Zakup towarów od osoby prywatnej – kompendium

Tego rodzaju przypadki można spotkać bardzo często. Nie zawsze bowiem w obrocie gospodarczym spotyka się dwóch przedsiębiorców, a do zakupu produktów czy też opłacenia usług dochodzi nieraz na linii firma - osoba fizyczna nieprowadząca działalności. Czy przedsiębiorca może wówczas zaksięgować tego rodzaju transakcję? Jak należy podejść do tego zagadnienia? Na co należy zwrócić uwagę i o czym pamiętać? Czytajcie dalej - przygotowaliśmy dla Was kompendium wiedzy na ten temat!

Gdzie kupują przedsiębiorcy

Większość właścicieli firm dokonuje zakupów w hurtowniach lub też sklepach, a więc otrzymuje stosowny dokument potwierdzający operację finansową, który następnie może przekazać księgowej do rozliczenia. Zdarzają się jednak sytuacje, że przedsiębiorca trafia na prawdziwą okazję lub zamierza nabyć towar, który jest oferowany przez osobę prywatną. W takiej chwili jedną z pierwszych myśli, jaka pojawia się w głowie biznesmena, jest ta, czy tego typu sprzedaż będzie mogła zostać wykazana w księdze przychodów i rozchodów?

Czy możliwy jest zakup towaru od osoby prywatnej?

Nabycie towaru od osoby prywatnej przez czynnego przedsiębiorcę jest oczywiście możliwe i prawnie dopuszczalne. Nie ma co do tego nawet najmniejszych wątpliwości. Te mogą pojawić się jednak na gruncie rachunkowym. Zakup towaru od osoby prywatnej, czyli takiej która nie prowadzi firmy, może okazać się bowiem z jednej strony korzystny cenowo, ale z drugiej nie zawsze będziemy mogli wykazać to w księgach. Na szczęście istnieją instrumenty prawne, dzięki którym będzie to możliwe. Należy jednak dokładnie przeanalizować transakcję i możliwości z niej wynikające. Nieznajomość prawa może nam bowiem zaszkodzić, dlatego tak ważne jest zdobycie odpowiedniej wiedzy, a w razie wątpliwości, zwrócenie się do specjalisty z prośbą o poradę.

Zakup od osoby prywatnej a dowód wewnętrzny

Pojawia się pytanie, czy przedmiot sprzedaży można “wprowadzić” do firmowych dokumentów za pomocą tzw. dowodu wewnętrznego? Przepisy prawne stanowią jednak jasno, że można wykorzystać go jako dowód zakupu wyłącznie przy zakupie bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt oraz zakupie w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych. Jak więc widzimy są to dość precyzyjne normy, które dotyczą wąskich kategorii produktów.

Jak potwierdzić zakup towaru od osoby prywatnej?

Jeśli nie możemy rozliczyć tego zakupu w takiej formie, czy istnieje jakikolwiek legalny sposób na to, aby zakup towaru od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej mógł zostać przez nas zaksięgowany? Jedną z możliwości jest odpowiednio przygotowana umowa kupna sprzedaży rzeczy między osobą fizyczną a firmą. Przedsiębiorca będzie mieć wówczas pełnoprawny dokument potwierdzający zawartą transakcję. Należy jednak być czujnym i zwrócić uwagę na to, czy umowa zawiera wszystkie niezbędne dane. Może się bowiem zdarzyć tak, że po sfinalizowaniu transakcji straci się kontakt ze sprzedającym i nie będzie możliwości wprowadzenia do umowy żadnej poprawki.

Jak powinna wyglądać umowa kupna sprzedaży pomiędzy osobą fizyczną a firmą?

Umowa kupna sprzedaży między osobą fizyczną a firmą powinna zostać przygotowana z dbałością o każdy szczegół. Tylko dobrze sporządzony dokument będzie mógł bowiem odegrać jakąkolwiek rolę na gruncie podatkowym. Co powinna zatem zawierać umowa kupna sprzedaży rzeczy między osobą fizyczną a firmą? Przede wszystkim w dokumencie musi znaleźć się określenie stron (nazwa, imię i nazwisko) pomiędzy którymi zostaje zawarta; data jej sporządzenia; dokładna data zakupu towaru; przedmiot umowy oraz jego wartość; jeśli jest to możliwe - ilość produktów. Umowę powinny zamykać podpisy, a wszelkie późniejsze zmiany należy potwierdzić parafkami. Dokument taki należy sporządzić w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Jak zaksięgować umowę?

Tak sporządzony dokument staje się podstawą do rozliczenia sprzedaży w księdze przychodów i rozchodów danego przedsiębiorstwa. W większości firm kwestią tą zajmie się oczywiście księgowa, ale przedsiębiorca także powinien pamiętać o tym, aby na przykład z końcem miesiąca nanieść na umowę numer odpowiadający zapisowi w KPiR, aby nie narazić się na uwagi ze strony organów skarbowych. Czy istnieje jakiś limit tego rodzaju umów? Nie, przedsiębiorca ma pełną dowolność jeśli chodzi o wybór tego, od kogo kupuje produkty. Oczywiście optymalnym rozwiązaniem jest dokonywanie transakcji między firmami, ale jeśli coś jest zgodne z prawem można z tego korzystać.

Umowa kupna sprzedaży między osobą fizyczną a firmą wzór

Jeśli przedsiębiorca lub druga ze stron nie jest pewna, czy dana umowa jest poprawnie napisana, można skorzystać z porady prawnika lub księgowej. Ponadto, w przypadku, gdy właściciel podmiotu gospodarczego zawiera wiele tego rodzaju umów, może przygotować sobie jeden właściwy wzór i go powielać. Istnieje również możliwość skorzystania ze wzorów takich dokumentów lub nawet internetowych generatorów umów sprzedaży między firmą a osobą prywatną, która firmy nie prowadzi. Jak widać, możliwości jest wiele, ale każda z nich musi odpowiadać ściśle określonym regułom prawnym, choć i tutaj istnieje tzw. swoboda zawierania umów. Strony mogą więc same zdecydować o wielu elementach takiego dokumentu, pamiętając jednak o tych, które muszą się w nim znaleźć, a które wymieniliśmy w naszym tekście.