Rada pracowników a rada pracownicza - czym się różnią?

Rada pracowników to ustawowy organ informowania i konsultacji przewidziany u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, zatrudniającego co najmniej 50 pracowników (w ramach stosunku pracy). Z kolei rada pracownicza funkcjonuje w innych podmiotach wskazanych w przepisach, głównie tam, gdzie działa samorząd załogi przedsiębiorstwa państwowego. Tych pojęć nie należy używać zamiennie, ponieważ w polskim systemie prawnym oznaczają zupełnie różne instytucje.

Najważniejsze informacje

1. Rada pracowników to organ informowania i konsultacji u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, zatrudniającego co najmniej 50 pracowników.
2. Członków rady pracowników wybierają pracownicy w wyborach. Wybory organizuje pracodawca na pisemny wniosek co najmniej 10% pracowników.
3. Pracodawca przekazuje informacje dotyczące działalności i sytuacji ekonomicznej firmy, przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mogących powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.
4. Konsultacje powinny odbywać się na odpowiednim poziomie kierowniczym, w terminie, formie i zakresie pozwalających radzie zająć stanowisko.
5. Kadencja rady pracowników trwa 4 lata od dnia wyboru członków rady.
6. Rada pracowników nie zastępuje związku zawodowego i nie blokuje decyzji pracodawcy objętych konsultacjami, ale członkowie rady korzystają ze szczególnej ochrony zatrudnienia.

Czym różni się rada pracowników od rady pracowniczej?

Rada pracowników to organ informowania i konsultacji przewidziany w ustawie z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Przepisy tej ustawy stosuje się do pracodawców wykonujących działalność gospodarczą, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników (w ramach stosunku pracy).

Rada pracownicza występuje w podmiotach szczególnych wskazanych wprost w tej samej ustawie:

• w przedsiębiorstwach państwowych, w których tworzony jest samorząd załogi,
• w przedsiębiorstwach mieszanych zatrudniających co najmniej 50 pracowników,
• w państwowych instytucjach filmowych.

W tych podmiotach prawo do uzyskiwania informacji i przeprowadzania konsultacji przysługuje radzie pracowniczej, a przepisów ustawy dotyczących zasad wyboru rady pracowników i ochrony jej członków nie stosuje się.

Kiedy powstaje rada pracowników?

Samo przekroczenie progu zatrudnienia nie oznacza jeszcze, że rada już działa. Trzeba sprawdzić, czy pracodawca podlega przepisom ustawy i czy została uruchomiona odpowiednia procedura jej utworzenia.

Jakiego pracodawcy dotyczą przepisy?

Do ustalania liczby pracowników na potrzeby stosowania ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (w tym progu 50 oraz przeciętnej liczby pracowników) uwzględnia się przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich 6 miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady pracowników. Młodocianych nie wyłącza się z tych obliczeń, ale nie mają oni czynnego ani biernego prawa wyborczego w wyborach do rady. 

Nie wlicza się osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło) ani osób współpracujących w formule B2B (samozatrudnienie).

Jak liczy się zatrudnienie (próg 50)?

• Przyjmuje się przeciętną liczbę pracowników z ostatnich 6 miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady.
• Jeżeli pracodawca działa krócej niż 6 miesięcy, przeciętną liczbę pracowników ustala się z całego okresu działalności (tj. sumuje się miesięczne stany zatrudnienia i dzieli przez liczbę miesięcy działalności).

Jak wybiera się radę i jak długo trwa kadencja?

Po ustaleniu, że pracodawca podlega ustawie, kolejnym krokiem jest organizacja wyborów oraz ustalenie zasad działania organu.

Wybory członków rady pracowników

1. O terminie wyborów oraz o terminie zgłaszania kandydatów podaje się informację w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
2. Powiadomienie o wyborach następuje nie później niż 30 dni przed dniem wyborów, a termin zgłaszania kandydatów wynosi 21 dni.
3. Wybory przeprowadza komisja wyborcza.
4. Wybory są bezpośrednie i odbywają się w głosowaniu tajnym.
5. Czynne prawo wyborcze przysługuje każdemu pracownikowi, z wyjątkiem pracowników młodocianych.
6. Bierne prawo wyborcze przysługuje pracownikowi, który przepracował u pracodawcy nieprzerwanie co najmniej rok, chyba że pracodawca działa krócej. Do tego okresu wlicza się także zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy w razie przejścia zakładu pracy lub następstwa prawnego.
7. Bierne prawo wyborcze nie przysługuje m.in. pracownikowi kierującemu jednoosobowo zakładem pracy i jego zastępcy, pracownikowi w organie zarządzającym, głównemu księgowemu, radcy prawnemu oraz pracownikowi młodocianemu.
8. Wybory są ważne, jeżeli wzięło w nich udział co najmniej 50% pracowników; przy braku takiej frekwencji przeprowadza się ponowne wybory po 30 dniach, które są ważne bez względu na liczbę głosujących.

Skład rady pracowników i kadencja

Rada pracowników liczy:

• 3 członków – gdy pracodawca zatrudnia od 50 do 250 pracowników,
• 5 członków – przy zatrudnieniu od 251 do 500 pracowników,
• 7 członków – gdy zatrudnienie przekracza 500 osób.

W porozumieniu z pracodawcą rada może ustalić inną liczbę członków, ale nie mniejszą niż 3.

Kadencja rady trwa 4 lata. Pierwsze posiedzenie powinno zostać zwołane przez pracodawcę w terminie 30 dni od wyłonienia rady. Następnie wybiera się przewodniczącego i uchwala regulamin prac rady.

Członkostwo w radzie pracowników ustaje w razie:

• rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy,
• zrzeczenia się funkcji,
• wniosku w sprawie ustania członkostwa podpisanego co najmniej przez 50% pracowników zatrudnionych u pracodawcy co najmniej przez 6 miesięcy.

Członek rady pracowników przestaje pełnić funkcję, gdy jego stosunek pracy zostanie rozwiązany albo wygaśnie, gdy sam zrzeknie się funkcji albo gdy wniosek o ustanie jego członkostwa podpisze co najmniej 50% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy od co najmniej 6 miesięcy. W takiej sytuacji skład rady uzupełnia się w wyborach uzupełniających, przeprowadzanych na zasadach ogólnych.

O czym pracodawca musi informować radę pracowników?

Najważniejszą funkcją rady jest dostęp do informacji oraz udział w konsultacjach dotyczących spraw istotnych dla pracowników i organizacji pracy.

Zakres przekazywanych informacji

Pracodawca przekazuje informacje dotyczące działalności i sytuacji ekonomicznej firmy oraz przewidywanych zmian w tym zakresie. Powinien także informować o stanie, strukturze i przewidywanych zmianach zatrudnienia, a także o działaniach mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia. Trzecia grupa informacji obejmuje działania mogące powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

To istotne, ponieważ rada powinna otrzymać dane odpowiednio wcześnie i w takiej formie, aby mogła się z nimi zapoznać oraz wypracować stanowisko. Ustawa zakłada więc realne informowanie pracowników za pośrednictwem ich przedstawicieli, a nie wyłącznie formalne spełnienie obowiązku.

Pracodawca przekazuje informacje zarówno z własnej inicjatywy, jak i na pisemny wniosek rady pracowników. W praktyce warto już na początku ustalić sposób przekazywania informacji, obieg dokumentów oraz osoby odpowiedzialne za kontakt z radą.

Kiedy pracodawca prowadzi konsultacje?

Konsultacje są wymagane przede wszystkim przy przewidywanych zmianach zatrudnienia oraz działaniach mogących powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.

Przeprowadzanie konsultacji nie może sprowadzać się do jednostronnego przekazania gotowego komunikatu. Konsultacje powinny odbywać się na odpowiednim poziomie kierowniczym, w terminie, formie i zakresie pozwalających pracodawcy zapoznać się ze stanowiskiem rady jeszcze przed podjęciem ostatecznych decyzji. Powinny również uwzględniać interes pracodawcy oraz poszanowanie interesów obu stron.

Rada może przedstawić opinię w sprawach objętych konsultacjami, a pracodawca powinien odnieść się do jej stanowiska. Nie oznacza to obowiązku przyjęcia opinii rady, ale wymaga potraktowania jej jako rzeczywistego elementu procesu decyzyjnego.

Jakie uprawnienia i ochronę ma rada pracowników?

Poniżej zebrano najważniejsze uprawnienia rady pracowników oraz zasady ochrony:

1. Możliwe jest przedstawianie stanowisk w sprawach objętych informowaniem i konsultacjami.
2. Możliwe jest uczestniczenie w konsultacjach prowadzonych z pracodawcą.
3. W porozumieniu można ustalić tryb przekazywania informacji.
4. W porozumieniu można ustalić zasady przeprowadzania konsultacji.
5. W porozumieniu można ustalić sposób rozstrzygania kwestii spornych.
6. Koszty związane z wyborem i działalnością rady pracowników ponosi pracodawca. Rada pracowników ustala z pracodawcą zasady ponoszenia tych kosztów, w tym kosztów wykonywania niezbędnych ekspertyz oraz zasad pokrywania kosztów pomocy osób posiadających specjalistyczną wiedzę.
7. Członek rady pracowników korzysta ze szczególnej ochrony zatrudnienia. W okresie pełnienia funkcji pracodawca nie może bez zgody rady pracowników wypowiedzieć mu umowy o pracę ani rozwiązać z nim stosunku pracy. Zgoda rady jest wymagana także wtedy, gdy pracodawca chce jednostronnie zmienić na niekorzyść warunki pracy lub płacy takiego pracownika, chyba że odrębne przepisy dopuszczają wyjątek. Naruszenie tych zasad może skutkować roszczeniami pracownika przed sądem pracy.
8. Zgody rady wymaga jednostronna zmiana warunków pracy lub płacy na niekorzyść członka rady, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w innych ustawach.
9. Przewidziana jest odpowiedzialność m.in. za uniemożliwianie utworzenia rady pracowników, nieorganizowanie wyborów, nieprzekazywanie wymaganych informacji oraz nieprowadzenie wymaganych konsultacji.

Co rada pracowników oznacza dla HR i organizacji pracy?

Z perspektywy HR samo zatrudnianie co najmniej 50 pracowników nie oznacza, że u pracodawcy automatycznie działa rada pracowników. Po osiągnięciu tego progu pracodawca powinien niezwłocznie poinformować pracowników o osiągnięciu wymaganej wielkości zatrudnienia, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Wybory organizuje się dopiero wtedy, gdy z pisemnym wnioskiem wystąpi co najmniej 10% pracowników.

Jeżeli rada pracowników zostanie wybrana, staje się formalnym partnerem pracodawcy w informowaniu i konsultowaniu spraw istotnych dla załogi. W praktyce dotyczy to przede wszystkim przewidywanych zmian zatrudnienia, działań mających utrzymać poziom zatrudnienia oraz takich zmian organizacyjnych, które mogą istotnie wpłynąć na organizację pracy lub podstawy zatrudnienia.

Może to obejmować w szczególności:

• reorganizacje,
• przekształcenia stanowisk,
• ograniczenia zatrudnienia,
• zmiany grafików, jeżeli mają one realny wpływ na organizację pracy.

W tym zakresie można korzystać z narzędzi od inEwi wspierających planowanie czasu pracy, w tym z funkcji tworzenia grafików pracy. Dostępne są m.in. gotowe szablony harmonogramów oraz opcje szybkiego powielania i modyfikowania istniejących grafików. System może także sygnalizować potencjalne konflikty w planie oraz ryzyka naruszeń przyjętych norm czasu pracy – zgodnie z ustawieniami i danymi wprowadzonymi w organizacji.

Praktyczne przykłady

Przykład 1. Firma logistyczna zatrudniała przez kilka miesięcy od 47 do 54 pracowników, a większy wzrost nastąpił dopiero na początku sezonu. Ocena obowiązku nie powinna opierać się wyłącznie na liczbie osób zatrudnionych w jednym miesiącu. Najpierw trzeba obliczyć przeciętny stan zatrudnienia z właściwego okresu, a dopiero później ocenić, czy należy rozpocząć procedurę wyborów członków rady pracowników.

Przykład 2. Spółka produkcyjna planowała zmianę systemu pracy i przesunięcie części załogi na inne godziny rozpoczynania zmian. Zanim ogłoszono nowy model, pracodawca przekazał radzie informacje o przyczynach organizacyjnych, skali zmian i przewidywanym wpływie na zatrudnienie. Dzięki temu rada zgłosiła uwagi dotyczące okresu przejściowego i dojazdów pracowników, a część tych rozwiązań została uwzględniona jeszcze przed wdrożeniem zmian.

Podsumowanie

Rada pracowników to ustawowy organ informowania i konsultacji, przewidziany u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników (w rozumieniu stosunku pracy). Jej zadaniem jest udział w dialogu dotyczącym sytuacji ekonomicznej pracodawcy, przewidywanych zmian zatrudnienia oraz zmian w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Rada pracownicza jest natomiast odrębną instytucją właściwą dla szczególnych podmiotów.

W praktyce dla firmy najważniejsze jest prawidłowe ustalenie, czy przepisy mają zastosowanie, czy należy przeprowadzić wybory członków rady pracowników oraz czy konsultacje są prowadzone odpowiednio wcześnie, aby mogły realnie wpłynąć na przebieg planowanych działań.