Jak ułożyć grafik pracy w sklepie zgodnie z przepisami?

Grafik pracy w sklepie należy przygotować po ustaleniu systemu i okresu rozliczeniowego oraz obliczeniu wymiaru czasu pracy. Przy planowaniu zmian trzeba uwzględnić dobę pracowniczą, wymagane odpoczynki, przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy oraz zasady pracy w niedziele i święta. Ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej może powodować nadgodziny, chyba że wynika z prawidłowo wprowadzonego ruchomego rozkładu czasu pracy.

Najważniejsze informacje

1. Grafik pracy w sklepie musi uwzględniać wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, odpoczynek dobowy, odpoczynek tygodniowy oraz przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy.
2. Pracownik powinien otrzymać grafik pracy co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy harmonogram, chyba że pracodawca w danym przypadku nie ma obowiązku tworzenia rozkładu.
3. W sklepach można stosować pracę zmianową niezależnie od systemu czasu pracy, a system równoważny tylko wtedy, gdy został prawidłowo wprowadzony u pracodawcy.
4. Układanie grafiku pracy powinno uwzględniać urlopy pracowników, nieobecności, sezonowość sprzedaży oraz dopasowanie obsady do godzin największego ruchu.
5. Zmiana grafiku jest możliwa, ale warto wcześniej określić zasady jej wprowadzania i przekazywania informacji pracownikom w sposób, który pozwala im realnie zapoznać się ze zmianą.

Od czego zacząć układanie grafiku pracy w sklepie?

Grafik pracy w sklepie powinien wynikać przede wszystkim z organizacji pracy, a nie wyłącznie z dostępności zespołu. Najpierw trzeba określić, ile osób rzeczywiście potrzeba przed otwarciem sklepu, w godzinach największego ruchu i po zamknięciu. W handlu ma to szczególne znaczenie, ponieważ pracownicy wykonują obowiązki nie tylko podczas obsługi klientów, ale również przy przyjęciu dostaw, wykładaniu towaru, inwentaryzacji czy zamykaniu zmiany.

Dopiero po ustaleniu tych potrzeb można planować pracę każdego pracownika. W praktyce dobrze sprawdza się rozpisanie osobnej obsady dla godzin porannych, środka dnia i godzin wieczornych. Dzięki temu łatwiej ułożyć grafik pracy, który nie generuje pustych godzin w spokojniejszych porach i jednocześnie zapewnia odpowiednią liczbę osób wtedy, gdy ruch klientów rośnie.

W sklepie spożywczym albo placówce działającej od rana do późnego wieczora zwykle lepiej sprawdza się harmonogram czasu pracy oparty na zmianach niż sztywny model 8:00-16:00 dla całego zespołu. To właśnie dlatego w handlu tak często stosuje się pracę zmianową albo równoważny system czasu pracy.

Jakie przepisy kodeksu pracy trzeba uwzględnić?

Przy układaniu harmonogramu czasu pracy w sklepie należy uwzględnić kilka kluczowych wymogów wynikających z Kodeksu pracy (i powiązanych odesłań), bo sama kontrola „sumy godzin w miesiącu” zwykle nie wystarcza.

1. Normy czasu pracy i okres rozliczeniowy (oraz system czasu pracy) - należy pilnować norm: co do zasady 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (z zastrzeżeniem systemów czasu pracy, np. równoważnego). 
2. Prawidłowe wyliczenie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym - przed rozpisaniem zmian należy obliczyć wymiar czasu pracy dla danego okresu (uwzględniając m.in. święta przypadające w inne dni niż niedziela), a następnie odnieść do niego planowane grafiki. 
3. Doba pracownicza - obejmuje 24 kolejne godziny, liczone od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem danego pracownika. Zaplanowanie kolejnej zmiany przed upływem tego czasu może prowadzić do powstania godzin nadliczbowych. Wyjątkiem jest prawidłowo wprowadzony ruchomy rozkład czasu pracy, w którym ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy nadliczbowej. W każdym przypadku trzeba jednak zapewnić pracownikowi wymagany odpoczynek dobowy i tygodniowy.
4. Odpoczynek dobowy - pracownikowi należy zapewnić w każdej dobie co najmniej 11 kolejnych godzin wolnych od pracy. Od tej zasady można odstąpić wobec pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz wtedy, gdy jest to konieczne do prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzi, mienia albo środowiska lub do usunięcia awarii. W takim przypadku pracodawca musi zapewnić pracownikowi równoważny okres odpoczynku do końca okresu rozliczeniowego.
5. Odpoczynek tygodniowy (min. 35 godzin, wyjątkowo min. 24 godziny) - należy zapewnić w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Krótszy (ale nie mniej niż 24 godziny) jest dopuszczalny m.in. w sytuacjach odpowiadających wyjątkom z odpoczynku dobowego oraz przy zmianie pory wykonywania pracy w związku z przejściem na inną zmianę zgodnie z rozkładem. 
6. Zasady sporządzania i przekazywania rozkładu czasu pracy (grafiku) - rozkład czasu pracy może być sporządzany na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale obejmujący co najmniej 1 miesiąc i należy go przekazać pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. 
7. Dopuszczalność handlu w niedzielę lub święto - przy układaniu grafiku w sklepie w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy w danym dniu handel jest dozwolony. Ustawa o ograniczeniu handlu w niedziele i święta zakazuje handlu oraz powierzania pracy w handlu w niedziele i święta, chyba że zastosowanie ma jeden z wyjątków przewidzianych w ustawie albo dana niedziela jest wyłączona z zakazu. Na potrzeby tej ustawy praca w handlu w niedzielę obejmuje okres od godz. 24:00 w sobotę do godz. 24:00 w niedzielę, a w święto - od godz. 24:00 dnia poprzedzającego święto do godz. 24:00 w święto. Oznacza to, że zasady zakazu handlu należy oceniać według tych godzin, a nie według kodeksowej definicji pracy w niedzielę i święto. W handlu należy też uwzględnić szczególną zasadę dotyczącą okresu przed Bożym Narodzeniem. Trzy kolejne niedziele poprzedzające Wigilię są niedzielami handlowymi, ale pracownik albo osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej może wykonywać pracę w handlu lub czynności związane z handlem najwyżej w dwie z tych trzech niedziel. 
8. Rozliczenie pracy pracownika w niedzielę lub święto - niezależnie od tego, czy handel w danym dniu jest dozwolony, czas pracy należy rozliczać zgodnie z Kodeksem pracy. Na potrzeby tych rozliczeń za pracę w niedzielę lub święto uznaje się pracę wykonywaną między godz. 6:00 w tym dniu a godz. 6:00 następnego dnia, chyba że u danego pracodawcy ustalono inną godzinę. Za pracę w niedzielę należy zapewnić pracownikowi inny dzień wolny w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających tę niedzielę albo następujących po niej. Jeżeli nie jest to możliwe, dnia wolnego udziela się do końca okresu rozliczeniowego. Za pracę w święto należy natomiast zapewnić inny dzień wolny w ciągu okresu rozliczeniowego. Gdy święto przypada w niedzielę, stosuje się zasady rekompensowania pracy w niedzielę. Jeżeli w wymaganym terminie nie uda się udzielić dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za każdą godzinę takiej pracy. Przy planowaniu pracy w niedziele należy również zapewnić pracownikowi co najmniej jedną niedzielę wolną od pracy raz na 4 tygodnie. Zasada ta nie dotyczy pracowników zatrudnionych w systemie pracy weekendowej.

Jak obliczyć wymiar czasu pracy i dobrać okres rozliczeniowy w sklepie?

Prawidłowy harmonogram czasu pracy zaczyna się od obliczenia, ile godzin pracy ma do wypracowania każdy pracownik w danym okresie rozliczeniowym. Bez tego łatwo zaplanować zbyt dużą albo zbyt małą liczbę godzin, co później prowadzi do nadgodzin, niedopracowania lub problemów z wynagrodzeniem.

Wymiar czasu pracy ustala się osobno dla każdego okresu rozliczeniowego. Przy pełnym etacie i standardowych normach liczbę pełnych tygodni mnoży się przez 40 godzin. Następnie dodaje się po 8 godzin za każdy pozostały dzień przypadający od poniedziałku do piątku i odejmuje po 8 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela. Przy niepełnym etacie wynik zmniejsza się proporcjonalnie. Jeżeli obowiązują krótsze normy czasu pracy wynikające z przepisów szczególnych, uwzględnia się je w obliczeniach. Wymiar obniża się również o godziny usprawiedliwionej nieobecności, które zgodnie z grafikiem przypadały w czasie tej nieobecności.

Dla sklepu duże znaczenie ma również sam okres rozliczeniowy czasu pracy. W prostszych modelach wystarcza okres miesięczny, ale tam, gdzie sprzedaż jest nierówna i w niektórych miesiącach ruch jest znacznie większy, pracodawcy częściej rozważają dłuższy okres rozliczeniowy. Daje to większą elastyczność, pod warunkiem że rozwiązanie zostało prawidłowo uregulowane zgodnie z Kodeksem pracy.

Kwartalny okres rozliczeniowy bywa szczególnie praktyczny w handlu sezonowym, ponieważ pozwala lepiej rozłożyć godziny pracy w danym okresie i łatwiej reagować na wzrost sprzedaży przed świętami, długimi weekendami czy początkiem roku szkolnego. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Nadal trzeba pilnować odpoczynku, doby pracowniczej oraz przeciętnych norm czasu pracy.

Kiedy sprawdza się równoważny system czasu pracy?

Systemu równoważnego czasu pracy nie wprowadza się wyłącznie przez ułożenie grafiku. Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Regulamin pracy oraz obwieszczenie wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Typowy system równoważnego czasu pracy można stosować, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją. W takim systemie dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin, a przedłużona praca musi zostać zrównoważona krótszym wymiarem czasu pracy w innych dniach albo dniami wolnymi od pracy. Należy przy tym uwzględnić ograniczenia dotyczące pracowników, których czas pracy na podstawie przepisów szczególnych nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Okres rozliczeniowy można przedłużyć maksymalnie do 12 miesięcy, jeżeli uzasadniają to przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy oraz zostaną zachowane ogólne zasady ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie ustala się w układzie zbiorowym pracy albo w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie porozumienia ze wszystkimi organizacjami, pracodawca uzgadnia je z organizacjami reprezentatywnymi spełniającymi warunki ustawowe. Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, porozumienie zawiera się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Jeżeli przedłużenie okresu rozliczeniowego zostało wprowadzone w porozumieniu, pracodawca przekazuje jego kopię właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Jak ułożyć grafik pracy w sklepie krok po kroku?

Aby ułożyć grafik pracy w sklepie w sposób uporządkowany i możliwie bezpieczny organizacyjnie, warto przejść przez kolejne kroki zamiast zaczynać od „rozpisywania ludzi” na zmianach:

Krok 1. Zebrać dane wejściowe

Należy przeanalizować godziny otwarcia, godziny dostaw, dni największego ruchu, plan urlopowy oraz przewidywane nieobecności.

Krok 2. Podzielić dzień na bloki operacyjne

Warto wyodrębnić etapy takie jak: otwarcie, standardowa sprzedaż, godziny szczytu oraz zamknięcie.

Krok 3. Określić minimalną i optymalną obsadę dla każdego bloku

Trzeba przypisać do bloków liczbę pracowników potrzebną „minimum” i „docelowo”, ponieważ inne potrzeby występują np. w poniedziałkowy poranek, a inne w piątkowe popołudnie czy w dzień przed świętem.

Krok 4. Dopasować obsadę do realnego obciążenia w ciągu dnia

W dobrze ułożonym grafiku liczba pracowników nie pozostaje stała przez cały dzień, tylko jest dostosowana do aktualnych potrzeb.

Krok 5. Rozdzielić zmiany pomiędzy pracowników dopiero po ustaleniu bloków i obsad

Na tym etapie należy uwzględnić wymiar etatu, kwalifikacje, predyspozycje, ograniczenia wynikające z prawa pracy oraz preferencje zespołu.

Krok 6. Uwzględnić preferencje w sposób rozsądny, ale bez dominacji nad potrzebami sklepu

Preferencje nie powinny przeważać nad wymaganiami operacyjnymi, natomiast sensowne ich branie pod uwagę zwykle stabilizuje zespół i ogranicza liczbę nagłych roszad.

Krok 7. Zostawić margines bezpieczeństwa zamiast planowania „na styk”

Jeśli każdego dnia planowana jest wyłącznie minimalna obsada, jedna choroba albo urlop na żądanie może rozbić harmonogram, dlatego warto przewidzieć bufor, zwłaszcza w dniach największego ruchu.

Krok 8. Dobrać narzędzie do planowania i kontroli

Przy bardziej złożonych zmianach pomocny bywa automatyczny grafik lub system planowania czasu pracy, który ogranicza błędy w liczeniu godzin, odpoczynków czy wolnych niedziel. W tym celu warto korzystać z narzędzi, które automatyzują tworzenie harmonogramów i porządkują ewidencję czasu pracy. Pomóc mogą moduły od inEwi, które umożliwiają tworzenie grafików pracy oraz prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy. System może też sygnalizować typowe konflikty np. z odpoczynkiem dobowym/tygodniowym czy układem wolnych niedziel jeszcze przed publikacją grafiku, co ułatwia wychwycenie błędów organizacyjnych na wcześniejszym etapie.

Kiedy pracownik powinien otrzymać grafik pracy?

Jeżeli w danym przypadku pracodawca ma obowiązek sporządzania rozkładu czasu pracy, powinien przygotować go w formie papierowej lub elektronicznej co najmniej na 1 miesiąc, nawet jeśli obejmuje okres krótszy niż cały okres rozliczeniowy. Pracownik powinien otrzymać grafik pracy minimum 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego grafik dotyczy.

Ten obowiązek nie występuje jednak w każdym przypadku. Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm – w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,
• na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹,
• na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Warto też oddzielić dwie kwestie. Jedna dotyczy terminu przekazania grafiku, a druga jego późniejszej zmiany. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przepisy Kodeksu pracy nie regulują wprost trybu zmiany grafiku, a tygodniowy termin odnosi się do wprowadzenia rozkładu, a nie każdej późniejszej modyfikacji. Dlatego dobrze mieć w regulaminie albo wewnętrznych zasadach określone, kto może zmieniać harmonogram pracy, w jakich sytuacjach i w jaki sposób informacja trafia do pracowników.

Jak uwzględnić urlopy i nieobecności oraz ustalenia indywidualne w grafiku?

Najczęstszy błąd przy planowaniu grafiku nie polega na złym liczeniu godzin, ale na pomijaniu absencji. Urlopy pracowników, szkolenia, badania, zwolnienia lekarskie czy ograniczona dyspozycyjność części zespołu powinny być uwzględniane jeszcze przed publikacją grafiku, a nie dopiero po jego ogłoszeniu.

Jeżeli firma pracuje na planie urlopowym, warto podczas układania grafiku od razu blokować okresy, w których konkretne osoby będą nieobecne. Dzięki temu nie trzeba później przesuwać zmian w ostatniej chwili. Podobnie wygląda sytuacja przy stałych ograniczeniach, na przykład gdy pracownik może wykonywać pracę tylko do określonej godziny albo ma uzgodniony indywidualny rozkład czasu pracy.

Indywidualny rozkład może zostać ustalony na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej. To dobre rozwiązanie tam, gdzie część zespołu ma stałe ograniczenia czasowe, ale sklep chce zachować spójny harmonogram dla pozostałych pracowników. Trzeba jednak pilnować, aby wyjątki dotyczące jednej osoby nie prowadziły do naruszeń po stronie innych pracowników.

Przykład 1. W sklepie osiedlowym największy ruch pojawiał się codziennie między 15:00 a 19:00, ale grafik przez cały tydzień wyglądał identycznie. Efekt był taki, że rano dwie osoby czekały na klientów, a po południu tworzyły się kolejki. Po zmianie harmonogramu kierownik przesunął jedną zmianę na późniejsze godziny i zwiększył obsadę w piątki oraz soboty. Liczba nerwowych zastępstw spadła, a zespół przestał regularnie zostawać po godzinach przy zamknięciu.

Przykład 2. W małym sklepie spożywczym jedna pracownica regularnie zaczynała pracę o 6:00 po wcześniejszej zmianie kończącej się o 22:00. Na pierwszy rzut oka grafik się zgadzał, ponieważ kolejnego dnia była potrzebna przy otwarciu sklepu. W praktyce naruszano jednak odpoczynek dobowy. Po korekcie kierownik rozpisał osobną stałą obsadę otwarcia i osobną obsadę zamknięcia, a dodatkowo pozostawił bufor na zastępstwo w razie choroby.

Jakie są najczęstsze błędy przy układaniu grafiku pracy?

W sklepach najczęściej powtarza się kilka problemów.

1. Planowanie pełnych zmian bez weryfikacji obłożenia - często planuje się identyczną obsadę przez cały dzień, bez sprawdzenia, czy natężenie ruchu klientów faktycznie tego wymaga.
2. Nieuwzględnianie doby pracowniczej i odpoczynku - zdarza się pomijanie zasad doby pracowniczej oraz wymaganego odpoczynku, szczególnie przy przejściu między zamknięciem a otwarciem sklepu.
3. Układanie grafiku „do końca okresu” bez wyliczenia wymiaru czasu pracy - spotyka się praktykę rozpisywania harmonogramu na cały okres rozliczeniowy bez wcześniejszego obliczenia wymiaru czasu pracy, co zwiększa ryzyko błędów w zaplanowanych godzinach.
4. Błędy przy niedzielach i świętach - samo wprowadzenie pracy zmianowej nie rozwiązuje kwestii dnia wolnego za pracę w niedzielę ani obowiązku zapewnienia odpowiednio częstej wolnej niedzieli.
5. Brak weryfikacji dopuszczalności pracy w handlu w daną niedzielę - w handlu konieczne jest każdorazowe sprawdzenie, czy placówka może prowadzić pracę w konkretną niedzielę na podstawie przepisów szczególnych - pomijanie tego bywa źródłem naruszeń.
6. Zbyt sztywne ignorowanie preferencji pracowników - grafik nie powinien być układany wyłącznie pod oczekiwania zespołu, ale całkowite pomijanie preferencji zwykle skutkuje większą liczbą nieobecności, trudniejszym zastępowaniem zmian i wyższą rotacją pracowników.

Podsumowanie

Dobrze ułożony grafik pracy w sklepie powinien łączyć przepisy prawa pracy z realiami sprzedaży.  Najpierw należy obliczyć wymiar czasu pracy i sprawdzić okres rozliczeniowy, następnie zaplanować obsadę pod konkretne godziny i dni, a dopiero później przypisać zmiany do pracowników w taki sposób, aby nie naruszyć doby pracowniczej, odpoczynku dobowego, odpoczynku tygodniowego oraz zasad pracy w niedziele. Im bardziej sklep działa zmianowo i sezonowo, tym większe znaczenie ma nie tylko sam grafik pracy, ale również sposób jego publikacji, aktualizacji i kontroli. W praktyce najlepszy harmonogram czasu pracy to taki, który jest jednocześnie zgodny z prawem, przewidywalny dla zespołu i dopasowany do rzeczywistego ruchu w sklepie.