Księga przychodów i rozchodów (KPiR). Pobierz darmowy wzór.

Księga Przychodów i Rozchodów jest najczęściej wybieraną formą prowadzenia ewidencji księgowej przez małych i średnich przedsiębiorców. Pozwala ona na ewidencjonowanie osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów, czyli wszystkich operacji finansowych dokonywanych w firmie, tak aby bez trudu ustalić podstawę opodatkowania. Jak poprawnie prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów z związku z prowadzoną działalnością?

KPiR - wzór do pobrania

Dokumentem, który reguluje zasady prowadzenia KPiR reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Aby mieć pewność, że prowadzona dokumentacja spełnia wymagania, skorzystaj z przygotowanego przez nas wzoru zamieszczonego na naszej stronie internetowej.

Sposób prowadzenia KPiR

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów powinna zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami podatnicy nie mają obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o założeniu KPiR. Księga Przychodów i Rozchodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Oczywiście prowadzenie KPiR w dedykowanym do tego programie jest łatwiejsze i mniej czasochłonne, niemniej jednak nie ma przeciwwskazań, by wybrać tradycyjną formę. Decydując się na wersję elektroniczną Księgi Przychodów i Rozchodów trzeba wiedzieć, że podatnik musi na piśmie określić szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego używanego do prowadzenia KPiR, przy czym program ten musi zapewniać bezzwłoczny wgląd w treść dokonanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym. Dodatkowo zgromadzone dane muszą być przechowywane w taki sposób, aby były chronione przed zniszczeniem, utratą lub ich nieuprawnioną modyfikacją. Dobrą wiadomością jest to, że od niedawna podatnicy prowadzący Księgę Przychodów i Rozchodów w wersji elektronicznej nie są zobowiązani do jej drukowania.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów - struktura

Konstrukcja Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów jest ściśle określona przez wyżej wymienione rozporządzenie Ministra Finansów. Oznacza to, że wzór KPiR powinien wszędzie wyglądać jednakowo. Każda Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów powinna posiadać 17 kolumn ułożonych w ściśle określonej kolejności.

1. Liczba porządkowa,
2. Data księgowania wydatku lub przychodu, wynikająca z dokumentu będącego podstawą wpisu,
3. Numer dowodu, na podstawie którego dokonuje się wpisu,
4. Nazwa podmiotu gospodarczego, która jest drugą stroną transakcji, przy czym może to być zarówno firma lub instytucja, jak i osoba prywatna,
5. Adres kontrahenta, z którym przeprowadzona została transakcja,
6. Rodzaj przychodu lub wydatku,
7. Wartość sprzedaży towarów handlowych lub usług,
8. Pozostałe przychody,
9. Suma kolumny 7. i 8.,
10. Wartość zakupu towarów handlowych i materiałów według cen zakupu,
11. Koszty uboczne związane z zakupem, w tym koszty transportu, załadunku i ubezpieczenia,
12. Wartość wypłacanych wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom,
13. Pozostałe koszty, w tym wydatki na media, amortyzacja, wydatki związane z eksploatacją pojazdów,
14. Suma kosztów z kolumny 12. i 13.
15. Wolna kolumna przeznaczona na wpisywanie zaszłości gospodarcze nieprzypisane do poprzednich kolumn,
16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej,
17. Uwagi dodatkowe

Na postawie rzetelnie prowadzonej KPiR można określić zobowiązania podatkowe, a także wyciągać wnioski na temat prowadzenia działalności, przez to, że KPiR pełni funkcję informacyjną.

Jeśli obowiązek prowadzenia dokumentów księgowych, na czele z Księgą Przychodów i Rozchodów to to można to zadanie przekazać wyspecjalizowanym księgowym z biura rachunkowego. Jeśli podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest prowadzona przez biuro rachunkowe, to istnieje możliwość dokonywania zapisów z opóźnieniem, a konkretnie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.