Koszty rodzajowe – czym są i jak je ewidencjonować?

Czym są koszty rodzajowe?

Prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych wiąże się z koniecznością sporządzenia planu kont. Na kontach zespołu "4" ewidencjonuje się koszty rodzajowe, natomiast na kontach zespołu "5" – koszty według rodzaju działalności, czyli inaczej miejsc powstawania. Układ rodzajowy kosztów obejmuje te wydatki, które zostały poniesione w bieżącym okresie obrachunkowym. Dotyczą one działalności podstawowej jednostki gospodarczej. Prowadzenie ewidencji kosztów rodzajowych jest obowiązkowe dla tych firm, które sporządzają rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym. Co istotne, koszty rodzajowe same w sobie nie są ujmowane na kontach bilansowych, lecz kształtują wynik finansowy. Stanowią one także cenne źródło informacji dla zarządzających przedsiębiorstwem. Pozwalają ocenić, które segmenty działalności generują największe wydatki. Nic więc dziwnego, że wiele firm, pomimo braku konieczności ewidencjonowania kosztów w układzie rodzajowym, decyduje się wprowadzić "czwórki" do swojego planu kont. Warto mieć na uwadze, że kategoria kosztów rodzajowych odnosi się nie do kwestii podatkowych, a wyłącznie do rachunkowych. Oznacza to, że koszty tego rodzaju nie muszą spełniać warunków przedstawionych w ustawie o podatku dochodowym.

Dobrym przykładem jest zakup alkoholu na imprezę integracyjną dla pracowników. Wydatek ten nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych, lecz jednocześnie należy go zaewidencjonować w kosztach rodzajowych, gdyż jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Oczywiście, sporo kosztów rodzajowych ma charakter podatkowy, jednak pojęcia te nie powinny być mylone.

Jak wygląda podział kont w układzie rodzajowym kosztów?

Ustawa o rachunkowości umożliwia jednostkom gospodarczym swobodne kształtowanie planu kont. Ewidencja rachunkowa powinna bowiem służyć nie tylko celom sprawozdawczym, lecz również stanowić dobre źródło informacji – między innymi w zakresie ponoszonych kosztów. Niemniej jednak w literaturze najczęściej podaje się podstawowe konta, które powinny znaleźć się w układzie kosztów rodzajowych. Wyszczególnia się tutaj:

• amortyzację – na tym koncie ewidencjonowane są odpisy amortyzacyjne środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Koresponduje ono z kontem "umorzenie środków trwałych", które jednak nie jest kontem kosztów,
• zużycie materiałów i energii – obejmuje wartość materiałów przekazanych do produkcji, materiałów biurowych czy zużywanych w toku pracy przedsiębiorstwa. Na tym koncie ewidencjonuje się także wydatki związane z zużyciem energii elektrycznej, cieplnej czy wodnej,
• usługi obce – ujmuje się tutaj koszty związane z usługami wykonywanymi przez inne podmioty. Mogą być to usługi księgowe, finansowe, pocztowe czy naprawcze,
• podatki i opłaty – konto sumuje koszty związane z koniecznością dokonywania rozliczeń podatkowych oraz wnoszenia opłat o charakterze publiczno-prawnym,
• wynagrodzenia – na tym koncie księguje się koszty związane z otrzymywanymi przez pracowników wynagrodzeniami (w kwocie brutto). W kategorii wynagrodzeń umieszcza się także ekwiwalenty, premie oraz odprawy,
• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – konto sumuje obciążające pracodawcę składki ZUS oraz innego rodzaju narzuty na wynagrodzenia,
• pozostałe koszty rodzajowe – konto, na którym księguje się inne koszty, niemieszczące się w katalogu wyżej wymienionych.

Ewidencja kosztów w układzie rodzajowym nie musi ograniczać się wyłącznie do kont głównych. W jednostkach działających na szeroką skalę wprowadza się różnego rodzaju konta analityczne, służące głównie celom zarządczym. Przykładowo, do konta "zużycie materiałów i energii" można dołączyć konta analityczne, takie jak "zużycie materiałów produkcyjnych" oraz "zużycie materiałów biurowych". Koszty w układzie rodzajowym ewidencjonowane są w korespondencji z kontem "rozliczenie kosztów rodzajowych", które umożliwia przeniesienie ich do układu "5". Rozliczenie kosztów rodzajowych służy również do bezpośredniego przenoszenia kosztów na wynik finansowy. Koszty rodzajowe księgowane są na podstawie stosownych dokumentów: faktur, rachunków, not, dowodów wewnętrznych i innych. W firmach, w których funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów, przypisywaniem poszczególnych kont do charakteru operacji najczęściej zajmują się pracownicy działu księgowości.

Pozostałe koszty rodzajowe

Koszty według rodzaju należy księgować, mając na uwadze charakter poszczególnych kont. Wśród nich szczególne zainteresowanie budzi konto "pozostałe koszty rodzajowe", które – teoretycznie – stanowi niejako zbiór tych wydatków, niemieszczących się w kategoriach głównych. Niemniej jednak w firmach najczęściej prowadzona jest szczegółowa analityka do tego konta – tak, aby łatwiej było pogrupować konkretne kwoty. Co w tym przypadku księgujemy?Pozostałe koszty rodzajowe – przykłady:

• reklama,
• podróże służbowe,
• integracja pracowników,
• wykupione polisy majątkowe.

Tego rodzaju wydatki księgowane są na podstawie stosownych dokumentów. Kategoria pozostałych kosztów rodzajowych jest szeroka, jednak należy uważać, aby konto to nie stało się swoistym "zbiorowiskiem" operacji, które nie mieszczą się w żadnych innych ramach. W przeciwnym razie rachunkowość jednostki nie będzie pełniła funkcji informacyjnej.

Przykłady kosztów rodzajowych

Koszty rodzajowe to szerokie zagadnienie. Choć w małych firmach są one ewidencjonowane jedynie na podstawowych kontach, większe jednostki wprowadzają wiele kont analitycznych, chcąc tym samym pozyskać wartościowe informacje. W kontekście poszczególnych kont, przykłady kosztów rodzajowych to:

• amortyzacja – odpisy amortyzacyjne samochodów, maszyn budowlanych, maszyn produkcyjnych, komputerów, urządzeń biurowych o dużej wartości,
• zużycie materiałów i energii – zakup materiałów piśmienniczych, przekazanie do produkcji materiałów podstawowych, faktura za energię elektryczną,
• usługi obce – usługi związane z prowadzeniem księgowości przez biuro rachunkowe, przygotowanie pisma przez prawnika, usługa kurierska, wdrożenie systemu, którego celem działania jest rejestracja czasu pracy,
• podatki i opłaty – podatek od nieruchomości czy od środków transportu, abonament za parking miejski,
• wynagrodzenia – wypłaty pracowników w kwocie brutto, ekwiwalent za pranie odzieży,
• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – składki ZUS obciążające pracodawcę, umorzenie pożyczki pracowniczej,
• pozostałe koszty rodzajowe – przykłady: dieta wypłacona pracownikowi odbywającemu podróż służbową, faktura wystawiona przez agencję reklamową za opracowanie projektu strony internetowej.

Przykłady pozostałych kosztów rodzajowych, a także tych mieszczących się w innych kategoriach będą różne, w zależności od profilu działalności konkretnego przedsiębiorstwa. Niemniej jednak kategorie główne, jak związane z podatkami czy wynagrodzeniami, będą wspólne dla niemal wszystkich firm – bez względu na to, w jakiej branży i na jaką skalę działają.