Prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników w chmurze – z ponad 200 szablonami dokumentów, automatyczną kategoryzacją akt i dostępem z każdego urządzenia. Działa bez instalacji, zawsze zgodnie z Kodeksem pracy i RODO.
W czym pomoże Ci Symfonia eTeczka?
Prowadzenie akt osobowych w wersji papierowej generuje codzienne straty czasu – segregowanie, szukanie, pilnowanie terminów i ręczne przepisywanie danych. Symfonia eTeczka przenosi ten proces do chmury i automatyzuje to, co dotychczas zajmowało godziny.
Dokumenty kadrowe bez ręcznego tworzenia od zera Przygotowanie umów, aneksów czy zaświadczeń dla kilku pracowników naraz potrafi pochłonąć całe przedpołudnie, gdy robi się to bez szablonów. Symfonia eTeczka daje dostęp do ponad 200 gotowych wzorów dokumentów, które wypełniają się danymi pracowników automatycznie – możesz generować je seryjnie dla wielu osób jednocześnie.
Porządek w aktach zgodny z wymogami prawa Teczki pracownicze prowadzone w różnych plikach, folderach lub segregatorach papierowych rzadko są kompletne i gotowe na nagłą kontrolę ZUS lub PIP. Aplikacja automatycznie dzieli dokumenty na części A, B, C, D i E, wskazuje braki w dokumentacji i pilnuje terminów przechowywania akt.
Cyfrowy podpis i obieg dokumentów bez drukowania Wysyłanie dokumentu do podpisu wiąże się zazwyczaj z drukowaniem, skanowaniem i obsługą maila – nawet przy prostym aneksie. Symfonia eTeczka umożliwia pełny elektroniczny obieg: od wysyłki przez ścieżkę akceptacji aż po automatyczne trafieniu podpisanego dokumentu do właściwej teczki.
Akta dostępne zdalnie – dla całego zespołu HR Praca zdalna lub wielooddziałowa firma oznacza, że fizyczny segregator zawsze jest „nie tu, gdzie trzeba". Zalogowanie się przez przeglądarkę wystarczy, aby mieć wgląd w kompletną dokumentację każdego pracownika – z możliwo ścią precyzyjnego zarządzania uprawnieniami dostępu.
Automatyczne przenoszenie danych z systemu kadrowo-płacowego Podwójne wprowadzanie danych pracowników – raz w programie płacowym, raz w aktach – to źródło pomyłek i straconego czasu. Po integracji Symfonii eTeczka z systemem kadrowo-płacowym (np. Symfonia R2Płatnik) dane synchronizują się automatycznie, bez przepisywania.
Opinie klientów
Od razu wiedzieliśmy, że Symfonia eTeczka to rozwiązanie, które wpisuje się w nasze potrzeby. Spełniało wymogi prawne, miało potencjał rozwojowy i przede wszystkim – gwarantowało integrację z naszym systemem płacowym.(…)To dla mnie bardzo duże ułatwienie – interfejs systemu jest naprawdę wygodny i dobrze przemyślany
Kup Symfonię eTeczkę ze zniżką 20%
Jako klient inEwi możesz kupić Symfonię eTeczkę z rabatem 20%. Wystarczy, że zalogujesz się do panelu inEwi, przejdziesz do zakładki Benefity i wygenerujesz swój unikalny kod zniżkowy. Następnie użyj go podczas zakupu w sklepie Symfonii – zniżka zostanie naliczona automatycznie.
Kup ze zniżką 20%!
Jesteś klientem inEwi? Wybrane produkty Symfonii kupisz z rabatem 20%. Rozwijaj swój biznes jeszcze efektywniej!
Odbierz swój kodDlaczego polecamy Symfonię eTeczkę?
Symfonia eTeczka to jedno z niewielu rozwiązań na polskim rynku, które łączy funkcje elektronicznych akt osobowych z automatyzacją procesów kadrowych w jednej, chmurowej aplikacji. Oto co szczególnie wyróżnia ten produkt:
- Zgodność z przepisami bez śledzenia zmian – aktualizacje prawne (Kodeks pracy, RODO) są wdrażane automatycznie; zawsze pracujesz na aktualnej wersji
- Ponad 200 gotowych szablonów dokumentów – umowy, aneksy, świadectwa pracy, zaświadczenia i inne wzory gotowe do użycia od pierwszego dnia
- Automatyczne rozpoznawanie dokumentów (RPA + OCR) – wgrany skan lub PDF zostaje automatycznie podzielony, opisany i przypisany do właściwej teczki i folderu
- Obsługa kandydatów jeszcze przed zatrudnieniem – formularze dla kandydatów, gromadzenie dokumentów rekrutacyjnych i automatyczne przeniesienie danych do eTeczki po zatrudnieniu
- Certyfikat ISO 27001 – dane pracowników przechowywane są w chmurze Microsoft Azure według najwyższych standardów bezpieczeństwa IT
- Eksport na potrzeby kontroli jednym kliknięciem – pełną dokumentację pracownika wyeksportujesz do pliku ZIP, gotowego na kontrolę ZUS, PIP lub audyt wewnętrzny
- Wielofirmowość (w planie Optimum i Premium) – jedno konto do obsługi akt osobowych w kilku podmiotach jednocześnie
Czy to właściwe narzędzie dla Twojej firmy?
Symfonia eTeczka sprawdzi się najlepiej w firmach prowadzących pełną dokumentację kadrową, które chcą wyeliminować papierowe akta osobowe lub usprawnić pracę działu HR. Jeśli Twoja firma korzysta już z Symfonii R2Płatnik lub planuje jego wdrożenie, Symfonia eTeczka jest naturalnym rozszerzeniem – integracja działa bezproblemowo i eliminuje podwójne wprowadzanie danych.
Natomiast jeśli szukasz narzędzia wyłącznie do naliczania wynagrodzeń i nie zależy Ci na cyfrowym przechowywaniu akt, wystarczy sama Symfonia ePłace lub Symfonia R2Płatnik.
Z kolei firmy, które chcą zarządzać nie tylko aktami, ale też urlopami, onboardingiem, feedbackiem pracowniczym czy szkoleniami, powinny rozejrzeć się za Symfonią HR – to znacznie szersze środowisko do zarządzania całym procesem kadrowo-organizacyjnym, w którym Symfonia eTeczka stanowi jeden z elementów układanki.
FAQ – najczęstsze pytania o Symfonię eTeczkę
Nie – Symfonia eTeczka działa w przeglądarce internetowej, w modelu chmurowym. Wystarczy dostęp do internetu. Nie ma potrzeby instalowania żadnego oprogramowania ani kupowania serwera. Aktualizacje, w tym prawne, są wdrażane automatycznie.
Symfonia eTeczka integruje się z Symfonią R2Płatnik, a także z wybranymi innymi systemami kadrowymi (m.in. Enova, Optima). Po połączeniu systemów dane pracowników są automatycznie synchronizowane – nie trzeba ich przepisywać ręcznie między programami.
W Symfonii eTeczce przechowasz całą dokumentację pracowniczą: umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, zaświadczenia, skierowania na badania i wiele innych. Program oferuje ponad 200 gotowych szablonów dokumentów, które można generować seryjnie dla wielu pracowników jednocześnie. Dokumenty papierowe można zdigitalizować i automatycznie przypisać do właściwych teczek za pomocą skanowania i funkcji OCR.
Po zakończeniu subskrypcji możesz wyeksportować wszystkie e-teczki wraz z metadanymi do pliku ZIP. Pozwala to na bezpieczne zarchiwizowanie danych lub przeniesienie ich do innego systemu – bez ryzyka utraty dokumentacji pracowniczej.
