Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – jak obliczyć?

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec. Co do zasady, wymiar tego urlopu wynosi 20 dni (dla zatrudnionych krócej niż 10 lat) lub 26 dni (dla zatrudnionych co najmniej 10 lat) w ciągu roku kalendarzowego. Jego wymiar jest proporcjonalny w stosunku do zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Urlop jest udzielany w dni, w które pracownik powinien pracować wedle obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Wymiar godzinowy urlopu odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Jeden dzień urlopu, standardowo zatem, jest równy ośmiu godzinom pracy (analogiczna zasada dotyczy osób zatrudnionych, których dobowa norma czasu pracy – ustalona innymi przepisami – jest niższa). W tym kontekście też urlop w wymiarze godzinowym, który odpowiada części czasu pracy w ciągu dnia udzielany jest tylko wtedy, gdy pracownikowi pozostała część urlopu, niższa jednak niż pełny dobowy wymiar czasu pracy przewidziany na dany dzień pracy.

Wynagrodzenie za urlop

Do określenia szczegółowych zasad m.in. wynagradzania pracowników za czas urlopu Kodeks Pracy zobowiązał Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

Co natomiast istotne, zgodnie z art. 172. Kodeksu Pracy: „Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy”.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop?

Jak wspomniano, wynagrodzenie urlopowe zostało szerzej uregulowane przez Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Wynagrodzenie to uwzględnia kwotę regularnego wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń, które wynikają ze stosunku pracy. Pod uwagę wziąć należy również zmienne składniki wynagrodzenia, takie jak wynagrodzenia określone stawką godzinową, akordową, prowizyjną, dodatki za nadgodziny, pracę w porze nocnej, stażowe, funkcyjne czy premie.

W trakcie ustalania pensji urlopowej pod uwagę nie są brane natomiast: jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie; wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju; gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe; wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz inne usprawiedliwione nieobecności w pracy; ekwiwalenty pieniężne za urlop wypoczynkowy; dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego; wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy ze względu na chorobę lub odosobnienie w związku z chorobą zakaźną; nagrody z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej; odprawy emerytalne lub rentowe i inne odprawy pieniężne; wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w przypadku rozwiązania stosunku pracy.

Rozporządzenie wskazuje również, że:

• składniki wynagrodzenia określone w miesięcznej stawce w stałej wysokości są uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości, która należna jest pracownikowi w miesiącu wykorzystania urlopu,
• składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy nie dłuższe niż miesiąc (z wyjątkiem powyższych), uwzględniane są w ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości, która wypłacona została pracownikowi w ciągu trzech miesięcy kalendarzowych, które poprzedzają miesiąc rozpoczęcia urlopu,
• gdy wysokość składników wynagrodzenia znacznie się waha, składniki te mogą zostać uwzględnione w łącznej wysokości, która wypłacona została pracownikowi w ciągu maksymalnie dwunastu miesięcy kalendarzowych, które poprzedzają miesiąc rozpoczęcia urlopu,
• w ten sposób uzyskuje się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Wynagrodzenie za urlop – kalkulator

Po uzyskaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia, w pierwszej kolejności podzielić należy tę podstawę przez liczbę dni, w trakcie których pracownik wykonywał pracę w czasie, na podstawie którego podstawę ustalono. Tym działaniem uzyskać można wyliczenie wynagrodzenia za jeden dzień pracy. Tak obliczone wynagrodzenie za jeden dzień należy pomnożyć przez liczbę dni pracy, które pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy, gdyby nie przebywał w tym okresie na urlopie. Do liczby dni, w których praca jest wykonywana przez pracownika, wliczają się przepracowane przez niego niedziele, święta i dodatkowe dni wolne od pracy.

Jeżeli doszło do zmiany w składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości składników w czasie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, a które wprowadzone zostały przed rozpoczęciem urlopu pracownika (lub w miesiącu wykorzystania urlopu), podstawę należy obliczyć ponownie, uwzględniając te zmiany.

Kiedy natomiast w przyjętym do ustalenia podstawy wynagrodzenia okresie, który poprzedza skorzystanie z urlopu wypoczynkowego, pracownikowi nie przysługiwały składniki wynagrodzenia, pod uwagę należy wziąć miesiące najbliższe, za które pracownikowi przysługiwało tego rodzaju wynagrodzenie. Jeśli natomiast przed rozpoczęciem urlopu pracownik otrzymał wynagrodzenie za krótszy okres niż przyjęty do obliczenia podstawy wymiaru, podstawę tę stanowi wynagrodzenie wypłacone zatrudnionemu za faktycznie przepracowany okres.

Dodać warto, że składniki wynagrodzenia, które wypłacane są za okresy dłuższe od jednego miesiąca, powinny być wypłacone w terminach ich wypłaty – okres urlopu traktowany jest tutaj tak, jak czas wykonywania pracy. Podobnie rozumiane jest prawo do deputatu.

W praktyce łatwiej jest wyliczyć wynagrodzenie urlopowe, jeżeli pracownik wynagradzany jest stawką godzinową. Wówczas, zgodnie z rozkładem jego czasu pracy, obliczyć należy liczbę godzin, które zatrudniony wykorzystał na swój urlop, a następnie godziny te pomnożyć przez obowiązującą stawkę.

Nieco trudniejsze jest wyliczenie wynagrodzenia za urlop, jeżeli wobec pracownika przyjęto stawkę miesięczną. Biorąc pod uwagę wszelkie obowiązujące regulacje, warto posłużyć się przykładem.

Pracownik X zarabia 4 000 zł miesięcznie. Jest to też podstawa wymiaru wynagrodzenia. Pracuje od poniedziałku do piątku (5 dni w tygodniu), po 8 godzin każdego dnia, łącznie tygodniowo to zatem 40 godzin. W tym miesiącu wziął 10 dni urlopu.

Sprawdźmy, ile godzin pracy przypada w danym miesiącu:

• przyjmijmy 20 dni roboczych x 8 godzin pracy każdego dnia = 160 godzin pracy

Obliczmy wynagrodzenie za godzinę pracy:

• 4 000 zł / 160 godzin = 25 zł za godzinę pracy

Obliczmy godziny urlopu:

• 10 dni x 8 godzin pracy = 80 godzin pracy (urlopu)

Obliczmy wynagrodzenie urlopowe:

• 80 godzin urlopu x 25 zł za godzinę = 2000 zł

Co ważne, na wniosek pracownika, wynagrodzenie urlopowe może zostać wypłacone jeszcze przed rozpoczęciem urlopu.