Książka kontroli w firmie – kompendium wiedzy

W większości polskich zakładów pracy istnieje tzw. książka kontroli. Ma ona szczególne znaczenie w przypadku postępowania sprawdzającego przedsiębiorcę przez organy podatkowe. Czy jednak księga kontroli jest obowiązkowa? Jak powinna wyglądać i przede wszystkim co zawierać? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań znajdziecie w naszym dzisiejszym tekście.

Przedsiębiorcy każdego dnia mierzą się z szeregiem formalności związanych z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą. Z tego powodu jednym z niezbędnych elementów jeśli chodzi o każdego rodzaju biznes jest posiadanie odpowiedniej wiedzy albo sprawdzonych i doświadczonych doradców, którzy wskażą, na co zwrócić szczególną uwagę.

Prowadzenie firmy w Polsce

Z każdym kolejnym rokiem w naszym kraju rośnie liczba zarejestrowanych przedsiębiorstw. Dla większości początkujących biznesmenów własna działalność gospodarcza wydaje się jedyną możliwością na zrealizowanie ambitnych zawodowych planów oraz zyskanie finansowej niezależności. Droga do sukcesu nie jest jednak prosta, a bardzo często pojawiają się na niej liczne kłody. Rzuca je nie tylko bezpośrednia konkurencja, ale także organy państwowe, które kontrolują firmy pod kątem potencjalnych nieprawidłowości. Większość uwag dotyczy sposobu zatrudniania pracowników czy też rozliczania się z nimi.

Kontrola organów skarbowych

Istnieje szereg instytucji, które mogą skontrolować polskiego przedsiębiorcę. Każda z nich skupia się na nieco innym obszarze działalności konkretnego podmiotu gospodarczego. Do najpopularniejszych należą kontrolę ze strony Urzędów Skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Sanepidu, Inspekcji Pracy czy Inspekcji Handlowej. Wszystkie one wiążą się z kompleksowym sprawdzeniem dokumentacji, często przesłuchaniem pracodawcy oraz pracowników, a także koniecznością złożenia wyjaśnień przez przedsiębiorcę. Nie oznacza to jednak, że podczas kontroli organy mogą działać w dowolny sposób. Zakres ich pracy określa bowiem ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. W tym też akcie prawnym znajdziemy takie pojęcie, jak księga kontroli. Co ono dokładnie oznacza i że książka kontroli to niezbędny element w każdym zakładzie pracy?

Czym jest książka kontroli w firmie?

Książka kontroli służy przedsiębiorcy do dokumentowania liczby oraz czasu trwania kontroli jego działalności. Zgodnie z prawem podatnicy mają obowiązek prowadzenia takiej księgi, a także gromadzenia upoważnień i protokołów z przeprowadzonych kontroli. Księga kontroli może być sporządzana zarówno w wersji papierowej, jak i w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że powinna być w razie wystąpienia nowych zdarzeń niezwłocznie aktualizowana. Warto jednak dodać, że zgodnie z przyjętą praktyką, wersja online nie zastępuje tradycyjnej, a jest jedynie jej uzupełnieniem. Stanowisko to potwierdził wielokrotnie resort gospodarki.

Książka kontroli przedsiębiorcy w świetle prawa

W praktyce książka kontroli jest zbiorem wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z kontrolami w przedsiębiorstwie, zebranym w jednym miejscu i mającym charakter informacyjny. Książka kontroli ZUS i nie tylko została dokładnie wymieniona w przepisach ustawowych, przez co jest w pełni formalna, co nie oznacza, że jej brak wiąże się z tym, iż do kontroli nie dojdzie. Nie ma ona bowiem żadnego wpływu na to, czy organ zainteresuje się daną firmą i zechce przeprowadzić w niej kontrolę. W przepisach nie znajdziemy między innymi dokładnych uregulowań związanych z okresem, w jakim przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania księgi. Zgodnie z ogólną interpretacją książka nie ma więc terminu ważności i powinna pozostać w firmie do momentu likwidacji działalności, a nawet kilka lat po tym fakcie. Pamiętajmy bowiem, że organy skarbowe mają na kontrolę aż 5 lat, nawet w momencie, gdy podmiot prawny formalnie już nie istnieje.

Księga kontroli a obowiązki przedsiębiorcy

Książka ma być przede wszystkim przechowywana w siedzibie przedsiębiorstwa. Powinna posiadać oznaczenie organu kontroli, upoważnienia do kontroli, zakres przedmiotowy przeprowadzonych kontrole, datę podjęcia oraz zakończenia kontroli, wszelkie zalecenia pokontrolne, uzasadnienie jej wszczęcia itp. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest wprowadzenie do niej informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, a także wszelkich innych czynnościach związanych bezpośrednio z kontrolą. W przypadku rozpoczęcia kontroli przez dany organ, przedsiębiorca jest zobowiązany do okazania kontrolującemu księgi kontroli albo kopii odpowiednich jej fragmentów lub wydruków w systemie informatycznym, w którym jest ona prowadzona. Jeśli chodzi o to ostatnie, konieczne jest poświadczenie zgodności z wpisem w papierowej księdze kontroli.

Czy książka kontroli jest obowiązkowa?

Książka kontroli jest przez niektóre przepisy określana jako obowiązkowa, niektórzy prawnicy uznają jednak ją za element fakultatywny. Zgodnie z przyjętymi regułami, a także licznym orzecznictwem w tej materii, warto księgę posiadać. Choćby dla własnej wygody i bezpieczeństwa. W ustawie o swobodzie działalności gospodarczej nie znajdziemy sankcji za brak księgi kontroli. Nieco inaczej ustawodawca podszedł do tej kwestii na gruncie prawa karno-skarbowego, wskazując, że jeśli przedsiębiorca nie posiada książki kontroli, musi liczyć się z konsekwencjami.

Czy za brak książki kontroli grozi kara?

W jednym z przepisów czytamy, że kto osobie uprawnionej do przeprowadzenia czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej lub czynności kontrolnych w zakresie szczególnego nadzoru podatkowego udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, w szczególności kto wbrew żądaniu tej osoby nie okazuje księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej lub księgę lub inny dokument niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznymi, ukrywa lub usuwa, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych. Jak więc widzimy, nie warto zaniedbywać tego obszaru prowadzenia firmy. Lepiej w porę sporządzić stosowną księgę i mieć ją pod ręką w razie kontroli. W przeciwnym razie możemy stracić sporo czasu oraz nerwów, aby ratować się przed poważnymi karami.