Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – kalkulator. Poradnik

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy powinno odpowiadać wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Stałe składniki określone w stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu, natomiast zmienne składniki uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym wymagają odrębnego obliczenia na podstawie wcześniejszych okresów. Prawidłowe wyliczenie zależy m.in. od rodzaju składników wynagrodzenia, okresu przyjętego do podstawy, liczby faktycznie przepracowanych godzin oraz liczby godzin urlopu. Błąd w obliczeniach może prowadzić do zaniżenia lub zawyżenia wynagrodzenia i wpływać na rozliczenia płacowe, składkowe oraz podatkowe.

Najważniejsze informacje

Stałe składniki wynagrodzenia przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu urlopu.
Zmienne składniki uwzględnia się zwykle z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Przy znacznych wahaniach wynagrodzenia okres przyjmowany do podstawy można wydłużyć maksymalnie do 12 miesięcy.
Stawkę ustaloną na podstawie składników zmiennych mnoży się przez liczbę godzin urlopu wynikającą z rozkładu czasu pracy.

Czym jest wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy i kiedy przysługuje?

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy to należność przysługująca pracownikowi za czas korzystania z płatnego urlopu wypoczynkowego. Jego wysokość powinna odpowiadać wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Wyjątek ma zastosowanie, gdy pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu. W takim przypadku pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie za czas urlopu ani ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Jeżeli jednak świadczenie z ubezpieczenia jest niższe od należnego wynagrodzenia za czas urlopu lub ekwiwalentu pieniężnego, pracodawca wypłaca pracownikowi różnicę.

Nie oznacza to jednak, że wypłata zawsze będzie identyczna jak w miesiącu bez urlopu. Jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się wyłącznie ze stałej stawki miesięcznej, urlop nie powinien obniżyć tej kwoty. Różnice mogą pojawić się wtedy, gdy pracownik otrzymuje prowizje, premie regulaminowe, dodatki za pracę w nocy lub wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.

Szczegółowy sposób obliczeń określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. Reguluje ono zarówno zasady udzielania urlopu wypoczynkowego, jak i ustalania oraz wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu pieniężnego. Składniki płacowe podzielono w nim na grupy rozliczane według różnych zasad.

Jakie składniki wlicza się do wynagrodzenia urlopowego?

Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, z wyjątkiem wypłat wyraźnie wyłączonych przez rozporządzenie. W praktyce należy rozróżnić stałe składniki, zmienne składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc oraz składniki wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc.

Stałe składniki wynagrodzenia

Składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości przysługującej w miesiącu, w którym korzysta się z urlopu. Do tej grupy najczęściej należą wynagrodzenie zasadnicze oraz stałe dodatki, na przykład funkcyjny, stażowy lub związany z warunkami pracy.

Przy uwzględnianiu składników wynagrodzenia określonych w stałej stawce miesięcznej należy pamiętać, że:

uwzględnia się je w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu,
samo korzystanie z urlopu wypoczynkowego nie powoduje obniżenia stałego miesięcznego wynagrodzenia,
jeżeli miesięczna pensja zasadnicza wynosi 6 000 zł, pracownik przez część miesiąca korzysta z urlopu wypoczynkowego i nie występują inne okoliczności powodujące obniżenie wynagrodzenia za ten miesiąc, nadal przysługuje mu pensja zasadnicza w wysokości 6 000 zł,
wysokość stałego wynagrodzenia należnego za miesiąc może być jednak niższa z innych przyczyn wpływających na jego wysokość, na przykład z powodu nieobecności powodującej pomniejszenie wynagrodzenia albo zatrudnienia tylko przez część miesiąca,
nie należy traktować części stałego miesięcznego wynagrodzenia odpowiadającej okresowi urlopu jako dodatkowej należności wypłacanej ponad wynagrodzenie należne za dany miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Samo korzystanie z urlopu wypoczynkowego nie powoduje obniżenia tych składników, jednak ich wysokość należna za dany miesiąc może być niższa z innych przyczyn wpływających na wynagrodzenie, na przykład z powodu nieobecności powodującej jego pomniejszenie albo zatrudnienia tylko przez część miesiąca. Dla celów kalkulacyjnych można technicznie wyodrębnić część stałego wynagrodzenia odpowiadającą godzinom urlopu, ale nie stanowi ona dodatkowego świadczenia ponad wynagrodzenie należne za dany miesiąc.

Zmienne składniki wynagrodzenia

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej w 3 miesiącach kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a przy znacznych wahaniach ich wysokości okres ten może zostać wydłużony maksymalnie do 12 miesięcy. Do takich składników mogą należeć m.in. prowizje, premie regulaminowe, dodatki za pracę w nocy, wynagrodzenie za dyżur oraz należności za pracę nadliczbową przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc. Składników wypłacanych za okresy dłuższe niż miesiąc nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Jeżeli w okresie przyjmowanym do podstawy zmieniono składniki wynagrodzenia lub ich wysokość, a zmiana nastąpiła przed rozpoczęciem urlopu albo w miesiącu korzystania z niego, podstawę ustala się z uwzględnieniem tej zmiany.

Nie wystarczy jednak obliczenie zwykłej średniej miesięcznej. Sumę składników zmiennych należy podzielić przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie przyjętym do podstawy. Otrzymaną stawkę godzinową mnoży się następnie przez liczbę godzin, które zostałyby przepracowane w czasie urlopu zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy. W obliczeniach:

pomija się godziny wcześniejszego urlopu,
pomija się godziny zwolnień od pracy,
pomija się godziny choroby,
pomija się godziny innych nieobecności,
jako dzielnik przyjmuje się liczbę godzin faktycznie przepracowanych, a nie liczbę godzin, za które naliczono konkretny dodatek.

Jeżeli przez cały okres przyjmowany do podstawy wynagrodzenia urlopowego albo przez krótszy okres obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe pracownikowi nie przysługiwały zmienne składniki wynagrodzenia uwzględniane w tej podstawie, należy uwzględnić najbliższe wcześniejsze miesiące, za które takie składniki mu przysługiwały. Nieobecność obejmująca jedynie część miesiąca sama w sobie nie powoduje zastąpienia tego miesiąca innym miesiącem. Jeżeli przed rozpoczęciem urlopu pracownik otrzymał takie zmienne składniki za okres krótszy niż okres przyjmowany do ustalenia podstawy, podstawę stanowi wynagrodzenie wypłacone za okres faktycznie przepracowany.

Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc

Premii kwartalnych, półrocznych i rocznych oraz innych składników wypłacanych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc nie włącza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Wypłaca się je w terminach przyjętych dla danego składnika, a okres urlopu traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy.

Takich składników nie wypłaca się więc za czas urlopu w formie osobno obliczonej średniej. Dotyczy to również dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Zasady tej nie należy jednak mylić ze sposobem ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, ponieważ w przypadku ekwiwalentu pieniężnego stosuje się odrębne modyfikacje wskazane w rozporządzeniu.

Dokumentacja kadrowo-płacowa uporządkowana według składników wynagrodzenia potrzebnych do obliczenia wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

Jakich składników nie wlicza się do wynagrodzenia urlopowego?

Nie wszystkie należności przysługujące pracownikowi są częścią wynagrodzenia urlopowego. Katalog wyłączeń wynika z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.

Składnik lub świadczenie	Zasada
Jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za wykonanie określonego zadania albo osiągnięcie konkretnego wyniku	Nie wchodzą do podstawy
Wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz niezawinionego przez pracownika przestoju	Nie wchodzi do podstawy
Gratyfikacje i nagrody jubileuszowe	Nie wchodzą do podstawy
Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy	Nie wchodzi ponownie do podstawy
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy	Nie wchodzi do podstawy
Dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego	Nie wchodzi do podstawy
Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia związanego z chorobą zakaźną	Nie wchodzi do podstawy
Kwota wyrównania wynagrodzenia do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę	Nie wchodzi do podstawy
Nagrody z zakładowego funduszu nagród i dodatkowe wynagrodzenie roczne	Nie wchodzą do podstawy
Należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej	Nie wchodzą do podstawy
Odprawy emerytalne, rentowe i inne odprawy pieniężne	Nie wchodzą do podstawy
Wynagrodzenie i odszkodowanie należne w razie rozwiązania stosunku pracy	Nie wchodzą do podstawy

Podstawy urlopowej nie tworzą zatem wszystkie kwoty widoczne na liście płac. Przed rozpoczęciem obliczeń trzeba ustalić charakter prawny świadczenia, okres, za który przysługuje, oraz zasady jego przyznawania.

Z ilu miesięcy oblicza się wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych?

Podstawowy okres obejmuje 3 miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli urlop zaczyna się we wrześniu, do obliczeń przyjmuje się składniki wypłacone w czerwcu, lipcu i sierpniu, z uwzględnieniem zasad wypłacania wynagrodzenia obowiązujących w firmie. Przy ustalaniu okresu należy pamiętać, że:

przy znacznych wahaniach wysokości zmiennych składników okres można wydłużyć, jednak nie może on przekraczać 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,
dłuższy okres pozwala lepiej odzwierciedlić przeciętne zarobki, na przykład w przypadku sezonowych prowizji,
nie można dowolnie wybierać korzystniejszych miesięcy,
okres powinien być ustalany konsekwentnie i odpowiadać rzeczywistemu rozkładowi wypłat,
podstawy nie można automatycznie określać na podstawie przeciętnego wynagrodzenia wszystkich pracowników ani średniej kwoty wypłaconej w całej firmie,
liczą się należności konkretnej osoby.

Jeżeli w okresie przyjętym do ustalenia podstawy wynagrodzenia urlopowego zmieniły się uwzględniane w niej zmienne składniki wynagrodzenia lub ich wysokość, a zmiana została wprowadzona przed rozpoczęciem urlopu albo w miesiącu korzystania z urlopu, podstawę ustala się ponownie z uwzględnieniem tej zmiany. Dzięki temu wynagrodzenie urlopowe jest obliczane z uwzględnieniem aktualnych zasad i wysokości składników wynagrodzenia mających wpływ na jego podstawę.

Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe krok po kroku?

Aby obliczyć wynagrodzenie, należy najpierw oddzielić stałe składniki od zmiennych, a następnie ustalić liczbę godzin faktycznej pracy oraz czas urlopu wynikający z harmonogramu. Kalkulator wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy powinien stosować następujące wzory:

Stawka za godzinę urlopu = suma składników zmiennych z przyjętego okresu ÷ liczba godzin faktycznie przepracowanych w tym okresie
Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych = stawka za godzinę urlopu × liczba godzin urlopu

Składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu urlopu. Składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, uwzględniane w podstawie wynagrodzenia urlopowego, przelicza się na stawkę za godzinę i mnoży przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu. Jeżeli w dniu urlopu pracownik miał zaplanowane 12 godzin pracy, co do zasady wykorzystuje 12 godzin urlopu. Urlopu na część dnia można udzielić tylko wtedy, gdy pozostały wymiar urlopu jest niższy niż pełny dobowy wymiar pracy w tym dniu.

Ta sama zasada obowiązuje w przypadku osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy. Znaczenie ma liczba godzin przypadających zgodnie z jej harmonogramem, a nie sam fakt zatrudnienia na przykład na pół etatu.

Przy takich elementach jak wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych na podstawie szczególnych pragmatyk zawodowych trzeba dodatkowo sprawdzić przepisy właściwe dla danej grupy. Ogólnego kalkulatora urlopowego nie należy stosować automatycznie, jeżeli odrębne regulacje przewidują inny sposób ustalania należności.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop na przykładach?

Przykład 1. Stała pensja i składniki zmienne

Pracownik działu sprzedaży otrzymuje 6 000 zł stałego wynagrodzenia zasadniczego oraz miesięczną prowizję. Przed urlopem wypłacono mu prowizje w wysokości 900 zł, 1 200 zł i 750 zł, a w tym okresie przepracował łącznie 480 godzin. We wrześniu korzysta z 40 godzin urlopu. Suma składników zmiennych wynosi 2 850 zł. Stawka urlopowa to 2 850 zł ÷ 480 godzin, czyli 5,9375 zł za godzinę. Wynagrodzenie za urlop ze składników zmiennych wynosi 237,50 zł, ponieważ stawkę mnoży się przez 40 godzin urlopu. Do tej kwoty dochodzi pełna stała pensja w wysokości 6 000 zł oraz zmienne należności wypracowane we wrześniu.

Przykład 2. Urlop przy niepełnym etacie

Pracownica zatrudniona na pół etatu pracuje według nierównomiernego harmonogramu. W dniach urlopu miała zaplanowane trzy zmiany po 8 godzin, dlatego czas urlopu wynosi 24 godziny. Z trzech poprzednich miesięcy przyjęto 1 260 zł składników zmiennych oraz 252 godziny faktycznie przepracowane. Stawka urlopowa wynosi 5 zł za godzinę, a wynagrodzenie za urlop ze składników zmiennych – 120 zł. Nie należy automatycznie przyjmować trzech dni po 4 godziny tylko dlatego, że pracownica jest zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy. Decyduje obowiązujący ją harmonogram.

Jakie dane są potrzebne do obliczenia wynagrodzenia urlopowego?

Rzetelny kalkulator wynagrodzenia urlopowego powinien uwzględniać:

miesiąc rozpoczęcia urlopu,
składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej, należne w miesiącu korzystania z urlopu,
sumę zmiennych składników wynagrodzenia podlegających uwzględnieniu,
właściwy okres przyjmowany do podstawy: co do zasady 3 miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu, a przy znacznych wahaniach wysokości składników – okres nieprzekraczający 12 miesięcy,
w odpowiednich przypadkach krótszy okres, za który pracownik otrzymał zmienne składniki, albo najbliższe wcześniejsze miesiące, za które takie składniki mu przysługiwały,
liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie przyjętym do podstawy,
liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
zmiany uwzględnianych składników wynagrodzenia lub ich wysokości, jeżeli wpływają na sposób ustalenia podstawy.

Dane o czasie pracy są równie ważne jak kwoty z list płac. Ewidencja powinna pozwalać ustalić, kiedy wykonywano pracę, kiedy korzystano z urlopu oraz ile godzin zaplanowano zgodnie z rozkładem czasu pracy. Przy obliczaniu stawki należy wyłączyć godziny choroby, zwolnień i wcześniejszych urlopów.

System inEwi może wspierać firmę w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, rejestrowaniu obecności i nieobecności oraz planowaniu grafików. Uporządkowane dane ułatwiają przekazanie do kadr prawidłowej liczby godzin pracy i urlopu, choć ostateczna kwalifikacja składników płacowych powinna wynikać z przepisów oraz zasad wynagradzania obowiązujących w firmie.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

Kiedy pracodawca wypłaca wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy?

Wynagrodzenie za urlop nie ma jednego ustawowego terminu, który zawsze przypadałby na ostatni dzień miesiąca. Stałe składniki i obliczoną część urlopową wypłaca się w zwykłym terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym u pracodawcy.

Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy:

wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie,
pensję płatną raz w miesiącu z dołu należy przekazać niezwłocznie po ustaleniu jej pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego,
jeżeli termin wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Wynagrodzenie urlopowe należy odróżnić od świadczenia urlopowego finansowanego na zasadach związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych oraz od ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Są to odrębne należności, mające inne przesłanki i sposoby obliczania.

Jakich błędów unikać przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego?

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego najczęściej pojawiają się błędy związane ze sposobem uwzględniania stałych i zmiennych składników wynagrodzenia, ustalaniem liczby przepracowanych godzin oraz wyborem okresu przyjmowanego do obliczeń.

Ponowne przeliczanie stałego wynagrodzenia - jednym z najczęstszych błędów jest ponowne przeliczanie stałej pensji i dodawanie jej części urlopowej do pełnego wynagrodzenia zasadniczego. Prowadzi to do podwójnego uwzględnienia tego samego składnika. Stałe wynagrodzenie miesięczne pozostaje należne bez ponownego naliczania.
Nieprawidłowe ustalanie liczby godzin - kolejny błąd polega na dzieleniu sumy zmiennych wypłat przez nominalny czas pracy zamiast przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych. W dzielniku nie należy uwzględniać godzin choroby, zwolnień ani urlopu.
Błędne uwzględnianie premii - nieprawidłowe jest również automatyczne włączanie wszystkich premii do podstawy albo wyłączanie każdej wypłaty nazwanej premią uznaniową. Decydują rzeczywiste warunki nabycia prawa do świadczenia oraz jego charakter roszczeniowy.
Nieprawidłowy wybór okresu do obliczeń - problem może pojawić się także wtedy, gdy przyjmuje się okres 3 miesięcy bez sprawdzenia, czy składniki wynagrodzenia podlegały znacznym wahaniom, albo uwzględnia 12 miesięcy wyłącznie dlatego, że taki okres daje korzystniejszy wynik. Wydłużenie okresu powinno wynikać z rzeczywistych wahań wynagrodzenia.

Czym różni się wynagrodzenie urlopowe od ekwiwalentu za urlop?

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie takie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Ekwiwalent pieniężny przysługuje natomiast za niewykorzystany urlop w całości lub w części, jeżeli do jego niewykorzystania doszło z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego m.in. wtedy, gdy:

strony postanowią, że pracownik wykorzysta niewykorzystany urlop w czasie zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą,
pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu. Jeżeli świadczenie z tego ubezpieczenia jest niższe od należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego, pracodawca wypłaca różnicę między tymi należnościami.

Chociaż przy ustalaniu ekwiwalentu stosuje się część zasad właściwych dla wynagrodzenia urlopowego, sposób obliczeń nie jest identyczny. Ekwiwalent wymaga zastosowania współczynnika ustalanego dla danego roku oraz reguł dotyczących składników za okresy nie dłuższe i dłuższe niż miesiąc. Kalkulator wynagrodzenia za urlop nie powinien więc być używany zamiennie z kalkulatorem ekwiwalentu pieniężnego.

Nigdy więcej nie trać czasu!

Zautomatyzuj układanie grafików pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, elektroniczne wnioski urlopowe i wiele więcej.

Załóż darmowe konto

O czym trzeba pamiętać przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego?

Na zasadach ogólnych za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym świadczenie pieniężne za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Jeżeli świadczenie z tego ubezpieczenia jest niższe od wynagrodzenia, które przysługiwałoby pracownikowi za czas urlopu, pracodawca wypłaca różnicę. Składniki określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu urlopu. Zmienne składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc uwzględnia się co do zasady w łącznej wysokości wypłaconej w 3 miesiącach kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a przy znacznych wahaniach ich wysokości – z okresu nieprzekraczającego 12 miesięcy. Jeżeli pracownik otrzymał takie składniki za okres krótszy niż przyjmowany do podstawy, uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone za okres faktycznie przepracowany, a gdy nie przysługiwały one przez pełny miesiąc lub pełne miesiące – uwzględnia się najbliższe miesiące, za które przysługiwały. Podstawę ze składników zmiennych dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych, a uzyskaną stawkę mnoży przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu. Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę, nastąpiła zmiana uwzględnianych składników lub ich wysokości, wprowadzona przed rozpoczęciem urlopu albo w miesiącu jego wykorzystywania, podstawę ustala się ponownie z uwzględnieniem tej zmiany.

Źródła:

FAQ - najczęstsze pytania o wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie odpowiadające wynagrodzeniu, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu, dlatego samo korzystanie z urlopu nie powoduje ich obniżenia. Ich wysokość należna za dany miesiąc może być jednak niższa z innych przyczyn wpływających na wynagrodzenie, na przykład z powodu nieobecności powodującej jego pomniejszenie albo zatrudnienia tylko przez część miesiąca. W przypadku składników zmiennych, takich jak prowizje, premie regulaminowe czy należności za pracę w godzinach nadliczbowych, wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu, może różnić się od wynagrodzenia otrzymywanego w miesiącu bez urlopu.
Wynagrodzenie za urlop ze składników zmiennych oblicza się, dzieląc sumę właściwych wypłat z przyjętego okresu przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin. Otrzymaną stawkę mnoży się następnie przez liczbę godzin urlopu wynikającą z harmonogramu.
Stałe składniki określone w miesięcznej stawce przyjmuje się w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu. Nie oblicza się ich ponownie ani nie dodaje drugi raz do pełnej pensji miesięcznej.
Premia uznaniowa będąca rzeczywistą, nieroszczeniową nagrodą nie wchodzi do wynagrodzenia urlopowego. Jeżeli jednak świadczenie jest wypłacane regularnie po spełnieniu obiektywnych warunków, a pracownik może dochodzić jego wypłaty, sama nazwa „premia uznaniowa” nie przesądza o wyłączeniu go z podstawy.
Zmienne składniki wynagrodzenia przyjmuje się zwykle z 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadku znacznych wahań ich wysokości okres można wydłużyć maksymalnie do 12 miesięcy.
Wynagrodzenie urlopowe uwzględnia się przy ustalaniu, czy łączne miesięczne wynagrodzenie pracownika osiąga poziom minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jeżeli suma należności uwzględnianych na podstawie ustawy jest niższa od wymaganego minimum, wyrównaniu podlega miesięczne wynagrodzenie, a nie osobno sama część urlopowa.
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wypłaca się w zwykłym terminie wypłaty obowiązującym u pracodawcy. Nie musi to być ostatni dzień miesiąca. Przy wynagrodzeniu płatnym raz w miesiącu z dołu wypłata powinna nastąpić nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca.
Kalkulator wynagrodzenia urlopowego powinien przeliczać zmienne składniki według godzin. Stawkę godzinową mnoży się przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby zgodnie z harmonogramem, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Zobacz podobne:

Emerytura a urlop wypoczynkowy – jak liczyć?

Sprawdź, ile dni urlopu przysługuje przyszłemu oraz pracującemu emerytowi. Poznaj zasady naliczania i wiek emerytalny w Polsce.

Urlop czas start - jak zaplanować prace podczas wypoczynku pracowników

Sezon urlopowy ruszył pełną parą… biura świecą pustkami, a produktywność pracowników, którzy jeszcze nie doczekali się swojej kolejki spada poniżej przeciętnej.