Grafik pracy w sklepie – jak go ułożyć?

Jak właściwie ułożyć grafik pracy w sklepie?

Jak wspomniano, ułożenie grafiku pracy w sklepie spożywczym nie jest łatwym zadaniem. Wynika to choćby z tego, że sklepy otwarte są od godzin porannych do godzin wieczornych przez 6 dni w tygodniu. Oznacza to pracę zmianową i odpowiednie planowanie dni wolnych pracowników. Poza tym grafik pracy musi być oczywiście zgodny z przepisami Kodeksu pracy. Pracę w systemie zmianowym dokładnie reguluje art. 128 Kodeksu pracy. Wedle obowiązujących przepisów praca zmianowa polega na wykonywaniu pracy zgodnie z ustalonym grafikiem czasu pracy, który przewidywać musi zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni i tygodni. Pamiętać przy tym trzeba, aby nie mylić pracy zmianowej z ruchomym czasem pracy. W tym drugim przypadku pracownicy mają możliwość samodzielnego wyboru czasu rozpoczęcia wykonywania pracy z określonego przedziału godzin pracy. Jeśli zaś chodzi o pracę zmianową, to w tym przypadku pracodawca ustala harmonogram czasu pracy, a pracownicy muszą się do niego dostosować.

Równoważny system czasu pracy w sklepie

Sklepy spożywcze najczęściej otwarte są od wczesnych godzin porannych do późnych godzin wieczornych. Zawsze jest to więcej niż 8 godzin. Dodać trzeba, że pracownicy swoje obowiązki wykonują także poza godzinami otwarcia sklepu. Mowa tu choćby o pracy związanej z przygotowaniem sklepu do otwarcia, czy jego uporządkowania po zamknięciu. Nie bez znaczenia jest także sezonowość w sklepach spożywczych. Są dni i okresy, w których klientów jest znacznie więcej, jak i takie, w których obłożenie w sklepie jest znacznie mniejsze. Biorąc to wszystko pod uwagę, najbardziej funkcjonalnym rozwiązaniem jest wprowadzenie w sklepie równoważnego systemu czasu pracy. Grafik tego systemu pozwala na wydłużenie zmiany do maksymalnie 12 godzin.

Na czym polega równoważny system czasu pracy w praktyce? W te dni, w których klientów i pracy jest więcej, można wydłużyć zmianę. Z kolei w te dni, w których klientów i pracy jest mniej, zmianę można rzecz jasna skrócić. Takie rozwiązanie jest korzystne dla pracodawcy przede wszystkim dlatego, że oznacza brak konieczności wypłaty pracownikom dodatkowych środków w ramach pracy w nadgodzinach. Warto dodatkowo wspomnieć, że w sklepach spożywczych dobrze sprawdza się również wydłużony, kwartalny okres rozliczeniowy. Takie rozwiązanie pozwala na większą elastyczność i dopasowanie obsady w sklepie do sezonowości sprzedaży. Pracodawca może dzięki temu dużo łatwiej ustalać grafik pracy w sklepie oraz zaoszczędzić dodatkowe środki finansowe.

Grafik, a Kodeks pracy – o czym należy pamiętać?

Odpowiadając na pytanie, jak ułożyć grafik pracy w sklepie, nie można pominąć kwestii przepisów Kodeksu pracy. Układając grafik pracy, właściciel sklepu musi wziąć pod uwagę przepisy dotyczące m.in. doby pracowniczej i odpoczynku dobowego, odpoczynku tygodniowego, pięciodniowego tygodnia pracy, a także przepisy dotyczące wolnej niedzieli. Doba pracownicza oznacza kolejne 24 godziny od momentu rozpoczęcia pracy w danym dniu. To czas, w którym pracownikowi nie można planować kolejnych zmian. Innymi słowy, pracownik może rozpocząć pracę nie wcześniej niż o tej samej godzinie, co w dniu poprzedzającym.

Poza tym pracodawca planując harmonogram pracy, określić musi liczbę godzin, którą pracownicy mają przepracować w wyznaczonym okresie rozliczeniowym. To, jak przeprowadzić takie wyliczenia prawidłowo określa art. 130 Kodeksu pracy. Pamiętać trzeba przy tym, że każde święto przypadające w inny dzień niż w niedzielę obniża wymiar pracy o 8 godzin. Wspomniano o odpoczynku tygodniowym i pięciodniowym dniu pracy. Przeciętny tydzień pracy trwa 5 dni. W sklepach często jednak trwa on 6 dni. Jeśli pracownik w danym tygodniu pracował 6 dni, wówczas w kolejnym pracować może 4 dni. Z kolei odpoczynek tygodniowy zakłada, że każdemu pracownikowi przysługuje przynajmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu każdego tygodnia. Układając grafik w sklepie spożywczym, nie można zapomnieć o niedzielach niehandlowych i innych świętach wolnych od pracy.

Kiedy pracownik powinien otrzymać grafik pracy?

Kodeks pracy określa także jasno, kiedy pracownik powinien otrzymać grafik pracy. Zgodnie z przepisami moment ten musi nastąpić najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie. Harmonogram pracy przekazany może być zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dziś coraz większa liczba pracodawców decyduje się na tę drugą formę. Jest to bowiem rozwiązanie dużo szybsze i łatwiejsze. Tym bardziej że na rynku dostępne jest oprogramowanie pozwalające na sprawne tworzenie grafików pracy oraz ich przekazywanie pracownikom. Jedną z ciekawszych funkcji jest choćby automatyczny grafik pracy. Funkcja ta pozwala na szybkie układanie grafiku pracy na podstawie wcześniej wprowadzonych danych. Oczywiście pracodawca ma prawo do wprowadzenia zmian we wcześniej przygotowanym grafiku pracy. Co ważne, Kodeks pracy nie określa, w jakim terminie pracownicy muszą być o zmianach poinformowani. Jasne jest jednak, że im wcześniej to nastąpi, tym lepiej.

Dwie porady jak efektywnie zapobiec wzrostowi kosztów pracowniczych

Każdy pracodawca doskonale wie, że obecnie koszty pracownicze są dość wysokie. Nie może zatem dziwić, że wielu z nich szuka skutecznych sposobów na to, aby zapobiec ich wzrostowi. Możliwości jest tu przynajmniej kilka.

Pierwszą z nich jest omawiany już równoważny system czasu pracy. Rozwiązanie to pozwala na elastyczne wydłużanie i skracanie zmian w zależności od aktualnych potrzeb. Eliminuje to jedną z istotniejszych przyczyn wzrostu kosztów pracowniczych. Bez równoważnego systemu czasu pracy nierzadko, choćby w sezonie, pracownicy musieliby pracować dłużej. To oznaczałoby konieczność wypłacania dodatkowego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach. Równoważny system czasu pracy to skuteczny sposób na uniknięcie dodatkowych kosztów.

W sklepie warto także wdrożyć nowoczesne oprogramowanie pozwalające na łatwe zarządzanie czasem pracy oraz układanie grafiku pracy. Taki system pozwala na zaplanowanie harmonogramu z dużym wyprzedzeniem, a tym samym pozwala uniknąć niemiłych niespodzianek. To także możliwość szybkiego informowania pracowników o wszelkich zmianach w grafiki. Dzięki temu nie ma problemu z zapewnieniem w sklepie obsługi. Takie rozwiązanie także zapobiega wzrostowi kosztów pracowniczych. Warto dodać, że układanie grafiki pracy dzięki tego rodzaju nowoczesnym narzędziom daje pewność, że wszystkie ustalenia są zgodnie z Kodeksem pracy. Oprogramowanie to bowiem zawsze zapewnia dużą funkcjonalność: jest automatycznie aktualizowane pod kątem zmian w prawie. Oznacza to brak błędów przy ustalaniu harmonogramu, a tym samym brak ewentualnych kar.

Wiedząc już, jak stworzyć grafik pracy, nie pozostaje nic innego, jak wdrożyć powyższe wskazówki i wydajnie zarządzać czasem pracy w swoim sklepie.