone w ustawie o rachunkowości, w przeciwnym razie bowiem nie będą mogły zostać uznane jako podstawa przy zapisach w księgach rachunkowych danego podmiotu gospodarczego.

Z czego składa się raport kasowy?

Wielu przedsiębiorców ma problem z tym, jak wypełnić raport kasowy. tymczasem jego prawidłowe przygotowanie to podstawa, dzięki której przedsiębiorca nie będzie musiał wprowadzać korekty czy tłumaczyć się przed fiskusem. Raport kasowy a zasady, jakie się z nim wiążą? Jakie elementy powinien zawierać taki dokument? Przede wszystkim musi się w nim znaleźć znak rozpoznawczy firmy (pieczątka), numer oraz prawidłowe oznaczenie kasy, roku obrachunkowego, dat itp, a także wskazanie okresu, które raport dotyczy. Ponadto, niezbędne jest wykazanie rejestru wszystkich transakcji i to w porządku chronologicznym. Ważne w tym przypadku jest podanie treści, numeru dowodu źródłowego, daty, imienia i nazwiska osoby, która dokonała wpłaty lub wypłaty środków pieniężnych.

Jak wypełnić i księgować raport kasowy?

Kolejnym elementem jest wykazanie dokładnego obrotu, oraz obliczenie stanu początkowego i finalnego kasy. W tym miejscu najczęściej dochodzi do rozbieżności między wartościami wskazanymi w dokumentacji a stanem faktycznym w kasie. W takiej sytuacji należy jeszcze raz dokładnie przeliczyć wszystkie transakcje. Błąd obliczeniowy na tym etapie można bowiem skorygować. Oprócz tego, w raporcie mu znaleźć się numer konta przeciwstawnego, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Raport kończy się podpisem osoby go sporządzającej (co do zasady kasjera) oraz datą tej czynności, a także datą zatwierdzenia raportu. Do każdego z nich należy dołączyć dokumenty kasowe i zastępcze dowody księgowe.

Kto może przygotować raport?

Osobą, która zajmuje się sporządzeniem raportu kasowego jest zazwyczaj kasjer. Osoba taka powinna mieć choćby podstawowe pojęcie o gospodarce kasowej lub przeszkolona w tym obszarze. W związku z dużą ilością danych oraz koniecznością wykonania obliczeń najlepiej, aby tego typu dokument sporządzała księgowa. Pozwoli to uniknąć błędów oraz rozbieżności takich jak np. niedobór kasowy czy nadwyżka kasowa. Co ważne, raporty kasowe należy przygotowywać w dwóch egzemplarzach, z czego jeden z nich pozostaje w kasie. Jak często przygotowywać raporty? To zależy od stanu kasy danego przedsiębiorstwa. Niektórzy robią to raz na miesiąc, inni kilka razy dziennie. Ważna jest systematyczność i odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji. Raporty powinno się przechowywać minimum 5 lat, okres ten biegnie od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.